中學(xué)人事檔案管理現(xiàn)狀及對策

摘 要：人事檔案是中學(xué)檔案的重要組成部分，是中學(xué)人才管理的重要依據(jù)。本文首先從檔案形成、內(nèi)容及要求方面分析了中學(xué)人事檔案管理的特點，進(jìn)一步探討了中學(xué)人事檔案管理的現(xiàn)實價值和問題，針對存在的現(xiàn)實問題，有針對性地提出了解決對策，以期為新時代做好中學(xué)人事檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；中學(xué)

人事檔案是中學(xué)檔案的重要組成部分，記載了中學(xué)教職工教育教學(xué)、成長經(jīng)歷、社會實踐等信息，反映了每一名教職工教學(xué)業(yè)務(wù)、思想狀況等，是中學(xué)在教職工考察、選拔、使用、轉(zhuǎn)正、職稱評定中的重要依據(jù)。因此，做好中學(xué)教職工人事檔案管理工作意義重大，能夠維護(hù)廣大教職工切身權(quán)益，服務(wù)中學(xué)教育教學(xué)發(fā)展，助力中學(xué)教育事業(yè)改革。

1 中學(xué)人事檔案管理特點

1.1 形成的長期性、累積性

中學(xué)教職工人事檔案是其個人成長、工作的歷史記錄。個人成長、教育教學(xué)工作過程長達(dá)數(shù)十年，在此過程中需要歸入到人事檔案管理范疇的檔案資料除了干部任免審批表、履歷表外，還包括考核鑒定材料、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職稱、學(xué)術(shù)評價、政審、入黨類、表彰獎勵類、任免類等。這些資料的形成是日積月累的長期性過程，且是不斷累積、逐年增加的過程。如，完成繼續(xù)教育獲得新的學(xué)歷證書，也應(yīng)及時收集歸檔。職務(wù)職級調(diào)整變化，組織人事部門的任免文件，都屬于歸檔范疇。這些都形成了中學(xué)教職工人事檔案信息資料形成的長期、累積性特點。

1.2 信息的原始性、可靠性

中學(xué)教職工人事檔案從其收集、整理和歸檔，均以原始資料為主，且未經(jīng)組織人事部門認(rèn)定不得隨意更改。近年來，隨著計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，中學(xué)教職工人事檔案信息大都實現(xiàn)了信息化、數(shù)字化管理，利用專門的人事檔案管理軟件，將原始檔案信息資料錄入微機(jī)系統(tǒng)，極大地提升了人事檔案管理效率。此外，根據(jù)《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》等相關(guān)規(guī)定，惠州中學(xué)將全部教職工人事檔案進(jìn)行了專項審核，審核登記檔案并形成《干部任免審批表》326卷，共計超17000件檔案材料。其中對“出生時間”重新認(rèn)定45卷，對“參加工作時間”重新認(rèn)定67卷，對“入黨時間”重新認(rèn)定28卷，做到了全部教職工人事檔案專審全覆蓋，檔案信息更加準(zhǔn)確可靠。

1.3 要求的保密性、安全性

人事檔案管理制度一直強(qiáng)調(diào)人事檔案的保密性[1]。中學(xué)人事檔案中的信息內(nèi)容包括個人獎懲，考核鑒定材料等，涉及教職工個人隱私，此類信息僅限于內(nèi)部使用，這就要求確保中學(xué)教職工人事檔案信息始終處于知悉范圍的可控性，未經(jīng)組織人事部門批準(zhǔn)任何機(jī)構(gòu)或個人都嚴(yán)禁查閱、復(fù)印。隨著計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，中學(xué)教職工人事檔案信息化、數(shù)字化面臨著惡意訪問、木馬病毒等非傳統(tǒng)安全威脅，需要采取相應(yīng)措施，確保檔案安全。因此，做好新時代中學(xué)人事檔案管理，既要注意嚴(yán)格保密，也要守牢安全底線。

2 中學(xué)人事檔案管理價值

中學(xué)人事檔案是中學(xué)檔案重要組成部分，是教職工崗位調(diào)整、表彰獎勵、職稱評定等重要依據(jù)，也是維護(hù)自身權(quán)益的重要證明資料，全面記錄了每一名教職工的工作全貌，是加強(qiáng)教職工管理的重要依據(jù)，做好中學(xué)人事檔案管理具有重要現(xiàn)實意義[2]。

2.1 憑據(jù)證明的作用

中學(xué)教職工人事檔案詳細(xì)記錄了個人基本信息、教育教學(xué)業(yè)務(wù)能力等信息，在教職工崗位調(diào)整、職務(wù)提拔、職稱評審、工資定級、人員調(diào)動等方面發(fā)揮著重要的憑據(jù)功能。此外，在教職工權(quán)益主張或者利益受損時，例如教齡、工齡等確認(rèn)，便可以通過查閱個人檔案信息資料佐證，具有很強(qiáng)的證明力。

2.2 記錄了解的功能

中學(xué)教職工人事檔案是教職人員個人簡歷、求學(xué)經(jīng)歷、成長經(jīng)歷、師德師風(fēng)的集中展示，是原始、真實、全面的歷史記錄，形成了教職工全景式“個人信息庫”。信息庫涵蓋了從其高中至獲取最新學(xué)歷的所有求學(xué)階段，也包括從走上教壇后獲取的各種獎勵、職稱評定、提拔任用，甚至是懲處等全面的信息記錄，是教職工原始數(shù)據(jù)信息集成，集中反映了教職工求學(xué)、成長、工作的全貌，有助于全面了解教職工的專業(yè)特點、教學(xué)專長。

2.3 科學(xué)管理的參考

中學(xué)教職工人事檔案詳細(xì)記錄了每一名教職工教育教學(xué)及其特長，反映了工作態(tài)度、工作業(yè)績，師德師風(fēng)師貌，通過人事檔案分析，將其作為教職工崗位調(diào)整、選拔任用的重要參考，實現(xiàn)人盡其才、才盡其用，為中學(xué)教育教學(xué)提供可靠人才支持[3]。此外，人事檔案具有可靠性、權(quán)威性、累積性，是教職工個人能力成長進(jìn)步的重要體現(xiàn)，在后期的成長過程中不斷增添、充實新的檔案內(nèi)容，從這個角度看，人事檔案管理的重要現(xiàn)實功能及其在個人成長進(jìn)步中的重要作用，能夠激勵廣大教職工重視其檔案，從而提升其競爭意識，不斷充實檔案內(nèi)容，有利于在日常教育教學(xué)管理中起到很好的正向引導(dǎo)作用。

3 中學(xué)人事檔案管理現(xiàn)狀

中學(xué)人事檔案是中學(xué)檔案的重要組成部分，在維護(hù)正常教學(xué)秩序，提升中學(xué)管理水平均具有重要作用。但從現(xiàn)實來看，中學(xué)人事檔案管理還面臨著諸多的現(xiàn)實短板，亟待解決。

3.1 管理理念

理念是行動的先導(dǎo)。中學(xué)人事檔案管理步入了新時代，但中學(xué)檔案工作人員在管理理念、思維方式、認(rèn)知等方面還有待改進(jìn)。突出表現(xiàn)在檔案管理的主動性不強(qiáng)。中學(xué)人事檔案的重要性毋庸置疑，但普遍存在著重管理輕利用的現(xiàn)象，主動做好人事檔案編研，為中學(xué)高層次人才引進(jìn)、人才優(yōu)化配置流動做的還不夠。檔案資料收集的前沿指導(dǎo)不到位，沒有深入教師、教學(xué)一線主動收集，以被動收集為主[4]。人事檔案程序性審查較多，實體性審查較少，歸檔資料在形式上是否齊全，歸檔人事檔案信息的真?zhèn)涡燥L(fēng)險管控有所欠缺。此外還表現(xiàn)在檔案管理的方法不夠豐富，利用現(xiàn)代檔案管理理念、先進(jìn)人事管理方法來管理中學(xué)人事檔案工作做得還不夠。隨著單軌制逐步實行并成為主流趨勢，依然還按照紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案“雙軌制”管理人事檔案。

3.2 管理條件

中學(xué)人事檔案管理離不開完善的軟硬件作支撐。但現(xiàn)實中，中學(xué)面臨著較大的升學(xué)壓力，重教育輕檔案的現(xiàn)象依然不同程度存在，人事檔案管理條件與實際需求之間還存在一定差距。根據(jù)《檔案法》及其實施細(xì)則中均明確提出“八防”要求，以及根據(jù)館藏檔案數(shù)量配備一定面積的檔案庫房。在現(xiàn)實中，中學(xué)人事檔案收集后歸檔于教育主管部門或?qū)ｉT的檔案管理機(jī)構(gòu)，學(xué)校本身配備的庫房面積及條件相對弱，難以達(dá)到規(guī)定要求。中學(xué)人事檔案管理面臨著較大的安全隱患。

3.3 管理方式

近年來，隨著中學(xué)、教育主管部門以及國家均逐步重視人事檔案管理工作，管理方式也取得了很大改進(jìn)，但在管理方式與教職工和教學(xué)管理需求方面還存在一定差距。突出表現(xiàn)在人事檔案管理的信息化水平不高，數(shù)字化錄入不完整，教職工本人或?qū)W校查閱檔案的程序較復(fù)雜、流程和手續(xù)較冗長，承擔(dān)著較大的時間成本和人力成本。從人事檔案管理的安全方面來看，由于專業(yè)人員缺乏、管理條件較差、管理方式落后等多種因素制約，在中學(xué)人事檔案收集、整理、保管等環(huán)節(jié)依然存在一定的信息泄露、真實性審核等風(fēng)險點。

3.4 管理人員

中學(xué)人事檔案管理是一項專業(yè)性強(qiáng)、政策性強(qiáng)、要求高的工作，要具備過硬的中學(xué)人事檔案管理綜合素能[5]。但從實際情況來看，由于受編制限制、理念認(rèn)識等因素影響，中學(xué)人事檔案管理工作中普遍存在人員數(shù)量配備少，工作人員綜合素能有待進(jìn)一步提升。缺少檔案專業(yè)教育人員從事人事檔案管理工作的現(xiàn)象較為普遍，有些人員是從辦公室或?qū)W科崗位兼任，專門從事人事檔案管理人員數(shù)量偏少，且檔案、人事管理、計算機(jī)信息技術(shù)等綜合業(yè)務(wù)素能與新時代中學(xué)人事檔案管理需要不相符。

4 中學(xué)人事檔案管理對策

4.1轉(zhuǎn)變檔案管理理念

中學(xué)人事檔案管理在中學(xué)教育教學(xué)、教職工引進(jìn)培養(yǎng)等方面發(fā)揮著重要作用，對提升中學(xué)檔案事業(yè)乃至中學(xué)發(fā)展都具有重要意義。因此，要切實轉(zhuǎn)變檔案管理理念。首先，中學(xué)管理者要高度重視人事檔案管理工作，提升對人事檔案管理重要性的認(rèn)識。把人事檔案管理與教育教學(xué)工作擺在同等重要位置，同部署、同落實、同檢查、同考核。為中學(xué)人事檔案管理所需的人財物提供有力支持和保障。其次，中學(xué)檔案工作者要切實轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案管理理念。把人事檔案管理擺在事關(guān)中學(xué)教育教學(xué)能否取得預(yù)期成果的角度，認(rèn)真、細(xì)致、耐心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖龊萌耸聶n案管理工作，切實增強(qiáng)人事檔案管理工作的職業(yè)使命感、榮譽(yù)感和責(zé)任感。要切實轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，拓寬視野，綜合運(yùn)用檔案、人事管理、計算機(jī)等信息技術(shù)，不斷提升人事檔案管理的信息化、數(shù)字化水平[6]。切實增強(qiáng)人事檔案管理工作的主動性，主動深入教育一線，做好人事檔案收集、整理、歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，提升工作的主動性、前瞻性。此外，還要利用館藏人事檔案資源，認(rèn)真做好編研工作，為中學(xué)管理者優(yōu)化人才資源配備，引進(jìn)教職工和培養(yǎng)選拔提供重要參考。再次，中學(xué)教職工要高度重視人事檔案工作。要本著對自己負(fù)責(zé)、對組織負(fù)責(zé)、對學(xué)校負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真填寫履歷表、經(jīng)歷等，把獲取的重要獎項、科研成果等，及時移交，守好人事檔案第一關(guān)，確保人事檔案資料齊全、內(nèi)容真實。

4.2 改善檔案管理條件

人事檔案管理需要良好的軟硬件條件做支撐和保障。首先是軟環(huán)境方面。要根據(jù)《檔案法》《干部人事檔案工作條例》《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》等法律法規(guī)和要求，結(jié)合中學(xué)實際，制定具體的中學(xué)人事檔案歸檔辦法、借閱、銷毀制度和保密守則等，健全人事檔案管理制度體系[7]。其次是硬件方面。一方面，要根據(jù)中學(xué)人事檔案管理的數(shù)量和規(guī)模，配備一定面積的檔案庫房，要做到庫房與辦公室、閱檔室分離。另一方面，要根據(jù)人事檔案管理“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，配備除濕機(jī)、恒溫機(jī)、計算機(jī)、掃描儀、防霉藥物、防光物品，以及必要的密集架、檔案柜等，確保人事檔案管理設(shè)備齊全[8]。此外，還要高度重視人事檔案管理的安全，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要做好防霉、防潮，庫房要安裝密碼鎖、防盜門、滅火器等，電子人事檔案要做好數(shù)據(jù)備份，電子密鑰、身份認(rèn)證及正版軟件等，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理保密規(guī)定，確保人事檔案數(shù)據(jù)信息不會丟失，安全管理。

4.3 豐富檔案管理方式

管理方式是中學(xué)人事檔案管理中的重要一環(huán)。在信息化、數(shù)字化快速發(fā)展的時代，中學(xué)人事檔案管理要改變傳統(tǒng)單一的人工管理模式，要不斷豐富檔案管理方式，學(xué)會利用最新的信息技術(shù)，加快推進(jìn)中學(xué)人事檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。“十四五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確提出要加快檔案數(shù)字化建設(shè)[9]。因此，中學(xué)人事檔案管理既要做好存量人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化，也要做好增量人事電子檔案數(shù)字化，與中學(xué)辦公室、教研室等加強(qiáng)聯(lián)系，及時做好檔案資料的數(shù)據(jù)收集，將人事檔案管理數(shù)據(jù)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，打通信息壁壘。有條件的中學(xué)，還要積極打造智慧庫房，實現(xiàn)恒溫恒濕防火防盜的自動化，智能密集架可顯示等。此外，還要緊跟時代發(fā)展步伐，以人事檔案管理現(xiàn)代化助推中學(xué)檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)代化。

4.4 提升檔案管理素能

人事檔案管理離不開一支高素質(zhì)的人才隊伍，直接影響著人事檔案管理效率，體現(xiàn)著中學(xué)人事檔案管理水平。新時代中學(xué)人事檔案管理面臨著新形勢新任務(wù)，責(zé)任重大、使命光榮，因此，要把鍛造一支高素質(zhì)復(fù)合型人才隊伍作為重要抓手。首先是政治素質(zhì)。要把政治素質(zhì)擺在人事檔案管理隊伍建設(shè)的首位，始終堅持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，堅持黨對檔案工作的絕對領(lǐng)導(dǎo)，切實增強(qiáng)做好中學(xué)人事檔案管理的使命感、責(zé)任感[10]。其次是業(yè)務(wù)素質(zhì)。既要做好現(xiàn)有從業(yè)人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，通過請進(jìn)來走出去等多種方式，邀請專家授課、到先進(jìn)中學(xué)參觀學(xué)習(xí)，舉辦業(yè)務(wù)知識競賽等；還要注重計算機(jī)信息技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提升中學(xué)人事檔案工作的綜合業(yè)務(wù)素能。再次是清廉底線。中學(xué)人事檔案中涉及教職工個人隱私，許多也屬于秘密，要始終堅持為國守史、為黨管檔、為民服務(wù)，堅守職業(yè)操守，守住清廉底線，嚴(yán)格按照人事檔案管理的各項規(guī)章制度、保密要求管理好人事檔案，不逾矩、不違規(guī)。

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作者簡介：簡淑珍（1994— ），大學(xué)學(xué)歷，惠州中學(xué)助理館員，主要從事高中學(xué)校檔案管理研究。