“雙高”背景下高職檔案信息化建設(shè)分析

包鈺

“雙高計劃”啟動于2019年，是新時代對于高職院校提出的新要求和新標(biāo)準(zhǔn)。在推動我國治理體系和治理能力現(xiàn)代化過程中，我國高職院校也要緊跟時代，進(jìn)行自我管理、自我教育、自我約束，提出新的專業(yè)人才教育體系，建立現(xiàn)代化的人才培養(yǎng)模式，培養(yǎng)出現(xiàn)代社會需要的高質(zhì)量職業(yè)技術(shù)人才。高等職業(yè)院校改革教育機(jī)制，培養(yǎng)高質(zhì)量人才，必然離不開高校檔案信息化建設(shè)。雖然各大高職院校已經(jīng)認(rèn)識到建設(shè)信息化檔案的重要性和必然性，但是將檔案信息化投入實踐的高校較少，主要是檔案信息化是近幾年提出的新概念，體系尚不成熟，機(jī)制有待探索。

一、高校檔案信息概述

高職院校的檔案包括學(xué)校的歷史背景、發(fā)展進(jìn)程、重大決策方案以及全校師生的相關(guān)個人信息資料，是高校的精神財富和文化積累的體現(xiàn)。隨著社會對人才的需求量增多，高校也逐漸擴(kuò)充自己的招生名額，高校檔案的數(shù)量也就越發(fā)龐大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足檔案的記錄需求。檔案記錄是為了滿足師生在學(xué)習(xí)、科研、職位變更等活動中對檔案信息的需求，如畢業(yè)生在寫畢業(yè)論文時，瀏覽往年的優(yōu)秀畢業(yè)論文將會為其提供重要的幫助；科研項目的人員也會將其在科研過程中的實驗記錄和科研成果等記錄在學(xué)校的檔案當(dāng)中，以方便之后的調(diào)取查用；學(xué)生在申請獎學(xué)金或者畢業(yè)后應(yīng)聘崗位時，會需要學(xué)籍檔案或者學(xué)歷證書等證明材料。紙質(zhì)檔案文件不僅容易丟失、儲存量大，而且信息分類困難，檔案管理人員往往要花很大的精力去整理檔案資料，在檔案調(diào)取時也十分繁瑣。如果檔案信息不能被充分的利用，那么檔案庫的建立也失去了使用價值。

為適應(yīng)時代需要，我國明確提出了檔案信息化，并對其定義做了系統(tǒng)闡述，從此開啟了高校檔案由傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)向了計算機(jī)等信息技術(shù)記錄，大大提高了檔案管理工作的效率，使得高校檔案管理適應(yīng)信息化時代的前進(jìn)腳步。計算機(jī)等軟件應(yīng)用到高校檔案管理領(lǐng)域，使得信息的儲備量增加，分類管理更加簡便，并且可以在信息檔案數(shù)據(jù)庫中快速檢索到需要的信息資料。雙高計劃背景下，高校采取信息化檔案管理模式有其必然性，這同樣也是教育事業(yè)的重大進(jìn)步。

二、高校檔案信息化建設(shè)普遍化

（一）高校檔案信息化建設(shè)的具體體現(xiàn)。

站在人類社會發(fā)展進(jìn)程的戰(zhàn)略高度，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的必然趨勢。由于互聯(lián)網(wǎng)的普及，通訊越發(fā)便利，人們足不出戶就能接觸到海量的信息，并且日常學(xué)習(xí)和生活對于信息量的要求也在提升。國家針對檔案信息化頒布了相關(guān)政策，鼓勵檔案管理領(lǐng)域采用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)。高校理應(yīng)響應(yīng)國家的號召，積極推動高校檔案管理信息化，這也是國家檔案信息化的重要組成部分。

（二）師生對于檔案信息的現(xiàn)實需要。

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，人們的生活節(jié)奏越來越快，自然也就對檔案信息管理效率提出更高的標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案信息數(shù)量龐雜，任務(wù)量繁重，包括對信息的鑒別、收集、儲存、整理、分析等。為了提升高校檔案信息工作的效率，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中迫在眉睫。高校檔案信息管理工作的開展影響著高校師生日常學(xué)習(xí)生活的進(jìn)行，因此必須基于高校師生對檔案信息的現(xiàn)實需要，利用信息化的管理手段，為高校師生提供有針對性的信息服務(wù)。

三、高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的重要性

只有將檔案投入使用，充分利用起來，高職檔案信息才有價值。提高檔案的使用效率和利用價值，必須要注意以下幾個方面：一是，根據(jù)高校的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃方案，對高校檔案管理進(jìn)行改革，使其適應(yīng)高校的發(fā)展趨勢，提升檔案管理的規(guī)范化程度；二是，對年代久遠(yuǎn)的檔案信息進(jìn)行整理，刪除其中沒有現(xiàn)實應(yīng)用價值的檔案信息，在這個過程中一定要對信息進(jìn)行慎重判斷，以免誤刪重要的檔案信息。通過對高校的檔案信息建設(shè)工作的深入了解，深刻認(rèn)識到了檔案信息管理的重要性及其意義價值。第一，建設(shè)中國特色的專業(yè)學(xué)科必須要有相關(guān)專業(yè)發(fā)展過程以及理論研究成果等檔案信息的支持，學(xué)科的水平提高是逐日累積的，沒有相關(guān)檔案信息支撐，不可能建設(shè)起高水平的專業(yè)學(xué)科。歷史背景和精神文化是一個學(xué)校綜合實力的重要組成部分，是高校建設(shè)的靈魂，正是由于高校檔案館的存在，使得學(xué)校的歷史故事和精神文化得到傳承，一代又一代高校師生在高校的精神文化滋養(yǎng)下，健康發(fā)展，取得顯著的成就。第二，高校檔案涉及范圍較大，既包括學(xué)校層面的發(fā)展規(guī)劃、歷史資料等，也包括師生個人的相關(guān)信息資料或者學(xué)習(xí)研究成果等，來源的復(fù)雜和數(shù)量的繁多都要求采用規(guī)范化的檔案管理體制，只有這樣才能使學(xué)校的檔案體系更加完整科學(xué)，提高檔案管理的科技含量和信息化程度。第三，通過檔案管理信息化，增強(qiáng)高校與企業(yè)的合作，提升高等職業(yè)院校的專業(yè)水平和職業(yè)性。

推動檔案管理信息化對于高校來說，可以節(jié)省人力，順應(yīng)自動化辦公的時代要求，使用互聯(lián)網(wǎng)云存儲相關(guān)的檔案信息，拋棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，有著多重優(yōu)點(diǎn)。云存儲首先具有儲存量大、節(jié)約儲存空間、省錢等優(yōu)點(diǎn)，其次還具有不易丟失、可以分類管理、查找便捷等優(yōu)點(diǎn)。

四、高職檔案信息化建設(shè)的缺陷

（一）沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要程度。

檔案管理作為高校的輔助工作單位，沒有得到學(xué)校的重視。部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作簡單，只需收集和查找檔案即可，無需采用信息化的管理模式，甚至有些高校為了增設(shè)教室或者實驗室等，縮小檔案室的空間，減少檔案室的工作人員，只派一名工作人員管理檔案室。由于高校沒有認(rèn)識到檔案室的重要性，自然不會設(shè)計相關(guān)的制度規(guī)章，沒有規(guī)范化的檔案管理機(jī)制。檔案室由于缺乏人力資源，無法自我改革和完善，使得高校內(nèi)的檔案管理發(fā)展落后。

（二）缺乏資金。

高校檔案信息化管理改革需要具有一定的資金支持，部分高校沒有成功采用信息化的高校檔案管理體制，就是因為缺乏啟動資金。沒有足夠的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，高校只能退而求其次，將檔案信息錄入計算機(jī)中進(jìn)行存儲和整理，但無法與其他用戶共享，不能利用計算機(jī)快速查閱所需要的數(shù)據(jù)信息。除了啟動資金，高校同時缺少平臺的維護(hù)資金，使得部分設(shè)備和軟件系統(tǒng)老舊，甚至存在很多技術(shù)漏洞，可能導(dǎo)致檔案信息的丟失。

（三）缺乏高校檔案管理軟件系統(tǒng)。

當(dāng)前，國內(nèi)先進(jìn)的檔案管理軟件主要包括情報管理軟件、益都管理軟件等。由于這些系統(tǒng)軟件較為成熟，因此費(fèi)用也相對較高。高校由于客觀條件的限制，很少引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，多數(shù)使用校內(nèi)技術(shù)人員或者教師自己研究開發(fā)的軟件系統(tǒng)，系統(tǒng)設(shè)計簡單，功能不完備，一般只能進(jìn)行簡單的存儲和整理工作，不能為用戶提供快速檢索服務(wù)和共享功能。

（四）缺乏檔案管理專業(yè)技術(shù)人員。

檔案管理信息化對于檔案管理人員的要求較高，除了擁有一定的檔案管理專業(yè)技能之外，還需要有一定的維護(hù)網(wǎng)站、數(shù)據(jù)管理的能力。當(dāng)前高校對于人才的培養(yǎng)模式較為單一，復(fù)合型人才緊缺。此外由于高校對于檔案管理的重要性程度認(rèn)識不足，對于檔案管理人員的要求較低，基本都處于本科以下學(xué)歷水平，甚至有些高校所聘用的檔案管理人員根本未經(jīng)過檔案管理的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，也不具有檔案管理的工作經(jīng)驗。在這種背景下，檔案管理人員的工作模式不夠科學(xué)，只限于傳統(tǒng)的收集和查閱，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的效率，給有調(diào)取檔案信息需求的師生帶來了難題。

（五）缺乏檔案管理工作宣傳。

高校缺乏對檔案管理信息的宣傳，致使許多有相關(guān)需求的師生，只能通過咨詢前輩、翻閱書籍等方法查找相關(guān)信息，不僅效率低下，信息真實度不能保障，而且極有可能查找不到相關(guān)信息。然而事實上，這些師生所需要的信息在學(xué)校檔案庫中可以輕松找到，有些師生不了解檔案庫所收錄的信息內(nèi)容，甚至不知道檔案庫的存在。

（六）檔案庫功能不齊全。

由于檔案管理人員水平不夠，也認(rèn)識不到檔案管理工作的重要性，因此工作態(tài)度不積極。即使檔案室中的信息豐富，檔案管理人員沒有建立完善的工作體制，也會使檔案信息無法發(fā)揮應(yīng)有的價值，嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的開展。不僅是高校及其師生，甚至是高校檔案管理工作人員，都認(rèn)為高校檔案管理沒有意義，從而喪失工作的動力，僅僅完成硬性的工作任務(wù)，導(dǎo)致檔案管理機(jī)制老舊。高校的檔案管理機(jī)制未能順應(yīng)社會主義現(xiàn)代化的時代要求，檔案資源利用不充分，不能滿足高校師生對相關(guān)檔案信息的要求，只將檔案管理部門當(dāng)作學(xué)校檔案的儲藏間。

五、建設(shè)信息化的高等職業(yè)院校檔案

經(jīng)過上述研究調(diào)查可知，在雙高計劃的背景下，信息化高校檔案建設(shè)領(lǐng)域的問題復(fù)雜多樣，根本在于高校檔案管理工作得不到重視，從而使得檔案管理領(lǐng)域缺少啟動資金和維護(hù)資金，缺少檔案管理軟件和硬件設(shè)備，缺少檔案管理專業(yè)技術(shù)人才，缺少檔案管理信息宣傳等。

建設(shè)信息化的高等職業(yè)院校檔案離不開高校領(lǐng)導(dǎo)對其重要程度的認(rèn)識，高校領(lǐng)導(dǎo)可以帶動高校師生轉(zhuǎn)變對檔案管理的錯誤認(rèn)識，從而將高校檔案管理上升到更重要的地位。高校領(lǐng)導(dǎo)不僅要加大對信息化檔案管理的建設(shè)資本投入，還應(yīng)當(dāng)節(jié)約資本的使用，將建設(shè)資本用在最關(guān)鍵的設(shè)備更新和人員引進(jìn)上，減少不必要或者重要性程度較低的資金開銷。此外，建設(shè)信息化檔案管理的工作面臨著諸多風(fēng)險和挑戰(zhàn)，為保證工作順利進(jìn)行，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從檔案的實際情況和師生的實際需要出發(fā)，構(gòu)建系統(tǒng)科學(xué)的檔案管理機(jī)制，嚴(yán)格按照所制定的檔案管理機(jī)制開展工作。

在檔案管理機(jī)制改革過程中，處理檔案信息是任務(wù)的關(guān)鍵。檔案信息大體上分為年代較久遠(yuǎn)的紙質(zhì)資料以及近些年的數(shù)字化資料。對于紙質(zhì)資料，檔案管理員要做好掃描工作，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，在工作過程中檔案管理員一定要保持謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度，認(rèn)真掃描好每一份文件，不得有缺頁缺內(nèi)容的情況發(fā)生。此外，有些資料由于年代過于久遠(yuǎn)，紙張已經(jīng)泛黃破損，字跡模糊難辨，無法通過掃描提取完整內(nèi)容，對于這些資料，檔案管理人需要手工輸入，遇到內(nèi)容不確定的地方詢問學(xué)校知情人員，做到紙質(zhì)資料全面錄入。除紙質(zhì)化資料之外，檔案庫中還可能存有磁帶、光盤等，需要檔案管理人員運(yùn)用相關(guān)技術(shù)，將其中存儲的信息進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)換。做好上述前期工作之后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立文件目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案室所儲存的全部資料信息收錄其中，從而使高校檔案實現(xiàn)一體化管理，引入先進(jìn)軟件設(shè)備，建立數(shù)據(jù)庫的資源共享功能。

檔案管理人員直接執(zhí)行相關(guān)檔案管理工作，是檔案信息管理的直接責(zé)任人員，因此檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素質(zhì)直接影響到高校的檔案管理服務(wù)水平。高校應(yīng)當(dāng)注重檔案管理專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平。除了外來人才的引進(jìn)，高校還應(yīng)當(dāng)提升校內(nèi)原有檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，開展專門培訓(xùn)工作，采用課堂講授、專題講座、實踐練習(xí)等多種形式，積極引導(dǎo)和鼓勵相關(guān)人員參加。此外高校可以聘請校外企業(yè)的相關(guān)專業(yè)人才，考察校內(nèi)檔案管理工作的情況，對不足部分給予指導(dǎo)，提高檔案管理人員的工作效率和工作熱情。除了提升檔案管理人員的專業(yè)水平，還應(yīng)當(dāng)改變檔案管理人員的思想觀念，使他們認(rèn)識到自己工作的重要性，從而激發(fā)學(xué)習(xí)動力。

根據(jù)上述研究和分析可知，建設(shè)信息化的高校檔案管理體系是社會的必然需要和時代的發(fā)展趨勢，是對檔案管理工作的全面提升，但是建設(shè)信息化的高校檔案管理體系面臨重重困難。當(dāng)前，多數(shù)高校沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要程度，缺乏啟動資金和后期維護(hù)資金，缺乏高校檔案管理軟件系統(tǒng)，缺乏檔案管理專業(yè)技術(shù)人員，缺乏檔案管理工作宣傳，檔案庫功能不齊全。思想問題擺在首位，高校首先應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識高校檔案管理工作的重要性，然后根據(jù)上述問題和缺陷，有針對性地逐個提出解決方案。例如加大資金投入，優(yōu)化資金配置，加強(qiáng)人才引入，重視職工培訓(xùn)等。高校通過建立系統(tǒng)的檔案管理體系改革方案，解決檔案管理工作的現(xiàn)存問題，從而最終實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)。

（作者單位：巴音郭楞職業(yè)技術(shù)學(xué)院）