摘要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響下，檔案管理工作制度及管理方法都在不斷升級優(yōu)化，數(shù)字化和信息化技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案管理的效率。而伴隨著成人教育招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，成人教育學(xué)籍檔案管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。只有與“互聯(lián)網(wǎng)+”充分連接，明確當(dāng)前檔案管理過程中存在的問題，并從“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用優(yōu)勢入手，提出對應(yīng)的發(fā)展及管理策略，檔案管理人員才能不斷地提高成人教育學(xué)籍檔案管理能力，規(guī)范學(xué)籍管理行為，維護(hù)學(xué)生權(quán)益和教育教學(xué)秩序，提升管理系統(tǒng)的科學(xué)性和先進(jìn)性。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；成人教育；學(xué)籍；檔案管理

近些年，我國大力發(fā)展繼續(xù)教育，要求在全社會(huì)范圍內(nèi)推進(jìn)建成“人人皆學(xué)、處處能學(xué)、時(shí)時(shí)學(xué)習(xí)”的良好氛圍。學(xué)籍管理是保障教育教學(xué)工作順利開展的基礎(chǔ)，我國《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等多部專門針對檔案管理和高校檔案管理的法律法規(guī)，明確地指出了對學(xué)校辦學(xué)學(xué)籍管理規(guī)范性及真實(shí)性的要求[1]。成人教育是我國高等教育的一個(gè)分支，且這一分支極為特殊。因?yàn)槌扇私逃€上及線下教學(xué)，大部分成人教育學(xué)生是通過互聯(lián)網(wǎng)授課的形式參與學(xué)習(xí)，學(xué)生群體遍布各地，這區(qū)別于傳統(tǒng)高等教育在同樣環(huán)境中進(jìn)行學(xué)習(xí)的特點(diǎn)。也正是因?yàn)檫@一原因，成人教育的學(xué)籍管理難度很大，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理方法漸漸無法滿足當(dāng)前大規(guī)模成人教育群體的要求。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下成人教育學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容及特征

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理的內(nèi)容

成人教育學(xué)籍檔案在成人教育教學(xué)過程中起到了基礎(chǔ)憑證的作用。學(xué)籍檔案中記錄了該學(xué)生自入學(xué)以來的所有成績以及日常學(xué)習(xí)完成情況，因此與其他高等教育教學(xué)檔案一樣，成人教育學(xué)籍檔案也收集了所有學(xué)生本人的教學(xué)材料，包括教學(xué)活動(dòng)的完成情況、教學(xué)管理及任務(wù)執(zhí)行情況、教學(xué)服務(wù)記錄、教學(xué)過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件資料等內(nèi)容。但是因?yàn)槌扇私逃奶厥庑?，學(xué)生沒有群體性特征，也不在統(tǒng)一的學(xué)校范圍內(nèi)入學(xué)接受教育，所以成人教育學(xué)籍檔案一直都是依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，完成“線上學(xué)籍收錄”工作，一部分線下會(huì)由紙質(zhì)文件代收。但目前隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，紙質(zhì)文件的代收情況逐漸變少，線上信息收錄仍然是主流。信息通過互聯(lián)網(wǎng)從學(xué)生個(gè)體傳遞到學(xué)校的檔案管理部門，由部門人員完成對應(yīng)檔案的收錄工作，最后遞交給學(xué)生的有線上檔案信息和線下紙質(zhì)檔案兩種。學(xué)籍檔案從學(xué)生進(jìn)行全國成人高考統(tǒng)一招生考試，并成功被錄取的時(shí)候就已開始累積，學(xué)生入學(xué)時(shí)期出具的所有個(gè)人信息，均被記錄在個(gè)人學(xué)籍檔案中，學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、身份證號(hào)等內(nèi)容均會(huì)成為學(xué)籍調(diào)取的關(guān)鍵詞，是保證學(xué)籍真實(shí)性的關(guān)鍵。此后學(xué)生的學(xué)習(xí)、考試、畢業(yè)這一時(shí)間段內(nèi)出現(xiàn)的所有具備利用價(jià)值的文件材料，均會(huì)按照各自要求，系統(tǒng)、完整、真實(shí)地記錄在學(xué)籍檔案中。學(xué)籍檔案事無巨細(xì)地包含了學(xué)生個(gè)體在受教育期間輸出的所有價(jià)值性文件和數(shù)據(jù)，此后用人單位若想了解學(xué)生的實(shí)際受教育情況，直接線上調(diào)取和查閱學(xué)生的檔案信息就能夠一覽無余。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理的特征

第一，學(xué)籍內(nèi)容成型于互聯(lián)網(wǎng)。由于成人高等教育的特殊教學(xué)模式，互聯(lián)網(wǎng)幾乎是成人教育的基礎(chǔ)依托，依靠互聯(lián)網(wǎng)完成教育教學(xué)工作和學(xué)籍檔案的收集工作，并且學(xué)生學(xué)籍信息的變化和內(nèi)容的填充基本也都在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行。由于學(xué)生沒有固定的位置，學(xué)校一般是在線上向?qū)W生發(fā)出任務(wù)，學(xué)生完成任務(wù)，將此作為學(xué)籍內(nèi)容收集的主流渠道。但這一渠道存在諸多風(fēng)險(xiǎn)，學(xué)生學(xué)籍檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性無法得到保障。

第二，學(xué)籍檔案成型時(shí)間不一。目前我國成人高等教育辦學(xué)時(shí)間最少固定在2.5年，在線上可以通過學(xué)信網(wǎng)調(diào)取到成人教育學(xué)籍信息，有具體的辦學(xué)時(shí)間。但是并非所有學(xué)生都能按照固定時(shí)間畢業(yè)，很多學(xué)生都存在留級和拖延畢業(yè)的現(xiàn)象，有些學(xué)生甚至能拖延六年時(shí)間再畢業(yè)。如此大的時(shí)間跨度增加了學(xué)籍檔案內(nèi)容的復(fù)雜程度。學(xué)籍檔案管理人員無法統(tǒng)一按照學(xué)年對學(xué)生的學(xué)籍信息進(jìn)行批次管理，而互聯(lián)網(wǎng)雖然為管理系統(tǒng)提供了管理便捷，但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用不充分也導(dǎo)致很多管理過程存在漏洞。

第三，學(xué)籍管理時(shí)間不一。目前我國成人高等教育學(xué)籍材料一般可選擇定期保存和永久保存。定期保存為十年，永久保存為三十年。定期保存一般是指一些有時(shí)效性的文件材料，例如在受教育過程中的獎(jiǎng)懲材料、教學(xué)調(diào)研的材料、一般活動(dòng)總結(jié)等等，這些比較系統(tǒng)的文件材料通?？杀４娑ㄆ谑?。另外一些類似日?？荚嚦煽?、畢業(yè)論文類型的材料，一般只保存三年。而永久保存的學(xué)籍信息通常是指學(xué)生的學(xué)籍卡、錄取名冊等能夠直接找到學(xué)生個(gè)人受教育實(shí)況的資料。但是受現(xiàn)實(shí)情況的制約，學(xué)生的學(xué)籍信息收錄一般是在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，但是管理部門因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的應(yīng)用水平不足，所以只能利用比較低端或者初級的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來執(zhí)行學(xué)籍檔案管理工作。這導(dǎo)致線上工作效率不高，甚至延伸出了很多線下不必要的工作任務(wù)。比如，線上進(jìn)行檔案總結(jié)時(shí)出現(xiàn)檔案內(nèi)容不一致的情況，沒有辦法利用當(dāng)前的管理系統(tǒng)執(zhí)行檔案內(nèi)容回溯，因此，雖然劃分學(xué)籍管理時(shí)間的目的是盡量減輕檔案管理的負(fù)擔(dān)，但是受軟硬件條件的制約，導(dǎo)致檔案管理執(zhí)行過程中仍然存在很多的困難。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下成人教育學(xué)籍檔案管理存在的問題

（一）檔案管理任務(wù)執(zhí)行水平較低

成人教育學(xué)籍檔案內(nèi)容繁多，很多基礎(chǔ)類信息的收集雖然簡單，但是成人教育無法直面?zhèn)鬟f信息，很容易就造成了信息數(shù)據(jù)的丟失，影響學(xué)籍檔案的完整性?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展影響和推動(dòng)著成人教育的進(jìn)步，可以說成人教育就是依托互聯(lián)網(wǎng)而生的高等教育模式。因此，成人教育學(xué)籍檔案管理始終選擇互聯(lián)網(wǎng)管理形式，大多為線上總結(jié)資料并完成收集。但是在長久的發(fā)展過程中，成人教育學(xué)籍管理系統(tǒng)并未完全實(shí)現(xiàn)單套制管理，始終都是雙套制管理并行。紙質(zhì)文件和電子文件的堆疊進(jìn)一步加重了學(xué)籍檔案的整理負(fù)擔(dān)，因此檔案管理任務(wù)執(zhí)行水平并不高。

（二）檔案管理系統(tǒng)執(zhí)行效率較低

目前我國成人教育數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)尚在進(jìn)行中，很多系統(tǒng)尚不具備深層次的管理能力，包括學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)在內(nèi)。當(dāng)下成人教育學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)只初步維持了數(shù)據(jù)信息的被動(dòng)捕捉能力，但還沒發(fā)展延伸出主動(dòng)捕捉。很多高校成人教育檔案部門并不重視對計(jì)算機(jī)的使用，檔案管理系統(tǒng)沒有深層次的開發(fā)，并且大多數(shù)學(xué)籍信息的查閱都以人工為主，沒有實(shí)現(xiàn)智能化和自動(dòng)化。伴隨著成人教育的不斷發(fā)展，未來受教育人數(shù)會(huì)越來越多，學(xué)生的學(xué)籍檔案處理會(huì)越來越復(fù)雜，如果不對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的更新?lián)Q代，可能會(huì)進(jìn)一步削弱檔案管理的效率，出現(xiàn)檔案收集問題的概率也會(huì)越來越大。

（三）檔案管理人員基本素質(zhì)較低

成人教育學(xué)籍檔案管理長期處于粗放式管理，管理過程中主客觀因素很多，并未第一時(shí)間得到解決，由此發(fā)展成了更大的問題，成了影響學(xué)籍檔案管理的障礙。在這些問題中比較突出的是主觀問題，也就是人為因素影響下的管理問題。學(xué)籍檔案管理專業(yè)人才較少，并且在過去長時(shí)間的發(fā)展過程中成人教育檔案整理工作并不對檔案管理人員的基本素質(zhì)做過多要求。今時(shí)不同往日，如今這一問題被暴露出來，除了有管理人員本身的問題之外，還有成人教育的實(shí)際發(fā)展速度太快，如今成人教育系統(tǒng)越發(fā)專業(yè)化、完整化。學(xué)籍檔案管理作為成人高等教育的重要一環(huán)，其管理效率和管理人員素質(zhì)變得尤為重要。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”助力成人教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的價(jià)值

（一）升級檔案管理體系

成人教育事業(yè)區(qū)別于普通全日制教育，具有受教對象特殊、教育內(nèi)容普適、教育過程開放的特點(diǎn)，因此成人教育的檔案管理也區(qū)別于全日制教育，呈現(xiàn)出檔案信息收集難、管理難、甄別難等特點(diǎn)。部分高校（約15%）在成人教育檔案管理上進(jìn)行了信息化管理的積極探索和初步建設(shè)，但從深度來看，缺乏對檔案管理模式和制度上的根本性創(chuàng)新[2]。在信息時(shí)代下，成人教育檔案管理體系要充分利用互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的發(fā)展成果，將檔案管理與信息技術(shù)相融合，從模式上升級成人教育檔案管理體系，建設(shè)全面深化的信息化檔案管理制度，實(shí)時(shí)掌握受教對象的教育變量，不僅可以提高成人教育檔案管理的效率與精度，也可以為單套制檔案管理的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（二）實(shí)現(xiàn)雙套制管理向單套制管理轉(zhuǎn)變

目前我國的成人教育信息采集基本上以紙質(zhì)版+電子版的雙套制管理為主，這是傳統(tǒng)管理制度向信息化管理制度過渡時(shí)期的必然產(chǎn)物。但雙套制的缺點(diǎn)也很明顯，雙套制在信息采集過程中依然以紙質(zhì)信息為主，由于受教對象特殊，在信息填寫時(shí)很容易草草了事，導(dǎo)致其填寫紙質(zhì)信息時(shí)填寫不規(guī)范。這不僅為后期的信息歸檔工作增加難度，也容易發(fā)生錯(cuò)填、漏填的現(xiàn)象。如果采用單套制管理方式，在常規(guī)信息采集端口使用輸入法輸入的內(nèi)容，或者同步之前的教育檔案，首先不會(huì)發(fā)生信息難以辨認(rèn)的情況，其次，在特殊信息收集項(xiàng)目中采用必填形式，錯(cuò)項(xiàng)或者漏項(xiàng)都無法提交信息。用技術(shù)手段強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)規(guī)范填寫，可以大大減輕后期信息甄別的難度，提高檔案管理的效率。單套制并不意味著所有的內(nèi)容全部由輸入法完成。隨著移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，智能終端也越來越普及。在重要的信息傳遞、確認(rèn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)配合智能終端的手寫功能，由學(xué)員利用筆跡簽字確認(rèn)，加強(qiáng)信息規(guī)范，強(qiáng)化學(xué)員對文件內(nèi)容等重要信息的認(rèn)知。單套制的管理模式也能夠大大降低信息抵觸出現(xiàn)的矛盾，由于采用單一的信息載體，配合必填內(nèi)容和手寫筆跡簽字確認(rèn)，在實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的同時(shí)，也為檔案管理的信息準(zhǔn)確度、管理效率帶來巨大提升。

（三）提高檔案管理的效率

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和5G技術(shù)的成熟發(fā)展，越來越多的行業(yè)采用數(shù)字技術(shù)為傳統(tǒng)工作賦能。在成人教育的檔案管理上，還存在“互聯(lián)網(wǎng)+”管理的技術(shù)滲透率低，在細(xì)分功能上也缺乏足夠的市場需求來催生針對性的解決方案。但總體來看，數(shù)字化、信息化工具的使用，以及“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)賦能已經(jīng)在成人教育的檔案管理工作中顯現(xiàn)優(yōu)勢。數(shù)字化辦公手段、“互聯(lián)網(wǎng)+”等技術(shù)工具對檔案管理的應(yīng)用有利于提升學(xué)籍檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息化融合、有助于促進(jìn)用人單位對繼續(xù)教育對象的認(rèn)可，有助于促進(jìn)我國成人繼續(xù)教育事業(yè)的發(fā)展。利用網(wǎng)絡(luò)信息化工具對繼續(xù)教育學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理，既可以實(shí)現(xiàn)“不見面辦公”“無紙化辦公”也可以讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化、信息化。例如學(xué)籍檔案遺失、補(bǔ)辦困難等問題可以直接通過網(wǎng)絡(luò)化工具一鍵辦理，大大提高了檔案管理的效率和可靠性。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下成人教育學(xué)籍檔案管理策略

（一）提高任務(wù)執(zhí)行力，升級檔案管理系統(tǒng)

未來大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息需要朝著數(shù)字化和信息化方向發(fā)展，科學(xué)整合數(shù)據(jù)資源，保障資源共享才是未來發(fā)展的重點(diǎn)。因此成人教育學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)受此感召，從管理系統(tǒng)層面出發(fā)，提升自己的管理系統(tǒng)智能化水平。不僅要實(shí)現(xiàn)電子化和網(wǎng)絡(luò)化辦公，還要在管理單元內(nèi)部構(gòu)建數(shù)字化管理細(xì)節(jié)，比如要增添更多的信息聯(lián)網(wǎng)掃描，提供云錄像、云錄音、云儲(chǔ)存等等。很多成人教育檔案在收集過程中仍然采用的是人工收集方案。但是伴隨著成人教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人工操作的執(zhí)行效率太低。因此需要充分調(diào)動(dòng)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，為成人教育學(xué)籍管理提供主動(dòng)信息收集能力。在此建議高校可以從校園網(wǎng)系統(tǒng)入手進(jìn)行升級，進(jìn)一步延伸到學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中去，讓學(xué)籍管理系統(tǒng)可以借力高校其他單元的信息管理模式，達(dá)到信息互聯(lián)的目的。學(xué)校在收集檔案信息資料時(shí)，全面實(shí)現(xiàn)單套制作業(yè)，不論是從學(xué)生執(zhí)行層面還是管理人員信息歸總層面來看，都需要實(shí)現(xiàn)無紙化作業(yè)，讓電子數(shù)據(jù)取代紙質(zhì)文件資料，從根本上降低可能出現(xiàn)的材料遺漏和文件丟失問題。

（二）完善數(shù)字化管理制度，優(yōu)化人員配置

數(shù)字化管理系統(tǒng)的運(yùn)行需要有管理制度的對應(yīng)保障。遵循標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、體系化的管理原則，管理制度的制定和完善要從數(shù)字化管理系統(tǒng)的實(shí)際情況入手。在檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)內(nèi)容采集工作中，要保證數(shù)字化信息的收集、加工、檢查和傳輸?shù)裙ぷ饕惑w化完成，制度要確定在這項(xiàng)管理工作中的具體人員執(zhí)行情況和崗位運(yùn)作情況，在實(shí)際工作過程中相關(guān)人員要完全按照執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)來完成工作，以保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不丟失、數(shù)字檔案不短缺、數(shù)據(jù)資源更完整。要建設(shè)復(fù)合型人才隊(duì)伍，完善升級管理人員素質(zhì)，優(yōu)化人員配置，并落實(shí)數(shù)字化管理制度的相關(guān)要求。人員配合規(guī)章制度的引導(dǎo)，完成數(shù)字化管理的相關(guān)內(nèi)容，并根據(jù)人員崗位分配的不同，進(jìn)行互相的合作和監(jiān)督。不僅要有對硬件設(shè)備使用嫻熟的專業(yè)技術(shù)人才，還要有對軟件和管理制度執(zhí)行情況非常明確的管理人才，這樣才能夠從根本上提升檔案管理的效率。

（三）增強(qiáng)檔案系統(tǒng)保護(hù)，構(gòu)建安全保護(hù)體系

數(shù)字化檔案系統(tǒng)的運(yùn)行需要強(qiáng)有力的線上安全保障，安全保護(hù)是現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)中非常重要的環(huán)節(jié)?？紤]到成人教育學(xué)籍檔案在歸納收集過程中的影響因素復(fù)雜繁多，因此安全系統(tǒng)需要執(zhí)行多方監(jiān)管。首先，要在系統(tǒng)使用過程中明確端口的操作權(quán)限，對應(yīng)崗位和對應(yīng)職權(quán)的管理人員才能夠?qū)π畔?nèi)容進(jìn)行更改和記錄，并且不允許將學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)隨意帶出檔案室，要求在崗位內(nèi)執(zhí)行相關(guān)的工作內(nèi)容。其次，要建立防火墻機(jī)制，面對網(wǎng)絡(luò)上隨處可見的病毒問題進(jìn)行查殺，保障數(shù)據(jù)流通和安全性。最后要不斷完善自我保護(hù)系統(tǒng)，做到能夠辨別自身信息的安全性，達(dá)到由內(nèi)向外促進(jìn)檔案系統(tǒng)的安全。

五、結(jié)束語

伴隨著成人教育的不斷普及，我國成人教育學(xué)籍檔案管理遇到的問題會(huì)越來越多。在互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境的影響下，學(xué)籍檔案管理朝數(shù)字化和信息化方向發(fā)展是必然的。目前要做的是認(rèn)清發(fā)展現(xiàn)狀，抓住問題，明確發(fā)展的基本價(jià)值，從自身實(shí)際發(fā)展和應(yīng)用需求入手進(jìn)行進(jìn)一步的實(shí)踐。

作者單位：周瑋琪 江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參? 考? 文? 獻(xiàn)

[1]彭相文. 新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下成人教育學(xué)籍檔案管理之探討[J]. 卷宗，2021，11（03）：74.

[2]朱玲君.“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校檔案管理的新舉措[J].北京印刷學(xué)院學(xué)報(bào)， 2019（11）：124-126，129.

周瑋琪（1983-），女，漢族，江蘇建湖，本科，助理研究員，研究方向：繼續(xù)教育、成人教育、社區(qū)教育、繼續(xù)教育學(xué)籍管理。