張思宇
大型公立醫(yī)院在創(chuàng)新和發(fā)展過程中,不再局限于以往的規(guī)模擴張,更注重傳統(tǒng)工作方法和流程的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。通過有效和通暢的質(zhì)量效益轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)高質(zhì)量服務(wù)內(nèi)部職工與社會公眾。而國家衛(wèi)生健康委、國家中醫(yī)藥管理局在正式發(fā)布《關(guān)于“開展公立醫(yī)療機構(gòu)經(jīng)濟管理年”活動的通知》(以下簡稱《通知》)后,大型公立醫(yī)院在財務(wù)管理模式轉(zhuǎn)型方面形成新的思路與策略。將財務(wù)內(nèi)部控制作為改革的重中之重,即在財務(wù)報銷審批及管理方面進行深層次創(chuàng)新,從而與快速和高質(zhì)量發(fā)展的市場經(jīng)濟環(huán)境相適應(yīng)。大型公立醫(yī)院財務(wù)報銷審批流程及管理機制的重構(gòu),必須深度嵌入到經(jīng)濟業(yè)務(wù)擴張的具體活動中。在業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)和內(nèi)容逐漸繁雜化的過程中,要對財務(wù)報銷審批流程進行簡化處理,科學(xué)與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)卦O(shè)計財務(wù)管理要求,從而充分滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的內(nèi)在要求。在多種壓力的倒逼下,大型公立醫(yī)院應(yīng)結(jié)合目前政策與技術(shù)環(huán)境的發(fā)展態(tài)勢,有清晰思路與目標(biāo)的財務(wù)報銷審批流程優(yōu)化。作為核算與預(yù)算管理的基礎(chǔ)性工作,財務(wù)報銷審批流程的清晰度與智能性,會對整個醫(yī)院的管理質(zhì)量與競爭能力的提升產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。因此,必須聚焦當(dāng)下財務(wù)報銷審批流程及管理問題,以具體和突出問題為著力點,對與財務(wù)管理相關(guān)的各種行動與方略合理創(chuàng)新。
大型公立醫(yī)院面臨業(yè)務(wù)規(guī)模擴張和管理流程優(yōu)化之間的矛盾與沖突,既要充分考慮整個組織的經(jīng)濟效益,還要為利益相關(guān)者提供良好的服務(wù)和工作體驗。尤其在財務(wù)報銷審批方面,應(yīng)盡可能地優(yōu)化與縮減中間環(huán)節(jié),避免出現(xiàn)多次往返的現(xiàn)象與問題。但從目前的財務(wù)管理情況來看,大型公立醫(yī)院的財務(wù)報銷審批及管理流程過于繁瑣,不能整體提升該項工作的實效。而各個業(yè)務(wù)部門在實際開展管理工作的過程中,勢必會涉及大量的財務(wù)報銷業(yè)務(wù),財務(wù)人員需對各項單據(jù)進行嚴(yán)格的審核,而后才能進行具體的支付。而在對以往的工作流程進行改進與優(yōu)化后,原本的計劃或行動方略就會產(chǎn)生一定的不適用性,在一定程度上阻滯各項業(yè)務(wù)協(xié)同推進與協(xié)同發(fā)展。從大型公立醫(yī)院整體管理成效來看,現(xiàn)階段的財務(wù)報銷審批流程缺乏一定的合理性,應(yīng)對其繁瑣的流程進行簡化與優(yōu)化。而在傳統(tǒng)報銷模式下開展的各項工作,必須嚴(yán)格按照審批程序與要求進行票據(jù)整理與審核。分別由各科室負(fù)責(zé)人、分管院長等進行依次審批,后由總會計師和院長再次審核與簽字,最后才能由專門的負(fù)責(zé)人復(fù)審后進行報銷。繁瑣的財務(wù)報銷審批及管理流程,導(dǎo)致整個財務(wù)部門及相關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)部門工作成效低下,極其不利于大型公立醫(yī)院的高效管理與高質(zhì)量發(fā)展。
大型公立醫(yī)院主要采取歸口管理模式,對財務(wù)報銷審批過程進行質(zhì)量監(jiān)測與管理?;趥鹘y(tǒng)的報銷模式,工作人員會采用人工作業(yè)方式進行票據(jù)整理與審核,并對各項業(yè)務(wù)工作進行成本測算與預(yù)算控制。而人工作業(yè)模式下的財務(wù)報銷與預(yù)算控制,不能結(jié)合實際的精準(zhǔn)成本測算與預(yù)算控制,甚至在業(yè)務(wù)規(guī)模大幅擴張的過程中,產(chǎn)生重要活動相互剝離的問題。財務(wù)報銷過程的嚴(yán)格審核與審批,并未促進預(yù)算控制質(zhì)量與效率的提升。而財務(wù)報銷與預(yù)算控制活動相互剝離,導(dǎo)致整個財務(wù)部門管理工作的實效性較差,且不能及時與精準(zhǔn)地向上層領(lǐng)導(dǎo)匯報預(yù)算使用情況。大型公立醫(yī)院在實際開展各項業(yè)務(wù)活動時,涉及的經(jīng)濟事項會與其他各個部門的業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生緊密的聯(lián)系,因此財務(wù)報銷審批工作會覆蓋整個組織系統(tǒng)。當(dāng)報銷數(shù)量逐年遞增時,若不能對工作流程與程序科學(xué)優(yōu)化,不僅會降低工作質(zhì)量與效率,還會進一步加大預(yù)算控制的難度,為此很難有效控制整個醫(yī)院的經(jīng)營效率與運營成本。
用于報銷的各種票據(jù)與報表,都是極其重要和關(guān)鍵的審核材料。大型公立醫(yī)院在實際開展財務(wù)報銷審批與管理工作的過程中,必須以報銷資料與財務(wù)數(shù)據(jù)的管理為中心[1]?;诳煽靠尚藕屯暾膱箐N資料,財務(wù)部門可更加精準(zhǔn)與合理地進行費用報銷及支付。目前大型公立醫(yī)院仍采用線下報銷的方式,需對各種紙質(zhì)資料進行采集與管理。無論是紙質(zhì)資料的傳遞,還是具體的審核與應(yīng)用,都會消耗大量的人力與物力,且隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的擴張會產(chǎn)生更高的時間成本。目前,的財務(wù)報銷審批與管理流程過于繁瑣,很容易在各個審批節(jié)點引發(fā)不同程度的疏漏問題,甚至?xí)蟠蠼档驼麄€報銷資料的可信度與完整性。而大型公立醫(yī)院為了控制財務(wù)報銷審批的規(guī)范性與合理性,要求在各個環(huán)節(jié)進行有效交接,經(jīng)過交接人的簽字確認(rèn)后,才能進入下一個工作環(huán)節(jié)。而這樣的工作方式與流程,很難提高時間與人力資源的利用率。各個職能部門的工作人員,將報銷資料傳遞給財務(wù)人員后,只能被動地等待通知和消息,很難精準(zhǔn)地把控報銷進度。由于受到掣肘,導(dǎo)致業(yè)務(wù)活動無法快速開展。從具體的案例中可看出,目前大型公立醫(yī)院不能精細(xì)化地管理信息數(shù)據(jù)及紙質(zhì)資料,也不能控制相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與可靠性,易于誘發(fā)虛假報銷問題。
大型公立醫(yī)院受自身規(guī)模與業(yè)務(wù)量的影響,很難有效提升財務(wù)報銷審批的速度和質(zhì)量。追究其根本原因在于,財務(wù)報銷審批流程的智能性較低,過度依賴人工操作與票據(jù)審核,不能利用現(xiàn)代財務(wù)管理軟件進行智能化的票據(jù)審核與批復(fù)[2]。而在傳統(tǒng)財務(wù)報銷審批及管理流程下,既不能充分滿足各個職能部門的個性化報銷需求,更不能合理合規(guī)地縮減報銷時間。經(jīng)濟事項負(fù)責(zé)人在實際參與到財務(wù)報銷審批及管理活動時,必須在線下進行面對面的交流與溝通,按照要求填寫紙質(zhì)的報賬單,而后要經(jīng)過長時間的簽字審批。而對財務(wù)報賬具有審批權(quán)限的人員,主要是公立醫(yī)院的分院負(fù)責(zé)人,金額數(shù)目較大的,需院長進行審核與批復(fù)。這些人員還要處理日常的行政事務(wù),很難及時地進行票據(jù)審核與批復(fù),這樣就會影響相關(guān)部門正常的運作和管理。低智能性的財務(wù)報銷審批流程,不僅會阻滯財務(wù)管理工作質(zhì)量與實效性的提升,還會降低各科室工作人員對整個組織的滿意度與認(rèn)同感。
大型公立醫(yī)院財務(wù)報銷審批流程的優(yōu)化,以及財務(wù)管理模式的現(xiàn)代化升級與轉(zhuǎn)型,必須高效率服務(wù)醫(yī)護人員,這樣才能有效保證醫(yī)療診斷與治療的時效[3]。以大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)為主要手段,以財務(wù)數(shù)據(jù)和醫(yī)療大數(shù)據(jù)深度融合為著力點,突破傳統(tǒng)財務(wù)報銷審批及管理的封閉體系。從報銷到?jīng)Q策,需有效的技術(shù)優(yōu)勢賦能,促使財務(wù)報銷審批流程的精準(zhǔn)改進。在增強財務(wù)報銷工作本身時效性的基礎(chǔ)上,在報銷業(yè)務(wù)上給予各科室醫(yī)護人員更好的工作體驗。而在對財務(wù)報銷審批流程進行優(yōu)化的過程中,需能大膽提出與科學(xué)踐行智能財務(wù)的報銷理念。所強調(diào)的智能性,不僅僅強調(diào)報銷效率的提升,需在財務(wù)報銷審批管理的各個環(huán)節(jié)展現(xiàn)智慧性與智能性,即根據(jù)報銷人員的實際情況靈活地處理業(yè)務(wù)?;诂F(xiàn)代信息技術(shù)的財務(wù)報銷審批及管理,須能充分彰顯人性化與智慧化,由此彰顯整個工作流程的智能性。實現(xiàn)智慧報銷是財務(wù)報銷審批流程優(yōu)化及管理模式升級的總體思路,需在院長或各分院負(fù)責(zé)人的協(xié)同管控下,有層次和有目的性地進行細(xì)節(jié)優(yōu)化與實施。
實現(xiàn)智慧報銷,需成為大型公立醫(yī)院財務(wù)報銷審批流程優(yōu)化的目標(biāo)指向。在具體進行優(yōu)化與創(chuàng)新的過程中,主要任務(wù)是根據(jù)醫(yī)護人員的報銷需求打造智能財務(wù),即建設(shè)數(shù)字化的運營與管理中心、進一步優(yōu)化與升級醫(yī)院財務(wù)管理系統(tǒng)[4]。依托虛擬網(wǎng)絡(luò)空間,突破時空限制地處理財務(wù)報銷業(yè)務(wù)。大型公立醫(yī)院財務(wù)報銷審批工作中,應(yīng)加強人機交互,全面與動態(tài)了解醫(yī)護人員的工作強度,判斷個性化報銷需求合理性,實現(xiàn)精準(zhǔn)與合理的財務(wù)報銷。這樣賦予財務(wù)管理軟件人類思維,突破系統(tǒng)規(guī)則與限制的智慧作業(yè)。而財務(wù)報銷審批流程優(yōu)化,以及財務(wù)管理模式的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新,需以數(shù)字化和場景化的工作環(huán)境建設(shè)為基礎(chǔ)。利用先進的財務(wù)報銷管理軟件,對機械化的業(yè)務(wù)活動進行智能處理。
基于數(shù)字化平臺的財務(wù)報銷審批及管理,要生成相匹配的工作流程與方式,充分了解與掌握網(wǎng)絡(luò)報銷中的各種風(fēng)險及安全隱患[5]。生成新型的作業(yè)流程與模式后,大型公立醫(yī)院應(yīng)加強系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)安全。在基于開放和多維的互聯(lián)網(wǎng)空間下開展財務(wù)報銷審批工作時,應(yīng)保證財務(wù)數(shù)據(jù)傳遞與存儲的安全性。在具體支付前,必須對相關(guān)賬號的安全性進行監(jiān)測與分析,切實保證報銷款項的安全到賬。大型公立醫(yī)院要構(gòu)筑安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,為實現(xiàn)智能與智慧報銷提供良好的依托。尤其涉及機密信息的財務(wù)報銷審批,要加強網(wǎng)絡(luò)報銷中的安全保障工作。相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)科學(xué)構(gòu)建與實施網(wǎng)絡(luò)安全防范機制,為財務(wù)報銷審批流程的推進提供安全保障。
增強財務(wù)報銷審批流程的智慧性與安全性,是大型公立醫(yī)院財務(wù)報銷審批流程及管理問題應(yīng)對的總體思路[6]。在既定的思路框架下,相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)設(shè)置精細(xì)化的管理內(nèi)容與方案。首先,以知識圖譜技術(shù)賦能財務(wù)報銷審批流程及管理。利用技術(shù)手段實現(xiàn)工作流程的簡化與優(yōu)化,促使財務(wù)管理工作效率能夠有效提升。財務(wù)人員要對報銷階段涉及的所有業(yè)務(wù)內(nèi)容進行科學(xué)地歸納,利用知識圖譜技術(shù)打造一個智能與智慧的知識庫以及內(nèi)涵規(guī)范與先進的報銷標(biāo)準(zhǔn)、流程、方法、制度、機制。在報銷填列層面,也要充分發(fā)揮知識圖譜技術(shù)的作用與功能,不受時間與空間限制地進行報銷資料及數(shù)據(jù)的傳輸。報銷人員可在虛擬網(wǎng)絡(luò)填寫電子表格,將原始報銷憑證進行規(guī)范的數(shù)字化處理,共同上傳到財務(wù)報銷管理系統(tǒng)中?;跀?shù)字化平臺的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)處理,主要體現(xiàn)在報銷人員與財務(wù)人員之間的對接與溝通,省略了中間繁瑣的簽字確認(rèn)與簽字審批環(huán)節(jié)。而對報銷流程與單據(jù)的合規(guī)性進行審批與審核這一步驟,則主要由財務(wù)報銷系統(tǒng)完成。大型公立醫(yī)院應(yīng)專門開發(fā)智慧的財務(wù)報銷管理軟件,提前設(shè)置好報銷標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)則,通過系統(tǒng)對報銷的內(nèi)容進行審核與審批,最后由財務(wù)人員完成資金支付的工作。為了增強整個財務(wù)報銷審批工作的科學(xué)性與規(guī)范性,協(xié)同咨詢服務(wù)與數(shù)據(jù)再審核系統(tǒng)需要共同作業(yè)。有咨詢需求的各科室人員,可在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞,而后由系統(tǒng)智能地進行問題分解與信息檢測,從強大的知識庫中調(diào)取相匹配的答案。針對較為繁瑣的問題,可由系統(tǒng)智能轉(zhuǎn)入人工服務(wù),由專業(yè)的財務(wù)人員對財務(wù)報銷審批問題及進度等進行詳細(xì)作答。常規(guī)性的財務(wù)報銷審批,主要依托于財務(wù)報銷管理軟件對過程的控制、質(zhì)量的監(jiān)測以及進度的管理?;凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+報銷”模式,催生出更加扁平與科學(xué)的財務(wù)報銷審批流程。例如,在報銷申請階段,就可依托財務(wù)報銷管理軟件,實現(xiàn)及時與智能的票據(jù)審核。這樣可快速進入到報銷審批環(huán)節(jié),由專業(yè)的財務(wù)人員進行再次的人工復(fù)核,確保各個報銷票據(jù)與數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性。最后,基于網(wǎng)絡(luò)平臺完成支付業(yè)務(wù),將審批后的報銷金額快速與安全地轉(zhuǎn)入相關(guān)的賬戶中?;谥R圖譜技術(shù)形成的知識庫,主要發(fā)揮票據(jù)及財務(wù)數(shù)據(jù)的審核功能,最后由財務(wù)人員進行具體的審批與確認(rèn)。根據(jù)報銷人員的實際需要,選擇在線上或線下支付。
財務(wù)報銷審批流程優(yōu)化與執(zhí)行,需促進大型公立醫(yī)院的成本控制與預(yù)算方案的通暢執(zhí)行。財務(wù)報銷活動與預(yù)算控制活動深度連接,在財務(wù)管理與組織發(fā)展的各個環(huán)節(jié)中,最大限度彰顯預(yù)算管理的剛性約束功能[7]。財務(wù)部門應(yīng)在報銷憑證粘貼、信息填寫、報銷資料傳遞等工作上,提出具體要求和規(guī)則,便于報銷人員更加明確地進入各個工作流程。而為了能加強預(yù)算管理的剛性約束,需在規(guī)范和安全運行財務(wù)報銷系統(tǒng)的過程中,同時開發(fā)與使用相兼容的預(yù)算管理系統(tǒng)。在兩個重要系統(tǒng)協(xié)同作業(yè)的過程中,實現(xiàn)財務(wù)報銷審批活動與預(yù)算管理活動的緊密銜接。例如,財務(wù)人員在實際開展報銷審批工作的過程中,必須嚴(yán)格遵守與實施既定的工作流程,與此同時,全面了解與掌握各個科室的預(yù)算控制情況。結(jié)合實際情況的智慧財務(wù)報銷,在滿足報銷人員的既定需求與要求后,要能夠精準(zhǔn)與合理地控制管理成本。需在既定的預(yù)算方案下,規(guī)范與靈活地運行財務(wù)報銷審批流程,而部門負(fù)責(zé)人要對整個報銷過程進行監(jiān)督與跟蹤。財務(wù)部門在不影響資金使用與流通的大前提下,要盡最大可能地精細(xì)化審批與審核。從報銷申請到最后的資金支付,都要經(jīng)過嚴(yán)格與科學(xué)的審批。部分科室的報銷金額若超出預(yù)算,需對各項票據(jù)與報銷憑證進一步進行審核與批復(fù),確認(rèn)的確屬于特殊情況,必須上報上級領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)是否支付資金。在不影響相關(guān)科室正常運作與管理的基礎(chǔ)上,需盡可能地在其預(yù)算方案下進行財務(wù)報銷審批。如有實際的報銷金額遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出預(yù)算額度的情況,需合理合規(guī)地凍結(jié)相應(yīng)預(yù)算。若想增強財務(wù)報銷審批流程及管理的科學(xué)性,可將各個科室的預(yù)算額度提前錄入到財務(wù)報銷系統(tǒng)中,這樣可以在報銷申請前及時提醒相關(guān)人員其申請報銷的材料是否符合報銷標(biāo)準(zhǔn)。通過預(yù)算系統(tǒng)與報銷系統(tǒng)之間的協(xié)同作業(yè),有效加強預(yù)算管理在財務(wù)報銷審批流程實施中的剛性約束功能。
財務(wù)報銷審批流程,在大型公立醫(yī)院經(jīng)營與管理中極其重要,需要實現(xiàn)精細(xì)化管理與人性化監(jiān)控[8]。首先,需精簡管理對象,能夠嚴(yán)格地按照質(zhì)量控制要求,推進財務(wù)報銷審批流程。財務(wù)部門可通過智慧財務(wù)報銷及審批,盡可能地減少參與人員的數(shù)量,提高工作人員的崗位勝任力與職業(yè)道德水平,以此為主要手段實現(xiàn)人員的精細(xì)化管理。其次,針對財務(wù)報銷流程優(yōu)化工作,提出具體的質(zhì)量管控措施,生成相對應(yīng)的績效考核機制與工作成效評價體系。在財務(wù)報銷審批的各個環(huán)節(jié),都要對具體行動的綜合表現(xiàn)與質(zhì)量進行考核及多維評價。無論是各個崗位的到崗率,還是財務(wù)報銷審批流程推進中出現(xiàn)的各種問題和故障,需通過有序運行績效考核機制與評價體系來實現(xiàn)真正意義上的精細(xì)化管理,對工作流程運行情況進行人性化監(jiān)控。在提高財務(wù)報銷審批流程效率的同時,也要規(guī)范和保質(zhì)保量地完成任務(wù)與目標(biāo)。
以實現(xiàn)智能報銷為目標(biāo)導(dǎo)向,具體優(yōu)化財務(wù)報銷審批流程與管理機制的過程中,應(yīng)結(jié)合各個科室運行與服務(wù)的實際需要,搭建現(xiàn)代化財務(wù)報銷管理平臺。以一站式服務(wù)為目標(biāo)導(dǎo)向,整合與簡化各個業(yè)務(wù)活動的內(nèi)容。財務(wù)報銷工作方面,從報銷申請到最后支付,給予各個科室優(yōu)質(zhì)的一站式服務(wù)。整項工作的核心要點與重點,是責(zé)任權(quán)限的把控,負(fù)責(zé)人必須夯實主體責(zé)任,盡量在各個環(huán)節(jié)降低人為失誤概率?;谝徽臼降膱箐N審批流程,科學(xué)合理地介入到跨院區(qū)的業(yè)務(wù)處理和管理工作中。各個院區(qū)與科室人員在辦理報銷業(yè)務(wù)時,依托現(xiàn)代化財務(wù)管理平臺,實現(xiàn)只跑一次。常規(guī)較為簡單的業(yè)務(wù),可基于虛擬網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)一站式的高效服務(wù)。例如,報銷人員將資料與財務(wù)憑證上傳到系統(tǒng)中后,可利用現(xiàn)代化的管理平臺,高效與規(guī)范地處理報銷業(yè)務(wù)。按照規(guī)定的時間,對各項常規(guī)報銷業(yè)務(wù)進行統(tǒng)一處理,真正彰顯現(xiàn)代財務(wù)報銷審批流程的智能性與智慧性。一站式服務(wù)是大型公立醫(yī)院創(chuàng)新與改革的根本宗旨與關(guān)鍵目標(biāo),既要成為財務(wù)報銷審批流程優(yōu)化的思想引擎,還要作為財務(wù)管理模式與組織發(fā)展模式現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的方向。
在財務(wù)報銷審批及管理工作中,需嚴(yán)格依照既定的規(guī)定與制度,規(guī)范的工作模式與流程優(yōu)化。財務(wù)人員應(yīng)突破思維慣性,改善財務(wù)報銷審批流程的僵化與固化問題,有效提高財務(wù)部門的管理質(zhì)量與效率。付款前對各類票據(jù)進行粘貼與審核時,不局限在傳統(tǒng)的工作思想觀念和流程上,需順應(yīng)時代形成相契合的職業(yè)判斷力,從而能靈活與智慧地處理經(jīng)濟事項。對緊急報銷業(yè)務(wù)處理時,需借助信息化手段與先進技術(shù),打破常規(guī)地進行審批與復(fù)核,且結(jié)合財務(wù)部門目前的工作量與報銷需求,有針對性和內(nèi)在依據(jù)地進行流程優(yōu)化。大型公立醫(yī)院必須把控好時代變革的脈搏,根據(jù)內(nèi)部控制的實際需要、外部環(huán)境變化特點,科學(xué)與智慧地進行財務(wù)報銷審批流程再造。