李豐　曹芬

摘 要：現(xiàn)階段，我國的干部人事檔案仍然以紙質(zhì)材料作為主要載體，紙質(zhì)檔案管理工作有諸多亟待解決的問題，業(yè)內(nèi)專家一直在積極尋找新的管理方式，以提高干部人事檔案管理效率。當(dāng)下，許多檔案管理單位積極推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作，然而通過實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，檔案數(shù)字化存在一定的局限性，本文就現(xiàn)存具體問題進(jìn)行分析，廣開思路，多角度探究解決的辦法。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；檔案意識(shí)；檔案數(shù)字化；檔案信息化

干部人事檔案記載了其個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷及家庭情況等信息，為單位選人、用人、監(jiān)督管理人才提供依據(jù)，具有法律效力，并與本人工資待遇、社會(huì)保障密切相關(guān)。干部人事檔案管理是我國人事管理工作的重要組成部分。

我國現(xiàn)行干部人事檔案制度誕生于延安時(shí)期，推廣于新中國成立以后，對于計(jì)劃體制時(shí)期國家安全、行政管理、社會(huì)信用等方面作出了很大貢獻(xiàn)。時(shí)過境遷，80多年過去了，尤其是隨著我國改革開放，市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，人才流動(dòng)日益加速，干部人事檔案管理出現(xiàn)一系列問題。與此同時(shí)，科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展?，F(xiàn)行干部人事檔案管理工作時(shí)滯問題嚴(yán)重，迫切需要改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。

一、干部人事檔案管理目前存在的主要問題

1.“死檔棄檔”“人檔脫節(jié)”現(xiàn)象較多，嚴(yán)重影響人才的發(fā)展

目前，干部人事檔案主要是紙質(zhì)檔案，受到傳統(tǒng)介質(zhì)特性的影響，紙質(zhì)檔案一般是獨(dú)一份的，不可復(fù)制、再生，在長時(shí)間的保存和頻繁調(diào)轉(zhuǎn)中可能會(huì)丟失或損壞，檔案一旦缺失，幾乎無法補(bǔ)救。

當(dāng)前，高校畢業(yè)生就業(yè)形式多樣，流動(dòng)性大，很多高校畢業(yè)生自主創(chuàng)業(yè)或進(jìn)入小微企業(yè)，很多單位特別是民營企業(yè)不具備管理人事檔案的資質(zhì)或條件，也不關(guān)心畢業(yè)生的個(gè)人檔案，這讓畢業(yè)生對檔案也抱著無所謂的態(tài)度，不關(guān)注個(gè)人檔案去向，更不會(huì)在規(guī)定的期限內(nèi)去相關(guān)部門辦理檔案報(bào)到登記，造成檔案托管部門大量檔案長時(shí)間無人問津，形成個(gè)人檔案“死檔”“棄檔”或“缺失”。

據(jù)悉，全國各地的人才流動(dòng)中心保管人事檔案共計(jì)300多萬份，其中60多萬份是與主人失去聯(lián)系的“死檔”，這些放棄檔案的人被稱為“棄檔族”。對眾多的“棄檔族”來說，檔案的丟失是他們當(dāng)初未能預(yù)見的一件麻煩事。

陜西省某高校一位98級(jí)學(xué)生說：“以前不知道檔案的重要性，直到工作后需要評職稱時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案不知道放哪兒了。畢業(yè)時(shí)光顧著找工作了，根本沒把檔案當(dāng)回事。沒辦法，只能看著機(jī)會(huì)白白流失。”

吉林大學(xué)2008屆畢業(yè)生孫某，畢業(yè)后一直在外地工作，現(xiàn)在辭職回家鄉(xiāng)買房，因他的戶口和檔案不在當(dāng)?shù)兀瑢?dǎo)致無法申請住房貸款。

個(gè)人檔案一旦缺失，會(huì)給高校畢業(yè)生在今后的工作、學(xué)習(xí)、就業(yè)和社會(huì)保障等方面帶來許多麻煩，有些甚至是無法彌補(bǔ)的損失和影響。

2.干部人事檔案管理方法落后，工作能效低下

盡管，當(dāng)下計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)參與到人事管理工作中，但是，在人事檔案管理方面，計(jì)算機(jī)的參與度還很少，人事檔案管理的主要工作仍然是針對紙質(zhì)材料的整理，工作效率低，出錯(cuò)率高。

大量零散紙質(zhì)材料的收集、整理、裝訂、歸檔是人事檔案管理人員的主要日常工作，簡單、機(jī)械、重復(fù)、低效，且容易發(fā)生張冠李戴的歸檔錯(cuò)誤，歸檔材料如不慎丟失，將對個(gè)人造成很大影響，尤其是缺失涉及參加工作、單位變動(dòng)時(shí)形成的上級(jí)部門的審批材料等重要資料，將嚴(yán)重?fù)p害個(gè)人利益。

3.干部人事檔案數(shù)字化存在諸多弊端

近幾年，各地普遍開展了干部人事檔案數(shù)字化工作，通過對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描和高清處理，生成以圖片方式存儲(chǔ)的電子檔案文件，即干部人事檔案數(shù)字化的初始化。初始化后，再通過OCR等自動(dòng)識(shí)別工具，把檔案中的文字、圖片、表格、數(shù)字等分別提取出來，根據(jù)檢索要求形成規(guī)范的字段，實(shí)現(xiàn)檔案的碎片化加工存儲(chǔ)，使數(shù)字檔案滿足后續(xù)關(guān)鍵詞檢索、全文檢索等查詢功能和對數(shù)字檔案內(nèi)容的利用。

干部人事檔案數(shù)字化的初始化建設(shè)完工后，形成數(shù)字檔案，查閱干部人事檔案只需要通過電腦就可以查閱、打印相關(guān)信息，既節(jié)省時(shí)間，也減少對紙質(zhì)檔案多次翻閱帶來的磨損折舊，讓檔案原件保存的時(shí)間更長久。數(shù)字檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較，不再受“孤本”限制，可以同時(shí)向多部門提供，能夠方便、快捷地找出所需的數(shù)據(jù)。

但是，這樣的數(shù)字檔案也存在弊端。首先，掃描后的數(shù)字信息是以圖片形式存儲(chǔ)，容易出現(xiàn)信息采集不準(zhǔn)確的情況。其次，在后期的自動(dòng)識(shí)別時(shí)容易出現(xiàn)較大誤差，影響檔案信息利用效果。最后，干部人事檔案材料具有持續(xù)性、動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，檔案數(shù)字化適合于存量干部人事檔案管理，增量檔案也采用同樣的方式數(shù)字化，就顯得有些煩瑣了。畢竟，現(xiàn)在很多增量檔案都是先在電腦上輸入信息形成電子文檔，然后打印出紙質(zhì)材料形成的，即電子版材料先于紙質(zhì)版材料形成，也就沒必要再對紙質(zhì)檔案掃描，況且掃描出來的電子檔案并不比前期形成電子文檔好用。另外，對每年新增的大量人事檔案散材料進(jìn)行掃描、高清處理、自動(dòng)識(shí)別等一系列工作相當(dāng)煩瑣，耗時(shí)、費(fèi)力。

二、鑒于上述情況，提出如下改進(jìn)措施

1.加強(qiáng)宣傳，建立高校畢業(yè)生人事檔案意識(shí)，盡量避免丟失檔案

之所以“死檔”“棄檔”現(xiàn)象屢屢發(fā)生，一個(gè)很重要的原因是畢業(yè)生不知道學(xué)生檔案的重要性，不知道其與個(gè)人切身利益的密切關(guān)系。因此，高校要加強(qiáng)宣傳，提高政策知曉率，使畢業(yè)生增強(qiáng)檔案關(guān)注度，從根本上解決丟失檔案的問題。

高校通過線下或線上，網(wǎng)絡(luò)或戶外LED大屏等形式廣泛宣傳，讓畢業(yè)生了解有關(guān)檔案知識(shí)，知曉檔案大致內(nèi)容及價(jià)值，知道就業(yè)單位不等同于檔案管理單位，只有人事檔案管理權(quán)限的單位才能管理人事檔案，否則檔案會(huì)在當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行幕蚪逃姓芾聿块T或檔案托管部門保管，讓畢業(yè)生清楚檔案轉(zhuǎn)遞方式和最終去處，以及怎么做可以避免檔案丟失。就目前而言，按照國家規(guī)定，檔案的傳遞方式有三種，即機(jī)要通信、專人送取和郵政特快專遞。高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向有如下三種情況：（1）已簽訂三方協(xié)議，且用人單位有人事管理權(quán)。畢業(yè)生檔案由學(xué)校按畢業(yè)生三方協(xié)議上署名的用人單位，郵寄到用人單位人事部門。（2）已簽訂三方協(xié)議，但接收單位無人事管理權(quán)。畢業(yè)生的檔案需要通過所屬人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)來接收。由學(xué)校將畢業(yè)生檔案按三方協(xié)議上署名的用人單位，郵寄到該單位所委托保管檔案的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)。（3）未簽訂三方協(xié)議。畢業(yè)生檔案應(yīng)轉(zhuǎn)入畢業(yè)生入學(xué)前戶籍所在地所屬的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)。

學(xué)生畢業(yè)后要在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)到對應(yīng)的檔案管理部門報(bào)到或登記，如果檔案管理部門未接收到該生的檔案，要及時(shí)查詢和進(jìn)行信息反饋，以保證檔案不丟失，檔隨人走。以后調(diào)整工作單位，可以通過發(fā)調(diào)檔函，把檔案轉(zhuǎn)到新單位或新就業(yè)地的人才市場。

2.提高紙質(zhì)檔案管理水平

目前，雖然已經(jīng)進(jìn)入傳播速度快、信息量大的互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，但是，干部人事檔案信息仍舊停留在用紙記錄信息的舊時(shí)代，管理水平嚴(yán)重滯后。當(dāng)然，這也與其本身的特性分不開，人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，具有機(jī)密性，同時(shí)伴隨人才的頻繁流動(dòng)，人事檔案還有流動(dòng)性，即“檔隨人走”，在人員離職后，人事檔案必須隨轉(zhuǎn)至新的管理部門，因此，大量頻繁流動(dòng)的機(jī)密性電子信息需要覆蓋面廣、安全性強(qiáng)的超級(jí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系。但目前，我國地域遼闊，各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，建立一個(gè)全國統(tǒng)一安全的人事檔案信息系統(tǒng)不是一蹴而就的事情，需要把問題分解開來，逐步化解，最終實(shí)現(xiàn)管理水平的提高。針對紙質(zhì)檔案，可以通過調(diào)整檔案材料的信息記錄方式、內(nèi)容排版形式來逐步完善。

（1）改變紙質(zhì)檔案材料的信息記錄方式

通過計(jì)算機(jī)電子版填表、打印，代替過去的手工填寫方式，提高檔案材料的填寫效率。

以《干部履歷表》填寫為例，一般情況下，新入職人員要填寫《干部履歷表》，然后，將其歸入個(gè)人檔案。目前，我們還一直沿用過去的做法，即把印刷好的紙質(zhì)空白表格發(fā)給員工，個(gè)人手寫填表，容易出現(xiàn)填錯(cuò)、涂改現(xiàn)象。現(xiàn)在電腦及打印設(shè)備較為普及，完全可以在電腦上填寫電子版《干部履歷表》，然后打印出紙質(zhì)版，提高了填表效率，還同時(shí)生成了一份與紙質(zhì)內(nèi)容一致的電子版，為下一步檔案信息化建設(shè)做準(zhǔn)備。

如果紙質(zhì)檔案里的每份材料都能實(shí)現(xiàn)由手工填寫到電子版填表、打印的改進(jìn)，那么信息化進(jìn)程就向前邁進(jìn)了一大步，通過這樣的方式形成的電子檔案要比數(shù)字化掃描形成的圖片格式的電子檔案更具有利用價(jià)值。

（2）優(yōu)化檔案中各種材料的版面設(shè)計(jì)

精簡檔案中的冗余信息和不必要的空間占用，即在保證信息完整的情況下，減少用紙。

首先，非必要盡量避免同一信息在各份材料中重復(fù)出現(xiàn)。例如，“性別”“民族”“出生年月”等信息，幾乎在每份表中都有。一份人事檔案中很多不會(huì)再發(fā)生變化的信息多次出現(xiàn)，多數(shù)是不必要的重復(fù)，占用了大量不該占用的篇幅，增加檔案材料整理工作量，還浪費(fèi)閱檔人的閱讀時(shí)間。

其次，刪減多余的留白空間和空格。很多檔案材料排版不緊湊，有大面積的留白空間，也有些制式表格，并不是每個(gè)單元格都有內(nèi)容可填，厚厚的一本檔案材料，如果把不必要的空間占用都刪除掉，會(huì)有效減少用紙量，整理起來也會(huì)輕松許多。以目前我單位的個(gè)人年度《考核表》為例，該表是制式表格，用來記錄員工個(gè)人一年的工作、學(xué)習(xí)情況，以及年終考核結(jié)果。表中有“管理、后勤服務(wù)工作”“教學(xué)及實(shí)驗(yàn)工作”“科研工作”“論文著（譯）作情況”等幾個(gè)欄目，每個(gè)欄目都預(yù)留有十幾行的空格待填寫。絕大多數(shù)人不會(huì)把這些列表都填滿，因本單位大多數(shù)人不會(huì)同時(shí)做管理、教學(xué)、科研等工作。管理崗位工作人員一般只在“管理、后勤服務(wù)工作”欄的列表里面填寫；教學(xué)崗位工作人員一般在“教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、科研工作”欄的列表里面填寫，有時(shí)會(huì)在“論文著（譯）作情況”欄的列表格里填寫幾行，或在“科研工作”欄里填寫一些，大部分人填寫的內(nèi)容都占不到所有列表版面的一半，白白空在那里占用空間。當(dāng)然，這與制表時(shí)的歷史條件有必然關(guān)系，當(dāng)初都是手工填寫打印好的空表，一張表格需要兼顧各崗位人員不同工作內(nèi)容的填寫需求來設(shè)計(jì)，所以，難免有空白留下來。但現(xiàn)在，在電腦上填寫電子版年度考核表，教職工僅就自己完成的工作填寫信息，刪除不相關(guān)的列表，可以有效節(jié)約空間。

因此，重新設(shè)計(jì)人事檔案材料信息內(nèi)容，合理布局，精簡冗余，節(jié)約紙張，可以切實(shí)減少檔案材料的整理時(shí)間。

3.建立單位內(nèi)部統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)的電子人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)增量檔案信息化

人事檔案具有動(dòng)態(tài)性。人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，反映其德、能、勤、績、廉的歸檔材料逐步增加。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集和歸檔，力求縮短檔案材料與個(gè)人實(shí)際情況的“時(shí)間差”，這就要求人事檔案材料必須打孔裝訂，隨時(shí)補(bǔ)充新材料，即補(bǔ)充增量檔案。其實(shí)，對增量檔案材料的整理、歸檔是日常人事檔案管理工作主要內(nèi)容，也是目前檔案管理工作中最簡單、最耗時(shí)、重復(fù)率高、最低效也最易出錯(cuò)且出錯(cuò)后又最不宜糾正的工作。如果能有效提高增量檔案的整理、歸檔效率，將實(shí)現(xiàn)人事檔案管理飛躍式的進(jìn)步。

在全國統(tǒng)一的電子人事檔案信息系統(tǒng)建成前，在單位內(nèi)部建立統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)的人事檔案信息系統(tǒng)，是較為可行的方式。

首先，需要分析檔案工作特性，對檔案材料分類處理，即把檔案材料分為存量檔案和增量檔案，采取不同的處理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化。存量檔案因其業(yè)已形成，不再有改變，可對其采取檔案數(shù)字化的辦法。對于增量檔案直接信息化，即在其形成前就著手設(shè)計(jì)，先通過系統(tǒng)形成增量干部人事檔案材料的電子文檔，然后打印，生成紙質(zhì)檔案材料，該電子文檔即成為電子人事檔案的雛形。檔案管理人員不必每年對增量零散紙質(zhì)檔案材料逐份整理、歸檔，只需要保存日常人事檔案系統(tǒng)中需歸檔的電子文檔即可，在人員離職轉(zhuǎn)出人事檔案時(shí)，再將此人所有在單位期間形成的電子檔案，按照人事檔案材料整理規(guī)定的順序打印出來，裝訂成冊，就可形成在該單位期間的全部紙質(zhì)檔案材料，這也就是單位人事檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行后產(chǎn)生的所有增量檔案，避免了每年增量歸檔材料收集、整理、歸檔帶來的人工多次重復(fù)勞動(dòng)，提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)信息利用最大化。

以擁有2000多名教職工的高校人事檔案管理部門來說，不說其他零散材料的歸檔，單單就每年每人形成的年度職工《工資晉升表》的歸檔，就需要做如下工作：第一，對2000多張《工資晉升表》打孔，為裝訂檔案成冊準(zhǔn)備；第二，對2000多張表做排序，如按照部門和姓氏排序，以方便查找對應(yīng)檔案盒；第三，為2000多張表找到對應(yīng)檔案的準(zhǔn)確位置、編號(hào)，進(jìn)行數(shù)字化掃描，然后歸入檔案盒里、裝訂、添加目錄。從找位置到添加目錄的系列工作要重復(fù)2000多遍，由此可見，增量檔案信息化的重要性。

三、結(jié)束語

通過建立單位內(nèi)部檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案單位內(nèi)部信息化，隨著時(shí)間的推移，增量檔案的信息化就過渡到了人事檔案全部信息化。

現(xiàn)在電子簽章、電子合同、電子公文已經(jīng)廣泛使用，2021年新修訂的《檔案法》關(guān)于檔案信息化建設(shè)還專門增加了一章內(nèi)容，提出“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”。隨著科學(xué)的發(fā)展，技術(shù)的進(jìn)步，制度的完善，檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，創(chuàng)新思路，勇于面對困難，實(shí)事求是研究問題，積極尋找解決辦法，終究會(huì)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理水平不斷提高。

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（作者單位：內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)）

作者簡介：李豐（1978—），女，漢族，內(nèi)蒙古呼和浩特人，本科，檔案館員，研究方向：人事檔案管理。