大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案信息化創(chuàng)新路徑研究

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案信息化面臨著新的機(jī)遇，從模式上來(lái)看，數(shù)字檔案室建設(shè)成為創(chuàng)新的發(fā)展方向；從技術(shù)創(chuàng)新上來(lái)看，需要加快人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用；從服務(wù)對(duì)象上來(lái)看，需要不斷滿(mǎn)足人民群眾日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息的需求；從信息安全上來(lái)講，需要建立人防技防相結(jié)合的信息安全保障體系，以期更好地推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案信息化；創(chuàng)新路徑

隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案管理模式已經(jīng)進(jìn)入數(shù)據(jù)時(shí)代。目前，學(xué)術(shù)界對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)的發(fā)展方向探討已久，但大多數(shù)從資源、技術(shù)、人才等方面進(jìn)行分析，少有從宏觀角度進(jìn)行系統(tǒng)梳理，歸納總結(jié)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向和著力點(diǎn)。本文試從模式轉(zhuǎn)型、技術(shù)革新、服務(wù)方向和安全保障環(huán)節(jié)給予研究，以期提供可參考的樣本。

1 模式層轉(zhuǎn)型：數(shù)字檔案室建設(shè)成為創(chuàng)新的發(fā)展方向

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“《規(guī)劃》”）提出，要“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”，并對(duì)綜合檔案館、機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位等的數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)行部署。數(shù)字檔案室建設(shè)也成為了事業(yè)單位檔案信息化的主發(fā)展方向。

1.1 加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)的重點(diǎn)任務(wù)

電子文件歸檔和電子檔案管理是檔案工作中需要解決的突出問(wèn)題。通過(guò)電子文件的試點(diǎn)地區(qū)的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，檔案信息化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為大勢(shì)所趨。但是許多單位都是因?yàn)閿?shù)字檔案館（室）和電子檔案管理系統(tǒng)的不完善不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致電子文件收集利用工作無(wú)法達(dá)到應(yīng)有的效果。數(shù)字檔案館（室）具有提高檔案管理效率、提升檔案利用水平等功能。新冠疫情期間，數(shù)字檔案館（室）在各機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位遠(yuǎn)程辦公、快速調(diào)閱檔案中發(fā)揮了重要作用。因此，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)既能有效解決檔案工作發(fā)展不充分、不平衡的問(wèn)題，又能使檔案工作與地區(qū)發(fā)展水平相適應(yīng)，與各單位檔案信息需求相適應(yīng)，最終使各地檔案信息化水平與國(guó)家檔案信息化整體水平相適應(yīng)，從而推進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，形成與新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)相適應(yīng)的檔案事業(yè)發(fā)展新局面。

1.2 加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)也是新時(shí)代的要求

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)成為必然要求?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)、數(shù)字中國(guó)、智慧社會(huì)建設(shè)如日方升。電子政務(wù)與電子商務(wù)方興未艾，工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、智能制造業(yè)蓬勃發(fā)展[1]。電子發(fā)票在我國(guó)不斷推廣，信息技術(shù)正在深入人類(lèi)生產(chǎn)生活各個(gè)方面。信息技術(shù)的發(fā)展給檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。《規(guī)劃》指出，“新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)?！蓖ㄟ^(guò)信息化轉(zhuǎn)型，確保電子文件的真實(shí)、可靠、完整和電子檔案的安全管理，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

2 技術(shù)層創(chuàng)新：加快人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

近年來(lái)，人工智能技術(shù)呈井噴式發(fā)展，在諸多領(lǐng)域引發(fā)變革，也成為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的技術(shù)支撐。

2.1 提升檔案數(shù)據(jù)化水平

“數(shù)據(jù)化”是近年來(lái)在檔案行業(yè)被反復(fù)提及的熱門(mén)詞。檔案數(shù)據(jù)化旨在將圖像、聲像等檔案中的內(nèi)容識(shí)別成計(jì)算機(jī)可編輯、處理、分析、檢索的信息。檔案數(shù)據(jù)化工作又可具體分為紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本OCR（光學(xué)字符識(shí)別）、照片檔案數(shù)據(jù)化、錄音檔案數(shù)據(jù)化、錄像檔案數(shù)據(jù)化4種場(chǎng)景。在國(guó)家檔案局大力實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略的背景下，部分部門(mén)在完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)上，紛紛啟動(dòng)了檔案OCR全文識(shí)別工作。國(guó)家檔案局因勢(shì)利導(dǎo)，于2019年12月出臺(tái)《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范》，標(biāo)志著該項(xiàng)工作在檔案行業(yè)已全面啟動(dòng)。基于人工智能技術(shù)的OCR在簡(jiǎn)體印刷文字方面的識(shí)別率已達(dá)98%，為持續(xù)開(kāi)展OCR工作提供了技術(shù)保障。同時(shí)，語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)發(fā)展迅速，基于標(biāo)準(zhǔn)普通話(huà)的語(yǔ)音識(shí)別率已達(dá)97%。人臉識(shí)別技術(shù)也不斷成熟，已廣泛應(yīng)用于安防、金融認(rèn)證等方面。隨著影像技術(shù)的不斷發(fā)展，存儲(chǔ)成本降低，數(shù)字錄音、數(shù)字錄像檔案存量不斷增長(zhǎng)。

2.2 有序推進(jìn)分類(lèi)與劃控工作

歸檔分類(lèi)和劃控鑒定是兩種工作場(chǎng)景，但從技術(shù)角度來(lái)看，有相同之處。分類(lèi)與賦予保管期限工作一直是檔案管理領(lǐng)域的基礎(chǔ)性工作，但由于重視程度不夠、專(zhuān)業(yè)人員匱乏等原因，該工作一直是部分基層檔案部門(mén)面臨的比較棘手的問(wèn)題。通過(guò)人工智能技術(shù)輔助缺乏經(jīng)驗(yàn)的檔案管理工作人員開(kāi)展歸檔分類(lèi)工作，可解決基層檔案部門(mén)的難點(diǎn)問(wèn)題，提高歸檔效率與準(zhǔn)確性，具有一定的實(shí)用價(jià)值。劃控鑒定工作難度大、風(fēng)險(xiǎn)高、責(zé)任大，且相關(guān)專(zhuān)家人數(shù)少，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在一定程度上阻礙了檔案的開(kāi)放工作。當(dāng)前，已有檔案部門(mén)率先開(kāi)展基于人工智能技術(shù)的研究與應(yīng)用工作，如中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)江蘇有限公司基于TextCNN（利用卷積神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)對(duì)文本進(jìn)行分類(lèi)的算法）人工智能算法開(kāi)展檔案保管期限鑒定工作。

2.3 推進(jìn)檔案影像修復(fù)著色工作

在中華人民共和國(guó)成立70周年之際，中央檔案館公布了迄今關(guān)于開(kāi)國(guó)大典時(shí)間最長(zhǎng)、內(nèi)容最完整的彩色錄像檔案，在網(wǎng)絡(luò)上引起了巨大轟動(dòng)。該彩色錄像檔案被各大媒體轉(zhuǎn)載報(bào)道，僅24小時(shí)瀏覽量就達(dá)到3.2億次。同期上映的電影《決戰(zhàn)時(shí)刻》斥巨資將開(kāi)國(guó)大典黑白影像修復(fù)為4K彩色影像，也同樣引起了較大的社會(huì)反響。雖然修復(fù)著色后的檔案影像在一定程度上改變了其原貌，甚至無(wú)法再將其作為檔案，但是在信息時(shí)代下，清晰彩色的歷史影像不僅能增強(qiáng)人們對(duì)歷史的好奇心和興趣，激發(fā)人們的民族自豪感，還能充分發(fā)揮檔案在愛(ài)國(guó)主義宣傳、教育等方面的作用。因此，檔案影像修復(fù)著色工作具有一定的社會(huì)效益。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以將檔案影像修復(fù)技術(shù)應(yīng)用于工作實(shí)踐，對(duì)單位重大活動(dòng)的影響資料進(jìn)行修護(hù)著色，有利于提升檔案工作的魅力。

2.4 智能安防工作

當(dāng)前，智能安防技術(shù)已發(fā)展得十分成熟，從2005年開(kāi)始啟動(dòng)的平安城市建設(shè)，到2011年啟動(dòng)的智慧城市建設(shè)，以及天網(wǎng)工程、“雪亮工程”等安防重點(diǎn)項(xiàng)目處處可見(jiàn)人工智能技術(shù)的影子。作為數(shù)字檔案館的一部分，許多檔案部門(mén)已將智能安防系統(tǒng)納入規(guī)劃、建設(shè)內(nèi)容之中。當(dāng)前，先進(jìn)的智能安防系統(tǒng)多采用集人臉識(shí)別、步態(tài)識(shí)別、人體特征識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別等于一體的多模態(tài)識(shí)別技術(shù)，進(jìn)一步提高了智能安防系統(tǒng)的安全等級(jí)，為檔案安防工作提供了更好的技術(shù)保障。

3 服務(wù)層建構(gòu)：滿(mǎn)足人民群眾日益增長(zhǎng)的檔案信息需求

進(jìn)入新時(shí)代，我國(guó)社會(huì)主要矛盾轉(zhuǎn)化為人民日益增長(zhǎng)的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾，不斷滿(mǎn)足人民群眾日益增長(zhǎng)的檔案信息需求也逐步成為檔案工作的根本出發(fā)點(diǎn) [2] 。

3.1 堅(jiān)持需求導(dǎo)向，基礎(chǔ)建設(shè)不放松

以滿(mǎn)足群眾利用需求為目標(biāo)，將接收、征集和接受寄存相結(jié)合，主動(dòng)、全面收集各種門(mén)類(lèi)和載體檔案尤其是民生類(lèi)檔案，進(jìn)一步豐富館藏內(nèi)容、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，為群眾提供更加豐富、充實(shí)的檔案信息資源。以數(shù)字檔案館發(fā)展為契機(jī)，以信息技術(shù)為依托，提升檔案信息管理軟硬件配置，深入優(yōu)化檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷提高檔案信息化管理水平，為群眾提供更加多樣、便捷、全面、精準(zhǔn)、高效的利用服務(wù)。修訂完善檔案利用制度和流程，不斷提升工作人員業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)，配備必要的便民設(shè)施設(shè)備，優(yōu)化調(diào)整服務(wù)大廳功能分區(qū)，為群眾提供更加溫馨、滿(mǎn)意的利用環(huán)境和體驗(yàn)。

3.2 推行預(yù)約服務(wù)，查檔群眾不“跑空”

在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)和門(mén)戶(hù)網(wǎng)站公布預(yù)約查檔注意事項(xiàng)，推行預(yù)約查檔服務(wù)。凡需查檔人員，可通過(guò)電話(huà)、郵件、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等形式向單位提出預(yù)約查檔申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的和內(nèi)容。工作人員接到申請(qǐng)后即開(kāi)展信息檢索，確認(rèn)有無(wú)相關(guān)檔案、是否可以利用，并將檢索結(jié)果主動(dòng)告知申請(qǐng)人。如所需檔案符合利用規(guī)定，則詳細(xì)說(shuō)明查檔流程，并提前做好調(diào)卷、復(fù)制、簽章等工作，申請(qǐng)人可根據(jù)預(yù)約時(shí)間前來(lái)領(lǐng)取。實(shí)行預(yù)約查檔服務(wù)，切實(shí)幫助申請(qǐng)人避免了空跑路、多跑路、等待久的問(wèn)題，降低了申請(qǐng)人的時(shí)間和出行成本。

3.3 進(jìn)行“換位”思考，查閱內(nèi)容不遺漏

強(qiáng)化窗口工作人員服務(wù)意識(shí)，引導(dǎo)其換位思考，設(shè)身處地理解查檔群眾所需所盼和利益訴求，真正做到熱情接待、認(rèn)真查找、耐心解釋、周到服務(wù)。在群眾所提供的檔案信息不全、有誤或模糊時(shí)，幫助分析檔案的形成時(shí)間、責(zé)任主體、關(guān)鍵詞等要素，排除錯(cuò)誤信息、捋清邏輯關(guān)系，面向所有全宗和檔案類(lèi)型查找，在相關(guān)檔案中逐卷、逐件排查，確保如在庫(kù)必查到，避免錯(cuò)查、漏查；如確認(rèn)群眾所查檔案不在館內(nèi)，則幫助分析檔案可能保管之處，必要時(shí)幫助群眾詢(xún)問(wèn)有關(guān)部門(mén)或其他檔案館，盡可能讓群眾少跑路、有結(jié)果。

3.4 共享檔案資源，異地查檔不受阻

借助數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)、政務(wù)服務(wù)網(wǎng)，逐步完善門(mén)戶(hù)網(wǎng)站數(shù)字檔案利用功能，簽訂數(shù)字檔案資源共享協(xié)議，著力構(gòu)建檔案遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)體系。通過(guò)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)，及時(shí)辦理各地群眾在線提交的查檔申請(qǐng)，通過(guò)數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)，向群眾提供查閱利用服務(wù)。檔案利用突破空間限制，更加人性、便捷、高效。

4 安全層保障：建立人防技防相結(jié)合的信息安全保障體系

4.1 著眼于事業(yè)發(fā)展，持續(xù)把好人員關(guān)

檔案工作具有政治性、保密性、專(zhuān)業(yè)性，檔案工作人員必須政治上可靠、能力上過(guò)硬、業(yè)務(wù)上熟練，要本著對(duì)黨和國(guó)家、對(duì)檔案事業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度選好用好人員。一是在選拔上堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)。要把政治能力強(qiáng)、工作標(biāo)準(zhǔn)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)作為選拔標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持德才兼?zhèn)?，打造一支?jīng)得起時(shí)代檢驗(yàn)的檔案干部隊(duì)伍。二是真心幫助關(guān)心檔案人員。檔案工作是默默無(wú)聞的事業(yè)，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要時(shí)刻把握檔案人員的思想動(dòng)態(tài)、工作情況、生活狀況，及時(shí)了解他們的愿望和呼聲，做到工作上支持、生活上關(guān)心，幫助他們解決實(shí)際困難，激發(fā)其工作熱情和責(zé)任感，更好地投入到檔案工作中去。三是科學(xué)管理好檔案人員。要持續(xù)加強(qiáng)經(jīng)常性教育，尤其是政治教育、保密教育，正確處理集體利益和個(gè)人利益的關(guān)系，自覺(jué)弘揚(yáng)正能量。要加強(qiáng)紀(jì)律建設(shè)，自覺(jué)守好底線，打造一支經(jīng)得起檢驗(yàn)的檔案保密隊(duì)伍。

4.2 加強(qiáng)教育引導(dǎo)，筑牢檔案保密的思想長(zhǎng)城

近年來(lái)，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)生了檔案的失竊密事件，有的直接損害了人民群眾的切身利益和黨委政府的形象，教訓(xùn)十分慘重。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要著力把思想防線建設(shè)擺在突出位置。一是持續(xù)加強(qiáng)保密知識(shí)教育。要把檔案法、保密法列入繼續(xù)教育必修課程，常學(xué)常新，教育引導(dǎo)檔案人員底線在哪里、紅線是什么，解決不敢泄密的問(wèn)題。二是加強(qiáng)保密能力建設(shè)，目前，隨著大數(shù)據(jù)等技術(shù)的強(qiáng)力推進(jìn)，對(duì)檔案安全保密工作的技術(shù)要求越來(lái)越高，作為新時(shí)代的檔案工作者，必須具備一定的信息化防御技術(shù)。事業(yè)單位要把信息技術(shù)課程列入機(jī)關(guān)講堂的重要內(nèi)容，培養(yǎng)全單位人員的信息化防御技能，解決技術(shù)上的“卡脖子”問(wèn)題。三是加強(qiáng)保密意識(shí)的教育。以近年來(lái)的反面典型為教材，定期開(kāi)展保密警示教育活動(dòng)，或者深入廉政教育基地，使檔案人員時(shí)刻保持思想上的清醒。

4.3 優(yōu)化安全保密舉措，徹底消除安全漏洞

伴隨著信息化系統(tǒng)的使用，檔案管理牽扯的部門(mén)和流程增多，加強(qiáng)保密管控的環(huán)節(jié)也相應(yīng)增加。要常態(tài)化地開(kāi)展防范工作，把隱患消滅在萌芽狀態(tài)。一是完善檔案安全設(shè)施配備。要加強(qiáng)對(duì)信息化軟硬件安全設(shè)備的升級(jí)改造，著力加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)、防火墻、殺毒系統(tǒng)、防水墻、身份識(shí)別系統(tǒng)的提升強(qiáng)化，建立從上到下、從點(diǎn)到面的安全防護(hù)備份系統(tǒng)。要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)隔離的技術(shù)改造，實(shí)行三網(wǎng)隔離，主要是局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、外網(wǎng)之間實(shí)行系統(tǒng)隔離，避免產(chǎn)生漏洞，政務(wù)網(wǎng)與因特網(wǎng)之間實(shí)行邏輯隔離。在局域網(wǎng)加強(qiáng)安全系統(tǒng)防護(hù)，比如身份識(shí)別、防水墻等，確保檔案保密信息和外網(wǎng)完全隔離，在技術(shù)層面全面夯實(shí)信息安全的基礎(chǔ)。二是優(yōu)化安全管理制度。主要是加強(qiáng)設(shè)備管理、操作人員、數(shù)據(jù)分析、管理權(quán)限、應(yīng)急保障等方面，在檔案的產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、利用等各環(huán)節(jié)，都嚴(yán)格落實(shí)安全保密管理規(guī)定。其中，檔案信息系統(tǒng)落實(shí)“三員”管理，檔案管理員、系統(tǒng)維護(hù)員、安全監(jiān)督員各司其職；數(shù)字檔案館核心網(wǎng)絡(luò)實(shí)行實(shí)名準(zhǔn)入制度[3]，所有的人員、終端、設(shè)備進(jìn)入系統(tǒng)必須得到授權(quán)；紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目嚴(yán)格落實(shí)安全管理制度，并接受第三方的監(jiān)督檢查。三是加強(qiáng)日常監(jiān)管，確保各項(xiàng)措施落實(shí)到位。安排專(zhuān)人定期巡檢機(jī)房和設(shè)備，發(fā)現(xiàn)故障和問(wèn)題及時(shí)解決。對(duì)所有館藏檔案數(shù)據(jù)采用在線和離線的方式進(jìn)行多套備份，定期開(kāi)展一次應(yīng)急演練，模擬各種網(wǎng)絡(luò)和信息安全突發(fā)情況。在重要節(jié)日、重大活動(dòng)前后，安排人員進(jìn)行24小時(shí)網(wǎng)絡(luò)安全值班，防止和及時(shí)處置網(wǎng)絡(luò)安全事故。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣術(shù).企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀·問(wèn)題·對(duì)策[J].檔案天地，2021（05）：10.

[2]王善柏.建設(shè)滿(mǎn)足人民群眾利用需求的數(shù)字檔案館[N].中國(guó)檔案報(bào)，2020（07）：23.

[3]顧岱鷗.浙江舟山市檔案館 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)與信息安全筑牢檔案安全防線[N].中國(guó)檔案報(bào)，2021（08）：02.

作者簡(jiǎn)介：劉海旭（1985— ），山東省衛(wèi)生健康委員會(huì)醫(yī)療管理服務(wù)中心館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。