醫(yī)院黨務(wù)檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策研究

摘 要：當(dāng)前，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用在醫(yī)院黨務(wù)檔案管理工作中，進(jìn)一步提升了檔案管理效率及質(zhì)量。檔案管理的信息化建設(shè)水平越來越高，但是通過對醫(yī)院黨務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行深入了解可以發(fā)現(xiàn)其中依舊存在著一些不可忽視的問題。因此，本文以醫(yī)院黨務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題為導(dǎo)向，提出有針對性的對策建議，旨在進(jìn)一步提升醫(yī)院黨務(wù)檔案管理水平，推進(jìn)醫(yī)院黨建規(guī)范高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；黨務(wù)檔案；信息化建設(shè)

在信息技術(shù)水平不斷提高的當(dāng)下，元宇宙、聊天機(jī)器人等新技術(shù)應(yīng)用在各個領(lǐng)域，這大大提升生產(chǎn)工作的效率以及質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對信息技術(shù)應(yīng)用的重視，并積極開展信息化建設(shè)工作。醫(yī)院黨務(wù)檔案管理開展信息化建設(shè)已是當(dāng)今時代發(fā)展的必然趨勢，不僅可以提升工作質(zhì)量，而且還可以提升工作效率。只有實現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化，才能確保醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及黨務(wù)工作者更好地利用黨務(wù)檔案為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

1 醫(yī)院黨務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

為了實現(xiàn)對檔案管理信息化建設(shè)工作的相關(guān)問題進(jìn)行深入分析，筆者對當(dāng)下醫(yī)院黨務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的實際情況進(jìn)行概括，下面將從三個方面進(jìn)行闡述。

1.1 軟件應(yīng)用情況

醫(yī)院黨務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容就是為檔案管理工作配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，從而實現(xiàn)對醫(yī)院黨務(wù)檔案管理系統(tǒng)的完善，實現(xiàn)對相關(guān)內(nèi)容的信息化管理。筆者通過對實際情況進(jìn)行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前醫(yī)院黨務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量以及效率在信息化建設(shè)之后已經(jīng)有了一定程度的提升，并且可以通過計算機(jī)實現(xiàn)對檔案目錄的編輯處理以及對檔案的自動化管理，從而為相應(yīng)教務(wù)人員提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)[1]。

1.2 信息數(shù)字化情況

實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化也是檔案管理信息化的主要內(nèi)容之一。當(dāng)前醫(yī)院在開展檔案管理工作的過程中，檔案工作人員已經(jīng)通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)對紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行掃描處理，從而實現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化，這項工作可以有效避免檔案管理工作開展過程中出現(xiàn)有形檔案損壞的情況，對于提升檔案管理質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實意義。

1.3 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化情況

醫(yī)院黨務(wù)檔案管理信息化建設(shè)開展的過程中，檔案工作人員對互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺進(jìn)行開發(fā)設(shè)計，從而實現(xiàn)“無紙化”辦公，保證檔案信息管理、調(diào)取的高效性、便捷性，進(jìn)一步提升檔案管理的精準(zhǔn)度。但是這項工作的實際完成情況相對低，還具有很大的提升空間。

2 醫(yī)院黨務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

雖然醫(yī)院黨務(wù)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得一定成果。筆者通過對醫(yī)院黨務(wù)檔案管理工作的實際情況進(jìn)行調(diào)研后，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院黨務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中仍然存在一些不容回避的問題，使得檔案管理的規(guī)范化、便捷化受到一定程度的影響。

2.1 醫(yī)院黨務(wù)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施完善程度相對低

檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的物質(zhì)保障。當(dāng)前，醫(yī)院黨務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作開展過程中，雖然已經(jīng)投入一定量的電子設(shè)備，但是相關(guān)設(shè)備對于全面滿足檔案管理工作信息化開展的需求還存在一定差距，相關(guān)電子設(shè)備的種類完善程度較低，并且數(shù)量也無法全面滿足檔案管理工作開展的實際需求。導(dǎo)致該問題的主要原因還是醫(yī)院黨務(wù)檔案管理信息化建設(shè)資金相對不足。醫(yī)院黨務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)完善程度也較低，并且部分醫(yī)院即使引進(jìn)了相關(guān)系統(tǒng)，其實際應(yīng)用水平也相對不足，沒有凸顯出檔案信息化管理系統(tǒng)的實際價值[2]。在使用檔案信息化管理系統(tǒng)的過程中，只是用一些簡單的功能，如檔案目錄編制、數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計以及檔案信息檢索。而諸如文件管理、資料網(wǎng)絡(luò)共享以及全面著錄等功能的實際價值都沒有得到有效發(fā)揮，嚴(yán)重影響醫(yī)院黨務(wù)檔案管理工作的實際水平。

2.2 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)水平有待提升

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，絕大部分醫(yī)院都已經(jīng)通過信息技術(shù)在辦公區(qū)內(nèi)構(gòu)建了局域網(wǎng)以及辦公系統(tǒng)，但是開展相關(guān)工作的過程中存在對檔案管理工作的忽視，沒有實現(xiàn)與檔案管理信息化建設(shè)同謀劃、同部署。使得當(dāng)前醫(yī)院黨務(wù)檔案管理工作依舊處于孤立狀態(tài)，信息化建設(shè)水平與醫(yī)院業(yè)務(wù)工作相比仍存在一定差距，醫(yī)療業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)與檔案管理網(wǎng)絡(luò)未能實現(xiàn)無縫對接，在開展檔案管理工作的過程中，相關(guān)檔案信息也未能實現(xiàn)高效率共享，導(dǎo)致醫(yī)院黨務(wù)檔案管理工作的效率大打折扣。

2.3 醫(yī)院黨務(wù)檔案信息化管理機(jī)制不夠健全

影響醫(yī)院黨務(wù)檔案信息化管理水平的一個重要因素就是機(jī)制不健全。首先，有些醫(yī)院在這一進(jìn)程中，并沒有出臺配套的信息化管理機(jī)制，檔案管理工作依然沿襲舊的方法機(jī)制，無法滿足檔案信息化管理的實際需求，導(dǎo)致醫(yī)院黨務(wù)檔案管理在規(guī)范化、科學(xué)化方面不盡如人意。其次，雖然部分醫(yī)院在開展檔案管理信息化建設(shè)工作的過程中，出臺配套的管理機(jī)制，但是實際管理工作開展的過程中，存在機(jī)制落實程度不足的情況，沒有實現(xiàn)對相關(guān)管理機(jī)制的有效執(zhí)行，導(dǎo)致管理機(jī)制的實效性得不到充分發(fā)揮，醫(yī)院黨務(wù)檔案信息化管理工作也無法順暢地開展。

2.4 醫(yī)院黨務(wù)檔案管理信息數(shù)字化程度存在不足

在信息技術(shù)水平不斷提升的當(dāng)下，醫(yī)院的業(yè)務(wù)范圍發(fā)生非常明顯的變化。在醫(yī)療活動開展的過程中，信息化技術(shù)應(yīng)用水平越來越高，形成的數(shù)據(jù)信息量越來越大。這種工作形式對于提升工作效率以及工作質(zhì)量有著非常重要的實際意義，尤其是應(yīng)用檔案管理的電子信息數(shù)據(jù)可以為全院醫(yī)務(wù)工作者提供更便利的檔案服務(wù)。由于目前信息技術(shù)發(fā)展水平還相對低，導(dǎo)致數(shù)字化的檔案數(shù)量還相對少，醫(yī)院黨務(wù)檔案管理的數(shù)字信息化還沒有完成普及，對于檔案管理工作的高效開展有一定的負(fù)面影響。

2.5 醫(yī)院對檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不夠

開展信息化建設(shè)的過程中，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及醫(yī)務(wù)人員沒有對檔案管理信息化建設(shè)有一個統(tǒng)一的認(rèn)識，并且部分人員也沒有認(rèn)清檔案信息化管理的實際價值以及重要性。不少醫(yī)務(wù)工作者認(rèn)為，醫(yī)院是救死扶傷的場所，檔案管理工作實際屬于“邊緣工作”，從而導(dǎo)致檔案管理工作的實際狀態(tài)還是以收藏為主，檔案的實際價值完全得不到發(fā)揮，無論是醫(yī)務(wù)人員還是檔案管理人員，檔案利用意識都相對弱，并且不具備良好的服務(wù)素養(yǎng)。

3 優(yōu)化醫(yī)院黨務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

3.1 完善檔案信息化管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施

醫(yī)院黨務(wù)檔案信息化建設(shè)是需要現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備進(jìn)行支持的，全面配備各項軟硬件設(shè)施是必須的。首先，硬件設(shè)施方面，設(shè)備種類應(yīng)當(dāng)具有全面性，不僅要保證計算機(jī)數(shù)量充足，打印機(jī)等相關(guān)設(shè)備也需要實現(xiàn)有效配置，防止信息化管理工作的效率受到影響，為信息化建設(shè)工作的高效開展創(chuàng)造有利條件。其次，在軟件方面，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)選用合理的檔案管理軟件，通過應(yīng)用相關(guān)軟件支持各項檔案管理工作實現(xiàn)高效開展。但是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)市場當(dāng)中的檔案管理軟件較多，所以檔案工作人員在選擇軟件的過程中應(yīng)當(dāng)根據(jù)醫(yī)院黨務(wù)檔案管理工作的實際情況合理選擇軟件，在保證軟件實用性的基礎(chǔ)上，進(jìn)行建設(shè)成本控制，防止浪費。為了提升檔案管理的數(shù)字化、信息化水平，檔案工作人員還應(yīng)當(dāng)注重積極應(yīng)用掃描儀開展工作[3]。該種設(shè)備的有效應(yīng)用可以有效促進(jìn)醫(yī)院黨務(wù)檔案管理工作由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化——通過掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并將掃描內(nèi)容傳輸至計算機(jī)當(dāng)中，從而有效實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，這對于進(jìn)一步提升醫(yī)院黨務(wù)檔案管理效率有著非常重要的實際意義。

3.2 提升檔案信息網(wǎng)絡(luò)化水平

孤立地開展醫(yī)院黨務(wù)檔案管理工作已經(jīng)無法有效適應(yīng)當(dāng)下的醫(yī)院自動化辦公要求，所以相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)積極將檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院辦公網(wǎng)接軌，從而實現(xiàn)工作的協(xié)同開展，同時開展數(shù)據(jù)信息的一體化管理，實現(xiàn)院內(nèi)信息資源的全面共享。在發(fā)展過程中進(jìn)一步提升檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化水平。為了進(jìn)一步提升網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)速度，醫(yī)院檔案員還應(yīng)根據(jù)檔案管理所應(yīng)用系統(tǒng)的特征來建立相應(yīng)的接口程序，進(jìn)一步提升校內(nèi)數(shù)據(jù)信息的共享效率、共享質(zhì)量。在對檔案信息進(jìn)行管理的過程中，醫(yī)院檔案員也可以通過局域網(wǎng)直接將相關(guān)信息導(dǎo)入到檔案管理軟件當(dāng)中，為醫(yī)院黨務(wù)檔案信息化管理的高效性提供充足保障。

3.3 健全檔案信息化管理相關(guān)機(jī)制

在對檔案信息化管理相關(guān)機(jī)制進(jìn)行健全的過程中，檔案工作人員應(yīng)以國家檔案部門出臺的法律法規(guī)作為基礎(chǔ)，綜合醫(yī)院的實際情況制定出合理的檔案信息化管理機(jī)制，如：《××醫(yī)院檔案管理辦法》《××醫(yī)院檔案歸檔辦法》《××醫(yī)院檔案借閱辦法》等，從而保證檔案信息化管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范、有序開展，確保在檔案管理信息化建設(shè)完成之后，各項檔案工作內(nèi)容都能做到有法可依、有章可循[4]。除了相應(yīng)管理機(jī)制以外，檔案工作人員還應(yīng)建章立制，從而實現(xiàn)對檔案管理行為的有效約束，并確保上述各項規(guī)章制度能都得到全面落實。院方可以將歸檔整體納入各部門的績效考評體系，根據(jù)檔案管理工作的完成情況給出績效考評成績，并將考評結(jié)果作為評先評優(yōu)的依據(jù)。該種方式可以確保檔案工作人員在開展檔案管理工作的過程中，充分發(fā)揮其主觀能動性，積極主動地落實各項管理內(nèi)容。為了保證考評工作的科學(xué)性以及合理性，院方應(yīng)當(dāng)制定出明確完善的考評體系以及考評標(biāo)準(zhǔn)，考評小組應(yīng)當(dāng)由院領(lǐng)導(dǎo)以及檔案機(jī)構(gòu)的相關(guān)人員組成，定期開展檔案管理考評工作?？荚u工作開展的過程中，應(yīng)當(dāng)對檔案工作人員的年度總結(jié)以及自評表進(jìn)行審核，并根據(jù)評分標(biāo)準(zhǔn)打出分?jǐn)?shù)，最后將評分結(jié)果以及評分細(xì)節(jié)發(fā)到人員手上，使其根據(jù)反饋內(nèi)容對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。此外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)制定出完善的獎懲機(jī)制，對于檔案管理水平效果好的人員予以獎勵。如果上述機(jī)制都能得到有效落實，醫(yī)院黨務(wù)檔案管理工作質(zhì)量將有一個明顯的提升。

3.4 強(qiáng)化檔案資源數(shù)字化建設(shè)

檔案資源數(shù)字化建設(shè)主要包括兩個層面的內(nèi)容，即檔案目錄信息的數(shù)字化以及檔案全文信息的數(shù)字化。在對檔案目錄信息進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，首先，檔案工作人員應(yīng)將所有檔案的目錄信息錄入到檔案管理軟件系統(tǒng)當(dāng)中，并可以實現(xiàn)檢索。檢索結(jié)果應(yīng)當(dāng)包括檔案材料的具體位置、具體內(nèi)容等。在開展該項工作的過程中，檔案工作人員首要任務(wù)是對檔案信息的著錄標(biāo)引進(jìn)行規(guī)范，從而合理規(guī)劃目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)。其次，檔案目錄信息錄入工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范、有序開展。專注很多醫(yī)院幾十年的發(fā)展歷史所形成大量的檔案數(shù)據(jù)，在檔案目錄信息錄入工作的過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的重要性分批開展錄入工作，保證目錄錄入質(zhì)量[5]。最后，完成錄入工作之后，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)使用檔案管理軟件的檢索技術(shù)對錄入情況進(jìn)行檢查，從而確保檔案目錄的數(shù)字化在未來可以得到有效應(yīng)用。通過掃描儀對檔案內(nèi)容進(jìn)行逐頁掃描，并將數(shù)據(jù)信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，或者可以通過OCR識別，并以文本形式將儲蓄內(nèi)容進(jìn)行編制索引。在開展檔案全文數(shù)字化建設(shè)工作的過程中，檔案工作人員應(yīng)將應(yīng)用價值較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，確保紙質(zhì)檔案內(nèi)容在相關(guān)技術(shù)的作用下都可以實現(xiàn)數(shù)字化，并在計算機(jī)當(dāng)中得到保存。除了對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化以外，相關(guān)人員還可以對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化，該類檔案一般內(nèi)容為醫(yī)院開展大型黨務(wù)活動的音像以及影像，通過進(jìn)行數(shù)字化處理，確保其可以安全存儲于醫(yī)院計算機(jī)中。在檔案全文數(shù)字化實現(xiàn)以后，檔案的檢索效率以及應(yīng)用水平都將得到非常明顯的提升，有效促進(jìn)醫(yī)院黨務(wù)檔案管理服務(wù)工作高效開展。

3.5 提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院要進(jìn)一步提升黨務(wù)檔案管理信息化建設(shè)水平，首先，要提高對其重要性的認(rèn)識，從而自覺推動檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，確保未來醫(yī)院黨務(wù)檔案可以有效發(fā)揮其實效性，為全體醫(yī)務(wù)人員提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。其次，在開展檔案管理工作的過程中，以“人才興檔”作為指導(dǎo)方針，貫徹落實“以人為本”的指導(dǎo)思想，采取措施有效提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。院方應(yīng)當(dāng)確保配備專職檔案管理人員，確保正常開展檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理水平。在當(dāng)今檔案管理工作的大環(huán)境中，檔案工作人員已經(jīng)不是過去的“檔案保管員”而是當(dāng)下的“檔案信息資源開發(fā)者”，必須保證檔案管理人員擁有富裕的時間開展管理工作，在信息技術(shù)的支持下實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的有效開發(fā)。其次，應(yīng)當(dāng)注重優(yōu)秀專業(yè)人才的引進(jìn)，對于人才素養(yǎng)方面不僅需要其具備相應(yīng)的管理才能，還需要其具備高超的計算機(jī)應(yīng)用水平，滿足目前醫(yī)院黨務(wù)檔案信息化管理的相關(guān)要求，從而提升醫(yī)院黨務(wù)檔案的管理質(zhì)量。

綜上所述，信息時代的大背景下，首要提升檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，并積極落實相應(yīng)的信息化建設(shè)內(nèi)容。通過上述工作的高質(zhì)量開展進(jìn)一步提升醫(yī)院黨務(wù)檔案管理水平，確保檔案管理工作可以為醫(yī)務(wù)工作者提供良好的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]張珺.探究如何加強(qiáng)醫(yī)院黨務(wù)檔案管理[J].蘭臺內(nèi)外，2022（20）：40-42.

[2]郭巖.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].經(jīng)濟(jì)學(xué)，2021，4（1）：58-59.

[3]張愛娥.企業(yè)檔案管理體系數(shù)字化與信息化建設(shè)研究——評《企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)與運(yùn)行》[J].人民長江，2021，52（5）：1.

[4]王曉亮.醫(yī)院黨務(wù)檔案智慧型管理路徑探析[J].山東檔案，2021（2）：66-67.

[5]張梅，盧芹芹，周雪梅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息，2021（6）：1.

作者簡介：陳璐，南寧市第二人民醫(yī)院西院·江南區(qū)人民醫(yī)院黨支部書記、副院長、助理館員；研究方向：檔案管理。