淺析SAP在商貿(mào)、餐飲連鎖企業(yè)的財務應用

王靜

摘 要：SAP是德國SAP公司開發(fā)的企業(yè)資源計劃大型系統(tǒng)集成管理軟件，包括財務、成本，資產(chǎn)、銷售、原材料、生成、質(zhì)量、人力資源管理、工廠維護等。SAP 是全球企業(yè)管理軟件與解決方案的技術領袖。本文從SAP在商貿(mào)和餐飲連鎖企業(yè)財務相關模塊應用，淺析SAP在財務應用中的現(xiàn)況。

關鍵詞：SAP模塊系統(tǒng)；商貿(mào)企業(yè)；餐飲企業(yè)；應用

本公司商貿(mào)企業(yè)主要為華北區(qū)域供貨，使用SAP供應鏈，采購入庫將供應商采購單據(jù)從供應商采購模塊批量導入生成采購入庫單據(jù)，根據(jù)訂貨系統(tǒng)接收客戶訂單，生成出庫明細，自動匹配存貨結存系統(tǒng)的品項，根據(jù)效期按照先進先出生成出庫清單，根據(jù)庫位自動調(diào)撥存貨品項，進行物流配送。提供了自動化程度，整合采購入庫、銷售分銷、物料管理一體化模塊應用。通過SAP R/3系統(tǒng)增強企業(yè)內(nèi)部信息協(xié)同，實現(xiàn)采購、入庫、訂購、出庫、物流配送信息共享，節(jié)約人力成本，原倉庫5名固定工作人員，另有不定期聘請裝卸和物流工作人員，目前商貿(mào)公司倉庫僅有1名固定工作同仁，全程進程系統(tǒng)自動化處理，高效精準。

一、企業(yè)整合商貿(mào)供應鏈模塊的必要性

（一）財務整體分析與數(shù)據(jù)挖掘

隨著財務工作對企業(yè)發(fā)展重要性不斷提升，需要從多種層面入手優(yōu)化財務管理工作。從財務組織層面分析，需要進一步創(chuàng)新財務工作職能，對商貿(mào)企業(yè)日常財務核算工作實施高效處理，為業(yè)務管理和企業(yè)決策提供專業(yè)性的財務支持，進一步提升整個集團價值，迎合組織結構轉型改革需求，促進財務工作實現(xiàn)標準化和專業(yè)化發(fā)展。從財務職能角度分析，利用系統(tǒng)促進會計核算實現(xiàn)自動化發(fā)展，減少重復性核算任務量，促進財務管理朝著集團增值服務方向轉型，提升全面預算管理實施效果，突出預算杠桿在各種資源中的戰(zhàn)略分配功能，利用信息系統(tǒng)集中整合處理提供集團各項業(yè)務和財務數(shù)據(jù)，除了提供各種常規(guī)成本分析報告，還可以從多角度入手進行財務分析，為各個業(yè)務部門以及管理層提供專項分析報告，集中管理集團中各種閑置資金和有效資源。從財務人員角度分析，可以輔助提升整個財務隊伍素質(zhì)、能力，基于端到端的流程加強財務人員和業(yè)務人員的合作溝通。通過分析企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略要求，未來財務管理主要決策定位是集團價值創(chuàng)造者、業(yè)務和決策發(fā)展伙伴、企業(yè)價值提升者、信息供應者、業(yè)務和決策發(fā)展伙伴以及信息高效供應者。業(yè)務相關庫存管理、銷售收款以及采購付款等流程都經(jīng)過財務收付模塊在財務總賬中全面匯集實施統(tǒng)一處理。

（二）商貿(mào)企業(yè)的數(shù)據(jù)采集

商貿(mào)采購發(fā)票通過發(fā)票系統(tǒng)自動識別、勾選拋轉至SAP生成入庫憑證，使用供應商主數(shù)據(jù)核算。月底根據(jù)當月供銷存發(fā)出明細，發(fā)貨單列表自動生成發(fā)貨單，使用小智路由對接SAP系統(tǒng)，進行賬單分稅率13%和9%稅率自動開具貨款發(fā)票，對于逾期支付貨款區(qū)域，實行先行支付預付款，餐飲主體下單后，倉庫端將訂單回傳商貿(mào)共享中心，共享中心進行預付款項核算回傳區(qū)域，區(qū)域支付貨款后，共享中心確認款項收回，回傳倉庫端進行發(fā)貨作業(yè)。對于逾期款項，SAP根據(jù)欠款時間和約定利率，自動核算逾期利息，并與貨款一起拋轉至開票系統(tǒng)，開具貨款逾期利息品項發(fā)票。賬單對接BMS后臺，自動進行賬單發(fā)送，目前商貿(mào)已經(jīng)形成商貿(mào)共享處理中心，集中處理供應鏈和發(fā)票作業(yè)，財務共享將重復性高可標準化、流程化的財務作業(yè)集中統(tǒng)一處理，節(jié)約成本，提供資源使用效率，創(chuàng)造價值。

二、SAP應用思路

利用SAP系統(tǒng)對倉儲管理和采購核算等業(yè)務進行處理中需要創(chuàng)建統(tǒng)一商品目錄，不斷補充和完善產(chǎn)品目錄各項參數(shù)信息，特別是價稅分離對應采購訂單格式，目錄針對目標采購產(chǎn)品實施分離管理，管理者可以利用SAP軟件對各種產(chǎn)品存儲、銷售和進貨周期實施綜合分析，構建計算機輔助決策進貨模式。產(chǎn)品調(diào)撥按照大倉通形式實施有效處理，針對不同店鋪產(chǎn)品調(diào)撥差異合理設置預警指標，如果調(diào)撥差異超出預警限值，只有通過特殊授權后才能形成調(diào)撥單，對產(chǎn)品損失率做好事前控制?；跅l形碼和產(chǎn)品目錄編碼進行售貨管理，在結束銷售后檢測SAP銷售清單，掌握其中差異問題，明確差異成因。基于SAP系統(tǒng)下可以借助專門財務軟件進行記賬，在計算機系統(tǒng)內(nèi)存儲各項財務數(shù)據(jù)，財務軟件中設置了數(shù)據(jù)接口，在對財務數(shù)據(jù)傳輸接口進行科學定義基礎上，能夠?qū)⒐芾碥浖黜棙I(yè)務數(shù)據(jù)傳輸至財務軟件內(nèi)，自動形成財務報表。SAP應用于財務管理當中，能夠輔助創(chuàng)建一體化價值鏈，對財務活動中各項生產(chǎn)、供應以及銷售流程實施全面整合，合理應用SAP系統(tǒng)，可以基于原有財務核算擴展不同細節(jié)流程，彌補單一核算不足，順利解決財務管理難題，促進SAP和企業(yè)財務工作充分整合，健全管理體系。

三、SAP在商貿(mào)、餐飲連鎖企業(yè)的財務應用

（一）SAP在商貿(mào)企業(yè)的財務應用

銀行支付貨款及報銷等業(yè)務，使用OA和釘釘每刻報銷系統(tǒng)，在系統(tǒng)提交報銷單據(jù)后，自動拋轉SAP后臺業(yè)務，進行支付銀行勾選確認后，一級復核拋轉銀企聯(lián)進行二級復核后自動出款。實現(xiàn)SAP和銀企直聯(lián)對接，可實時進行數(shù)據(jù)傳輸，通過SAP系統(tǒng)整合資金池業(yè)務，可實時查詢銀行賬戶余額，進行資金管理和調(diào)度，SAP系統(tǒng)中同步銀行流水，顯示到賬及出款記錄，實時進行賬務處理。結合SAP和銀企直聯(lián)業(yè)務，銀行交易產(chǎn)生的交易流水號具有唯一性，使用交易流水號進行銀行對賬，同時核對金額和流水號，完善對賬依據(jù)。銀行收款業(yè)務，可通過導入模板自動計入SAP系統(tǒng)，系統(tǒng)接收銀行后臺傳輸信息后，在SAP系統(tǒng)的‘到賬通知中，截取匯款客戶編碼及名稱關鍵字段，直接生成對應的收款憑證，實現(xiàn)自動化，無須人工錄入。通過SAP銀企直聯(lián)模塊的應用，大大提高了財務核算及往來對賬的效率，系統(tǒng)自動更新銀行業(yè)務往來記錄，企業(yè)通過SAP系統(tǒng)，可實時查詢銀行賬戶的收付情況，增強了對銀行款項的管理。

商貿(mào)開發(fā)了供應商主數(shù)據(jù)分析和物料主數(shù)據(jù)分析模塊，針對供應商的單品項進價、規(guī)格型號及效期進行及時分析。物料的橫向比對和縱向歷史采購價格進行比較。篩選質(zhì)優(yōu)價廉供應商，以利節(jié)約采購成本。商貿(mào)除財務報表，開發(fā)毛利率分析，另開發(fā)應收賬款賬齡賬期和回款周期比例分析，及時關注逾期貨款，另有銷售費用、管理費用、部分品項直發(fā)折扣占比分析。

SAP系統(tǒng)在企業(yè)應用系統(tǒng)建構中，能夠基于業(yè)務采購、銷售、庫存以及資產(chǎn)為基礎，以財務相關職能管理為核心，綜合客戶供應商信用管理、全面預算管理以及財務合并管理為企業(yè)整個管理層提供有效參考，輔助制定針對性解決方案。財務職能作為管理層決策和前端業(yè)務之間的重要連接工具，能夠輔助企業(yè)相關經(jīng)營決策工作。SAP擁有一套較為安全、成熟的變更體系。結合SAP系統(tǒng)架構分析開發(fā)系統(tǒng)作為系統(tǒng)開發(fā)配置的基礎環(huán)境，需要密切聯(lián)系用戶需求合理搭建各個功能模塊，基于SAP傳輸機制，在測試系統(tǒng)內(nèi)對各種單獨配置模塊以及開發(fā)內(nèi)容進行全面匯總，共同聯(lián)系起來實施集成測試。結束測試后相關配置重新傳輸至生產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)，和企業(yè)實際經(jīng)營數(shù)據(jù)全面融合，為用戶提供服務應用。

商貿(mào)SAP財務模塊作業(yè)流程如下：

商貿(mào)采購→付款流程：

采購入庫→入庫單列表→計入供應鏈系統(tǒng)→入庫品項→供應商采購發(fā)票→SAP自動生成采購入庫憑證→OA系統(tǒng)提單→SAP審核→銀企聯(lián)出款→SAP自動生成付款憑證

商貿(mào)發(fā)貨→回款流程：

客戶訂貨→接收單據(jù)→（預付款需復核價格→財務確認收款→通知倉庫）/無須預付→先進先出生成出庫單列→發(fā)貨→發(fā)貨單列表→小智理由開票→BMS系統(tǒng)區(qū)域賬單→生成收入憑證→區(qū)域回款→銀企聯(lián)對接→SAP自動生成收款憑證

（二）SAP在商貿(mào)、餐飲連鎖企業(yè)的財務應用

餐飲門店收入多為三方平臺收入，例如微信、美團、餓了么、支付寶等渠道平臺，目前啟用對賬中心進行賬賬核對，對賬中心數(shù)據(jù)（取自門店POS數(shù)據(jù)）和三方線上平臺后臺數(shù)據(jù)進行核對，如比對不通過，需確認差異原因，例如缺少賬單、隔日退單等。確認原因后進行賬錢核對（賬單和銀行收款比對），比對完成后，確認進行憑證拋轉，SAP自動生成收入憑證。通過將對賬中心與SAP關聯(lián)，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)直接拋轉，數(shù)據(jù)核算精確，啟用門店作為部門核算中心，生成門店收入，便于比對各門店的損益。目前餐飲23個主體，原手工收入核對及錄入需4個工作日，目前僅需1個工作日，大幅度節(jié)約時間，提高了工作效率。

餐飲系統(tǒng)入庫數(shù)據(jù)對接商貿(mào)發(fā)票開具系統(tǒng)，餐飲本期訂貨發(fā)票數(shù)據(jù)直接拋轉餐飲系統(tǒng)，作為餐飲存貨入庫品項數(shù)據(jù)。餐飲公司門店盤點文典系統(tǒng)，門店根據(jù)門店使用物料的情況，通過文典系統(tǒng)下單，倉庫端收到訂單后進行發(fā)貨，物流到貨后，門店進行數(shù)據(jù)確認，文典系統(tǒng)錄入本期入庫品項數(shù)量，月底進行盤點錄入各品項與結存數(shù)量，數(shù)據(jù)確認后對接財務SAP餐飲供應鏈模塊，根據(jù)文典數(shù)據(jù)生成盤點數(shù)據(jù)。根據(jù)期初、本月入庫、期末結存自動生成成本。SAP開發(fā)了門店損益表，按照門店進行部門核算，核算每家門店成本率，各項費用占比，對于異常成本率進行比對分析。

餐飲門店主體較多，關于使用權資產(chǎn)攤銷、長期待攤、物業(yè)費、POS使用費攤銷、固定資產(chǎn)折舊等攤銷，涉及門店數(shù)量多，傳統(tǒng)攤銷方式涉及數(shù)據(jù)繁雜，耗時較長。使用SAP系統(tǒng)可通過建立周期性憑證進行攤銷，每月點擊計提，可快速完成計提。另可通過憑證批導進行數(shù)據(jù)導入，建立攤銷模板每月進行數(shù)據(jù)確認，便捷高效。固定資產(chǎn)與氚云系統(tǒng)關聯(lián)，使用氚云系統(tǒng)固定資產(chǎn)編碼，門店設備在氚云系統(tǒng)進行購進、調(diào)撥、處置可自動拋轉SAP進行相關數(shù)據(jù)處理，氚云系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新，需同步進行SAP更新。加強了對于資產(chǎn)的監(jiān)控、資產(chǎn)流轉及時進行數(shù)據(jù)更新。

餐飲門店使用釘釘每刻報銷，門店員工提交單據(jù)，驗收審核流程后自動拋轉SAP系統(tǒng)，餐飲主體繁多，通過與資金池對接，可實現(xiàn)資金歸集支付，根據(jù)各主體支付金額進行資金調(diào)撥，提高資金使用效率。供應商和客戶、銀行主數(shù)據(jù)需實時更新，以利報銷單據(jù)成功拋轉SAP，資金池進行各主體資金匯集和分配，銀企直聯(lián)進行報銷業(yè)務。確認支付后，系統(tǒng)自動生成憑證。所有憑證生成不允許修改，避免了人工失誤，提高系統(tǒng)精確化程度。

餐飲SAP財務模塊作業(yè)流程如下：

成本→付款流程：

供應鏈系統(tǒng)采購→文典盤點拋轉→SAP生成入庫和成本憑證→OA系統(tǒng)提單→SAP審核→銀企聯(lián)出款→SAP自動生成付款憑證

營收→收款流程：

門店POS收款→對賬中心核對→SAP生成收入憑證→三方平臺自動回款→銀企聯(lián)對接→SAP自動生成收款憑證

商貿(mào)和餐飲使用釘釘每刻進行費用報銷，審核完成后自動拋轉SAP系統(tǒng)進行復核，關聯(lián)銀企聯(lián)支付，SAP系統(tǒng)自動生成費用憑證。

商貿(mào)和餐飲薪資、社保、公積金部分，每月將薪資表按照每刻系統(tǒng)開發(fā)格式上傳，匹配各餐飲和商貿(mào)主體，門店、后勤部門核算，數(shù)據(jù)審核無誤后，拋轉SAP系統(tǒng)，進行薪資支付后自動生成憑證。目前餐飲和商貿(mào)的社保和公積金需在相關社保和公積金系統(tǒng)支付，支付完成后，每刻系統(tǒng)對接SAP，自動生成憑證，財務記賬憑證更加智能。

商貿(mào)和餐飲關于稅務對接，SAP系統(tǒng)根據(jù)系統(tǒng)憑證自動生成進項項，商貿(mào)和餐飲計提稅金后導出金稅三期報稅接口文件，稅務專員二次復核數(shù)據(jù)，批量集中報稅，優(yōu)化報稅流程。

結束語

綜上所述，SAP在商貿(mào)和餐飲連鎖企業(yè)財務應用中存在一定優(yōu)缺點，其中應用優(yōu)點如下：

SAP系統(tǒng)內(nèi)進一步提供了涵蓋各種業(yè)務領域的業(yè)務處理流程集成方案，憑借系統(tǒng)自身高度集成性、開放性、靈活性、開放性、時效性以及強大功能，得到企業(yè)各界廣泛認可。SAP系統(tǒng)的有效應用進一步提升了企業(yè)財務工作和管理活動便捷性，能夠提高財務運行和管理信息準確性、及時性，也是企業(yè)日常經(jīng)營管理活動中的重要助手，而在未來發(fā)展中將會有更多企業(yè)選擇SAP系統(tǒng)，并充分享受到SAP所提供的便利。

SAP與各模塊訊息對接，對數(shù)據(jù)更新精確度要求方面也存在一定的缺點：

銀企直聯(lián)對企業(yè)與銀行系統(tǒng)的網(wǎng)絡連結要求性高。系統(tǒng)需保持實時連結，否則SAP系統(tǒng)無法實時獲取更新銀行數(shù)據(jù)訊息，對于賒銷客戶還款、現(xiàn)銷客戶開單等需進行SAP在線控制的收款開單項目，信息需及時匹配，否則會無法實時傳輸拋轉；SAP銀企直聯(lián)模塊、OA系統(tǒng)、對賬中心、氚云系統(tǒng)、文典系統(tǒng)等各系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，需企業(yè)所有供應商、客戶及其他支付單位信息，銀行開戶行賬戶信息等進行維護，相關信息變更時需及時收集，對資料收集、對應數(shù)據(jù)維護的工作量較大。

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