基于大數(shù)據(jù)檔案管理工作中的有效路徑思考

朱金剛

摘 要：文章從大數(shù)據(jù)技術(shù)、檔案管理兩個(gè)核心概念切入分析，總結(jié)基于大數(shù)據(jù)下的檔案管理工作優(yōu)勢及存在的不足，回歸實(shí)際重點(diǎn)剖析實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)檔案管理的有效路徑，得出結(jié)論可圍繞以下七點(diǎn)落實(shí)：奠定基礎(chǔ)，明確檔案管理信息化的重要性；安全防護(hù)，構(gòu)建完善檔案安全管理體系；頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源信息共享；優(yōu)化機(jī)制，實(shí)施科學(xué)檔案管理工作模式；創(chuàng)新服務(wù)，建立健全便捷檔案服務(wù)體系；提供保障，加大設(shè)備與資金的投入力度；推動(dòng)建設(shè)，落實(shí)專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)，以期能提供可靠借鑒，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展新格局。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理工作；有效路徑；信息化建設(shè)

檔案是新時(shí)期具備真實(shí)性、完整性和參考性特征的重要記錄，在當(dāng)前社會各個(gè)行業(yè)管理領(lǐng)域占據(jù)著關(guān)鍵性的地位，逐漸成為重要的管理媒介。從宏觀角度分析，檔案管理對國民發(fā)展有著不可替代的作用和意義。結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，檔案管理工作為確保能跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，也要及時(shí)更新當(dāng)前的管理方法。分析當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀可知，仍然存在和大數(shù)據(jù)發(fā)展不相符合的問題，如檔案的安全性無法得以保障、管理人員能力不足等，阻礙著檔案管理工作的開展，繼而影響到發(fā)揮檔案管理的社會服務(wù)價(jià)值，亟須采取措施解決。

一、核心概念界定

1．大數(shù)據(jù)時(shí)代

大數(shù)據(jù)（big data）或稱巨量資料，指資料量規(guī)模巨大到無法透過主流軟件工具在合理時(shí)間內(nèi)擷取、管理、處理和整理的資訊，具備的特點(diǎn)有大量、高速、多樣、低價(jià)值密度與真實(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代最早被麥肯錫公司提出，認(rèn)為數(shù)據(jù)滲透各行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域。大數(shù)據(jù)是IT行業(yè)專業(yè)術(shù)語，學(xué)術(shù)界普遍將大數(shù)據(jù)時(shí)代定義為：對海量數(shù)據(jù)挖掘和運(yùn)用且相關(guān)技術(shù)發(fā)展創(chuàng)新的時(shí)代，其重要性突出。

2.檔案管理

檔案記載了社會發(fā)展的漫長過程，在記錄上體現(xiàn)出客觀性與真實(shí)性特征，性質(zhì)上又具備了對應(yīng)的法律效應(yīng)，是許多單位工作中不可缺少的信息工具。檔案管理（Archives management）屬于檔案學(xué)專有名詞，指檔案館（室）對檔案（實(shí)體、信息）進(jìn)行管理并提供服務(wù)的工作，屬于我國檔案事業(yè)中的基礎(chǔ)內(nèi)容之一。按照檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)來劃分，它又囊括檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等。隨著檔案管理逐漸朝著現(xiàn)代化與信息化的方向發(fā)展，對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)也產(chǎn)生更多影響，而實(shí)施檔案管理的最終目標(biāo)，是能為社會提供專業(yè)性服務(wù)并發(fā)揮其價(jià)值。

二、基于大數(shù)據(jù)檔案管理工作的優(yōu)勢

第一，利于推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。大數(shù)據(jù)下檔案管理模式和實(shí)現(xiàn)路徑上均發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，各項(xiàng)先進(jìn)的技術(shù)成為助推力，無形中加快了檔案管理現(xiàn)代化。例如，檔案信息搜集上，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算等能提高精確性，無論是信息的識別與分類都較于傳統(tǒng)人工模式有著極大優(yōu)勢，讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，最終為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)鋪平了道路。第二，利于檔案資源整合與利用。顯而易見，檔案管理是為了通過整合和利用檔案資源，為當(dāng)前和未來的管理工作提供參考。基于大數(shù)據(jù)下的檔案管理，能突破傳統(tǒng)人工管理的局限，減少滯后性，在較快的時(shí)間內(nèi)提取、識別、過濾、配置與運(yùn)用資源，顯著降低了檔案管理所需的人力和物力成本。在未來通過廣泛運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能讓檔案管理工作更加立體化與多樣化，保障了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

三、基于大數(shù)據(jù)檔案管理工作存在的不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作仍然存在許多亟待解決的問題。其一，認(rèn)識不足，管理模式和理念待更新。從時(shí)代發(fā)展潮流和自身發(fā)展需求看，檔案管理和大數(shù)據(jù)的結(jié)合勢在必行。但當(dāng)前，部分檔案管理工作者的互聯(lián)網(wǎng)意識薄弱，對大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用的認(rèn)識存在誤區(qū)，制約了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。其二，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，投入力度待強(qiáng)化。檔案管理需要有強(qiáng)大的人力、物力和財(cái)力作為支撐，但由于基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)薄弱，條件不足，導(dǎo)致未能更好地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，在未來需加強(qiáng)投入。其三，安全隱患，檔案管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，大數(shù)據(jù)下的電子檔案有著傳輸便捷、內(nèi)容虛擬與儲存方便的特點(diǎn)，但同時(shí)也要面對更多風(fēng)險(xiǎn)。例如，黑客攻擊、電腦病毒和機(jī)器故障等導(dǎo)致檔案丟失、泄露等問題，都必須加以重視，及時(shí)防范。其四，專業(yè)、高水平的檔案管理人才缺失。人才是任何事業(yè)發(fā)展的核心資源，大數(shù)據(jù)下的檔案管理對人才要求嚴(yán)格，人才需要具備扎實(shí)的專業(yè)知識及技能。人才缺乏是制約大數(shù)據(jù)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的根本原因之一。

四、基于大數(shù)據(jù)檔案管理工作的有效路徑

1.奠定基礎(chǔ)，明確檔案管理信息化的重要性

基于大數(shù)據(jù)下的檔案管理工作基礎(chǔ)，就是要明確該工作的重要性，通過宣傳激發(fā)管理意識。對于各企事業(yè)單位而言，檔案是開展活動(dòng)和個(gè)人信息的重要記錄，也是日常工作發(fā)展的見證。檔案管理工作者要加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)和檔案管理的宣傳工作，借助不同機(jī)會來傳播管理知識，提升全員管理意識。例如，在“6·9國際檔案日”時(shí)，通過提前部署、廣泛動(dòng)員，舉辦豐富多彩的主題宣傳活動(dòng)，開辟相應(yīng)專欄。各部門還可懸掛相關(guān)標(biāo)語、發(fā)放宣傳資料、舉辦展覽和座談會，或是利用電視臺、網(wǎng)站、微博和微信公眾號等平臺來宣傳，傳播檔案管理文化知識，營造檔案管理工作氛圍，從而不斷強(qiáng)化人員對于檔案管理的認(rèn)識，重視大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理落實(shí)。以陜西省檔案局部署的宣傳活動(dòng)為例，下發(fā)《與公民相關(guān)常用檔案法律規(guī)定》《小紅的蘭臺奇遇記》宣傳資料，讓更多群眾了解檔案的重要性，檔案和個(gè)人息息相關(guān)。單位要將檔案管理納入年度計(jì)劃，從戰(zhàn)略規(guī)劃的角度出發(fā)，將檔案管理與其他的業(yè)務(wù)活動(dòng)放置在同等重要位置上，同步部署、推廣與評估。

2.安全防護(hù)，構(gòu)建完善的檔案安全管理體系

檔案管理工作中“安全”二字是重要核心，無安全，就無從談及檔案的管理、運(yùn)用與服務(wù)。檔案管理的安全保密防護(hù)，可從物理防護(hù)、人防及技術(shù)防御等層面分析。物理防護(hù)即安全建設(shè)、改善檔案管理?xiàng)l件等，人防則和人員管理、責(zé)任制度有關(guān)，均屬于基礎(chǔ)性防護(hù)手段。技術(shù)防御屬于檔案管理安全的關(guān)鍵手段。首先，要構(gòu)建安全防護(hù)系統(tǒng)，提升保密性。嚴(yán)審進(jìn)入檔案館（室）的檔案資料，安排富有責(zé)任心的專業(yè)技術(shù)人員從源頭上把關(guān)，檢驗(yàn)檔案內(nèi)容和安全等級，尤其是預(yù)防檔案傳輸中的丟失、被泄密等風(fēng)險(xiǎn)問題，確保檔案用戶的個(gè)人隱私不受侵害；其次，要建設(shè)大數(shù)據(jù)存儲備份中心。大數(shù)據(jù)技術(shù)憑借著強(qiáng)大的信息處理與存儲優(yōu)勢被廣泛運(yùn)用，同樣能實(shí)現(xiàn)檔案資源的存儲備份管理。利用先進(jìn)技術(shù)建立備份中心，在保障隱私安全的同時(shí)也能進(jìn)行檔案資源的集中化管理、開發(fā)和運(yùn)用。此外，還應(yīng)重視重要檔案異地異質(zhì)備份管理。借鑒汶川地震中北川檔案館2萬多卷檔案被損毀的教訓(xùn)，要重視異地異質(zhì)備份工作，實(shí)現(xiàn)雙重保障；最后，檔案管理工作者要定期維護(hù)和升級系統(tǒng)，設(shè)置權(quán)限并建立防火墻，條件允許下成立專門的檔案管理檢查組，專門就安全防護(hù)方面檢查督促。

3.頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源信息共享

2021年3月“中國檔案資訊網(wǎng)”新聞中心指出，“多年來全國各地檔案部門積極作為，遵循習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)的‘讓人民群眾共享發(fā)展成果思想，多措并舉推動(dòng)檔案資源共享”。檔案管理要以資源共享為抓手，不斷完善檔案管理建設(shè)。首先，認(rèn)真做好頂層設(shè)計(jì)，提供制度保障。如今，檔案資源共享地域擴(kuò)大，數(shù)據(jù)信息不斷增大，涉及的檔案資源管理程序、規(guī)范都需要國家檔案局設(shè)計(jì)，并出臺權(quán)威法律法規(guī)；其次，充分調(diào)研，提出“一站式”檔案信息資源共享平臺設(shè)計(jì)方案。（1）梳理檔案資源，為平臺架構(gòu)提供橫向參照。明確要納入共享范圍的檔案資源，強(qiáng)化管理，提高共享平臺的有效性和針對性；（2）分析檔案管理流程，提供縱向參照。剖析檔案管理工作不同環(huán)節(jié)，構(gòu)建精簡高效的管理流程模型；（3）統(tǒng)一門戶管理，運(yùn)用統(tǒng)一化的門戶管理技術(shù)、用戶管理、安全審計(jì)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；（4）尋求合作，建立協(xié)同聯(lián)動(dòng)保障機(jī)制。擴(kuò)大檔案資源共享的范圍，構(gòu)建多層次、全方位的合作機(jī)制，努力實(shí)現(xiàn)思想統(tǒng)一、步伐一致。

4.優(yōu)化機(jī)制，實(shí)施科學(xué)檔案管理工作模式

基于大數(shù)據(jù)下的檔案管理工作，要實(shí)施科學(xué)化管理模式，優(yōu)化相關(guān)機(jī)制。首先，優(yōu)化管理機(jī)制。在進(jìn)行檔案的收集、整理及信息提取等過程中，都需要合理整合資源，確保符合檔案管理的實(shí)際需求。整個(gè)過程強(qiáng)化考核，檔案管理工作者要緊扣時(shí)代脈搏，用與時(shí)俱進(jìn)的思想來完善現(xiàn)行管理制度，不斷提升工作者的主觀能動(dòng)性；其次，要采取集中化管理模式。與以往的分散式管理相比，集中式雖然可能增加管理工作的成本，但能最大程度上確保檔案的完整性和真實(shí)性。隨著當(dāng)前各種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)存儲容量擴(kuò)展，均為檔案集中化管理創(chuàng)造出極為有利的條件。同時(shí)，制定詳細(xì)明確的登記流程。該環(huán)節(jié)的實(shí)施不但能避免不同登記流程沖突，還能確保檔案登記規(guī)范化，避免發(fā)生錯(cuò)誤，保障所有檔案資料都能及時(shí)查詢。簡言之，該環(huán)節(jié)要關(guān)注檔案的數(shù)據(jù)收集、保存與查詢，選擇科學(xué)、規(guī)范的方法；最后，要適當(dāng)結(jié)合電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理模式。整合不同管理模式，有效實(shí)現(xiàn)效益整合、優(yōu)化與利用，促進(jìn)檔案管理水平持續(xù)提高。

5.創(chuàng)新服務(wù)，建立健全便捷檔案服務(wù)體系

數(shù)據(jù)本身并無價(jià)值，通過數(shù)據(jù)提供服務(wù)才能發(fā)揮價(jià)值。如何從檔案資源里挖掘價(jià)值，也是當(dāng)前面臨的挑戰(zhàn)。首先，要加速檔案資源開放進(jìn)程。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門要加速檔案資源開放，遵循《政府信息公開條例》要求，優(yōu)化辦事流程，為社會提供豐富信息，打破檔案部門和其他政府部門壁壘，推動(dòng)“智慧城市”建設(shè)；其次，要?jiǎng)?chuàng)新檔案服務(wù)理念。大數(shù)據(jù)下的檔案管理應(yīng)圍繞四種服務(wù)理念來開展工作：（1）人性化服務(wù)。體現(xiàn)“以人為本”思想，傾聽用戶訴求；（2）個(gè)性化服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集、追蹤用戶需求和行為，預(yù)測所需內(nèi)容來服務(wù)；（3）智能化服務(wù)。智能抓取有效信息，指明服務(wù)通道；（4）知識化服務(wù)。指以知識管理理念為導(dǎo)向，以大數(shù)據(jù)為支點(diǎn)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)知識檢索、整合、共享與交流的一體化服務(wù)。（5）要拓展檔案服務(wù)途徑。基于大數(shù)據(jù)下的檔案管理各層面均發(fā)生變化，檔案服務(wù)途徑也明顯有所拓展。為此，要充分運(yùn)用新媒體、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程功能與云服務(wù)手段（云計(jì)算、云存儲）來提供服務(wù)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理實(shí)施的優(yōu)化。

6.提供保障，加大設(shè)備與資金的投入力度

檔案管理中先進(jìn)的設(shè)備是設(shè)施必要的，設(shè)備設(shè)施運(yùn)行的快慢往往決定著工作效率。設(shè)備設(shè)施的老化、落后和功能不齊全均可能影響到檔案管理效率，甚至導(dǎo)致檔案信息丟失，阻礙檔案管理事業(yè)發(fā)展。大數(shù)據(jù)下的檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新、安全和高效，就需要不斷更新硬軟件設(shè)備設(shè)施。（1）配備煙感報(bào)警器、自動(dòng)滅火和智能監(jiān)控系統(tǒng)，強(qiáng)化消防預(yù)警和檔案防盜能力；添置數(shù)字化加工設(shè)備設(shè)施和機(jī)房服務(wù)器，配備指紋門禁，促進(jìn)檔案實(shí)體的安全；（2）更新密集架，擴(kuò)大電子檔案接收容量，安裝防磁柜，配備電腦與除濕機(jī)等；（3）購置大型辦公多功能一體機(jī)、掃描儀和檔案信息管理系統(tǒng)，提高查檔、用檔案效率。另外，要加大資金投入。檔案的保存、分類和數(shù)據(jù)化文件的鑒定和歸檔、數(shù)據(jù)庫維護(hù)和檔案信息錄入等，都需要資金投入。貫徹落實(shí)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，切實(shí)將檔案事業(yè)發(fā)展中所需的經(jīng)費(fèi)納入“制度化軌道”，從而，針對檔案管理中存在的具體困難和問題安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，提供強(qiáng)大保障。

7.推動(dòng)建設(shè)，落實(shí)專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)

為推動(dòng)基于大數(shù)據(jù)下的檔案管理工作建設(shè)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)化發(fā)展，需要從檔案管理人才的角度來切入探索路徑。檔案管理模式日新月異，但卻暴露出人才短缺問題?；诖髷?shù)據(jù)下要切實(shí)提高人才的政治素質(zhì)、專業(yè)知識技能和科學(xué)文化知識。第一，健全人才培養(yǎng)機(jī)制。組建檔案管理人才培養(yǎng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開專題會議，研究人才培養(yǎng)工作，構(gòu)建環(huán)環(huán)相扣的“檔案工作者培養(yǎng)鏈”。營造良好人才培養(yǎng)氛圍，構(gòu)建不同層次的人才梯隊(duì)。第二，注重培訓(xùn)質(zhì)效。圍繞人才培養(yǎng)需求深入調(diào)研，制訂人才培訓(xùn)專題計(jì)劃，開展相關(guān)的知識講堂等，并邀請專家圍繞檔案行政管理、信息化建設(shè)和前沿技術(shù)運(yùn)用等業(yè)務(wù)來進(jìn)行授課，逐步打造出精品課程，全面提升檔案管理人才的綜合素質(zhì)。培訓(xùn)方法可以采取線上、線下補(bǔ)充培訓(xùn)模式，開展上崗培訓(xùn)和遠(yuǎn)程教育，充實(shí)人才的知識儲備。第三，建立激勵(lì)機(jī)制。利用政治激勵(lì)、思想激勵(lì)、生活激勵(lì)和工作激勵(lì)等方式來健全機(jī)制，幫助檔案管理人才克服基于大數(shù)據(jù)下的檔案管理困難，發(fā)揮工作積極性，確立檔案管理事業(yè)發(fā)展奮斗目標(biāo)。

五、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代給社會帶來巨量數(shù)據(jù)資源，而檔案是保存重要信息的資料記錄，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理效率的提高，關(guān)于檔案信息的查詢利用也更加便捷。在大數(shù)據(jù)下優(yōu)化檔案管理對提升檔案管理質(zhì)量、促進(jìn)社會各行業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展都有關(guān)鍵作用。通過本次研究可得出，大數(shù)據(jù)時(shí)代為各行業(yè)領(lǐng)域的檔案管理帶來新的發(fā)展契機(jī)，為促進(jìn)檔案管理事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下可圍繞基礎(chǔ)工作、安全管理、信息共享、模式機(jī)制、服務(wù)體系、物力財(cái)力保障和人才培養(yǎng)等多個(gè)關(guān)鍵詞來探索路徑，確保檔案管理工作成效。

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（作者單位：山東省棗莊市市中區(qū)綜合行政執(zhí)法局）