論編輯書稿檔案意識(shí)的養(yǎng)成

王威

摘 要：書稿檔案是圖書出版過程的原始記錄，是解決法律糾紛的核心證據(jù)，是檢驗(yàn)編輯業(yè)務(wù)能力的重要標(biāo)準(zhǔn)，是國家檔案的組成部分，具有重要的歷史憑證價(jià)值、情報(bào)信息價(jià)值和開發(fā)利用價(jià)值。收集整理書稿檔案是編輯的重要職責(zé)。信息時(shí)代，必須完善檔案管理工作機(jī)制，推動(dòng)編輯適應(yīng)多平臺(tái)辦公需要、順應(yīng)多媒體出版趨勢(shì)、響應(yīng)信息化建設(shè)需求，著力強(qiáng)化書稿檔案的價(jià)值意識(shí)、歷史意識(shí)和利用意識(shí)，加強(qiáng)書稿檔案的收集、整理和歸檔，提升書稿檔案的質(zhì)量和開發(fā)利用水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理 書稿檔案 檔案價(jià)值 編輯檔案意識(shí)

書稿檔案是出版社編輯出版圖書過程中形成的需要?dú)w檔保存的文件材料。原國家新聞出版署、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《出版社書稿檔案管理辦法》[1]（1992年）明確規(guī)定：“書稿檔案是圖書編輯出版過程的歷史記錄，是國家檔案的組成部分?！薄皶鍣n案由編輯室收集、整理、立卷后，總編室負(fù)責(zé)歸檔、管理，并定期移交出版社檔案機(jī)構(gòu)?！痹瓏倚侣劤霭媸鹪缭?998年頒布《圖書編輯工作基本規(guī)程》，明確規(guī)定：“圖書檔案由責(zé)任編輯負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，經(jīng)編輯室審核字交總編室歸檔管理。”[2]這兩部規(guī)章，從制度上明確了書稿檔案的地位作用、管理職責(zé)和編輯的崗位職責(zé)，是出版社檔案管理的重要法規(guī)依據(jù)和基本工作指南。從圖書編輯出版實(shí)踐看，責(zé)任編輯最了解圖書內(nèi)容、編校信息的價(jià)值，特別是信息時(shí)代，適應(yīng)多平臺(tái)辦公需要、順應(yīng)多媒體出版趨勢(shì)、響應(yīng)信息化建設(shè)需求，強(qiáng)化編輯的書稿檔案意識(shí)，完善檔案管理工作機(jī)制，加強(qiáng)書稿檔案的收集，規(guī)范書稿檔案的整理，完整記錄圖書編輯信息，提升書稿檔案的歷史價(jià)值和文化價(jià)值至關(guān)重要。

一、強(qiáng)化編輯的書稿檔案價(jià)值意識(shí)，切實(shí)增強(qiáng)歸檔工作的責(zé)任感

檔案價(jià)值在不同的歷史階段、不同的利用目的上，有不同的表現(xiàn)形式，學(xué)界稱為檔案的價(jià)值形態(tài)。顧名思義，檔案的價(jià)值形態(tài)是指檔案價(jià)值在工作中的具體表現(xiàn)形式，其實(shí)質(zhì)就是檔案的具體價(jià)值。檔案的價(jià)值體現(xiàn)在對(duì)其形成部門的原始價(jià)值，以及對(duì)其他使用者的從屬價(jià)值。原始價(jià)值即第一價(jià)值，包括書稿檔案形成單位需求的行政價(jià)值、財(cái)務(wù)價(jià)值、法律價(jià)值等。書稿檔案的從屬價(jià)值即對(duì)其他的書稿檔案使用者所具備的第二價(jià)值，其中包括了證據(jù)價(jià)值，并且，書稿檔案的價(jià)值大小作為檔案價(jià)值鑒定的依據(jù)。[3]具體來講，檔案的原始價(jià)值，又稱為歷史憑證價(jià)值，我們從書稿檔案的基本屬性、書稿檔案的內(nèi)容和形式特征看，書稿檔案是真實(shí)可靠的，并且具有法律效力。書稿檔案的從屬價(jià)值，主要是指書稿檔案的情報(bào)信息價(jià)值和證據(jù)價(jià)值，從書稿檔案的信息儲(chǔ)備和所反映的內(nèi)容來看，檔案信息可供各項(xiàng)工作借鑒、參考。書稿檔案是出版社從事出版業(yè)務(wù)活動(dòng)重要的檔案資料，包含選題策劃、約稿組稿、編輯加工、合同協(xié)議、內(nèi)部審批、稿酬版稅、裝幀設(shè)計(jì)、印刷發(fā)行等內(nèi)容，是各出版單位圖書出版的原始記錄憑證，具有十分重要的歷史憑證價(jià)值、情報(bào)信息價(jià)值和證據(jù)價(jià)值。因此，圖書編輯必須深刻認(rèn)識(shí)書稿檔案的價(jià)值，切實(shí)增強(qiáng)書稿檔案歸檔的工作責(zé)任感。

一是書稿檔案是解決著作權(quán)等法律糾紛的核心證據(jù)，其歷史憑證價(jià)值特別是法律價(jià)值地位顯要。對(duì)于出版單位而言書稿檔案是從圖書選題、圖書策劃、圖書組稿、審稿，到后期圖書編輯加工、發(fā)稿、出版全過程，是歷史的真憑實(shí)據(jù)，是具有法律效力的歷史證據(jù)。書稿檔案作為歷史記錄，反映圖書出版物編輯加工印制出版的過程，與其他的物證、證人、證言相比，是具有較高的證明效力，同時(shí)也是版權(quán)糾紛、履約糾紛中的重要證據(jù)。比如，編輯如果未經(jīng)作者同意，就對(duì)其作品進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改、增刪，導(dǎo)致出版社與作者間的知情權(quán)、修改權(quán)糾紛；再比如，簽訂合同時(shí)，如果對(duì)作者署名（特別是多個(gè)作者）、權(quán)利歸屬、授權(quán)范圍、稿酬方式等約定不明確，就容易引起署名權(quán)、出版權(quán)、發(fā)行權(quán)及稿酬或版稅糾紛。此外，作者如果未經(jīng)出版單位同意就將已經(jīng)出版的作品轉(zhuǎn)給第三方使用，或者將已經(jīng)出版的作品多媒體版、網(wǎng)絡(luò)版、電子書等電子出版物的版權(quán)轉(zhuǎn)給其他第三方使用，造成版權(quán)糾紛等等。而裁定或判別糾紛責(zé)任的主要法律依據(jù)，就是圖書編輯出版過程的相關(guān)書稿檔案，比如編輯與作者的溝通記錄（信件、稿件、電子郵件或電話記錄、微信聊天記錄等）及出版合同或相關(guān)協(xié)議等。

二是書稿檔案是承載編輯出版業(yè)務(wù)的重要信息資源，其情報(bào)價(jià)值特別是編輯參考價(jià)值作用顯著。書稿檔案記錄了圖書出版的事實(shí)和經(jīng)過，書稿檔案對(duì)編輯來說是非常重要的信息資源，特別是現(xiàn)在智能編校系統(tǒng)在各出版機(jī)構(gòu)普遍使用的情況下，圖書編輯出版的數(shù)據(jù)信息可實(shí)時(shí)更新，極大地方便了編輯快速和準(zhǔn)確地獲取所需要的圖書編輯信息，同時(shí)也為編輯未來的工作規(guī)劃和出版方向提供了參考。比如，出版社在與作者約定出版紙質(zhì)版后，假如對(duì)于該圖書還有數(shù)據(jù)庫版、網(wǎng)絡(luò)版、數(shù)字版等其他版本的出版規(guī)劃，書稿檔案中關(guān)于圖書編輯過程記錄原始文字、圖片，或經(jīng)排版、修圖等編校后的定稿，是其他版本所需要的基礎(chǔ)資料，可以大幅提高后續(xù)環(huán)節(jié)的工作效率。再比如，再版修訂版本的圖書，編輯可通過比對(duì)書稿檔案中關(guān)于上一版本與最新版本之間的差異，防止誤用版本導(dǎo)致印制錯(cuò)誤。[4]

三是書稿檔案是檢驗(yàn)編輯業(yè)務(wù)能力的重要標(biāo)準(zhǔn)，其行政價(jià)值特別是潛在利用價(jià)值日益凸顯。書稿檔案記錄了編輯工作的內(nèi)容，可以比較直觀地反映出一個(gè)圖書編輯的工作態(tài)度，更能反映一個(gè)圖書編輯的學(xué)識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力情況。可以從策劃選題來看是否切中當(dāng)前熱點(diǎn)，從審稿意見來看寫得是否細(xì)致、有見地，可作為編輯業(yè)務(wù)質(zhì)量和能力的考核指標(biāo)。[5]同時(shí)，書稿檔案對(duì)編輯的職稱評(píng)定、圖書質(zhì)量檢測(cè)等發(fā)揮重要作用。書稿檔案中的知名專家的題詞、各級(jí)審稿意見、對(duì)圖書的評(píng)論、重大選題批復(fù)等，可以增加圖書評(píng)獎(jiǎng)材料的優(yōu)勢(shì)。此外，新入職的編輯可以通過整理書稿檔案快速了解圖書生產(chǎn)流程和環(huán)節(jié)，有利于新編輯的成長；對(duì)于老編輯來說，親自整理書稿檔案可以梳理工作脈絡(luò)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、及時(shí)查漏補(bǔ)缺，進(jìn)而不斷提升自身編輯業(yè)務(wù)能力。

二、強(qiáng)化編輯的書稿檔案歷史意識(shí)，確保檔案資料收集的完備性

書稿檔案反映了每種圖書編輯出版的全過程，是圖書編輯出版的歷史記錄，具有系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性的特點(diǎn)。這就要求編輯在收集書稿檔案時(shí)，要牢固樹立歷史意識(shí)，本著對(duì)自己負(fù)責(zé)、對(duì)工作負(fù)責(zé)、對(duì)作者負(fù)責(zé)、對(duì)圖書質(zhì)量負(fù)責(zé)的態(tài)度，全面系統(tǒng)、完整準(zhǔn)確地收集書稿檔案信息，保證每一份書稿檔案的完整齊備，使自己編輯出版的每一本圖書經(jīng)得住時(shí)間的考驗(yàn)、歷史的檢驗(yàn)。

一要全面系統(tǒng)收集書稿檔案資料?！冻霭嫔鐣鍣n案管理辦法》（1992年）第五條規(guī)定：“每一種圖書的書稿檔案，應(yīng)反映編輯出版的全過程?！辈?duì)立卷歸檔的文件、材料范圍作了明確規(guī)定。要求書稿檔案的立卷文件和材料，要涵蓋從選題策劃、作者溝通、編輯加工、內(nèi)部審批、合同簽訂、封面設(shè)計(jì)、編校印刷、稿酬版稅、圖書發(fā)行等全過程形成的重要文件、資料、記錄等。這些書稿檔案信息主要包括：選題策劃方案、出版合同及協(xié)議；與作者就書稿內(nèi)容修改、確認(rèn)付印稿、稿酬版稅、署名授權(quán)、樣書的溝通記錄（包括電子郵件、QQ或微信等聊天記錄等）；編輯加工記錄、各校次校樣和各級(jí)審稿意見；圖書出版過程中歷次請(qǐng)示報(bào)告及審批的文件；與美術(shù)編輯就封面設(shè)計(jì)的溝通記錄；與圖書印制部門就圖書付印問題的溝通記錄；作者交付的圖書原稿；圖書書評(píng)及宣傳材料；圖書獎(jiǎng)懲記錄；等等。

二要完整準(zhǔn)確收集書稿檔案資料。書稿檔案收集的難點(diǎn)在于與作者溝通的信息。當(dāng)前，隨著通訊技術(shù)的發(fā)展和工作環(huán)境的變化，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)多、溝通載體多，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了以電話、傳真為主的時(shí)代，特別是電子郵件、微信等網(wǎng)絡(luò)社交工具的廣泛使用，編輯與作者的溝通方式越來越個(gè)性化、隨意化，對(duì)于編輯與作者之間的溝通信息難以全面收集保存，因此保證書稿檔案完整性的難度增大。特別是編輯與作者之間的約稿信息、出版合同版本、圖書的書稿原稿、書稿歷次修改稿、付印清樣確認(rèn)和稿酬的支付、樣書的寄送、圖書的重印、圖書再版等關(guān)鍵信息，是出版單位擁有合法版權(quán)資源的重要證物，對(duì)于證明事實(shí)、分清責(zé)任具有重要意義。所以責(zé)任編輯在發(fā)稿和付印時(shí)要注意收集和歸檔。比如，作者發(fā)來的電子原稿要及時(shí)備份，編校部門用稿另外復(fù)制，不覆蓋原稿。圖書的歷次加工稿以及作者修改稿、確認(rèn)稿要備份；編輯與作者間就版權(quán)、署名、授權(quán)、重印、再版等關(guān)鍵信息，特別是電子郵件等要及時(shí)打印備份。一旦發(fā)生法律糾紛，如果書稿檔案資料中缺少應(yīng)有的項(xiàng)目，特別是關(guān)鍵性的資料，出版單位就要承擔(dān)無法舉證的責(zé)任和造成的相關(guān)經(jīng)濟(jì)損失。

三要協(xié)同配合收集書稿檔案資料。書稿檔案涵蓋圖書編輯出版的全流程，除責(zé)任編輯外，還涉及策劃、審稿、校對(duì)、美編、編務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、印務(wù)、發(fā)行等多部門、多崗位，需要各相關(guān)部門和人員的協(xié)同配合。應(yīng)堅(jiān)持“誰創(chuàng)建，誰收集和整理”的原則，由責(zé)任編輯個(gè)人來整理自己在各平臺(tái)、各時(shí)段所創(chuàng)建的書稿檔案，同時(shí)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)其他各相關(guān)部門的人員收集該圖書編輯出版過程中的檔案信息資料。此外，圖書出版完成，書稿檔案第一次備份后，如果有新的書稿資料產(chǎn)生，要及時(shí)補(bǔ)充更新。

三、強(qiáng)化編輯的書稿檔案利用意識(shí)，著力提升檔案整理的規(guī)范性

書稿檔案是圖書編輯出版的歷史見證，也是出版經(jīng)營活動(dòng)的“活化石”。歸檔的目的在于開發(fā)利用。檔案的利用是檔案的生命力和價(jià)值體現(xiàn)。書稿檔案的利用率與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)成正比，沒有質(zhì)量保證的書稿檔案其利用價(jià)值必然大打折扣。高質(zhì)量的書稿檔案是建立在高標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的檔案管理工作之上。圖書編輯要抱著對(duì)檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，為利用者提供準(zhǔn)確可靠、清晰完整的高質(zhì)量的書稿檔案信息。

一是適應(yīng)多平臺(tái)辦公需要，健全書稿檔案生成機(jī)制。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，大多數(shù)出版社的辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了多平臺(tái)化、網(wǎng)絡(luò)化，甚至遠(yuǎn)程化，極大改變了過去在辦公室按工作流程形成工作檔案的檔案生成模式，因此，必須適應(yīng)多平臺(tái)辦公需要，完善書稿檔案的形成機(jī)制。這些辦公系統(tǒng)，既有PC電腦終端，也有移動(dòng)互聯(lián)終端；既有OA系統(tǒng)，也有智能編校系統(tǒng)，還有諸如騰訊會(huì)議、WeLink、微信、電子郵件等會(huì)議平臺(tái)和交流平臺(tái)。特別是疫情期間，很多出版社的編輯能夠通過這些平臺(tái)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公、移動(dòng)辦公。編輯與作者及其他相關(guān)人員的信息溝通大多通過電話或網(wǎng)絡(luò)在線完成，這些信息大多是書稿檔案信息，需要及時(shí)生成書稿檔案。特別是存儲(chǔ)在各社交平臺(tái)中的文檔信息等文件，要及時(shí)保存，否則就有可能造成書稿檔案的丟失。有些使用單位的郵箱或辦公系統(tǒng)的賬號(hào)，一旦工作變動(dòng)，如果賬號(hào)注銷，也同樣難以查到其中保存的內(nèi)容。因此，編輯要及時(shí)收集、整理這些電子文件，建立至少存儲(chǔ)在2個(gè)載體（如電腦硬盤和U盤）的電子檔案，確保書稿檔案的安全性和完整性。

二是順應(yīng)多媒體出版趨勢(shì)，優(yōu)化書稿檔案立卷要求。數(shù)字化時(shí)代，圖書出版由紙質(zhì)圖書向電子書、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)版、數(shù)字版等多媒體方向發(fā)展，圖書的載體發(fā)生了較大變化，書稿檔案信息的形態(tài)、載體也相繼發(fā)生了較大變化。我們必須順應(yīng)多媒體出版趨勢(shì)，及時(shí)調(diào)整書稿檔案的立卷要求和歸檔細(xì)目。對(duì)照《出版社書稿檔案管理辦法》（1992年），明確書稿檔案立卷范圍，細(xì)化歸檔條目和要求，確立合理的保管期限。特別要針對(duì)當(dāng)前編輯與作者聯(lián)系大都演變?yōu)殡娮余]件、電話、微信等無紙化方式，要及時(shí)將這些書稿檔案的電子信息備份存檔，同時(shí)重要的電子郵件、微信記錄等電子信息應(yīng)及時(shí)打印歸檔，重要的電話應(yīng)做好書面記錄；要合理確定保管期限、具有重要價(jià)值的書稿檔案。

三是響應(yīng)信息化建設(shè)需求，便于書稿檔案開發(fā)利用。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，是充分保護(hù)和利用檔案的有效舉措，能顯著提升檔案的檢索、查考和傳輸、利用效率。新修訂的《中華人民共和國檔案法》（2021年1月1日起正式實(shí)施），增加了檔案信息化建設(shè)和檔案監(jiān)督管理的有關(guān)規(guī)定，提出“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，這是以法律的形式確認(rèn)了電子檔案的地位。從目前我國出版工作信息化現(xiàn)狀看，綜合運(yùn)用文字、圖片、表格、音頻、視頻等多種電子形式進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通已成為常態(tài)，但對(duì)文件的格式尚無統(tǒng)一規(guī)定，導(dǎo)致電子文件的格式五花八門。比如，文字有word、pdf、txt等多種格式，圖片有bmp、jpg、png、tif、gif等格式，視頻有avi、wma、rmvb、rm、mp4、mid等格式。不同格式的文件需要不同軟件才能閱讀或播放，出版社可根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要，選擇主流、通用的格式作為書稿檔案的格式，構(gòu)建自己的書稿電子檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)語

編輯的書稿檔案意識(shí)養(yǎng)成是一個(gè)系統(tǒng)的、長期的過程，需要多管齊下、齊抓共管。一要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善工作機(jī)制。要建立健全出版單位黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、黨政齊抓共管、各出版部門各負(fù)其責(zé)，責(zé)任編輯具體負(fù)責(zé)的書稿檔案領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制，將書稿檔案整理歸檔作為編輯和總編室的年度考核指標(biāo)，與其薪酬績效、評(píng)優(yōu)評(píng)先、職稱評(píng)定等掛鉤，確保思想上能真正重視，行動(dòng)上能有效落實(shí)。二要順應(yīng)出版行業(yè)發(fā)展新形勢(shì)，完善書稿檔案管理制度。要主動(dòng)適應(yīng)多平臺(tái)辦公需要、順應(yīng)多媒體出版趨勢(shì)、響應(yīng)信息化建設(shè)需求，構(gòu)建紙質(zhì)檔案和電子檔案標(biāo)準(zhǔn)體系、立卷范圍、資料細(xì)目，建立內(nèi)部協(xié)同、督查督辦、定期核查、安全保密等工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)書稿檔案及時(shí)完整歸集和保存，保障每一份書稿檔案的完整齊備。三要加強(qiáng)法律合規(guī)培訓(xùn)，提高書稿檔案質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)編輯、書稿檔案管理人員的著作權(quán)、合同法等法律及書稿檔案知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)圖書編輯人員自我保護(hù)意識(shí)和相關(guān)的法律常識(shí)。為防止法律糾紛，特別要認(rèn)真填寫出版合同，避免出版格式合同的待填項(xiàng)目出現(xiàn)空白或隨意劃掉的情況；要與作者核對(duì)作品中涉及的人物照片的授權(quán)；要加強(qiáng)稿件審核，避免過度引用及引用未標(biāo)注而導(dǎo)致的侵權(quán)隱患；確定書稿、簽訂合同或領(lǐng)取稿酬時(shí)，如作者不能到現(xiàn)場(chǎng)簽字，由作者本人出示授權(quán)委托書。有多個(gè)作者的，應(yīng)逐一由其本人簽授權(quán)委托書，不能由其他人代簽。[6]

（作者單位系人民交通出版?zhèn)髅焦芾碛邢薰荆?/p>