趙娟+趙琳杰+郭明+張中興

摘 要：在對我校干部人事檔案中“三齡兩歷一身份”關(guān)鍵信息審核工作中，發(fā)現(xiàn)了檔案材料缺失、檔案信息記載不一致等問題，結(jié)合高職院校特點和本次審核工作體會，提出了改進高職院校干部人事檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理；高職院校；檔案意識

為貫徹落實全面從嚴治黨、從嚴管理監(jiān)督干部要求，中央組織部把整治檔案造假問題列為整治選人用人不正之風的6項重點任務(wù)之一，從2014年10月開始，在全國分三批部署開展了干部人事檔案專項審核工作。按照組織部工作安排，我校于2015年6月至2016年6月期間開展了干部人事檔案專項審核工作，特結(jié)合本次工作經(jīng)驗寫作此文，以期改進高職院校干部人事檔案管理。

1 我校干部人事檔案專項審核發(fā)現(xiàn)問題

1.1 出生時間問題

在本次干部人事檔案專項審核工作中，我們發(fā)現(xiàn)個別教職工人事檔案里出生時間的記載存在不一致問題，多是最早材料《入團志愿書》記載出生時間較早，且為孤表，與其他檔案材料和目前戶籍使用出生時間不一致。按組織部要求，此種情況需提供形成時間早于最早檔案材料的戶籍資料（例如出生證明、戶口簿）、全國第二次人口普查材料，或者從干部近親屬檔案中尋找客觀依據(jù)[1，2]。

但現(xiàn)實問題是：（1）這部分教職工大多出生于我國經(jīng)濟和各項制度較落后的20世紀60年代，尚無出生證明之說；作為我國人口管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)的居民身份證制度始于1985年，在此之前的早期戶籍檔案或者錯誤百出，或者無從查起。（2）我國從1953年起，階段性在全國范圍內(nèi)進行人口普查工作，這些材料多會保存在村委會、鄉(xiāng)鎮(zhèn)派出所、縣市檔案局或統(tǒng)計局，我們對可能留存檔案部門進行了走訪調(diào)查，但經(jīng)歷多年的人事變遷，找到需要材料的幾率微乎其微。（3）我國由農(nóng)業(yè)國發(fā)展而來，出生于20世紀60年代的教職工父母一輩多為農(nóng)民，沒有人事檔案可查，兄弟姐妹檔案中也尚未發(fā)現(xiàn)明確記載。這些現(xiàn)實問題，使原本可以依據(jù)政策改正的出生時間問題變得異常棘手。

1.2 參加工作時間問題

養(yǎng)老保險制度實施后，繳納養(yǎng)老保險時間即被視為參加工作時間，這就明確了參加工作時間的認定。在此之前，參加工作時間的認定主要依據(jù)《定級表》、《招工合同》、《關(guān)于入伍時間的批注》[2]。審核過程中我們發(fā)現(xiàn)，很多教職工認為自己的參加工作時間是來單位報道之日，殊不知，報道后才開始辦理各項入職入編手續(xù)，報上級人事部門審批，這些需要一定的時間，多會造成人事部門審批的參加工作時間與教職工自認為的參加工作時間不一致，此種個人不知情是造成檔案材料記載不一致的主要原因。還有個別教職工發(fā)生工作調(diào)動，因怕麻煩或其他原因未辦理辭職手續(xù)，不轉(zhuǎn)接社保關(guān)系，造成參加工作時間認定不一致。

1.3 職能部門和教職工檔案意識不足

干部人事檔案材料由多個部門產(chǎn)生，有些職能部門缺乏檔案意識和對歸檔內(nèi)容的了解，形成的人事檔案材料未及時歸檔，檔案材料多頭管理造成了干部人事檔案的不完整。不完整的人事檔案，一方面很難全面掌握干部個人信息，另一方面也極易造成檔案材料的缺失。

每年單位會組織教職工普填一些表格，例如年度考核表、獎勵審批表、職稱評審表、干部任免審批表等，這些都是個人人事檔案的重要材料。部分教職工不知道其重要性，填寫馬虎，應(yīng)付了事，經(jīng)常出現(xiàn)錯填漏填情況。本次審核中就發(fā)現(xiàn)部分教職工因進修、產(chǎn)假等原因漏填年度考核表。這些都是職能部門和教職工檔案意識薄弱的表現(xiàn)，會給當事人發(fā)展帶來不必要的麻煩。

2 高職院校干部人事檔案管理建議

2.1 考慮高職院校特點，發(fā)展特色干部人事檔案管理模式

高職院校干部人事檔案工作是干部人事工作的重要組成部分，檔案管理的真正價值在于利用。高職院校干部人事檔案管理應(yīng)區(qū)別于機關(guān)，不應(yīng)過于突出政治性和保密性的一面，而應(yīng)以高職院校發(fā)展為中心，體現(xiàn)高職院校教育和科研兩大主要職能并為其提供服務(wù)，發(fā)展高職院校特色干部人事檔案管理模式[3]。因此，首先，高職院校干部人事檔案應(yīng)側(cè)重于收集教學(xué)資料和科研資料，更多地突出教師現(xiàn)實的、真實的工作業(yè)績和能力。這樣既能為教師個人保存重要教育科研資料，又能為學(xué)校發(fā)展備案留檔，為進一步開發(fā)利用積累材料。其次，提高干部人事檔案材料的時效性和實效性。目前教學(xué)檔案和教學(xué)質(zhì)量優(yōu)秀獎、科研成果和科研成果獎是職稱評審的重要條件之一，我們應(yīng)及時收集歸檔能體現(xiàn)教師教學(xué)效果、科研成果的材料，把握教師發(fā)展動態(tài)，為評價、考核、聘任提供客觀依據(jù)。再次，高職院校非管理崗位工作有其特殊性，建議組織部門區(qū)分管理崗位與非管理崗位，考慮其特點，給予更多支持。

2.2 加強檔案知識宣傳，提高師生對干部人事檔案的重視

由于歷史原因，我國人事檔案在相當長一段時期內(nèi)，政治色彩和神秘感濃重，檔案管理長期處于人們的視野之外，得不到重視。高校既是干部人事檔案材料的產(chǎn)生地，也是干部人事檔案材料的高頻利用者。我們大部分干部人事檔案材料收集與整理便始于大學(xué)時期。我們應(yīng)通過宣講會、信息公開欄、校園網(wǎng)絡(luò)等途徑提高教師的檔案意識，這樣做的好處有三點：首先，只有教師意識到干部人事檔案對個人發(fā)展的重要影響，才會重視個人檔案材料的填報與積累，保證自身干部人事檔案的準確完整。其次，只有教師意識到干部人事檔案的重要性，才會主動向?qū)W生宣傳檔案知識，提高學(xué)生對檔案的認識。學(xué)生了解到檔案在人生發(fā)展中的重要意義后，會更加自律，主動遵守學(xué)校紀律，認真填寫檔案材料并及時上交，以獲得完整良好的個人檔案記錄。最后，一個輔導(dǎo)員通常要兼任多個班級，從入學(xué)到畢業(yè)，往往要負責幾百名學(xué)生檔案材料的收集整理工作，工作量很大，只有加強相關(guān)教師檔案意識，才會使其在工作中加倍重視，才能保證學(xué)生檔案的準確完整。這將從根本上解決潛在的干部人事檔案材料缺失、失實等問題。

2.3 以人為本，推進不涉密干部人事檔案內(nèi)容向個人公開

目前，人事檔案一直沿用封閉式管理，干部個人實行回避制度。過度神秘化人事檔案，不利于人事檔案的有效利用，我們應(yīng)在嚴格控制查閱權(quán)限的前提下，積極推進不涉密檔案內(nèi)容適度向個人公開。干部人事檔案的大部分內(nèi)容，都是當事人自己填寫的，不屬于涉密范疇。此外，組織人事相關(guān)部門的鑒定考核意見，當事人應(yīng)有知情權(quán)，即此部分內(nèi)容對于當事人而言也不屬于保密范圍。第五類政歷材料中的《三齡審核結(jié)論表》是組織人事部門對個人出生時間、參加工作時間的確認，是個人提拔晉升的重要信息，此表認定的信息更應(yīng)與當事人溝通確認，避免個人因不知情造成的誤填，以保證檔案內(nèi)容的一致性。所以，在加強監(jiān)督管理的情況下，推進不涉密干部人事檔案內(nèi)容逐步向個人公開，這是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，更是高等院校以人為本，科學(xué)管理的需要。

總之，高職院校人事檔案管理應(yīng)以高職院校的發(fā)展為中心，更多的突出高職院校教育和科研兩大職能，我們應(yīng)把握中央整治檔案造假問題的機會，積極改進高職院校人事檔案管理方式，提高干部人事檔案的利用效率，發(fā)展高職院校特色干部人事檔案管理之路。

參考文獻

[1]中組部，人事部，公安部.關(guān)于辦理干部退（離）休等手續(xù)時認定出生日期問題的通知[Z].1990-8-30.

[2]省委組織部部務(wù)會研究議定.省管干部人事檔案專項審核問題認定處理意見.2016.

[3]丁琴芬.淺談信息時代高校干部人事檔案管理工作[J].科技信息（學(xué)術(shù)版），2008（27）：154-155.