關(guān)于細(xì)化檔案管理，做好離退休干部服務(wù)的實(shí)踐研究

林峰屹

摘 要：檔案管理工作不僅有助于單位掌握更多有價(jià)值的信息與資料，還能夠?yàn)橐幌盗泄ぷ鞯拈_(kāi)展提供依據(jù)與支持。就離退休干部服務(wù)工作而言，通過(guò)細(xì)化檔案管理能夠使相關(guān)部門(mén)關(guān)注與了解離退休干部的生活狀態(tài)，從而制定相應(yīng)的政策，給予離退休干部更好的待遇，使其既能夠安享晚年，還能夠充分發(fā)揮自身價(jià)值。基于此，從多方面通過(guò)細(xì)化檔案管理，做好離退休干部服務(wù)展開(kāi)研究，包括其落實(shí)的必要性、現(xiàn)狀以及優(yōu)化建議等，旨在助力相關(guān)工作有效開(kāi)展，進(jìn)一步提高離退休干部檔案的科學(xué)管理水平。

關(guān)鍵詞：細(xì)化檔案管理；離退休干部服務(wù)；實(shí)踐

近年來(lái)，我國(guó)人口老齡化問(wèn)題日益嚴(yán)峻，退休人口基數(shù)不斷增加。為更好地了解這個(gè)群體的生活現(xiàn)狀，保障離退休干部的晚年生活，還需加強(qiáng)重視檔案管理服務(wù)工作，給予其更好的體驗(yàn)。同時(shí)，通過(guò)做好離退休干部檔案管理服務(wù)，還能夠進(jìn)一步發(fā)揮老干部的才能優(yōu)勢(shì)，使其能夠在離退休生活中再次實(shí)現(xiàn)并發(fā)揮自身價(jià)值，助力我國(guó)社會(huì)良好發(fā)展。因此，關(guān)于如何通過(guò)細(xì)化檔案管理做好離退休干部服務(wù)，還需深入研究，確保離退休干部檔案管理服務(wù)得到優(yōu)化落實(shí)。

一、做好離退休干部檔案精細(xì)化管理的必要性

近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，全民身體素質(zhì)不斷提高，人均壽命持續(xù)增加。但同時(shí)，人口老齡化問(wèn)題也隨之加劇，使得退休人員逐步增多，這就對(duì)國(guó)家社會(huì)保障工作提出了巨大挑戰(zhàn)。從現(xiàn)階段退休體制實(shí)施情況來(lái)看，通過(guò)加強(qiáng)離退休干部檔案精細(xì)化管理，能夠?qū)ΜF(xiàn)有問(wèn)題做出有效改善，既能夠?yàn)殡x退休干部提供更好的保障服務(wù)，還能夠?qū)⑦@些優(yōu)質(zhì)資源充分利用，彌補(bǔ)現(xiàn)階段人口老齡化所帶來(lái)的各種問(wèn)題。

一方面，能夠保障離退休干部安享晚年。檔案資料記載了離退休人員學(xué)習(xí)及工作履歷，這不僅是保障其基本利益的重要依據(jù)，也是相關(guān)部門(mén)工作參考和了解的重要信息內(nèi)容。因此，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理，能夠更好地為離退休干部提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使其晚年生活更加精彩。另一方面，能夠使離退休干部發(fā)揮余熱，助力離退休干部的“二次就業(yè)”。相較于年輕工作群體，離退休干部的管理能力更優(yōu)、具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，從事技術(shù)崗位的離退休人員，其技術(shù)水平也更為熟練。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理工作，能夠充分了解離退休干部的身體狀況和能力水平，有助于針對(duì)性地選擇和使用人才，使其能夠繼續(xù)為社會(huì)創(chuàng)造價(jià)值?，F(xiàn)階段，已初步實(shí)現(xiàn)離退休干部的“二次就業(yè)”，例如，大學(xué)聘請(qǐng)退休專家為師生提供學(xué)術(shù)科研指導(dǎo)，企業(yè)通過(guò)聘請(qǐng)退休技術(shù)專家為工作人員提供技術(shù)指導(dǎo)等。總體而言，通過(guò)加強(qiáng)離退休干部的檔案管理服務(wù)工作，具有諸多現(xiàn)實(shí)意義，既能夠豐富離退休人員的晚年生活，實(shí)現(xiàn)離退休人員的“再配置”“再利用”，還能夠在一定程度上填補(bǔ)離退休干部退休后的心理落差，使其能夠繼續(xù)發(fā)揮余熱，彰顯人生價(jià)值。

二、離退休干部檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案管理意識(shí)較為薄弱

檔案管理工作相對(duì)較為枯燥，從現(xiàn)階段該崗位人才選聘要求情況來(lái)看，其門(mén)檻相對(duì)較低，這就導(dǎo)致檔案管理人員之間存在較大的差異，包括學(xué)歷、年齡以及學(xué)習(xí)能力等各方面。就思想意識(shí)角度分析，現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員的管理意識(shí)相對(duì)較為薄弱，對(duì)這一崗位工作的重視度普遍不高，認(rèn)為工作枯燥、沒(méi)有職業(yè)晉升優(yōu)勢(shì)等，導(dǎo)致工作狀態(tài)消極，不僅工作效率較低，而且在一定程度上影響了檔案管理工作的進(jìn)程與發(fā)展，難以滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求。

2.檔案管理制度不完善

目前，退休人員檔案管理制度并不完善，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，制度體系并未發(fā)揮實(shí)質(zhì)性作用，各種檔案管理工作問(wèn)題接踵而至，沒(méi)有得到有效解決。比如，在檔案資料的整理上，缺乏規(guī)范的編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)，不僅不方便查找檔案資料，還難以保障檔案資料的完整性；再如，在檔案資料的收集上也缺乏完整性，或是存在資料缺失等問(wèn)題。在檔案資料的借閱方面，未形成系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化的借閱流程，導(dǎo)致借閱管理工作的開(kāi)展難以順利推進(jìn)，易于造成資料丟失等問(wèn)題。究其根本，是檔案管理制度的缺失，從而影響檔案資料的使用價(jià)值，難以有效地為相關(guān)人員提供參考依據(jù)。

3.檔案信息化管理滯后

檔案信息化管理在當(dāng)前已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，但從當(dāng)前離退休干部檔案管理工作情況來(lái)看，由于對(duì)檔案管理工作缺乏較高的重視，導(dǎo)致信息化管理并未得到全方位落實(shí)，不僅信息化設(shè)備設(shè)施未能有效落實(shí)，而且管理手段較為滯后，未能充分發(fā)揮信息化管理的便捷性優(yōu)勢(shì)。在手動(dòng)檢索檔案資料過(guò)程中，不僅降低了檔案信息的調(diào)閱效率，更增加了檔案資料的管理難度。此外，部分工作人員在應(yīng)用信息化管理時(shí)，還存在一定的檔案管理疏漏，或是檔案信息丟失，或是數(shù)據(jù)管理缺乏科學(xué)性等，影響了信息化管理的有效性。

4.檔案管理工作者綜合素質(zhì)偏低

就現(xiàn)階段檔案管理工作情況而言，存在管理效率低和管理人員缺乏專業(yè)性等問(wèn)題。不僅管理理念較為陳舊，而且管理方法相對(duì)落后。同時(shí)，在信息化時(shí)代背景下，工作人員的信息化管理能力也明顯不足，難以為檔案管理工作提供有效的支持。另外，在人員培訓(xùn)方面，表現(xiàn)為培訓(xùn)力度不足等問(wèn)題，培訓(xùn)的目的難以落實(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作的收效甚微。還有部分管理人員對(duì)檔案管理工作有錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這一崗位工作不具備技術(shù)含量，自身學(xué)習(xí)意識(shí)也相對(duì)不足。如此一來(lái)，則不能保障檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展。

三、離退休干部檔案精細(xì)化管理的優(yōu)化建議

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

思想主導(dǎo)行為。在單位的管理工作中，檔案工作往往屬于不被重視的部分，特別是離退休干部檔案管理工作，管理人員缺乏正確和全面的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致工作狀態(tài)消極和閑散。同時(shí)，檔案管理工作本身具有一定的枯燥性，整體工作成效不盡理想，不僅工作效率低，還易出現(xiàn)工作失誤等情況。因此，在做好離退休干部檔案細(xì)化管理工作前，要先轉(zhuǎn)變相關(guān)部門(mén)及人員的檔案管理意識(shí)，使其能夠充分明確檔案管理工作的重要性及其價(jià)值所在。尤其是分管離退休干部較多的部門(mén)及工作人員，更需認(rèn)識(shí)到離退休干部檔案細(xì)化管理的重要性。有效地轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，才能夠從根本上提高工作效率，避免出現(xiàn)各類問(wèn)題。另外，作為單位領(lǐng)導(dǎo)人員，更需加強(qiáng)對(duì)離退休干部檔案管理工作的重視，將其納入工作重點(diǎn)，并做好宣傳教育工作，確保工作人員上下一心，逐步形成良好的工作責(zé)任感和崗位光榮感，真正從思想上意識(shí)到檔案管理工作的責(zé)任與使命。只有這樣，才能夠使離退休干部檔案管理工作順利開(kāi)展。

2.健全檔案管理制度

為了滿足離退休干部對(duì)檔案管理服務(wù)工作的需求，應(yīng)建立健全相關(guān)制度規(guī)定和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，不斷地提高服務(wù)質(zhì)量和水平。同時(shí)，應(yīng)注重與離退休干部群體深入溝通交流，及時(shí)掌握他們的需求和意見(jiàn)建議，為他們提供更好的服務(wù)體驗(yàn)。

建立健全檔案管理制度，既是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)前提，也是推動(dòng)檔案管理工作順利開(kāi)展的重要因素?，F(xiàn)階段，針對(duì)離退休干部的檔案管理制度并不完善，還需結(jié)合實(shí)際情況及離退休干部檔案管理特征，優(yōu)化檔案管理制度，使其能夠達(dá)到規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)的效果，提高檔案管理工作的約束性。具體在檔案管理制度的制定上，需注意明確各崗位及工作人員的工作職責(zé)，確保工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。同時(shí)，在制度建立上，還需加大監(jiān)管工作力度，例如，檔案資料歸還制度、維護(hù)制度、信息安全管理制度以及使用借閱制度等。

首先，在檔案歸還制度方面，需明確資料的歸還范圍、標(biāo)準(zhǔn)以及歸還時(shí)間，避免出現(xiàn)檔案資料缺失和遺失等問(wèn)題；其次，在檔案維護(hù)制度方面，需涉及檔案資料、檔案保存地以及相關(guān)設(shè)備設(shè)施等方面，做到全方位維護(hù)檔案資料，保障資料的完整性，避免出現(xiàn)破損、丟失等問(wèn)題；再次，在檔案信息安全管理制度方面，這一制度的建立旨在約束管理工作人員的行為，使其能夠依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案資料信息的安全性，包括資料的完整度和保密工作的落實(shí)等，防止出現(xiàn)信息資料被泄漏的現(xiàn)象；最后，在使用借閱制度方面，應(yīng)體現(xiàn)檔案的借閱以及使用的手續(xù)及方式，明確規(guī)定檔案資料的借閱流程，確保檔案管理工作順利開(kāi)展，保障檔案資料的完整性。

此外，在精細(xì)化管理離退休干部檔案資料時(shí)，還需對(duì)工作流程加以重視。首先，要做好資料的搜集與整理工作，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性，為后續(xù)檔案細(xì)化管理工作的開(kāi)展提供保障；其次，對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，需與信息化管理相結(jié)合，將相關(guān)檔案信息錄入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理；最后，則需優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)，即做好信息的分享與保密管理，可通過(guò)設(shè)置權(quán)限的方式，以保障檔案信息的安全性和使用便捷性。

3.實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理

步入信息化時(shí)代，在加強(qiáng)落實(shí)離退休干部檔案細(xì)化管理工作期間，需要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。應(yīng)根據(jù)離退休干部的實(shí)際情況，建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理服務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，制定檔案管理服務(wù)工作相關(guān)規(guī)章制度，明確職責(zé)范圍、工作流程以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等內(nèi)容。同時(shí)，應(yīng)注重提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，使其能夠熟練掌握檔案管理服務(wù)工作的基本技能和方法。為了更好地了解離退休干部的生活狀況，保障他們的晚年生活，應(yīng)不斷豐富檔案內(nèi)容，將其所涉及的信息、數(shù)據(jù)以及圖像等內(nèi)容詳細(xì)記錄和整理分析。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新檔案信息資源庫(kù)，使其能夠滿足離退休干部對(duì)信息資源的需求。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，檔案管理服務(wù)工作也需要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化。應(yīng)積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理服務(wù)工作的信息化建設(shè)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文檔和數(shù)據(jù)資源的安全保護(hù)和管理，確保數(shù)據(jù)不被泄露和破壞。具體從以下幾方面著手：

其一，做好離退休干部檔案管理信息化規(guī)劃。首先，應(yīng)建立信息化平臺(tái)，借助專門(mén)的檔案管理信息系統(tǒng)，為檔案管理工作的高效開(kāi)展提供基礎(chǔ)支持。在系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)中，還需落實(shí)各部分軟件技術(shù)支持，包括信息的收集、處理以及發(fā)布等。其次，為充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，還可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在系統(tǒng)功能中實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化”“流程再造”等內(nèi)容，通過(guò)對(duì)相關(guān)信息的收集、調(diào)查以及分析，以保障信息系統(tǒng)的操作性與完整性，以便更好地發(fā)揮信息系統(tǒng)的功能優(yōu)勢(shì)。最后，考慮各部門(mén)間的工作銜接問(wèn)題，還需進(jìn)一步落實(shí)信息共享和提高信息處理速度等方面，確保信息系統(tǒng)的完善性。

其二，需加大資金投入力度。資金是支持信息化建設(shè)的基本保障。在開(kāi)展信息化檔案管理時(shí)，不僅需要硬件支持，還需要軟技術(shù)及人才支持，這就需要投入一定的資金，以保障信息化管理有效落實(shí)，順利開(kāi)展。對(duì)此，可采取財(cái)政專項(xiàng)撥款的方式，針對(duì)信息化建設(shè)提供資金支持。其中，對(duì)于人才資金支持方面，旨在培養(yǎng)工作人員的信息化素養(yǎng)，以便更好地開(kāi)展信息化檔案管理工作。針對(duì)這一部分，則可投入相應(yīng)的資金作為人才培養(yǎng)專項(xiàng)資金，并建立相應(yīng)的人才培養(yǎng)機(jī)制，從而提升檔案管理人員的信息化水平。

其三，需加強(qiáng)文化建設(shè)。離退休干部檔案管理工作涉及諸多方面，只有不斷加強(qiáng)文化建設(shè)，才能夠更好地開(kāi)展各項(xiàng)工作，深化相關(guān)工作人員的思想認(rèn)識(shí)及價(jià)值觀理念，從而建立健全信息收集與反饋機(jī)制。同時(shí)，加強(qiáng)文化建設(shè)還能夠進(jìn)一步完善相關(guān)法律法規(guī)和開(kāi)展培訓(xùn)教育，使檔案管理信息化建設(shè)有效實(shí)現(xiàn)有法可依，從而有助于增強(qiáng)相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。

其四，需建立檔案管理信息化安全體系。檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，也伴隨著一定的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，這就要求在建立信息化管理體系期間，還需做好信息化安全體系建設(shè)，確保檔案信息的管理具備較強(qiáng)的安全性。一方面，可通過(guò)設(shè)置權(quán)限的方式，增強(qiáng)檔案信息的安全，避免信息被泄露和篡改。另一方面，則需做好信息備份和加密管理，避免檔案信息的遺失，確保信息的完整性。

4.提高工作人員的素質(zhì)

細(xì)化檔案管理，做好離退休干部服務(wù)工作的前提，還在于對(duì)工作人員綜合素質(zhì)的關(guān)注與培養(yǎng)，使其能夠具備較高的檔案管理水平，保障工作效率，更好地提供檔案服務(wù)。首先，在人員的選聘上，應(yīng)提高選聘標(biāo)準(zhǔn)，確保選聘人員業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素質(zhì)、學(xué)習(xí)能力與崗位需求相吻合。其次，在內(nèi)部人員素質(zhì)方面，既要做好培訓(xùn)工作，也要加強(qiáng)機(jī)制建設(shè)，確保工作人員整體素質(zhì)得到有效改善和提高，使其能夠更積極地開(kāi)展檔案管理工作。具體而言，在培訓(xùn)工作上，需建立長(zhǎng)期有效的培訓(xùn)體系，包括培訓(xùn)內(nèi)容的全面性和培訓(xùn)方式的多樣性等，全方位增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能與職業(yè)素質(zhì)，使其能夠掌握理論知識(shí)，以及具備較好的實(shí)操能力，還能夠具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，從而更好地為檔案管理工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。在機(jī)制建設(shè)方面，則需圍繞人才綜合素質(zhì)機(jī)制建設(shè)，例如，崗位優(yōu)勝劣汰機(jī)制、培訓(xùn)考核機(jī)制以及激勵(lì)機(jī)制等，全面激發(fā)工作人員的學(xué)習(xí)積極性，使其能夠有意識(shí)地提高自身職業(yè)綜合素質(zhì)，更好地開(kāi)展離退休干部檔案管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

在全民經(jīng)濟(jì)生活水平不斷提高的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)下，社會(huì)老齡化問(wèn)題亦需要加強(qiáng)重視。其中，離退休干部作為老年人群體的一部分，其不僅為社會(huì)做出了許多貢獻(xiàn)，還具有豐富和專業(yè)的管理與技術(shù)能力。通過(guò)做好檔案管理工作，充分發(fā)揮這些資源價(jià)值，不僅能夠有效保障離退休干部的晚年生活質(zhì)量，還能夠?qū)崿F(xiàn)離退休干部的“二次就業(yè)”，助力我國(guó)社會(huì)良好發(fā)展。具體而言，需在明確其必要性和工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，探索更優(yōu)的服務(wù)模式，例如，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)、健全檔案管理制度、實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理以及提高工作人員素質(zhì)等，從而助力離退休干部檔案管理工作提質(zhì)增效。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李 輝. 做好新時(shí)期離退休人員服務(wù)管理工作的實(shí)踐與思考探究[J]. 中文科技期刊數(shù)據(jù)庫(kù)（全文版）社會(huì)科學(xué)：00468-00469.

[2]張俸齊.機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員檔案的管理與服務(wù)工作探討[J].百科論壇電子雜志，2020（007）：78.

[3] 丁繼武，何 可.嚴(yán)把“三關(guān)”扎實(shí)做好檔案服務(wù)——成都市新都區(qū)檔案館強(qiáng)化國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案管理工作[J].四川檔案，2021（6）：2.

[4]王秀娟.新時(shí)期做好離退休干部管理服務(wù)工作之探究[J]. 中西醫(yī)結(jié)合心血管病電子雜志，2020，8（25）：2.

[5]秦如明.淺談如何做好離退休人員管理服務(wù)工作——以渤海船舶職業(yè)學(xué)院為個(gè)案[J]. 遼寧高職學(xué)報(bào)，2022，24（8）：5.

（作者單位：乳山市老年大學(xué)）