精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的運用研究

商棗河

摘 要：精細化管理作為一種現(xiàn)代化、科學(xué)化管理理念，在醫(yī)院檔案管理中有著良好的應(yīng)用價值，精細化管理不僅可以提升醫(yī)院檔案的利用率，對促進醫(yī)院規(guī)范化管理也有重要意義。醫(yī)院在應(yīng)用精細化管理的過程中需要了解精細化管理理念及其特點，在實際應(yīng)用中融入精細化管理思想意識，構(gòu)建完善的檔案管理制度，對設(shè)備設(shè)施進行精細化管理，提升管理人員素養(yǎng)，通過精細化管理提升檔案管理的效率，推動醫(yī)院的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：精細化管理；醫(yī)院；檔案管理

醫(yī)院檔案管理涉及人事檔案、財務(wù)檔案、科研檔案等方面，既可以有效儲存檔案資料，也能發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值，幫助醫(yī)院實現(xiàn)更好的發(fā)展。醫(yī)院檔案管理在收集、整理、分類、歸檔、保存和利用方面，需要運用有效的管理策略進行規(guī)劃，精細化管理作為一種優(yōu)質(zhì)的現(xiàn)代化管理理念，在醫(yī)院檔案管理中有著良好的作用，精細化管理通過對管理任務(wù)進行分工，根據(jù)醫(yī)院檔案的特點構(gòu)建更加完善的管理機構(gòu)，應(yīng)用更加科學(xué)的管理模式，進行目標(biāo)分解與細化分析，從細節(jié)入手提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮其價值，提升醫(yī)院的服務(wù)水平，促進醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。

一、精細化管理

1.精細化管理概念分析

精細化管理是一種科學(xué)的管理理念，也是現(xiàn)代管理中比較重要的內(nèi)容，可以結(jié)合分工與服務(wù)質(zhì)量的相關(guān)內(nèi)容進行精細化管控，是建立在常規(guī)管理基礎(chǔ)上將管理引入更深層次、更細節(jié)化的管理。精細化管理是一種有利于減少管理所占資源，降低管理成本的方式，在管理過程中將責(zé)任精細化、明確化，讓管理過程中的人員能夠盡職地盡責(zé)完成工作，并對分工內(nèi)容進行詳細檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并糾正，保證工作質(zhì)量。精細化管理主張在管理中進行細節(jié)化管控，但并不是單純增加工作內(nèi)容，而是一種注重精簡優(yōu)化的科學(xué)管理方式，在精細化管理中需要運用有效的管理技術(shù)來提升管理質(zhì)量，精細化管理關(guān)注對現(xiàn)有問題的分析，通過對服務(wù)質(zhì)量、生產(chǎn)過程等特性進行深入分析，把握好質(zhì)量與效率之間的關(guān)系，以提供高質(zhì)量產(chǎn)品和優(yōu)質(zhì)服務(wù)等為目的，對戰(zhàn)略目標(biāo)進行分解、落實和細化，協(xié)調(diào)各方工作，找準(zhǔn)最薄弱環(huán)節(jié)，分階段完成任務(wù)，提升管理的精細度和可靠性。

2.精細化管理特點

精細化管理是一種精益求精的管理方式，在管理過程中追求高效性、合理性、靈活性和創(chuàng)新性，從而提供更優(yōu)質(zhì)的管理。精細化管理是一種追求高效的管理方式，在管理過程中關(guān)注管理環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)化、精確化，通過精準(zhǔn)可靠的數(shù)據(jù)為后續(xù)的管理工作提供支持，在精細化管理中每一個管理環(huán)節(jié)都需要提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)資料，能夠通過數(shù)據(jù)資料詳細規(guī)劃執(zhí)行細節(jié)，保證決策的科學(xué)性與可操作性，幫助管理者高效率完成決策。精細化管理也關(guān)注管理的科學(xué)與合理性，在管理過程中需要基于現(xiàn)有的工作流程、工作人員進行分析，強調(diào)實事求是，堅持以人為核心，結(jié)合管理中具體問題對管理細節(jié)進行優(yōu)化，最大限度地發(fā)揮人力資源的效能作用。通過精細化管控，讓工作人員的知識與能力得到提升，讓工作人員的積極性和責(zé)任感不斷優(yōu)化，提升工作質(zhì)量。精細化管理是一種靈活性較強的管理方式，其并非一成不變，而是關(guān)注持續(xù)改進與不斷完善，為了能夠?qū)ぷ髁鞒踢M行科學(xué)、有效的改進，在進行精細化管理時需要對每一項流程進行科學(xué)、系統(tǒng)的分析，根據(jù)市場環(huán)境、企業(yè)自身發(fā)展條件等進行靈活調(diào)整，追隨時代發(fā)展腳步對精細化管理進行優(yōu)化與細化，使其能夠更加靈活有效地為企業(yè)發(fā)展提供幫助，創(chuàng)造更多的價值。精細化管理追求創(chuàng)新與進步，主張對現(xiàn)有的管理問題進行分析，運用合理的方式對目前不科學(xué)、不合理的管理內(nèi)容進行優(yōu)化。精細化管理不僅關(guān)注管理內(nèi)容細化，對工作中的小事進行精細化控制，也強調(diào)創(chuàng)新與發(fā)展，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上分析企業(yè)發(fā)展形勢，制定長期戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，并通過精細化管理內(nèi)容的應(yīng)用，對目標(biāo)進行分化與細化，提升工作水平，謀求更高的效益。

3.精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的作用

醫(yī)院的檔案涵蓋內(nèi)容較多，不僅包含醫(yī)院內(nèi)部的人事、財務(wù)等檔案資料，也包括科研、病歷等檔案，檔案規(guī)模比較大，在進行管理時難度也較高。精細化管理的應(yīng)用可以為醫(yī)院檔案管理提供更加優(yōu)質(zhì)的技術(shù)支持，精細化管理作為一種能夠協(xié)調(diào)內(nèi)部體系，對管理流程進行拆分、細化以及規(guī)范的管理方式，使檔案管理工作更加有序展開，提升管理的規(guī)范化水平。醫(yī)院內(nèi)運用精細化管理模式對檔案進行管控，可以聯(lián)系實際制定檔案管理目標(biāo)，并通過精細化管理的目標(biāo)分解細化與落實，讓檔案管理人員具備良好的精細化管理意識與能力，讓檔案的分類、歸檔和調(diào)用更加高效，提高檔案資料的利用率。此外，醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用精細化管理理念，還能夠讓檔案管理與各部門之間形成良好的分工協(xié)作，有利于醫(yī)院的協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，能夠幫助醫(yī)院構(gòu)建更加科學(xué)的管理系統(tǒng)，提升醫(yī)院管理水平。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案管理意識

醫(yī)院檔案管理中管理意識落后是比較常見的情況，醫(yī)院作為醫(yī)療機構(gòu)在業(yè)務(wù)發(fā)展中對醫(yī)療服務(wù)的關(guān)注較高，對檔案管理的重視度不足，很容易影響管理質(zhì)量。醫(yī)院缺乏良好的檔案管理意識不僅容易造成檔案管理效率低下，降低了檔案利用率，對醫(yī)院的長遠發(fā)展也會造成一定影響。在醫(yī)院內(nèi)部檔案管理中，對檔案管理的組織劃分、職責(zé)明確等內(nèi)容缺乏良好的重視，檔案管理觀念落后、意識淡薄，難以對醫(yī)院檔案進行有效管理。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容簡單，在檔案歸檔、調(diào)取方面缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃與統(tǒng)籌，在具體管理過程中檔案的系統(tǒng)整理工作處于被動狀態(tài)，管理人員對檔案價值缺乏應(yīng)有的重視，缺乏檔案管理的主動性，不利于檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展。此外，醫(yī)院落后的檔案管理意識在很大程度上與現(xiàn)代化醫(yī)療發(fā)展不相適應(yīng)，不利于醫(yī)院高效利用各類資源，影響了醫(yī)院的發(fā)展。

2.檔案管理制度

醫(yī)院的檔案管理制度不完善同樣是比較常見的問題，醫(yī)院的業(yè)務(wù)十分繁忙，能夠分配到檔案管理的精力有限，因此，在檔案管理制度規(guī)劃和更新方面有所欠缺，檔案管理工作較為落后。醫(yī)院在檔案管理中缺乏明確的管理制度會影響檔案管理效率，不利于醫(yī)院高效利用檔案資料，醫(yī)院內(nèi)的病歷文書檔案、科技檔案、會計檔案等都需要根據(jù)其所處類別進行專業(yè)化管理，而醫(yī)院內(nèi)檔案管理專職人員責(zé)任劃分、操作規(guī)范等制度內(nèi)容不完善，在很大程度上影響后續(xù)管理工作的進行。由于缺乏良好的檔案管理制度，參與檔案管理的人員無法科學(xué)行使其職能，檔案管理的歸檔、查詢等工作效率低下，開展檔案管理工作時缺乏足夠的經(jīng)驗與能力，不注重聯(lián)系實際，導(dǎo)致管理工作質(zhì)量下降。另外，檔案管理的制度落后，沒有結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)狀以及國家最新法律法規(guī)進行細節(jié)完善，也是其管理中比較關(guān)鍵的問題，需要采取有效措施進行處理。

3.檔案管理設(shè)備設(shè)施

醫(yī)院檔案管理工作需要有良好的設(shè)備設(shè)施條件作為支撐，部分醫(yī)院檔案管理條件較為落后，沒有建立規(guī)范化的檔案庫房，信息化管理系統(tǒng)水平較低，也不利于檔案的高效管理。醫(yī)院內(nèi)各類檔案不僅內(nèi)容繁雜、數(shù)量較多，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求比較高，對檔案管理設(shè)備設(shè)施條件也有一定的要求，而醫(yī)院內(nèi)部由于管理意識淡薄、資金投入不足等因素，設(shè)備設(shè)施條件不充分，影響了管理質(zhì)量。醫(yī)院在引入檔案管理設(shè)備設(shè)施與管理系統(tǒng)時，沒有按照檔案管理的相關(guān)要求建立專業(yè)化檔案庫房，醫(yī)院的檔案管理的信息系統(tǒng)也比較落后，在檔案信息處理中難以實現(xiàn)高效錄入、收集、分類與檢索，影響了檔案管理。檔案管理設(shè)備設(shè)施不足，不僅容易造成檔案歸檔緩慢，調(diào)取效率低下，還可能因為欠缺足夠的安全防護條件，導(dǎo)致檔案資料損壞、丟失或信息泄露，影響醫(yī)院檔案信息的安全。

4.檔案管理人員

醫(yī)院參與檔案管理的工作人員素質(zhì)不高、能力低下是影響管理質(zhì)量的重要因素，而很多醫(yī)院的檔案管理組織不合理，從事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人員、專職人員與兼職人員能力良莠不齊。醫(yī)院對檔案管理工作的重視度影響了其人員選擇，很多醫(yī)院在管理人員規(guī)劃過程中，并不注重專職人員的培養(yǎng)，多數(shù)檔案管理人員為兼職，實際從事管理工作時，管理責(zé)任意識與工作能力有所欠缺，不利于進行高質(zhì)量的檔案管理。專業(yè)化管理人才的缺失為檔案管理帶來了難度，而醫(yī)院在檔案管理時在人才培養(yǎng)與教育方面的匱乏也影響了人才素質(zhì)，很多檔案管理人員并不具備相應(yīng)的工作能力，缺乏先進的信息技術(shù)水平與管理理念，檔案管理工作進展困難。另外，醫(yī)院對檔案管理人員的激勵措施不到位，很多檔案管理人員長期無法晉升，缺乏工作積極性，不利于檔案管理的發(fā)展。

三、精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的運用

1.管理理念精細化

醫(yī)院檔案管理工作中優(yōu)質(zhì)的管理理念可以讓管理工作事半功倍，應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)檔案管理的精細化意識，讓檔案管理人員能夠用更先進的管理理念完成工作，提高效率。醫(yī)院應(yīng)該重視檔案管理相關(guān)理念的更新，積極引入精細化管理理念，通過專題講座與主題活動等方式，號召檔案管理人員積極學(xué)習(xí)精細化管理的理論內(nèi)容，提高對精細化管理的重視程度。讓管理層與普通人員都能充分掌握精細化管理在目標(biāo)分解分解工作細化等方面的技術(shù)，幫助其更好地完成檔案管理工作。將精細化管理理念充分與檔案管理相結(jié)合，從思想上加以重視，號召管理層積極開展專題活動，通過定期的專題會議和學(xué)習(xí)活動，讓醫(yī)院各部門對檔案的精細化管理產(chǎn)生明確認(rèn)知，提升各部門對精細化管理的重視度，使其能夠積極主動地參與檔案管理工作當(dāng)中。

2.管理制度精細化

管理制度的精細化需要融入精細化管理理念，根據(jù)精細化管理的特點和要求，圍繞醫(yī)院檔案的實際情況，細化管理的各項規(guī)章制度。制定精細化管理制度必須要結(jié)合現(xiàn)有情況以及長遠規(guī)劃進行科學(xué)分析，考慮到檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用，確定合理的檔案管理目標(biāo)，以此為基礎(chǔ)進行精細化管理制度的設(shè)計，根據(jù)檔案管理在收集、錄入、分類和統(tǒng)計等方面的要求，對管理制度進行細化設(shè)計，保證管理有序進行。醫(yī)院應(yīng)該重視管理制度的不斷完善與優(yōu)化，根據(jù)檔案管理的要求制定和完善《檔案保管制度》《檔案歸檔制度》《檔案工作保密制度》《檔案利用制度》等內(nèi)容，讓檔案管理人員在工作中有據(jù)可循，能夠更好地完成管理工作。此外，檔案管理制度精細化還應(yīng)該建立完善的獎懲制度，對檔案管理中違規(guī)行為進行懲處，對嚴(yán)格遵循規(guī)章制度維護檔案和利用檔案的人員予以表彰，鼓勵檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，合理運用制度的約束與激勵作用幫助工作人員順利開展管理工作。

3.設(shè)備設(shè)施管理精細化

檔案管理設(shè)備設(shè)施的精細化是有效管理各類檔案文件的基礎(chǔ)條件，醫(yī)院需要對現(xiàn)有的設(shè)備設(shè)施條件進行研究，不斷更新硬件設(shè)備，提高檔案管理水平。醫(yī)院在進行檔案管理的庫房和辦公室結(jié)構(gòu)建設(shè)時，要結(jié)合國家對檔案管理工作的要求，對庫房內(nèi)的防盜、防光、防火、防潮和防高溫等進行設(shè)計，并且在選定庫房時考慮到10～20年的檔案管理要求，合理規(guī)劃庫房規(guī)模。關(guān)注保存檔案的密集架設(shè)計是否科學(xué)，結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有的檔案狀況，保證密集架高度、層數(shù)以及防護等級滿足需求，并且注意在庫房內(nèi)配備遠程監(jiān)控系統(tǒng)與消防安全系統(tǒng)等。引入信息化管理系統(tǒng)，推動醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，詳細分析信息化技術(shù)的特點，結(jié)合信息化管理中常見問題對檔案管理進行優(yōu)化，確保信息化管理體系的科學(xué)性。

4.人員管理精細化

醫(yī)院的檔案管理人員精細化也是其發(fā)展中極為重要的內(nèi)容，醫(yī)院方面應(yīng)該關(guān)注檔案管理人員能力的提升，并通過精細化管理進一步挖掘管理人員潛能，提高工作效率。醫(yī)院檔案管理人員的檔案細化分類、快速檢索以及信息歸檔能力對檔案管理工作至關(guān)重要，在精細化管理理念下應(yīng)該重視人員培養(yǎng)，結(jié)合檔案管理對人員素質(zhì)的要求，對人員進行專業(yè)化培訓(xùn)，提升檔案管理人員在檔案收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計等方面的能力。關(guān)注檔案管理人員管理精細化，還應(yīng)該重視人員組織結(jié)構(gòu)的精細化，結(jié)合檔案管理的要求對工作人員職責(zé)進行明確，確保各級員工能夠按照精細化管理要求完成分內(nèi)的工作。除此以外，人員精細化管理中需要注重激勵措施的合理應(yīng)用，為檔案管理人員提供完整的激勵系統(tǒng)，調(diào)動其參與檔案管理的效率，挖掘檔案管理人員工作潛力，營造良好的檔案管理環(huán)境與氛圍。

四、結(jié)束語

精細化管理為醫(yī)院檔案管理創(chuàng)造了良好的條件，在精細化管理理念下，醫(yī)院檔案管理的流程與內(nèi)容得到了優(yōu)化創(chuàng)新，實現(xiàn)了檔案的高效管理，有利于提升檔案利用效率。而醫(yī)院想要更好地在檔案管理中運用精細化管理，不僅要考慮到精細化管理的應(yīng)用條件，也需要結(jié)合檔案管理的現(xiàn)有問題，對醫(yī)院檔案管理中管理意識、制度和人員進行深入研究，科學(xué)分析當(dāng)前檔案管理的局限與問題，結(jié)合實際對精細化管理內(nèi)容進行規(guī)劃，保證精細化管理順利進行，提升醫(yī)院的檔案管理水平。

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（作者單位：棗莊市婦幼保健院）