大數(shù)據(jù)時(shí)代，行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)分析

鐘莉芬

摘 要：近些年來，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，推動(dòng)檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展。行政審批工作是政府部門的重要工作內(nèi)容之一，為了能夠更好地提升行政審批效率，優(yōu)化審批方式與流程，以大數(shù)據(jù)信息技術(shù)為基礎(chǔ)來構(gòu)建科學(xué)、高效的行政審批檔案管理信息系統(tǒng)，能夠有效提升行政機(jī)關(guān)的檔案管理效率與水平。因此，本文主要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的行政審批檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)策略與方法展開深入研究，旨在構(gòu)建信息化、現(xiàn)代化與智能化的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理流程更加高效化和管理思路更加先進(jìn)化，簡(jiǎn)化工作流程，提升工作效率。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；行政審批檔案；管理信息系統(tǒng)；建設(shè)方式

隨著政府部門機(jī)構(gòu)調(diào)整，行政審批局的成立，改變以往窗口集中收件、各職能部門分別審批的現(xiàn)狀，其形成的審批檔案也由各職能部門分別保管變成由政務(wù)服務(wù)中心集中保管，因形成的行政審批檔案名目繁多，數(shù)量大，給行政審批檔案的管理提出新的要求。行政審批檔案是我國(guó)各級(jí)政府機(jī)關(guān)在公共服務(wù)、行政許可和行政處罰等日常工作中專門性的檔案資料，其具有較強(qiáng)的專業(yè)性與行業(yè)性。行政審批檔案與人們的日常生活息息相關(guān)，且具有很高的參考與利用價(jià)值，在公序良俗維持方面發(fā)揮著重要作用。與此同時(shí)，行政審批檔案的專業(yè)性很強(qiáng)，與公眾的權(quán)利也有著密切的關(guān)系，如在房屋確權(quán)、行政執(zhí)法過程中利用行政審批檔案，能夠?yàn)榻鉀Q矛盾提供有效的依據(jù)，對(duì)于企事業(yè)單位以及個(gè)人合法權(quán)益的維護(hù)也非常有利。在檔案管理過程中，由于行政審批的事項(xiàng)非常多，行政審批檔案的數(shù)量也非常多，如果沒有良好的方式或者媒介來優(yōu)化檔案管理工作流程，就會(huì)大大增加檔案管理工作壓力，影響行政審批檔案管理的整體效率與水平。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代與背景下，重視信息科技的合理應(yīng)用，不斷構(gòu)建更加信息化、智能化的行政審批檔案管理信息系統(tǒng)顯得尤為重要。

一、行政審批檔案管理的概述

1.行政審批檔案的概念

所謂行政審批檔案，主要指的是我國(guó)行政審批部門在各項(xiàng)行政許可工作過程中保存下來非常有價(jià)值的紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)、聲像、圖表和載體等原始記錄，其能夠?qū)π姓徟恼麄€(gè)過程進(jìn)行真實(shí)、客觀和全面的反映，具有很強(qiáng)的參考性、追隨性與不可替代性。行政審批檔案也是國(guó)家檔案管理中的重要內(nèi)容與組成部分，其與企業(yè)、公民個(gè)人以及其他組織的切身利益密切相關(guān)。

2.行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的重要性分析

行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)主要指的是運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等對(duì)行政審批的電子審批檔案、紙質(zhì)檔案等進(jìn)行全面管理。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的各類信息系統(tǒng)得以有效開發(fā)和利用。在行政審批檔案管理方面，重視對(duì)行政檔案管理信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)審批流程得到更好簡(jiǎn)化，對(duì)于規(guī)范審批行為、集中審批事項(xiàng)、簡(jiǎn)政放權(quán)以及提升政府服務(wù)管理水平非常重要。通過建設(shè)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)，能夠更好地轉(zhuǎn)變行政審批檔案管理模式，進(jìn)而有效地滿足廣大用戶共享信息的需求，促進(jìn)政府各級(jí)行政部門的檔案管理工作更加高效和快捷。例如，當(dāng)今在行政審批環(huán)節(jié)中應(yīng)用“一網(wǎng)通辦”的信息化管理方式，大大簡(jiǎn)化行政審批流程，為廣大企業(yè)和個(gè)人節(jié)約辦事成本和時(shí)間。隨著信息時(shí)代不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用愈發(fā)普遍，強(qiáng)化行政審批檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然和趨勢(shì)，是簡(jiǎn)化繁雜行政審批檔案的重要途徑。同時(shí)，對(duì)于提升行政審批檔案信息化水平和共享效率更為有利。

二、行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的局限性分析

1.缺乏先進(jìn)的信息系統(tǒng)建設(shè)理念

在建設(shè)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)過程中，審批檔案管理思路上一味沿用傳統(tǒng)的理念與思維，信息管理系統(tǒng)建設(shè)就會(huì)缺乏一定的時(shí)代性與先進(jìn)性，在系統(tǒng)建設(shè)的思路與方案上就會(huì)缺乏創(chuàng)新性和全面性，這會(huì)直接影響行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的效率與質(zhì)量。目前，在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)持續(xù)變革與發(fā)展的背景下，建設(shè)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)就必須要不斷解放思想和與時(shí)俱進(jìn)，隨著時(shí)代發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步而不斷做出調(diào)整和改變。

2.信息系統(tǒng)缺乏全面規(guī)劃與建設(shè)

目前，我國(guó)各省份的行政審批工作在市內(nèi)基本實(shí)現(xiàn)內(nèi)政服務(wù)的整合，也逐步實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)行政審批網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)與使用，使得自助終端、移動(dòng)客戶端、網(wǎng)上平臺(tái)與實(shí)體大廳之間逐漸進(jìn)行有效銜接與結(jié)合，逐漸打造出虛實(shí)一體和線上線下相結(jié)合的政務(wù)審批平臺(tái)。在實(shí)現(xiàn)上述功能和服務(wù)基礎(chǔ)上需要建立統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)庫(kù)，而該數(shù)據(jù)庫(kù)必須具備一體化的功能。因此，在建設(shè)和使用信息系統(tǒng)過程中就要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，全面規(guī)劃與建設(shè)系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，使得行政審批數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)完整性。在行政審批檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的整個(gè)過程中，對(duì)于檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、分析、管理、共享及其安全等功能要進(jìn)行全面規(guī)劃，由于行政審批的環(huán)節(jié)較多，也會(huì)涉及大量的電子檔案和紙質(zhì)檔案，如果缺乏統(tǒng)一化和流程化的行政審批系統(tǒng)，使得行政審批各項(xiàng)職能與檔案管理職能分別管理，勢(shì)必會(huì)影響檔案管理的工作效率，還容易導(dǎo)致行政審批檔案管理出現(xiàn)混亂、遺漏或者丟失的問題，大大增加檔案管理工作人員的工作量。因此，在建設(shè)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，重視對(duì)信息系統(tǒng)的全面規(guī)劃與建設(shè)非常必要。

3.行政審批檔案管理制度有待完善與健全

由于行政審批檔案種類多樣和數(shù)量繁多，在管理上要想做到分類管理，必須要有一個(gè)明確且健全的管理制度與流程來規(guī)范與管理。目前，很多行政管理部門在整理、歸檔、利用與保管行政審批檔案方面缺乏健全和完善的檔案管理制度，也缺乏統(tǒng)一、科學(xué)的指導(dǎo)，尤其是在電子信息檔案管理方面缺乏全面的規(guī)劃與技術(shù)性的指導(dǎo)，使得一部分電子檔案在歸檔與利用環(huán)節(jié)存在問題，這會(huì)直接影響行政管理部門的工作效率與工作品質(zhì)。例如，紙質(zhì)檔案和電子檔案管理細(xì)則的制定，檔案管理信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)共享的范圍和職能，電子檔案類別分類、排序以及保管期限等，都需要在建設(shè)檔案管理信息化過程中進(jìn)行完善和解決。與此同時(shí)，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理信息化是發(fā)展的必然趨勢(shì)。但是，我國(guó)政府部門也要不斷解放思想和與時(shí)俱進(jìn)，在行政審批檔案的管理思路上做出轉(zhuǎn)變，并重視檔案信息化的建設(shè)工作，從管理制度與流程上進(jìn)行完善和健全，給予檔案信息化建設(shè)最大化的制度保障，從制度上支撐與指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)、管理與使用工作。

4.信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏全面性

行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的工作，其不僅涉及行政檔案管理部門，還涉及政府行政管理的各個(gè)部門，檔案信息化建設(shè)需要結(jié)合各個(gè)職能部門的實(shí)際工作需要，既要做好檔案信息化歸檔和管理工作，又要實(shí)現(xiàn)檔案共享與快捷應(yīng)用的職能，檔案信息化建設(shè)工作不是一項(xiàng)“單打獨(dú)斗”的工作，其建設(shè)思路就不能只局限在檔案信息管理上，而是需要各部門參與進(jìn)來，積極建言獻(xiàn)策，并符合我國(guó)檔案管理相關(guān)辦法與規(guī)則。目前，在建設(shè)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)建設(shè)人員缺乏對(duì)其他部門工作職能的探索，也沒有對(duì)相關(guān)工作人員的需求信息進(jìn)行挖掘、收集、分析與掌握，在系統(tǒng)開發(fā)與建設(shè)方面就容易存在“信息孤島”的問題，導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)缺乏全面性，最終容易導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)難以順利投入使用。如果后期經(jīng)過反復(fù)調(diào)整與修改，就會(huì)大大增加系統(tǒng)建設(shè)與開發(fā)的成本和風(fēng)險(xiǎn)，影響檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的進(jìn)度與品質(zhì)。除此之外，一部分行政審批檔案具有保密性，在信息安全管理方面也要給予充分和必要的重視。因此，在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，既要考慮其自身功能、作用的發(fā)揮，又要注重信息管理的安全性。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的方略探究

目前，在信息科技不斷發(fā)展下，大數(shù)據(jù)技術(shù)也在不斷發(fā)展與變革。在行政審批檔案管理過程中，由于檔案管理的體量較大、內(nèi)容與種類繁多，依靠傳統(tǒng)、單一的紙質(zhì)檔案管理會(huì)缺乏檔案管理的效率性、便捷性、共享性與時(shí)代性。因此，加強(qiáng)審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際現(xiàn)狀與局限，不斷提出整改方案與計(jì)劃，促進(jìn)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)效率與品質(zhì)大幅提升。

1.轉(zhuǎn)變思路、健全規(guī)劃

在建設(shè)信息化的行政審批檔案管理系統(tǒng)時(shí)，政府部門在設(shè)計(jì)與規(guī)劃?rùn)n案管理信息系統(tǒng)時(shí)，必須要不斷轉(zhuǎn)變思路、解放思想和與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展特征，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)信息的共享與使用。積極借鑒先進(jìn)的信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)實(shí)例，結(jié)合政府行政審批部門的工作職能與流程，不斷構(gòu)建更加綜合和全面的檔案管理信息系統(tǒng)，從思路規(guī)劃上先做好系統(tǒng)建設(shè)的引導(dǎo)工作，為檔案管理信息化建設(shè)做好思想鋪墊。與此同時(shí)，在規(guī)劃行政審批檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)流程時(shí)，要做到檔案管理信息技術(shù)、規(guī)范要保持一致與統(tǒng)一，對(duì)各類行政審批系統(tǒng)進(jìn)行整合，分析其檔案的類型，按照類型和時(shí)間等進(jìn)行信息化歸檔。同時(shí)，為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的科學(xué)歸檔與便捷化使用，對(duì)于各級(jí)審批部門的檔案信息要做好分區(qū)整理，通過電子印章和電子簽名等多數(shù)據(jù)平臺(tái)的整合與利用，打造一體化的檔案信息管理系統(tǒng)。一方面，便于行政審批職能的發(fā)揮，另一方面，便于行政檔案的規(guī)范化管理，使得行政審批檔案管理的有效性、規(guī)范性、真實(shí)性和完整性得以有效保障。而在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，檔案信息的收集、整理、歸檔和使用等模塊的設(shè)計(jì)與規(guī)劃是不可或缺的，信息系統(tǒng)規(guī)劃人員要綜合考慮各部門及人員的職能和崗位職責(zé)，再進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)規(guī)劃與合理建設(shè)，提升檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的效率。

2.健全和完善檔案管理機(jī)制與流程

正所謂“不規(guī)矩不成方圓”。在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，如果沒有健全的管理制度與流程，檔案信息系統(tǒng)開發(fā)與建設(shè)工作很難保質(zhì)保量地完成。因此，政府行政部門要重視檔案管理機(jī)制與流程的健全與完善，在科學(xué)規(guī)劃與設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，不斷優(yōu)化檔案建設(shè)的工作內(nèi)容與環(huán)節(jié)。由于行政審批檔案所涉及的部門較多、內(nèi)容較多和數(shù)據(jù)量較大，為了能夠保障信息完整性、數(shù)據(jù)的共享性以及檔案的安全性，在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，要與多部門工作人員結(jié)合，從程序的開發(fā)與系統(tǒng)建設(shè)上統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范與指導(dǎo)，使得各部門和各級(jí)別的行政審批工作能夠在統(tǒng)一和規(guī)范化的平臺(tái)中進(jìn)行，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)行政審批檔案信息的歸集與整理，按照行政審批檔案的類別和時(shí)間等進(jìn)行自動(dòng)化歸檔，便于后期使用者的使用。不得不說，檔案的安全管理也是管理信息系統(tǒng)需要考慮的重要環(huán)節(jié)，從制度上做好檔案的使用管理規(guī)定，從系統(tǒng)建設(shè)上應(yīng)用加密技術(shù)與備份技術(shù)，使得檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)更為全面和科學(xué)，提升行政審批檔案管理效率，為行政審批檔案的高效利用提供更多便利。

3.重視信息化檔案管理人才的培養(yǎng)

由于信息化檔案管理工作具備一定的專業(yè)性與靈活性，在建設(shè)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，一方面，編寫管理系統(tǒng)程序的工作人員要具備專業(yè)性，且要對(duì)行政審批的整個(gè)流程進(jìn)行全面了解與掌握，并對(duì)各部門之間的銜接性與從屬性進(jìn)行全盤掌握，在檔案管理功能設(shè)計(jì)上才能夠更加游刃有余和有的放矢。同時(shí)，在檔案信息系統(tǒng)的管理方面也要求工作人員具備較高的職業(yè)技能與專業(yè)性，需要掌握信息化相關(guān)技術(shù)，這樣便于管理各類行政審批檔案，并做好信息化檔案的定期維護(hù)工作。因此，政府部門在建設(shè)行政審批檔案管理系統(tǒng)時(shí)，也要重視信息化檔案管理人員的培養(yǎng)，做好培訓(xùn)工作，使得行政審批檔案管理系統(tǒng)得以更好地利用與維護(hù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，政府部門在管理行政審批檔案時(shí)，也在積極推進(jìn)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作。在實(shí)際建設(shè)過程中，由于缺乏健全的建設(shè)機(jī)制與流程，缺乏對(duì)信息系統(tǒng)的科學(xué)規(guī)劃與設(shè)計(jì)和缺乏專業(yè)的信息化人才等，導(dǎo)致信息系統(tǒng)建設(shè)的效果并不理想，影響和制約了檔案管理信息化水平的提升。重視對(duì)當(dāng)前行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程中存在的問題展開全面和系統(tǒng)地分析，從而有針對(duì)性地優(yōu)化與解決檔案信息系統(tǒng)建設(shè)問題，進(jìn)而全面提升行政審批檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用效率和水平。

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（作者單位：桂林市政務(wù)服務(wù)中心 ）