檔案管理理念創(chuàng)新與網(wǎng)絡(luò)管理模式構(gòu)建在加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的探討

摘 要：新醫(yī)改對檔案管理工作提出了更高要求，傳統(tǒng)檔案管理方式及理念已經(jīng)無法滿足醫(yī)院健康發(fā)展需求，也不適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)療檔案管理需求，管理理念創(chuàng)新及管理模式創(chuàng)新尤為重要。隨著各大醫(yī)院局域網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息化技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢。為了進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，本文從檔案數(shù)據(jù)管理的視角出發(fā)，主要探討創(chuàng)新檔案管理理念的重要性，并基于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀探索創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)管理模式，旨在積極推動醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，確保信息化管理工作有效運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：檔案管理理念；網(wǎng)絡(luò)管理模式；檔案信息化建設(shè)

檔案管理屬于醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其主要職能是為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研、人事管理、醫(yī)保報(bào)銷等提供信息資源。檔案管理工作不僅僅是收集、歸納和保管檔案，保障信息的完整性、準(zhǔn)確性，還需要合理利用檔案信息，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，其管理質(zhì)量直接關(guān)系到醫(yī)護(hù)工作質(zhì)量以及患者切身利益。實(shí)施新醫(yī)改后，給醫(yī)院檔案管理工作帶來了極大挑戰(zhàn)，為了更好地落實(shí)新醫(yī)改的方針政策，醫(yī)院檔案管理需要做到與時(shí)俱進(jìn)。對此，基于信息化技術(shù)不斷向縱深推進(jìn)的現(xiàn)狀，創(chuàng)新檔案管理理念與構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理模式，可以及時(shí)落實(shí)新醫(yī)改方針以及推動醫(yī)院檔案信息化建設(shè)和諧發(fā)展，提高工作效率，從而為保護(hù)患者的切身利益、提升醫(yī)院各方面能力提供保障。

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性

1.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（1）醫(yī)院檔案管理理念落后

目前，大部分醫(yī)院的檔案管理理念仍為粗放式管理，主要采用紙質(zhì)文件歸檔，而對圖片、音頻、影像資料保存歸檔重視程度不夠，導(dǎo)致檔案資料收錄不全，多數(shù)檔案資料無法為醫(yī)院發(fā)展及管理提供借鑒參考價(jià)值。此外，部分管理人員主體意識（尤其在檔案管理責(zé)任意識方面）較弱，存在無法及時(shí)將檔案收錄及歸檔的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案破損、缺失等事件發(fā)生，或存在歸檔保存資料行為不規(guī)范等現(xiàn)象，影響到相關(guān)后續(xù)工作的開展。上述管理理念及誤區(qū)會嚴(yán)重影響到醫(yī)院檔案管理發(fā)展。

（2）醫(yī)院檔案管理機(jī)制不完善

目前，我國醫(yī)院檔案管理機(jī)制尚未標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和個(gè)性化。首先，多數(shù)醫(yī)院檔案管理機(jī)制未細(xì)化，檔案管理部門設(shè)立、管理職能及相關(guān)規(guī)定尚未明確，由不同部門保存檔案，導(dǎo)致檔案信息管理出現(xiàn)零散，同時(shí)，不同部門對于自身管理職能認(rèn)識度不高，無參考依據(jù)。對于檔案的收集、歸納等管理也存在混亂情況，重要數(shù)據(jù)、信息丟失事件頻頻發(fā)生。其次，部分醫(yī)院雖然重視檔案管理，但仍存在模仿、復(fù)制行為，并未契合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際情況，無法做到有的放矢，沒有針對性地加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，檔案管理錯(cuò)誤率較高。

（3）醫(yī)院管理技術(shù)手段更新較慢

現(xiàn)階段，雖然信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，但由于醫(yī)療行業(yè)的特殊性，信息技術(shù)的應(yīng)用受諸多因素的影響，如醫(yī)院未配置足夠軟硬件設(shè)備及技術(shù)人員，沒有信息化建設(shè)條件及環(huán)境，檔案管理人員未進(jìn)行系統(tǒng)性、專業(yè)性培訓(xùn)及教育，出現(xiàn)實(shí)際操作中存在信息亂碼、無法識別、記錄錯(cuò)誤率高等問題，致使信息化技術(shù)應(yīng)用、普及相對緩慢，從而影響到醫(yī)院管理技術(shù)手段的更新速度，降低了醫(yī)院工作效率及服務(wù)質(zhì)量。

（4）管理技術(shù)人員創(chuàng)新性及信息化水平不高

信息化檔案管理屬于新型管理模式，日常檔案管理工作相對煩瑣，且工作量較大，工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)及熟練度訓(xùn)練時(shí)間相對較少。首先，醫(yī)院部分管理人員年齡較大，對于學(xué)習(xí)新型管理技術(shù)主動性有所下降，參與管理技術(shù)手段更新積極性較低，這些因素都對管理工作開展產(chǎn)生了一定影響。其次，醫(yī)院對于檔案管理人員信息化技術(shù)培訓(xùn)尚未規(guī)范，導(dǎo)致管理人員無法通過專業(yè)渠道獲得學(xué)習(xí)信息，自身信息化水平也難以提高，繼而無法有效開展醫(yī)院檔案信息化管理工作。

2.醫(yī)院檔案管理發(fā)展趨勢

檔案管理在醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理中的重要性不言而喻，其工作質(zhì)量直接影響到醫(yī)院精細(xì)化建設(shè)發(fā)展?；谛箩t(yī)改及信息化進(jìn)程的發(fā)展，由智能化操作系統(tǒng)代替人工機(jī)械化、重復(fù)性工作已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。依托于信息化技術(shù)發(fā)展，醫(yī)院檔案管理發(fā)展趨勢主要呈現(xiàn)以下特征：第一，信息歸檔及時(shí)性。結(jié)合信息技術(shù)及軟件手段可以極大提高檔案管理效率，通過院內(nèi)OA系統(tǒng)及時(shí)總結(jié)相關(guān)檔案內(nèi)容，并上傳實(shí)時(shí)歸檔，可以縮短檔案交接及核對等流程時(shí)間；第二，檔案管理載體多樣化。既往檔案多為紙質(zhì)圖片或文件資料，而信息化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案保存形式轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像、視頻、音頻等數(shù)據(jù)儲存載體，更有利于提高檔案信息的真實(shí)性及有效性；第三，管理信息檢索便捷性。實(shí)現(xiàn)檔案室?guī)觳刭Y源電子化，更有利于檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索及利用，避免檔案外借導(dǎo)致無法及時(shí)查閱相關(guān)資料，提高檔案信息的可利用價(jià)值；第四，檔案信息管理安全性。檔案信息對于醫(yī)院管理、患者切身利益有著至關(guān)重要的意義，提高檔案信息管理安全性有利于保護(hù)醫(yī)院及患者雙方權(quán)益。在信息化技術(shù)及手段的助力下，可以備份檔案數(shù)據(jù)，避免檔案信息出現(xiàn)丟失或損壞，避免檔案數(shù)據(jù)的篡改、遺漏，同時(shí)可以設(shè)置防火墻和入侵檢測系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)的防范，避免信息失竊的可能性。

3.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

（1）有利于加強(qiáng)醫(yī)院文化建設(shè)

醫(yī)院檔案資料記載了醫(yī)院發(fā)展的歷史進(jìn)程，也體現(xiàn)出了其文化載體功能。既往紙質(zhì)檔案出現(xiàn)信息丟失或遺漏概率極高，而信息化建設(shè)可以整合所有檔案資料，為醫(yī)院文化建設(shè)提供豐富資料，做到追根溯源及文化傳承。同時(shí)，有利于醫(yī)院從檔案中提取獨(dú)具特色的精華理念，加深員工對于醫(yī)院文化的認(rèn)同感，提高內(nèi)部凝聚力。

（2）提高檔案管理工作效率及合理利用率

信息化建設(shè)過程中可以借助互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案信息整理、搜集和更新效率，可以有效提高工作效率。檔案信息化更容易對數(shù)據(jù)進(jìn)行提煉及總結(jié)，獲得有價(jià)值的資料，提升檔案的合理利用率。

（3）有利于醫(yī)院信息整合及共享

醫(yī)院檔案信息化管理過程中，系統(tǒng)及數(shù)據(jù)處理技術(shù)可以使醫(yī)院各科室及職能部門之間構(gòu)建緊密聯(lián)系，如人事檔案信息和患者治療檔案信息等，均可進(jìn)行橫向?qū)Ρ群涂v向整合。不同部門之間可以通過局域網(wǎng)的信息搜索系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息傳遞，尤其是針對多科室患者治療，可以實(shí)現(xiàn)疾病信息共享，更有利于縮短信息溝通時(shí)間，提高診治效率。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理模式路徑探索

信息化網(wǎng)絡(luò)管理模式是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合檔案信息，實(shí)現(xiàn)長期保存檔案以達(dá)到快速查閱及數(shù)據(jù)分析目標(biāo)。信息化網(wǎng)絡(luò)管理模式在檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛，有利于推動醫(yī)院檔案信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程，其具體路徑如下：

1.創(chuàng)新檔案管理理念

（1）提升檔案管理的價(jià)值觀

對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理層面來說，需要認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)與醫(yī)院整體信息化工程、醫(yī)院未來可持續(xù)發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，從而樹立檔案管理規(guī)范化、制度化的理念。醫(yī)院檔案管理相關(guān)人員需要對檔案管理的重要性及有效性有深入的認(rèn)識，提升檔案管理價(jià)值觀，創(chuàng)新管理思維及知識，加強(qiáng)檔案信息化管理學(xué)習(xí)，包括熟練掌握掃描、數(shù)據(jù)庫建立、信息檢索、信息系統(tǒng)軟件等多種工具運(yùn)用，科學(xué)有效保管、整理信息資源，為臨床科室及患者提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的重要價(jià)值。

（2）樹立檔案管理的動態(tài)觀

動態(tài)觀要求檔案管理人員學(xué)會網(wǎng)絡(luò)管理模式的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)信息整合及管理的高效性及有效性，從傳統(tǒng)紙質(zhì)模式過渡到數(shù)字化模式；摒棄傳統(tǒng)管理觀念，樹立良好檔案管理工作效率及時(shí)間觀念，真實(shí)、完整地記錄電子文件，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔；需要注意檔案信息的時(shí)間價(jià)值，隨著時(shí)間的推移，部分檔案的價(jià)值特征也會越來越弱，因此，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)更新檔案信息，保證檔案信息資源的交流及共享能順利進(jìn)行。

2.構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式

（1）三級檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式

醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)管理應(yīng)分為檔案管理人員、各科室負(fù)責(zé)人、醫(yī)院直接負(fù)責(zé)人三級模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)、制度、保管統(tǒng)一性。檔案管理人員對接及搜集匯總各科室的檔案信息，確保檔案信息準(zhǔn)確錄入；各科室負(fù)責(zé)人通過信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)查閱檔案信息，充分發(fā)揮檔案作用，推動信息化檔案管理發(fā)展；醫(yī)院直接負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)定期開展信息化檔案建設(shè)工程進(jìn)度情況，了解信息化建設(shè)過程中的問題，并提出整改策略。

（2）病歷檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式

病歷檔案網(wǎng)絡(luò)管理中需要連接病案數(shù)據(jù)系統(tǒng)與醫(yī)院信息系統(tǒng)，但由于網(wǎng)絡(luò)管理對于局域網(wǎng)或服務(wù)器的依賴性較大，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)問題，將可能導(dǎo)致病案數(shù)據(jù)永久性丟失，因此，目前醫(yī)院可采用紙質(zhì)病歷結(jié)合電子病歷的“雙軌制”管理模式。由臨床醫(yī)務(wù)人員錄入電子病歷系統(tǒng)，再打印成紙質(zhì)病歷檔案，經(jīng)人工簽字后送往檔案室保存。在實(shí)施“雙軌制”管理模式過程中，需要明確各方管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)高效化檔案分類歸檔。同時(shí)，構(gòu)建醫(yī)院日?；v檔案，記錄每位患者相關(guān)信息于就診卡中，以便整合就診信息，并提高信息獲取的及時(shí)性，縮短診治時(shí)間。

（3）人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式

首先，做好人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。搜集醫(yī)院員工信息，構(gòu)建個(gè)人專項(xiàng)電子檔案，形成專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫，并對平臺內(nèi)部功能及系統(tǒng)進(jìn)行分類，實(shí)現(xiàn)檔案信息分布式存儲，使得人事檔案信息在醫(yī)院內(nèi)部各科室可實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，更有利于為精準(zhǔn)提供人力資源調(diào)配數(shù)據(jù)支持。其次，需要構(gòu)建專門的人事檔案應(yīng)急管理系統(tǒng)。人事檔案在特殊時(shí)期的價(jià)值性極高，如新冠肺炎疫情時(shí)期，使用人事檔案應(yīng)急管理系統(tǒng)可以對醫(yī)務(wù)人員檔案核心信息進(jìn)行提取，并根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域及工作經(jīng)歷進(jìn)行分類，集中優(yōu)勢資源，實(shí)現(xiàn)最大化信息資源匹配，滿足應(yīng)急時(shí)期人力資源精準(zhǔn)調(diào)配需求。

（4）醫(yī)保檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式

網(wǎng)絡(luò)管理模式下，醫(yī)院可開發(fā)醫(yī)保檔案相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)小程序等自助平臺，參保人員可以通過這些工具自主查詢醫(yī)保信息。同時(shí)，醫(yī)院需要設(shè)置專門醫(yī)保檔案室，投入硬件設(shè)備，由檔案信息產(chǎn)生到錄入計(jì)算機(jī)整個(gè)流程均有明確來源，可確保檔案完整性及準(zhǔn)確性，并使該系統(tǒng)與醫(yī)院辦公系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，以便各科室可以快速查閱相關(guān)服務(wù)，為患者提供準(zhǔn)確信息。

3.提高醫(yī)院檔案管理技術(shù)水平

檔案管理信息化建設(shè)與醫(yī)院的檔案管理技術(shù)水平關(guān)系較為密切。要想加速信息化進(jìn)程，需要確保醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)備齊全，如多媒體影像采集設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備、醫(yī)院存儲及錄入系統(tǒng)等，可以為信息化建設(shè)及管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，需要重視信息化建設(shè)過程中的維護(hù)工作，配備防火防盜以及控制溫濕度的設(shè)備及系統(tǒng)維護(hù)人員，避免內(nèi)部信息出現(xiàn)丟失或泄露，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性及穩(wěn)定性。為了提高醫(yī)院在行業(yè)內(nèi)的競爭力，還需要引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，完善檔案管理信息系統(tǒng)，促進(jìn)與第三方企業(yè)溝通合作，緊密連接信息系統(tǒng)及各部門之間的聯(lián)系。

4.提高檔案管理人員信息化水平

在信息化建設(shè)過程中，對于檔案管理人員素質(zhì)及水平也提出了更高要求。個(gè)人層面，需要檔案管理人員提高自身檔案管理業(yè)務(wù)水平及綜合素質(zhì)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高信息化水平及應(yīng)用能力。此外，還需要培養(yǎng)檔案管理人員的終身學(xué)習(xí)意識，根據(jù)信息化進(jìn)程的不斷提高，持續(xù)提高學(xué)習(xí)能力；醫(yī)院層面，需要建立相關(guān)監(jiān)督機(jī)制，如設(shè)置考評及獎懲機(jī)制，有效提高管理人員學(xué)習(xí)積極性，還要規(guī)范信息化技術(shù)培養(yǎng)機(jī)制，要求管理人員能夠掌握信息系統(tǒng)、技術(shù)設(shè)備基本操作，并在檔案管理中熟練應(yīng)用，提高工作效率，為醫(yī)院職工及患者提供服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著新醫(yī)改實(shí)施及信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)療檔案管理也逐漸呈現(xiàn)精細(xì)化、高效化、多元化發(fā)展，為了滿足新時(shí)期醫(yī)療檔案管理需求，推動醫(yī)療檔案管理信息化發(fā)展是有必要的。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，創(chuàng)新檔案管理理念是必要的前提條件，基于新醫(yī)改互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)背景及當(dāng)前醫(yī)療檔案管理發(fā)展特征下，探索檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式可以有效推動醫(yī)院檔案管理信息化順利進(jìn)展，為信息化建設(shè)提供切實(shí)可行的方案，同時(shí)，重視人員信息化水平提高及技術(shù)更新，為信息化建設(shè)提供人力及物力支持。

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（作者單位：鹽城市第一人民醫(yī)院）

基金項(xiàng)目：鹽城市政府社科獎勵基金項(xiàng)目“健康鹽城建設(shè)背景下三甲醫(yī)院醫(yī)療檔案信息共享機(jī)制研究”（18szfskC4）。

作者簡介：郭云（1984—），女，漢族，江蘇鹽城人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。