后勤現(xiàn)代化管理中的信息孤島及應(yīng)對(duì)探索——以北京H大學(xué)后勤管理應(yīng)用為例

李建華 張 璋

后勤現(xiàn)代化管理中的信息孤島及應(yīng)對(duì)探索——以北京H大學(xué)后勤管理應(yīng)用為例

李建華 張 璋

[北京化工大學(xué)]

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使全社會(huì)信息互聯(lián)互通邁入了新的發(fā)展階段。高校作為科研創(chuàng)新的排頭兵，無(wú)論教學(xué)還是后勤保障，都逐步納入了各種信息化管理手段。新冠病毒疫情的持續(xù)，對(duì)傳統(tǒng)的高校后勤管理提出了創(chuàng)新要求。以往的以人為主、各部門分布管理的體系，需要有機(jī)地串聯(lián)，消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)“大后勤”為視角的集成信息管理平臺(tái)。本文以北京H大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)架構(gòu)為例，提出搭建集成信息平臺(tái)的探索思路，解決部分后勤管理工作中的痛點(diǎn)，從而切實(shí)提高后勤保障水平，以期對(duì)遇到類似問(wèn)題的管理部門能有一定的借鑒。

信息化；信息孤島；信息平臺(tái)

前言

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使全社會(huì)信息互聯(lián)互通邁入了新的發(fā)展階段。以習(xí)近平同志為核心的黨中央緊抓歷史機(jī)遇，以高瞻遠(yuǎn)矚的眼光，系統(tǒng)謀劃、統(tǒng)籌推進(jìn)數(shù)字中國(guó)建設(shè)進(jìn)程。2021年，《中華人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》專篇部署“加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國(guó)”[1]，要求各地區(qū)各部門扎實(shí)推進(jìn)數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字技術(shù)和數(shù)字社會(huì)建設(shè)。高校作為科研創(chuàng)新的排頭兵，無(wú)論教學(xué)還是后勤保障，都已逐步納入各種信息化及數(shù)字化管理手段，這不單是效率水平提升的需求，更是高校獨(dú)有的探索創(chuàng)新本質(zhì)的體現(xiàn)。新冠病毒疫情的持續(xù)，對(duì)傳統(tǒng)的高校后勤管理提出了創(chuàng)新要求。以往可以隨時(shí)面對(duì)面交流和溝通的辦公管理模式，被各種APP或網(wǎng)絡(luò)流程替代。在體會(huì)其便利性后，逐漸為師生接納并習(xí)以為?！，F(xiàn)階段高校集成了行政、科研、教學(xué)、住宿、餐飲、商業(yè)、醫(yī)療、能源、物業(yè)、交通等眾多組成部門，可作為社會(huì)的縮影模型。特別是后勤保障部門，業(yè)務(wù)涉及除教學(xué)科研以外的各行各業(yè)，以往的以人為主、各部門分布管理的體系，需要有機(jī)地串聯(lián)，消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)“大后勤”為視角的集成信息管理平臺(tái)。本文以北京H大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)架構(gòu)為例，提出搭建集成信息平臺(tái)的探索思路，解決部分后勤管理工作中的痛點(diǎn)，從而切實(shí)提高后勤保障水平。

一、 研究背景

（一）管理架構(gòu)分析

后勤服務(wù)集團(tuán)采用類似事業(yè)部制管理架構(gòu)，將職能板塊稱為某中心，如食堂業(yè)務(wù)為“餐飲中心”。這種事業(yè)部系統(tǒng)結(jié)構(gòu)在后勤黨總支或集團(tuán)正副總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)層集權(quán)的基礎(chǔ)上，根據(jù)業(yè)務(wù)分類建立了多個(gè)從事不同業(yè)務(wù)的下級(jí)部門。在最高領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)職能部門的總體決策下，各下級(jí)部門可實(shí)行相對(duì)獨(dú)立的領(lǐng)導(dǎo)和管理。這樣，整個(gè)組織政策的確定和控制是集中的，具體的政策和應(yīng)用又是相對(duì)分散的。這種管理架構(gòu)是自上而下的，各下級(jí)部門內(nèi)部也采用相同的管理架構(gòu)。以其中的能源動(dòng)力及維修中心板塊舉例，其架構(gòu)如圖1所示。

后勤服務(wù)集團(tuán)采用類似事業(yè)部制管理架構(gòu)是由其業(yè)務(wù)板塊多、業(yè)務(wù)面廣決定的?？v向方面可按“政策集中、經(jīng)營(yíng)分散”原則，處理集團(tuán)決策層與下屬業(yè)務(wù)中心的關(guān)系。隨著事業(yè)部制的實(shí)施，集團(tuán)決策層可擺脫日常行政事務(wù)，集中精力研究制定后勤集團(tuán)層面各種戰(zhàn)略和政策，將最大管理權(quán)限下放給各中心，使中心能夠根據(jù)集團(tuán)整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、政策和制度獨(dú)立運(yùn)作，充分發(fā)揮各中心的積極性和主動(dòng)性。各中心有自己的管理架構(gòu)并獨(dú)立運(yùn)營(yíng)，相當(dāng)于一個(gè)小而完整的企業(yè)，中心負(fù)責(zé)人則可以經(jīng)歷高級(jí)管理人員面臨的各種考驗(yàn)，這樣有利于培養(yǎng)管理人員、發(fā)展儲(chǔ)備干部。后勤集團(tuán)各中心之間通過(guò)年底業(yè)務(wù)考核，有一定的比較和競(jìng)爭(zhēng)，由此增強(qiáng)集團(tuán)活力，促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的全面發(fā)展。

事業(yè)部制的管理架構(gòu)下因?yàn)楦髦行臉I(yè)務(wù)交叉少、經(jīng)營(yíng)管理獨(dú)立，集團(tuán)決策管理層接受信息來(lái)源多，缺乏連貫性。集團(tuán)的決策管理層如何對(duì)復(fù)雜的信息進(jìn)行分析，為下一步發(fā)展做出正確的判斷，是事業(yè)部制的管理架構(gòu)面對(duì)的主要問(wèn)題。

（二）信息孤島成因

2017年到2021年，我國(guó)網(wǎng)民從約7.72億增長(zhǎng)到約10.32億，互聯(lián)網(wǎng)普及率也由55.8%升至73%. 隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展以及全球數(shù)字化發(fā)展與數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以往傳統(tǒng)的面對(duì)面交流和溝通的辦公管理模式，被各種APP或網(wǎng)絡(luò)流程替代。我國(guó)電子政務(wù)在線服務(wù)指數(shù)在全球排名已提升至第9[2]，“掌上辦”“指尖辦”等網(wǎng)上辦公服務(wù)使業(yè)務(wù)辦理“最多跑一次”，平均承諾時(shí)限壓縮一半以上。疫情幾年加速了數(shù)字化和信息化的進(jìn)程，有力支撐了疫情下的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和公共服務(wù)業(yè)務(wù)開展。北京H大學(xué)建立的“智慧校園”，以互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)為基礎(chǔ)，將校內(nèi)科研、教學(xué)、行政、生活通過(guò)各種應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)整合到校園官方主頁(yè)。2019年北京H大學(xué)又上線了校園企業(yè)微信，將原有網(wǎng)頁(yè)版“智慧校園”與微信端應(yīng)用模塊結(jié)合，大部分網(wǎng)辦事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。信息化各模塊在建立之初的設(shè)計(jì)思路，是某部門根據(jù)所轄業(yè)務(wù)為特定辦事功能服務(wù)。隨著模塊數(shù)量和規(guī)模的擴(kuò)大，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，數(shù)據(jù)資源和辦事流程以各種形態(tài)割裂在不同的應(yīng)用中，信息化模塊間普遍存在的相對(duì)獨(dú)立性，容易形成“系統(tǒng)孤島”。高校運(yùn)行管理事項(xiàng)組成復(fù)雜，各部門推進(jìn)工作往往需要齊心合力，共同掌握某些信息，再?gòu)闹姓蛱顖?bào)各自所需數(shù)據(jù)。各自為政建設(shè)的信息模塊，其獨(dú)立性使某些重復(fù)性數(shù)據(jù)要在不同模塊反復(fù)登錄，信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)互通共享，形成“數(shù)據(jù)孤島”。隨著孤島數(shù)量的增加，管理和維護(hù)投入不足，某些系統(tǒng)最終不再維護(hù)更新，用戶體驗(yàn)感的下降，信息化應(yīng)用失去了吸引力。因此信息孤島從本質(zhì)上看，是信息化建設(shè)和系統(tǒng)部署過(guò)程中各自為政、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃造成的。[3]

（三）工作需求背景

后勤服務(wù)集團(tuán)承擔(dān)了校園樓宇物業(yè)、基本伙食食堂、能源動(dòng)力運(yùn)行、校區(qū)擺渡車輛、文印商貿(mào)管理等后勤保障工作。除日常經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)業(yè)務(wù)，尚需對(duì)接校內(nèi)、校外各級(jí)行政管理部門，承擔(dān)部分行政職能。集團(tuán)內(nèi)，物業(yè)接師生報(bào)修后對(duì)校園維修反饋信息；校內(nèi)，能源數(shù)據(jù)對(duì)接國(guó)資處和節(jié)能辦，文印試卷和擺渡車頻次對(duì)接教務(wù)處；對(duì)外，餐飲經(jīng)營(yíng)對(duì)接衛(wèi)生檢疫部門，能源運(yùn)行對(duì)接城管委等。龐大又相互關(guān)聯(lián)的信息流轉(zhuǎn)和數(shù)據(jù)需求，對(duì)后勤服務(wù)集團(tuán)管理決策提出了更高要求，急需通過(guò)成熟的信息化管理軟件及模塊提升決策效率。

（四）政策支持

北京H大學(xué)作為我國(guó)最早接入Internet的高校，緊跟國(guó)家網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展腳步，堅(jiān)持推進(jìn)“智慧校園”建設(shè)。依據(jù)《信息化建設(shè)管理辦法》規(guī)定，為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校信息化建設(shè)項(xiàng)目規(guī)范管理工作，北京H大學(xué)信息辦定期開展年度信息化建設(shè)項(xiàng)目申報(bào)。信息化建設(shè)項(xiàng)目重點(diǎn)支持以數(shù)據(jù)共享為核心的信息系統(tǒng)建設(shè)，所建信息系統(tǒng)需向?qū)W校數(shù)據(jù)共享平臺(tái)提供數(shù)據(jù)接口，同時(shí)需規(guī)劃系統(tǒng)信息安全；并組織相關(guān)部門和校外專家對(duì)申報(bào)項(xiàng)目的技術(shù)方案和可行性進(jìn)行評(píng)審，以達(dá)到切實(shí)發(fā)展校園信息化建設(shè)，消除信息孤島的目標(biāo)。

二、消除信息孤島應(yīng)對(duì)探索

后勤服務(wù)集團(tuán)為降低信息傳遞阻礙，增加信息全面性，消除內(nèi)部信息孤島，提高決策準(zhǔn)確性與執(zhí)行效果，探索了不同方法。設(shè)立定期例會(huì)制度，集團(tuán)決策層及各業(yè)務(wù)中心負(fù)責(zé)人參會(huì)。各中心負(fù)責(zé)人按順序通報(bào)階段性重點(diǎn)工作開展和完成進(jìn)度、存在的問(wèn)題和解決建議、下階段工作計(jì)劃及配合需求。決策層研判下階段重點(diǎn)難點(diǎn)工作，向各中心傳達(dá)精神、布置任務(wù)并明確質(zhì)量要求。開展定期例會(huì)能統(tǒng)一集團(tuán)整體思想，確保集團(tuán)決策貫徹落實(shí)，協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)中心共同推進(jìn)業(yè)務(wù)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)存在的矛盾和疑難，通過(guò)交流商討，找到解決措施。例會(huì)制度因周期性，對(duì)期間偶發(fā)、突發(fā)事件的信息傳遞和決策處置，略顯機(jī)動(dòng)性不足或研判滯后。疫情期間因疫情防控、校園封閉、員工感染等因素，線下周期例會(huì)開展有一定難度。線上辦公流程制度，由企業(yè)微信搭建或連接第三方開發(fā)的信息模塊，隨時(shí)進(jìn)行信息傳遞。已建立的信息模塊分為：審批申報(bào)類、信息收集類、經(jīng)營(yíng)預(yù)約類，如表1所示。行政審批申報(bào)類主要涉及人事調(diào)動(dòng)、公文簽章、物資采購(gòu)等行政方面人、財(cái)、物的管理，或自上而下實(shí)現(xiàn)重要決策各中心流轉(zhuǎn)簽收，或自下而上實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃逐層審定批復(fù)，其流程如圖2所示。信息收集類如員工進(jìn)出校、疫情晨午晚健康監(jiān)測(cè)、運(yùn)行維修巡視記錄等，通過(guò)分散填報(bào)集中收集，由數(shù)據(jù)需求部門分析計(jì)算后，為集團(tuán)決策層或其他行政部門提供決策依據(jù)。經(jīng)營(yíng)預(yù)約類如擺渡班車預(yù)約、運(yùn)動(dòng)場(chǎng)館預(yù)約、小炒餐廳預(yù)訂等，方便經(jīng)營(yíng)部門根據(jù)客流需求，調(diào)整經(jīng)營(yíng)資源，降低經(jīng)營(yíng)成本。

表1 現(xiàn)有管理信息模塊舉例

類型信息模塊 行政審批申報(bào)機(jī)關(guān)發(fā)文及文件呈報(bào) 采購(gòu)及報(bào)銷申請(qǐng) 加值班及請(qǐng)假申請(qǐng) 信息收集類校園通行申請(qǐng) 后勤員工健康監(jiān)測(cè)臺(tái)賬 部門及員工評(píng)優(yōu)投票 運(yùn)行巡視記錄 經(jīng)營(yíng)預(yù)約類校園通勤班車預(yù)約 運(yùn)動(dòng)場(chǎng)地預(yù)約

圖2　采購(gòu)報(bào)銷流程示意圖

以上探索的目的，是基于適應(yīng)管理架構(gòu)，梳理手續(xù)流程并簡(jiǎn)化信息傳遞中的無(wú)效重復(fù)，實(shí)現(xiàn)減少信息孤島提升管理效率的目標(biāo)。[4]因此，加大信息建設(shè)投入，加強(qiáng)平臺(tái)頂層設(shè)計(jì)，逐步完善系統(tǒng)功能，統(tǒng)一規(guī)劃綜合平臺(tái)，鏈接各信息孤島，是下一步主要探索的方向。

三、 集成信息平臺(tái)構(gòu)建設(shè)想

后勤服務(wù)集團(tuán)決定以修繕工程中心為試點(diǎn)，構(gòu)思搭建集成信息平臺(tái)。修繕工程中心承擔(dān)北京H大學(xué)三處校園的供排水、供冷暖、供電的基礎(chǔ)能源動(dòng)力運(yùn)行保障以及校園日常維修工程。按照類似事業(yè)部制管理架構(gòu)，分三校區(qū)運(yùn)行班組、技術(shù)工程師、人事財(cái)務(wù)庫(kù)房行政辦公室。中心在疫情期間開始進(jìn)行信息化辦公探索，已建成的信息平臺(tái)及需求如表2所示。

表2 修繕中心已有模塊及數(shù)據(jù)需求

已有模塊模塊數(shù)據(jù)需求使用部門 集團(tuán)用章申請(qǐng)人員、文件內(nèi)容辦公室、工程師 中心采購(gòu)及報(bào)銷審批人員、物資、資金辦公室、工程師、班組 中心工程開工及驗(yàn)收結(jié)算審批物資、審計(jì)、資金、地點(diǎn)辦公室、工程師 中心設(shè)備巡檢記錄人員、設(shè)備、運(yùn)行數(shù)據(jù)、地點(diǎn)工程師、班組 校園維修報(bào)修服務(wù)人員、物資、地點(diǎn)、完工班組 中心加值班審批人員、時(shí)間、事件辦公室、工程師、班組 公共浴室洗浴人員、時(shí)間、能源數(shù)據(jù)工程師 設(shè)備設(shè)施統(tǒng)計(jì)平臺(tái)設(shè)備、地點(diǎn)工程師、班組 中央配電室電力監(jiān)控系統(tǒng)設(shè)備、地點(diǎn)、能源數(shù)據(jù)工程師、班組 校園樓宇自控平臺(tái)設(shè)備、地點(diǎn)、能源數(shù)據(jù)工程師、班組 校園節(jié)能監(jiān)管平臺(tái)設(shè)備、地點(diǎn)、能源數(shù)據(jù)工程師、班組 GIS校園管網(wǎng)地圖系統(tǒng)地點(diǎn)、能源數(shù)據(jù)工程師、班組 中心資料電子檔案系統(tǒng)人員、物資、設(shè)備、圖紙辦公室、工程師、班組 中心庫(kù)房進(jìn)銷存管理系統(tǒng)人員、物資、資金辦公室、工程師、班組

基于統(tǒng)計(jì)表分析，修繕工程中心現(xiàn)具有一定數(shù)量規(guī)模的信息系統(tǒng)，模塊面對(duì)中心不同的職能用戶，調(diào)取的數(shù)據(jù)具有很多共通性，具備整體規(guī)劃搭建統(tǒng)一信息平臺(tái)的條件，消除部門內(nèi)部信息孤島，設(shè)計(jì)思路如圖3所示。最后，整合后的統(tǒng)一信息平臺(tái)尚需設(shè)置集成展示頁(yè)面，展示關(guān)鍵數(shù)據(jù)變化，顯示異常數(shù)據(jù)警示，引導(dǎo)不同用戶準(zhǔn)確快捷進(jìn)入所需模塊。

四、 結(jié)語(yǔ)

本文針對(duì)北京H大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)后勤服務(wù)管理水平提升中遇到的信息化建設(shè)及隨之產(chǎn)生的“信息孤島”問(wèn)題進(jìn)行了分析，并對(duì)某一業(yè)務(wù)板塊的“信息孤島”提出了一體化信息平臺(tái)建設(shè)設(shè)計(jì)思路。未來(lái)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將繼續(xù)由信息化向智能化發(fā)展，計(jì)算機(jī)輔助建模將更加有利于一體化信息平臺(tái)的設(shè)計(jì)，減少軟硬件平臺(tái)維護(hù)成本，提高運(yùn)行管理效率，提升后勤服務(wù)保障能力。希望通過(guò)本文的探索，為高校后勤信息化建設(shè)提供一些有益的思路，為未來(lái)辦公智能化發(fā)展建立良好契機(jī)。

[1]王春暉.加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國(guó)[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2021(05):1.

[2]張嘉毅.國(guó)家網(wǎng)信辦發(fā)布《數(shù)字中國(guó)發(fā)展報(bào)告（2021年）》[J].科技中國(guó),2022(09):103.

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（責(zé)任編輯：胡新龍）