我國高校檔案數字化建設實踐調查與推進策略

摘 要：在數字時代，人們的思維方式、工作和生活方式都發(fā)生了巨大的變化。人才的自由流動使得學校檔案的流動性越來越強，借閱率越來越高，數量也越來越豐富，檔案管理的數字化建設勢在必行。本文基于對高校檔案工作的實地調研，結合實際工作管理經驗，指出檔案數字化工作的意義，論述當前學校檔案數字化的現狀與問題，并剖析原因，提出檔案數字化建設的推進策略，以期能夠為高校的綜合發(fā)展提供建議。

關鍵詞：高校；檔案；數字化；電子化；檔案意識；信息平臺；業(yè)務對接

Abstract： In the digital age， people's way of thinking， working and living has undergone tremendous changes.The free flow of talents has made the school archives more and more mobile， the borrowing rate higher andhigher， and the number of the archives being used increasingly large， which makes the digital construction of thearchival management imperative. Based on the field investigation of university archives， combined with the actualmanagement experience， this paper points out the significance of archival digitization， discusses the current statusand problems of the archival digitization in the universities， analyzes the reasons and puts forward the promotionstrategy of the archival digitization construction， so as to provide suggestions for the comprehensive development ofthe universities.

Keywords： Universities; Digitalization; Electronization; Archive awareness; Information platform; Business docking

1 引言

黨的二十大首次將“教育數字化”寫入報告，這為新時代加快發(fā)展教育數字化指明了方向。高校檔案作為教育事業(yè)中重要一環(huán)，不僅包括學校教學、科研、日常管理活動及教職工的所有個人信息，還記錄并形成學生的個人檔案，包含學習經歷、個人品德、能力、家庭背景等重要個人信息，對個人將來繼續(xù)教育、就業(yè)、出國等有重要意義。[1]

高校檔案數字化建設具有重要意義。一是提升高校的綜合管理水平。檔案數字化建設既是實現自動化辦公的有效途徑，更是順應高等教育蓬勃發(fā)展、以信息管理服務高校提高辦學質量的重要舉措。二是提高檔案管理的工作效率和效果。學校檔案的類目多樣，數量不斷增加。以南陽幼兒師范學校為例，校檔案館存放著自1984年建校以來的上千盒檔案，每年也會根據辦學情況和招生工作，新增、轉入和移交大量的檔案。建設數字化檔案管理中心、推進檔案信息化建設，使得檔案管理的過程可以節(jié)省大量的人力和時間，又因為工作留有數字痕跡而保障了工作質量，提升了工作效率和效果。[2]三是充分利用檔案信息。檔案管理的數字化建設能大幅提升檔案資源中所包含的信息價值，將對檔案的管理轉向對檔案信息資源的利用。四是保護傳統紙質檔案。高校檔案的數字化建設，可以使學校內部各職能部門進行統一檔案信息錄入、查詢、借閱等，在此基礎上建設學校檔案信息數據庫，以開放數據的形式向學校管理、學情監(jiān)測、教研活動、學生就業(yè)提供幫助，既保護了紙質檔案，又使檔案可以方便快捷地實現有目錄可檢索、有內容可查閱。

2 高校檔案數字化建設實踐調查

很多高校雖然已經意識到檔案數字化建設的重要性，并開始積極引入大數據等關鍵技術，構建起數字化檔案管理工作中心，但由于起步較晚、經驗不足，檔案數字化建設水平仍不高。

2.1 調研樣本基本情況。本文選擇河南省內18所的高校，通過發(fā)放問卷調研，并對5所不同類型高校專職檔案員進行訪談，初步了解高校檔案數字化建設的進程，基本能夠反映高校數字化建設的實際情況，調研結果有效。

2.2 調研結果及問題

2.2.1 檔案數字化建設情況。在調研的18所高校中，有16所已經進行檔案數字化，數字化率最高的達到90%以上，數字化程度最低的10%以下；有2所高校暫未開始數字化，計劃開始相關工作。關于數字化建設的規(guī)章制度，僅有5所高校制定專門的制度，占調研總數的27.8%，其他已經數字化的學校制定有電子文件歸檔制度，沒有系統制定數字化建設規(guī)章制度。由調查可知，高校間數字化程度差距較大，省會城市高校數字化率普遍較高，地市級大學數字化率不高。

2.2.2 檔案管理經費及人員情況。檔案管理工作專業(yè)性較強，檔案數字化需要較大資金投入，因此檔案人員的專業(yè)性和專項資金是檔案數字化建設順利進行的保障。調查結果顯示，已經進行檔案數字化的高校全部都設有專項經費，大部分高校金額每年為10萬元以下，個別高校超過10萬，且經費保障充足的高校，數字化程度較高。調查設計了一項針對高校檔案人員的情況，結果顯示，所有高校都有專職檔案管理人員，根據學校的規(guī)模有4～10個人不等；少數檔案并未全部集中在檔案中心的高校，在每個部門還分散有兼職檔案人員。有專業(yè)背景的檔案人員占全部人員的25%左右，大部分高校檔案專職人員僅有1～2個專業(yè)出身，有個別高校檔案專職人員全都沒有專業(yè)背景。高校檔案人員的專業(yè)素質普遍不高，有的檔案人員雖有專業(yè)背景，但是由于年齡較大，知識更新慢，無法滿足檔案數字化的要求。

2.2.3 師生對數字化建設的態(tài)度情況。檔案管理是學校行政管理中的重要一環(huán)，但由于檔案管理相對于其他管理工作更貼近后臺工作性質，因此長期以來存在檔案管理思想薄弱、對檔案管理工作理解不足的問題。調查結果顯示，大部分教師都認為檔案數字化建設很重要，大部分教職工對檔案管理的流程不熟悉、不了解，對檔案不重視，如表1所示。一些教職工甚至為了工作方便，不配合檔案管理工作，未經部門同意私自留檔、改檔、用檔等。

與教職工相比，部分學生的檔案意識則更加薄弱。很多學校的學生對檔案的認知僅停留在對升學、就業(yè)有影響，甚至有些學校的學生對“檔案”完全沒有概念，根本不清楚檔案的具體作用、移交流程和保存方式。例如，每學年的新生入學登記表都會出現許多信息失準的情況，如姓名、戶籍填寫出錯等，后期錄入電子檔案時發(fā)現問題，就需要消耗人力進行復核。有些學生在畢業(yè)后也不關心檔案去向，甚至將檔案留在家中，出現檔案丟失等嚴重后果。

2.2.4 檔案基礎設施配置情況。所調研高校都成立了專門的檔案館，有的成立早，有的剛成立，有的檔案館和圖書館在一起。由于可劃撥給檔案儲存的建筑空間相當緊張，半數以上的高校缺少專門的數字化檔案室。部分高校雖然成立檔案中心，但并沒有將全部檔案歸入檔案館，比如人事、財務等檔案還由所在部門自主管理，這就導致檔案管理的獨立性和安全條件無法得到保障，更使數字化建設困難重重。雖然高校已經開始數字化建設，但校園內的數字化資源更向教學內容集中，檔案管理的技術水平相對仍比較落后。一些學校購進的軟件與設備并不是太匹配；一些學校的檔案管理部門，為檔案存儲所安裝的計算機檔案管理系統自購入安裝后長期未能得到更新，一些早期安裝的管理軟件甚至在最新的PC操作系統上出現相當嚴重的兼容性問題。33.3%的高校配有專門的服務器，而且僅有2所高校檔案管理系統可以與日常辦公系統對接，部分高校的互聯計劃還在制訂之中。

3 檔案數字化建設滯后的原因

3.1 管理層對檔案工作重視程度不足。從學校整體檔案業(yè)務的現狀來看，有半數以上的學校未能對檔案管理工作進行規(guī)劃，其中大部分學校在檔案管理方面缺乏充足的經費，甚至未設置專門的管理經費項目。檔案數字化建設硬件方面包括檔案信息的存儲設備、管理設備、整體機房環(huán)境、紙質檔案電子化所需的掃描識別設備等，還需建設專門的數字化檔案室保障安全。各種存儲、管理設備需要重金投入購置，學校管理層沒有將這部分資金需求列入年度預算。

3.2 檔案管理人員專業(yè)素質不高。大部分高校檔案管理工作人員年齡偏大，不適應現代化檔案管理的新要求，仍在應用傳統紙質版資料進行檔案記錄工作。檔案管理整體人員具有專業(yè)背景的較少，專業(yè)素質不高，又缺乏系統、詳盡、專業(yè)的技術培訓，存在檔案材料漏收、錯收的問題，整體材料的準確性、完整性不高，真實性較差。在后續(xù)檔案收集整理、排序分類、管理服務等工作上更是無從下手、效率低下。

目前，檔案數字化建設還存在工作節(jié)奏慢，錄入電子信息后沒有及時對信息進行歸類整理與加工，信息得不到及時有效的處理等問題，導致后期工作中再整理工作量大、部分內容缺失、信息不完整的情況，影響整體工作質量。

3.3 檔案電子化工作滯后。不同于大型文化機構、政府機關的檔案室、檔案館等，學校的檔案管理部門往往人手較少，因此更需要利用自動化管理工具，將檔案電子化，以減少物理空間占用，優(yōu)化檔案業(yè)務流程。但在檔案電子化方面，由于長期缺乏重視，缺少適用于學校檔案管理的專業(yè)軟硬件，電子化建設進度也始終滯后。[3]

具體來講，一是電子化工作量大、進展慢。某些學校的檔案管理僅放置若干的文件柜，將檔案一鎖了事，對于一些年代久遠的檔案，未能及時按照規(guī)定進行分類、鑒定和銷毀，長期成捆、成摞堆放，導致后期相關人員想要將早期紙質檔案電子化時困難重重。二是工作人員不重視、效率低。檔案工作人員對電子化的重視程度不夠，沒有積極主動學習，又缺少將紙質檔案轉化為電子檔案的經驗，在檔案的掃描、系統掛接和錄入上工作效率較低，難以跟上新增檔案的生成速度。三是數字化環(huán)境不優(yōu)、工作滯后。數字化建設需要投入大量的資金購置軟硬件，但由于各方對檔案工作的不重視，導致檔案工作的數字化基礎設施落后。低下的工作效率與落后的軟硬件設備之間互相掣肘，導致學校的檔案電子化工作遠遠落后于校園教學的數字化進程。

4 高校檔案數字化建設的推進策略

檔案數字化工作穩(wěn)步推進的基礎是優(yōu)質的技術環(huán)境，主要包括軟件與硬件兩個方面。只有做到軟硬件環(huán)境的同步建設，才能保證檔案中的信息在平臺共享下的最優(yōu)化利用。

4.1 優(yōu)化硬件設備與基礎設施。在硬件方面，檔案信息的存儲設備應當保證大容量、高質量和長期的使用壽命。時下比較常用的存儲設備是硬盤、閃存等主流的高速讀寫存儲設備，每個學?？梢愿鶕W校本身發(fā)展的需求選擇不同的存儲方式來保存、備份學校檔案信息。光盤的保存壽命較長，且一次刻錄難以修改，近年來單張藍光光盤的容量也已達到400G甚至更高，適合用來對電子檔案數據進行定期備份。如南陽科技職業(yè)學院已經陸續(xù)完成了對建校至今的各類重要檔案的光盤備份工作，并有專人負責定期進行讀取測試，檢查光盤數據層是否出現老化等問題。也有部分學校使用硬盤、閃存，這些可以作為非密級可公開學校電子檔案數據的存儲介質，為后續(xù)的信息資源平臺建設做好數據存儲與讀寫工作。[4]當然，還有一些學校會采取云存儲的方式，與第三方存儲服務合作，將學校的檔案數據上傳或備份至云端管理系統，但這種方式需要考慮信息安全和云存儲成本，目前在高校的檔案管理中并不常見。除了存儲設備要滿足數據存儲需求，管理數據所需的硬件設備也應及時更新換代，保證性能，對于掃描儀、文字識別設備等紙質檔案電子化的重要設備，要定期檢查、維護，校方也應撥發(fā)充足的經費，用于老舊設備的汰換和既有設備的硬件升級。

4.2 提升軟件技術，建設信息資源共享平臺。軟件技術貫穿檔案數字化建設的全過程，是檔案信息化的核心內容。[5]這種全過程性體現在電子檔案從錄入歸檔到最終信息提取應用的各個方面?，F有的技術要適配各類實體檔案的掃描和錄入。對于紙質檔案，應做到高效率的智能區(qū)域文字掃描識讀，保證圖像轉文字的正確率；對于教學活動、行政事務留存的音像、視頻類檔案，在軟件管理系統中應當有專門的存儲空間與標簽標記，對其進行轉換數字格式、高清化等加工，為其生成時間、類別、內容主題、相關人等檢索關鍵詞。這些電子化檔案除了保存在硬盤、光盤等存儲設備上，還連接學校的局域網，供學校門戶網站采用，或在內網上開放給教職工，方便他們進行信息查詢。

在檔案充分電子化的基礎上，建立基于檔案信息庫的學校信息資源共享平臺。將檔案中的非密級數據進行整合，以檔案信息庫的形式支撐校內的信息資源共享，結合學校學生、教職工的實際需求，構建以用戶為導向的交互式檔案查詢系統。[6]比如，學校的學生往往比較看重就業(yè)形勢和畢業(yè)后的職業(yè)規(guī)劃，而校方的檔案管理系統記錄著每年學生的檔案去向、實習實訓、校企合作記錄等，這些碎片化數據反映了學校學生的就業(yè)情況，完全可以開放給師生作參考。檔案數據中也包含每年的招生情況、生源結構、學生的家庭狀況、入學成績等，對這些數據進行動態(tài)整理，有助于幫助校方改進招生宣傳，制定招生策略。檔案數據中還包括教師隊伍的變動情況，通過數據整理和分析，可以得出近幾年來的教師入職、離職情況，結合升學率等關鍵信息，建立起適應本校的人才體系模型，對可能出現的管理問題給出預測。

此外，還要結合電子檔案做好檔案的加密工作。目前，為檔案管理系統和檔案信息資源共享平臺建設專用防火墻，對管理員分權、分級、設限，或采用多種方式的登錄鑒權，都是維護檔案數據信息安全的有效方式。[7]

4.3 建立檔案數字化的制度和標準，確保檔案電子信息準確無誤。檔案管理工作從檔案信息的收集、歸檔到查閱、利用，再到檔案信息工作的整體化建設及交流，是一個系統化管理的過程。這個過程涉及項目多、人員多、面廣，如果缺乏統一的管理制度和標準，會為后期的數字化檔案管理帶來不必要的麻煩。因此，必須運用管理制度進行規(guī)范化和標準化，即明確檔案信息化管理的具體工作內容、工作標準及負責人員，同時允許標準化體系隨著實際需求作出變更，提升檔案工作的規(guī)范性及安全性的同時提高管理效率，確保檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

檔案的第一屬性是真實性。要構建數字化的檔案信息系統，就要保證掃描、錄入的檔案數據準確、真實，能夠與紙質檔案內容一一對應，電子數據內容出現問題時有據可查。這就要求學校檔案管理人員在將紙質檔案進行電子化轉移的過程中，嚴格依照電子化標準，不僅要對各類教學檔案進行掃描、文字提取，還要認真核對紙質檔案與錄入數據的差異，再三確認電子化檔案與紙質檔案的吻合程度，必要時要在系統中以電子檔案附件的形式保存紙質檔案的電子掃描件。對于一些包含大量數據的財務檔案，要認真核對各項數字，防止錄入錯誤。檔案管理人員還應做好檔案電子化優(yōu)先級的判別。并非所有檔案都需要第一時間進行電子化處理，一些明顯有著較高信息應用價值的學校檔案，應當賦予其盡快處理的優(yōu)先級別。

4.4 轉變檔案管理思維，提升檔案數字化管理能力。學校的檔案管理，不僅需要掌握檔案技術、設備維護和系統搭建的計算機人才，能夠熟練運用最新檔案管理系統、準確甄別檔案價值、具有檔案管理數字化經驗的新型檔案人才也必不可少。[8]作為學校的檔案管理人員，要在努力做好自身本職工作的同時，以駕馭檔案管理系統的操作為標準，以熟練檔案信息數據的提取和信息共享為目標，不斷提升個人的綜合素質及信息技術水平，在平時的工作中多與教職工、學生進行溝通交流，普及檔案的重要性，發(fā)掘師生職工對于檔案的信息需求，將其反映在檔案管理與檔案信息利用的工作之中。同時，學校檔案管理人員在數字化建設初期就要根據自己對學校檔案的了解及其特點，給出合理化建議，并掌握部分計算機編程知識，以便于根據學校的發(fā)展和需求進行軟件調整。

5 結語

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理正逐漸成為衡量學校行政管理水平的重要依據，教育部門在評估辦學質量時也會越來越注重學校對檔案材料的保管與利用。面對檔案數字化中諸多亟待解決的問題，只有各方重視與支持檔案數字化建設工作，不斷優(yōu)化數字化建設技術環(huán)境，將電子檔案中所包含的辦學信息與學校信息資源共享平臺有機銜接，同時完善相關制度，提升檔案管理人員的綜合素質和能力，才能深度發(fā)揮學校檔案所包含的信息價值，更好地服務于廣大教職工、學生及社會的信息需求。

參考文獻：

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[8]閆曉玉.檔案文獻遺產數字化保護與利用[J].辦公室業(yè)務，2022（04）：173-175.

（作者單位：南陽科技職業(yè)學院 張志紅，學士，館員 來稿日期：2023-06-20）