劉亞男
[摘 要]物流企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍主要包含商品運(yùn)輸、配送、包裝及流通等,在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,物流企業(yè)要確保貨物運(yùn)輸安全,不斷提高物流服務(wù)水平,實(shí)現(xiàn)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。為此,物流企業(yè)要合理應(yīng)用信息技術(shù)手段,實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)輸,對(duì)物流企業(yè)實(shí)施全方位、全過(guò)程監(jiān)督管控。文章以物流企業(yè)為研究對(duì)象,深入分析現(xiàn)階段信息化在物流企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的具體應(yīng)用,立足物流企業(yè)的發(fā)展實(shí)際,研究財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)及發(fā)展路徑,以期為物流企業(yè)開(kāi)展財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作提供參考。
[關(guān)鍵詞]物流企業(yè);財(cái)務(wù)信息化建設(shè);信息化發(fā)展
中圖分類(lèi)號(hào):F273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-1722(2023)13-0052-03
近年來(lái),物流行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈,為擴(kuò)大市場(chǎng)占有率,物流企業(yè)要提高物流服務(wù)質(zhì)量,不僅要建立科學(xué)完善的物流服務(wù)流程,確保物流安全,而且要規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),增加經(jīng)濟(jì)效益?;诖?,物流企業(yè)要正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)應(yīng)用的重要性,基于運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)引進(jìn)現(xiàn)代化的信息管理平臺(tái),打破傳統(tǒng)管理模式的束縛,提高財(cái)務(wù)管理質(zhì)量,更好地滿(mǎn)足客戶(hù)需求。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與普及,信息化管理是物流企業(yè)實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)管理模式升級(jí)優(yōu)化的必然選擇。物流企業(yè)要充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù),構(gòu)建統(tǒng)一的信息化管理體系,控制企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)全流程,推動(dòng)業(yè)務(wù)流程升級(jí)優(yōu)化,加大信息共享力度,提高資源配置水平,助力企業(yè)提升經(jīng)濟(jì)實(shí)力與行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
企業(yè)信息化管理具備面向管理層決策、綜合性、人機(jī)協(xié)調(diào)、與現(xiàn)代化管理思維與理念相契合等特性,是符合時(shí)代發(fā)展要求、先進(jìn)科學(xué)的運(yùn)營(yíng)管理模式。受業(yè)務(wù)性質(zhì)影響,物流企業(yè)對(duì)時(shí)效性要求較高,在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中空間覆蓋面較廣,涉及主體較多,引入信息化管理模式能夠精簡(jiǎn)物流企業(yè)的中間流通環(huán)節(jié),促使各節(jié)點(diǎn)、各主體之間實(shí)現(xiàn)高效銜接。
現(xiàn)階段,我國(guó)大部分物流企業(yè)基于運(yùn)營(yíng)管理需求,搭建現(xiàn)代化的信息化管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,提高信息傳輸效率,幫助管理層全方位掌控企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理現(xiàn)狀,信息化管理已然成為企業(yè)現(xiàn)代化管理制度的重要組成部分。對(duì)于物流企業(yè)而言,信息化管理更是打破傳統(tǒng)管理模式桎梏的重要途徑[1]。
(一)會(huì)計(jì)核算方面
目前,在物流企業(yè)的核算管理流程中,業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)核算人員依舊采用線(xiàn)下溝通的方式交接回執(zhí)單據(jù),難以保障時(shí)效性。因此,物流企業(yè)要在會(huì)計(jì)核算方面利用信息技術(shù),提高信息化管理質(zhì)量,在現(xiàn)行信息管理系統(tǒng)中增加回單簽收功能。在系統(tǒng)中完成簽收后,單據(jù)自動(dòng)回傳至財(cái)務(wù)端,為財(cái)務(wù)核算人員的后續(xù)財(cái)務(wù)流程處理提供重要依據(jù),實(shí)現(xiàn)物流企業(yè)業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程全在線(xiàn)操作。同時(shí),企業(yè)要依托信息技術(shù)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,在系統(tǒng)中全面納入各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),更好地滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求。
財(cái)務(wù)計(jì)費(fèi)BMS系統(tǒng)可根據(jù)接收到的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確計(jì)費(fèi),改善傳統(tǒng)模式下人工操作存在誤差的狀況,提高準(zhǔn)確度。業(yè)務(wù)端執(zhí)行數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性關(guān)乎物流費(fèi)用數(shù)據(jù)核算的準(zhǔn)確性,依托信息管理系統(tǒng)開(kāi)展工作,能夠減少人工操作存在的誤差,借助信息系統(tǒng)開(kāi)展自動(dòng)校驗(yàn)工作,保障最終獲取的應(yīng)收應(yīng)付核算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。
(二)財(cái)務(wù)對(duì)賬方面
財(cái)務(wù)對(duì)賬工作的開(kāi)展存在較多的線(xiàn)下溝通環(huán)節(jié),容易出現(xiàn)人為失誤,影響數(shù)據(jù)的真實(shí)性,因此,要優(yōu)化財(cái)務(wù)對(duì)賬流程,實(shí)現(xiàn)流程的自動(dòng)化與高效化。優(yōu)化財(cái)務(wù)對(duì)賬流程,通過(guò)既定規(guī)則由系統(tǒng)自動(dòng)生成賬單,將其及時(shí)傳輸至對(duì)賬平臺(tái),賬單數(shù)據(jù)的審核、發(fā)送等工作落實(shí)均由員工在系統(tǒng)中完成。針對(duì)應(yīng)收賬款管理,可在系統(tǒng)中設(shè)置在線(xiàn)提醒功能,幫助業(yè)務(wù)人員明確哪些款項(xiàng)需及時(shí)收回以及各筆款項(xiàng)的具體回款時(shí)間。完成對(duì)賬工作后,由系統(tǒng)自動(dòng)化處理各項(xiàng)信息數(shù)據(jù),將其及時(shí)傳輸至結(jié)算系統(tǒng),自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證,與財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接[2]。
(三)財(cái)務(wù)結(jié)算方面
物流企業(yè)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理流程中,存在部分流程脫節(jié)的現(xiàn)象,無(wú)法實(shí)現(xiàn)開(kāi)票通知、收票、收支結(jié)算全流程跟蹤,因此需要優(yōu)化財(cái)務(wù)結(jié)算流程,實(shí)現(xiàn)催款、到款通知、財(cái)務(wù)賬款核銷(xiāo)等流程自動(dòng)化處理。結(jié)算是物流企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)外運(yùn)營(yíng)不可或缺的環(huán)節(jié),應(yīng)收賬款結(jié)算與應(yīng)付賬款結(jié)算是結(jié)算流程的主要內(nèi)容。物流企業(yè)要嚴(yán)格執(zhí)行“收支兩條線(xiàn)”管理模式,對(duì)不同賬戶(hù)、不同業(yè)務(wù)方向?qū)嵭懈髯越Y(jié)算。
在業(yè)財(cái)集成一體化流程方面,信息系統(tǒng)定期核算業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),減少人工操作;核算工作完成后,定時(shí)進(jìn)行對(duì)賬處理;對(duì)賬工作完成后,由信息系統(tǒng)自動(dòng)掛賬并落實(shí)后續(xù)工作;傳輸至開(kāi)票系統(tǒng)后生成開(kāi)票明細(xì)并開(kāi)票。信息系統(tǒng)自動(dòng)化處理、設(shè)置預(yù)定執(zhí)行命令等是保障結(jié)算全流程各環(huán)節(jié)有序執(zhí)行的重要基礎(chǔ),能夠滿(mǎn)足物流企業(yè)正常業(yè)務(wù)的自動(dòng)化處理與特殊指令操作,提高財(cái)務(wù)結(jié)算的精準(zhǔn)度[3]。
(四)數(shù)據(jù)分析方面
財(cái)務(wù)核算、對(duì)賬及結(jié)算等流程完成后,產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)蘊(yùn)含著巨大的價(jià)值。財(cái)務(wù)人員通過(guò)分析各項(xiàng)數(shù)據(jù),明確物流企業(yè)當(dāng)前的運(yùn)營(yíng)狀況,判斷企業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì),支撐管理層的各項(xiàng)決策制定,實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)運(yùn)行狀況,建立準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析模型,指導(dǎo)物流企業(yè)的未來(lái)發(fā)展。
(一)財(cái)務(wù)信息化意識(shí)淡薄
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不斷變化,大部分物流企業(yè)將關(guān)注重點(diǎn)放在物流物品與運(yùn)輸人員的安全性及提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益上,而忽視了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要性。在日常工作中,財(cái)務(wù)人員將較多的時(shí)間精力投入到簡(jiǎn)單煩瑣的成本核算與利潤(rùn)評(píng)估工作中,缺乏良好的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)意識(shí),嚴(yán)重制約了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作在物流企業(yè)內(nèi)部的有序推進(jìn)。
與此同時(shí),部分物流企業(yè)的財(cái)務(wù)人員不具備良好的信息技術(shù)應(yīng)用能力,知識(shí)儲(chǔ)備陳舊,難以滿(mǎn)足財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的要求,難以發(fā)揮財(cái)務(wù)信息化的價(jià)值。
(二)財(cái)務(wù)管理組織架構(gòu)設(shè)置不合理
健全的組織架構(gòu)能夠?yàn)樨?cái)務(wù)信息化建設(shè)保駕護(hù)航,然而,目前部分物流企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)缺乏重視,財(cái)務(wù)管理組織架構(gòu)設(shè)置方面也存在不合理之處,員工崗位劃分不合理,部分關(guān)鍵崗位甚至由一人兼任,難以保障工作落實(shí)流程的規(guī)范性。此外,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作的開(kāi)展要求各職能部門(mén)積極參與,而部分物流企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的認(rèn)知不全面,僅將其交由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé),導(dǎo)致其他職能部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不夠重視,參與度較低,難以保障財(cái)務(wù)流程的規(guī)范性,無(wú)法實(shí)現(xiàn)物流企業(yè)各項(xiàng)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)流程的全覆蓋[4]。
(三)信息化建設(shè)水平滯后
良好的信息化建設(shè)水平是開(kāi)展財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作的重要基礎(chǔ)。部分物流企業(yè)存在信息化建設(shè)水平滯后的問(wèn)題,雖然基于各部門(mén)工作的落實(shí)要求引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng),但各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳輸接口不一致,難以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的無(wú)縫對(duì)接,各部門(mén)存在較為嚴(yán)重的“信息孤島”現(xiàn)象,資源共享力度不足,制約了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)價(jià)值的發(fā)揮。
(四)復(fù)合型人才儲(chǔ)備不足
傳統(tǒng)運(yùn)營(yíng)管理模式下,物流企業(yè)的管理流程以人工操作為主,對(duì)人才專(zhuān)業(yè)性要求不高。然而,隨著財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作的推進(jìn),員工不僅要具備良好的數(shù)據(jù)分析能力,而且要具備信息技術(shù)應(yīng)用能力。然而,部分物流企業(yè)現(xiàn)有員工并未基于工作落實(shí)要求,優(yōu)化更新知識(shí)儲(chǔ)備,對(duì)于財(cái)務(wù)信息化認(rèn)知不足,影響了物流企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作的有效推進(jìn)。
(五)信息系統(tǒng)安全管理不到位
受業(yè)務(wù)性質(zhì)影響,物流企業(yè)會(huì)收集掌握較多承運(yùn)人的基本信息,為強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督,物流企業(yè)要將所有承運(yùn)人的信息錄入信息系統(tǒng)。如果企業(yè)對(duì)于信息系統(tǒng)安全管理工作重視不足,就會(huì)增加信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前,物流企業(yè)應(yīng)用的大多是第三方軟件設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的信息系統(tǒng),安全性難以保障,應(yīng)用過(guò)程中缺乏完善的安全管理措施,員工風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不足,難以準(zhǔn)確識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn),因此也就無(wú)法保障客戶(hù)資料的安全。
(一)提高對(duì)財(cái)務(wù)信息化的思想認(rèn)識(shí)
物流企業(yè)在運(yùn)營(yíng)管理中,要充分意識(shí)到財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)增強(qiáng)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的積極作用,加大財(cái)務(wù)信息化建設(shè)投入力度,引導(dǎo)全員樹(shù)立正確認(rèn)知,制定科學(xué)完善的財(cái)務(wù)信息化管理制度與流程,為財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作的順利推進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
與此同時(shí),要在物流企業(yè)內(nèi)部建立完善的績(jī)效考核機(jī)制,將財(cái)務(wù)信息化建設(shè)成效納入考核范疇,定期針對(duì)員工開(kāi)展考核工作,切實(shí)提高員工對(duì)于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重視程度,使員工深入了解其優(yōu)勢(shì),助力財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作更好地落實(shí)。完善獎(jiǎng)懲制度,強(qiáng)化員工的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)意識(shí),提升其工作積極性[5]。
(二)合理設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)管理組織架構(gòu)
為了滿(mǎn)足財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作的開(kāi)展要求,物流企業(yè)應(yīng)優(yōu)化完善組織架構(gòu),合理設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)管理組織架構(gòu),以支撐各項(xiàng)工作的有序落實(shí)。在具體實(shí)施過(guò)程中,要立足物流企業(yè)的發(fā)展視角,細(xì)化部門(mén)分工,在財(cái)務(wù)中心下分別設(shè)置數(shù)據(jù)分析部、考核部等部門(mén),確保各部門(mén)各司其職、協(xié)同合作,推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作。其中,數(shù)據(jù)分析部主要負(fù)責(zé)分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),如收入、成本、利潤(rùn)等,支撐管理層決策制定;考核部負(fù)責(zé)考核物流企業(yè)各分部、分公司的績(jī)效。與此同時(shí),要根據(jù)物流企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理規(guī)模設(shè)立審計(jì)部門(mén),保障其獨(dú)立性與權(quán)威性,準(zhǔn)確評(píng)估物流企業(yè)財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部控制等的有效性,明確其中存在的不足之處,督促整改工作的有效落實(shí)。
(三)拓展信息化建設(shè)的廣度與深度
為了適應(yīng)物流企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理需求,要搭建業(yè)財(cái)一體化信息管理平臺(tái),解決傳統(tǒng)模式下各部門(mén)存在的“信息孤島”問(wèn)題,提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅r(shí)效性與準(zhǔn)確性。依托業(yè)財(cái)一體化信息管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)對(duì)各分公司的遠(yuǎn)程管理和實(shí)時(shí)監(jiān)控,方便企業(yè)管理層全面掌控當(dāng)前的運(yùn)營(yíng)狀況。業(yè)財(cái)一體化信息管理平臺(tái)的搭建能夠減少人工成本,提高數(shù)據(jù)處理的效率與準(zhǔn)確度,切實(shí)提高工作質(zhì)量,滿(mǎn)足物流企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理需求。
(四)加強(qiáng)企業(yè)復(fù)合型人才儲(chǔ)備
物流企業(yè)要加大復(fù)合型人才儲(chǔ)備力度,全面提升員工的綜合素質(zhì),組建優(yōu)質(zhì)的信息化工作團(tuán)隊(duì),為推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作夯實(shí)基礎(chǔ)。
首先,完善與優(yōu)化人才引進(jìn)機(jī)制,在人才引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)方面,不僅要重視員工的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn),而且要重點(diǎn)關(guān)注其信息技術(shù)應(yīng)用能力,以便更好地滿(mǎn)足財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的需求。
其次,分析員工工作的落實(shí)現(xiàn)狀,明確其薄弱環(huán)節(jié),以問(wèn)題為導(dǎo)向,制定合理的應(yīng)對(duì)策略,定期開(kāi)展教育培訓(xùn)活動(dòng),合理設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容,不僅要涵蓋財(cái)務(wù)、信息技術(shù),而且要涉及法律、金融等方面,切實(shí)提升員工的工作能力,更好地滿(mǎn)足物流企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作的開(kāi)展需求。同時(shí),員工應(yīng)樹(shù)立自主學(xué)習(xí)意識(shí),優(yōu)化更新知識(shí)儲(chǔ)備,提高綜合素質(zhì)。
最后,健全績(jī)效考核機(jī)制,將考核結(jié)果與獎(jiǎng)懲機(jī)制掛鉤,增強(qiáng)員工的主觀(guān)能動(dòng)性,推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作更好地落實(shí),助力物流企業(yè)內(nèi)部管理質(zhì)量提升[6]。
(五)加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理
為保障物流企業(yè)的信息安全,物流企業(yè)要根據(jù)工作落實(shí)需求,招聘或外聘專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)專(zhuān)員,更新迭代和定期維護(hù)企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng),設(shè)置安全防火墻,保障信息系統(tǒng)維持安全穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)。物流企業(yè)在與員工簽訂勞動(dòng)合同時(shí),可簽訂保密協(xié)議,增強(qiáng)員工的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),使其主動(dòng)維護(hù)企業(yè)的信息安全。物流企業(yè)要定期開(kāi)展安全及保密規(guī)定培訓(xùn),幫助員工掌握信息系統(tǒng)安全管理與維護(hù)的基本方法。
綜上所述,物流企業(yè)要積極推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作,樹(shù)立現(xiàn)代化管理思維,強(qiáng)化全員的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)意識(shí),加大信息化建設(shè)投入力度,與專(zhuān)業(yè)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)合作,根據(jù)業(yè)務(wù)需求建立信息管理系統(tǒng),解決傳統(tǒng)模式下的信息滯后問(wèn)題,提高信息傳輸?shù)臅r(shí)效性與準(zhǔn)確度,更好地支撐企業(yè)管理層的決策制定,促進(jìn)物流企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
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