淺談提升高職院校教學秘書職業(yè)素養(yǎng)的策略

文/李雪晗

2022 年5 月1 日，“新修訂的《中華人民共和國職業(yè)教育法》正式實施，明確‘職業(yè)教育是與普通教育具有同等重要地位的教育類型，是國民教育體系和人力資源開發(fā)的重要組成部分，是培養(yǎng)多樣化人才、傳承技術技能、促進就業(yè)創(chuàng)業(yè)的重要途徑’，標志著現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設進入新的法治化進程，也意味著職業(yè)教育‘類型’地位在法理上得到保障?！备叩嚷殬I(yè)院校作為職業(yè)教育中培養(yǎng)技能人才的主陣地，近年來招生規(guī)模不斷擴大，招生類型更加多元化，因材施教，培養(yǎng)高質(zhì)量的職業(yè)技能人才成為高職院校的新目標，這對高職院校的人才培養(yǎng)模式、教育、教學管理方式都提出了具體的方向和要求。高職院校的教學秘書作為連接教務處、院系、教師、學生等不同群體的橋梁和紐帶，在學校的教學管理工作中扮演著十分重要的角色，因此教學秘書隊伍的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力關乎著學校的教學管理水平，對學校的職業(yè)教育體系改革發(fā)揮著不可或缺的作用。

一、高職院校教學秘書的崗位職責

1.教學秘書崗位的工作方向

在院級領導、系（部）級領導的帶領下，處理各項日常教學行政工作，完成學院教務處發(fā)布的各項與教學相關的任務，并負責做好教學狀態(tài)、教學質(zhì)量信息的經(jīng)常性協(xié)調(diào)、反饋工作。

2.教學秘書崗位的工作內(nèi)容

教學運行管理工作方面：負責協(xié)助系、專業(yè)主任排課、落實教學場地、安排實踐、教學任務、教材的征訂、教師的調(diào)停課等，負責學生選課、教材發(fā)放、教務系統(tǒng)的維護和管理，負責外聘教師的基本情況、課時填報以及日常教學工作的對接。

學籍考務工作方面：協(xié)助院、系、專業(yè)以及教務處完成學生的報到以及注冊工作，負責學生的轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、退學、復學、自動退學等申請表格的發(fā)放以及學籍異動的手續(xù)辦理，協(xié)助教務處做好學籍變動工作和教務系統(tǒng)中的學籍異動處理。負責學生的畢業(yè)資格審核以及上報工作。負責每學期期中、期末、補考、重修的考試（監(jiān)考老師）安排，并在各項考試后做好學生的成績管理；組織學生報名大學英語、計算機等級考試和職業(yè)技能考試，并在考試后負責各項證書的發(fā)放工作。

教學質(zhì)量管理工作方面：每學期開學，負責收齊所有任課老師的教學大綱、教案首頁以及學期教學計劃表；每學期期中，組織學生填寫期中教學評價表以及召開期中座談會，并把學生的意見匯總，反饋給專業(yè)、系部領導，由領導轉(zhuǎn)達給各位任課老師；每學期期末，負責收齊各任課老師的教學材料，做好教學材料存檔工作。

3.教學秘書崗位的職能及作用

教學秘書的基本職能是服務教學、服務師生，以保證和推進各項教學工作的順利開展。在高職院校中，教學秘書是教學管理工作的綜合協(xié)調(diào)者，也是學院教務系統(tǒng)信息庫的管理者，在加強教學管理、維持教學秩序、協(xié)調(diào)師生關系、提高教學質(zhì)量等方面都發(fā)揮著重要作用。

二、高職院校教學秘書工作的特點

1.教學秘書工作的政策性、及時性明顯

教學秘書作為高職院校的基層工作者，其工作內(nèi)容和政策緊密相連。職業(yè)教育不斷深化改革，高職院校的職業(yè)教育體系也在不斷完善，各項教學相關的政策也在相應更新，教學秘書應不斷學習做到十分熟悉教育部、學校教學工作相關的各項規(guī)章制度及常規(guī)工作流程，并在工作中嚴格執(zhí)行教學規(guī)范和各項制度。教學秘書工作的及時性主要表現(xiàn)在所有的教學準備工作必須在教學活動開展前準備好，在工作中遇到各種教學問題都需要以最快的速度進行協(xié)調(diào)和解決，以確保教學活動的順利實施和教學效果的最佳展現(xiàn)。

2.教學秘書工作的繁雜性、連接性突出

教學秘書崗位職責中的工作內(nèi)容不僅有來自院、系、教務處等主管部門領導的，還有來自學生、相關部門以及任課老師的，工作面很廣，工作量很大，工作內(nèi)容瑣碎繁雜，有需要急辦的還有需要協(xié)調(diào)處理的，需要根據(jù)事情的輕重緩急，靈活處理。教學秘書的工作面向師生對接多個部門，教師和學生是學校兩個密不可分、時刻關聯(lián)的主體，而教學秘書就是在教學管理工作中連接師生，做好協(xié)調(diào)和溝通，保證教學秩序的正常運行。

3.教學秘書工作的協(xié)調(diào)性、綜合性要求高

高職院校的教學秘書對于學校教學活動的開展具有重要作用，教學秘書每天需要跟不同的部門、領導、教師、學生進行溝通，還需要協(xié)調(diào)教學活動中的各種突發(fā)狀況，處理教學方面的具體事務，保證各項教學活動的順利開展，維持教學秩序的正常運作。在日常工作中，面對大量的通知、文件、資料、會議等信息，教學秘書需要快速進行收集、傳達和處理，這也對教學秘書在溝通、協(xié)調(diào)、信息處理、文字表達、公文寫作等方面的綜合能力有一定的要求。

三、高職院校教學秘書工作的現(xiàn)狀

1.崗位歸屬和部門管理不明確

教學秘書既是教學管理的參與者，更是教學管理的執(zhí)行者和落實者，教學秘書在教學管理方面的業(yè)務主要通過教務處下達，而在人事編制和部門劃分上，教學秘書的直屬領導又是系、部的所有領導，這些領導們安排的各項教學、事務性任務也需要教學秘書保質(zhì)保量地執(zhí)行和完成。這樣的模式會使教學秘書在崗位歸屬上感到不安，一定程度上會影響到教學秘書的工作效率和熱情，也會影響到教學秘書主觀意識上對工作主次的判斷，而無法根據(jù)工作的主次和輕重緩急正確統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)各項工作。

2.崗位職責及職責范圍不清晰

教學秘書為高校教學管理工作的秘書，其崗位職責應以教學管理工作為主，但是實際上很多高校的教學秘書身兼大量的行政性、事務性工作，對接各部門領導安排的各項、各方面的工作，而這些工作都需要教學秘書保質(zhì)保量地完成，大大地分散了教學秘書的精力，削減了教學秘書的時間，影響了教學秘書在完成教學管理工作上的投入度和高效精準的完成度。

3.教學秘書崗位領導重視程度不夠，進修、學習機會少

教學秘書作為基層的教學管理工作者，其工作內(nèi)容往往被誤解為簡單的上傳下達、收集整理資料等，在工作中處理好日常事務，服務好師生即可。因為對教學秘書的工作缺乏一個客觀的、正確的認識，很多學校領導并不重視秘書崗位，認為秘書的工作知識、技術含量不高，人人皆可做，這就使教學秘書在繁雜工作中的付出和價值不會被看到更無法得到相應的肯定。此外，很多學校幾乎不會為教學秘書崗位提供外出培訓和學習的機會，這也在一定程度上導致教學秘書的管理服務理念難以跟上相應的時代發(fā)展步伐。

4.專業(yè)對口性不高，職業(yè)價值感、歸屬感低

教學秘書崗位的專業(yè)對口率不高，很多高職院校的教學秘書大多不是教育管理專業(yè)畢業(yè)的，而且民辦高職院校的教學秘書基本比較年輕，實踐教學管理經(jīng)驗還不夠豐富。非教學管理專業(yè)的教學秘書在日常工作中原本所學的專業(yè)知識無法得到運用和施展，取而代之的是一些重復性、事務性的工作和日常的協(xié)調(diào)溝通工作，工作內(nèi)容有一定的枯燥性，且教學秘書很難將工作做得成效顯著，難以得到領導的認可，這些因素會導致教學秘書的工作價值感低，個人職業(yè)幸福感不高。教學秘書的工作內(nèi)容瑣碎繁雜且服務對象是教師和學生，工作任務和責任都很大，稍有不慎可能就會影響到正常的教學和上課，從而造成教學事故，這樣會使教學秘書在工作中精神高度緊張，工作的積極性也會受到一定的打擊。加之，很多高校教學秘書的薪資待遇比較低，崗位職級晉升空間、職業(yè)發(fā)展空間小，學校對教學秘書的激勵機制不完善，無法激發(fā)教學秘書工作的積極性和主動性，導致教學秘書的職業(yè)歸屬感低，容易引起崗位人員流動，從而影響了教學管理工作的流暢性和銜接性。

四、初探提升教學秘書職業(yè)素養(yǎng)的策略

1.學校領導管理層面

（1）重視和認可教學秘書的工作，明確教學秘書工作職責

維持教學秩序、提高教學水平是高職院校教學管理的核心內(nèi)容，而教學秘書是高職院校最基層的教學管理人員，在加強教學管理、維持教學秩序、協(xié)調(diào)師生關系、穩(wěn)定教學環(huán)境等方面都發(fā)揮著非常重要的作用，所以教學秘書的工作應當被學校領導重視，更應當被認可。教學秘書的主要工作職責是做好教學管理工作，很多高職院校的教學秘書還要兼任院系的檔案管理、教室管理、考勤等行政工作，這就使得教學秘書的工作內(nèi)容更加復雜多樣，工作服務對象擴增，這樣不僅會分散教學秘書在教學管理工作中的集中度和投入度，還會存在工作職責、范圍界限不明確，分工混亂的情況，會增加教學事故發(fā)生的頻率，不利于教學環(huán)境的穩(wěn)定和教學管理水平的提高。學校領導應當明確教學秘書的工作職責，建立健全相應的規(guī)章制度，使教學秘書可以根據(jù)職責制度專心立足本職工作，更好地做好教學管理和教學服務工作，保證教學秩序的穩(wěn)定運作。

（2）加強教學秘書隊伍內(nèi)涵建設，定期組織進修和培訓

職業(yè)教育的發(fā)展需要內(nèi)涵式建設，“職業(yè)院校教師素質(zhì)提高計劃”不應僅限于教師團隊，教師秘書隊伍作為教學管理人員也需要加強內(nèi)涵建設。教學秘書的工作大多是埋頭處理各項事務性的工作，而沒有定期的培訓幫助教學秘書學習先進的教學管理方法和吸收高效的教學管理方式和服務理念。學?？梢酝ㄟ^定期開講座、經(jīng)驗交流會、研討會、線上培訓等形式為教學秘書提供學習最新的高等教育政策和理念的平臺和機會，讓教學秘書能夠與時俱進，及時更新教學管理理念和知識，從而提高教學秘書的業(yè)務能力和綜合素質(zhì)，進一步提高工作效率為教學管理和教學服務提供更好的保障，從而最大程度地實現(xiàn)自己的角色價值。

（3）健全教學秘書隊伍的晉升、激勵機制，樹立選人用人正確導向

多數(shù)高職院校教學秘書的工作量大、內(nèi)容繁雜，服務對象廣，需要十分嚴謹和認真的工作態(tài)度，否則很容易就出現(xiàn)工作失誤，但是工作成果不易呈現(xiàn)、崗位晉升空間小，使教學秘書容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，工作價值感和歸屬感薄弱。高職院校應當完善對于教學秘書崗位的晉升機制，激發(fā)教學秘書工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。同時，應樹立“德才兼?zhèn)?，以德為先”的選人用人導向，建立針對教學秘書崗位的激勵機制，獎懲分明，對其工作效能有具體的考核標準，激勵教學秘書敢于擔當，積極作為，在工作中實現(xiàn)自我價值。

2.教學秘書個人層面

（1）思想上積極上進，立德樹人

教學秘書作為高?；鶎庸芾砣藛T，應在思想上積極上進，緊跟黨的腳步，不斷加強思想政治學習，以具備良好的政治覺悟，優(yōu)良的思想品質(zhì)。愛崗敬業(yè)，牢記自身的工作使命，在工作中弘揚“工匠精神”，立德樹人，以認真、嚴謹、負責、高效的工作態(tài)度服務好師生，以維持教學秩序，提高教學質(zhì)量。

（2）堅持系統(tǒng)觀念和工作原則，加強團隊協(xié)作

“萬事萬物是相互聯(lián)系、相互依存的。只有用普遍聯(lián)系的、全面系統(tǒng)的、發(fā)展變化的觀點觀察事物，才能把握事物發(fā)展規(guī)律?！苯虒W秘書作為高校教學管理工作的具體實施者、高校教學教務規(guī)章制度的最終執(zhí)行者，必須要十分了解和熟悉教學管理中每一項工作的具體細節(jié)與要求，在工作的實際操作中，堅持系統(tǒng)觀念，嚴格按照學校的規(guī)章制度，秉持對事不對人的原則，公平、公正、思路清晰、理智客觀地處理各項工作。孤舉者難起，眾行者易趨，教學秘書在工作中應保持并加強同教務處、院系教學管理團隊成員之間、各院系教學秘書之間的聯(lián)系，發(fā)揮團隊精神，加強團隊協(xié)作，促進教學質(zhì)量的不斷提高。

（3）調(diào)整工作節(jié)奏和方法，不斷總結(jié)和反思

教學秘書應針對工作的特點，調(diào)整工作節(jié)奏并提前制訂好合理的工作計劃，對于一些常規(guī)的工作提前做好規(guī)劃和準備，以便在工作量高峰期時，也能掌握合理的工作節(jié)奏，根據(jù)事情的輕重緩急，有條不紊、高效有序地推進和完成各項工作。教學秘書的工作千頭萬緒，瑣碎復雜，在工作中難免因為未及時記錄或者遺漏出現(xiàn)工作失誤，俗話說“好記性不如爛筆頭”，教學秘書在工作中可以通過備忘錄記錄工作內(nèi)容的方式，根據(jù)待完成事項的輕重緩急，逐一打卡保質(zhì)保量完成各項工作，此外教學秘書還需要經(jīng)常性地進行總結(jié)和反思，定期的梳理和分析可以幫助自己在今后的工作中改進工作方法，提高工作效率。

（4）守正創(chuàng)新，踐行數(shù)字職教理念，提高教學管理水平

“守正才能不迷失方向、不犯顛覆性錯誤，創(chuàng)新才能把握時代、引領時代”，教學秘書在工作中不僅要恪守工作職責，更要增強創(chuàng)新意識，勇于創(chuàng)新，面對出現(xiàn)的問題要積極提出自己的建議，優(yōu)化教學管理方式，拓展自己在教學管理中的方式和方法，以清晰明確的工作思路，飽滿的工作熱情，嚴謹認真負責的工作態(tài)度保質(zhì)保量地完成各項工作。近年來，中國職業(yè)教育大力推進現(xiàn)代信息技術應用，以推進職業(yè)教育數(shù)字化，數(shù)字化教學已普遍存在于高職院校的教學中，“停課不停學”的線上教學方式也給教學秘書的工作方式提出了新的要求和挑戰(zhàn)，教學秘書要增強憂患意識，不斷學習現(xiàn)代化辦公技術，利用網(wǎng)絡資源和現(xiàn)代化辦公軟件來提高工作效率和線上教學管理水平。

結(jié)語

高職院校教學秘書的職業(yè)素養(yǎng)關乎著學校職業(yè)教育的教學管理水平，作為一名青年教學秘書，應當牢固樹立堅定不移聽黨話、跟黨走的理想信念，做文明守紀、吃苦耐勞、勇于擔責的新時代好青年，知崗愛崗、敬業(yè)奉獻、堅持學習，不斷提高自身的政治水平、業(yè)務能力、創(chuàng)新能力和綜合素質(zhì)，服務好師生，立足本職工作的同時，為本校的教學管理獻計獻策，貢獻一份自己的力量，把促進教學管理水平的提高作為自己的職業(yè)奮斗目標。