數(shù)字化治理背景下檔案的保護(hù)、開發(fā)、利用研究

穆亮雷 等

王璐璐? 馬進(jìn)? 鄭美云

摘 要：新時代，檔案已從傳統(tǒng)管理向數(shù)字化治理轉(zhuǎn)變，要主動融入并服務(wù)于數(shù)字中國戰(zhàn)略，要積極做好檔案數(shù)字化治理下的保護(hù)、開發(fā)與利用工作。本文從保護(hù)、開發(fā)和利用三個方面，提出了檔案數(shù)字化治理背景下檔案管理面臨的現(xiàn)狀和存在的問題，并針對存在的問題提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；治理；保護(hù)；開發(fā)；利用

基金項目：本文系國家檔案局科技項目“基于圖像識別的人事檔案智能審核系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)”（編號：2021-X-02）的研究成果之一。

黨的二十大報告指出，要加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國、數(shù)字中國。數(shù)字中國是數(shù)字時代推進(jìn)中國式現(xiàn)代化重要引擎，也是構(gòu)筑國家競爭優(yōu)勢的有力支撐。檔案是國家治理和社會治理的重要組成部分，也是數(shù)字中國建設(shè)的歷史見證。國家數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展理念和具體措施，直接影響著檔案工作發(fā)展。目前，檔案資源形態(tài)已經(jīng)從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化、數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，但由于檔案數(shù)據(jù)治理滯后、失衡、缺失，檔案存在“不可知、不可控、不可取、不可用”的現(xiàn)象[1]，影響檔案保護(hù)、開發(fā)和利用的質(zhì)量和效率。

1 檔案數(shù)字化治理下的檔案數(shù)據(jù)保護(hù)

數(shù)字化（Digitization）是指利用信息技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。檔案數(shù)字化，則是利用拍攝、掃描等方式對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，并將其轉(zhuǎn)化為存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字文件，并按照檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。檔案數(shù)字化治理，是指利用多元協(xié)作方式，通過運(yùn)用數(shù)字治理技術(shù)，在符合相關(guān)法規(guī)基礎(chǔ)上，為確保檔案數(shù)字信息真實(shí)、完整、安全、增值而全面實(shí)施檔案數(shù)字信息全生命周期治理。隨著檔案資源的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型、數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用[2]，檔案數(shù)字化治理面臨著檔案數(shù)據(jù)信息復(fù)雜化、信息泄露的不確定性與刪除的風(fēng)險性、分布式存儲與數(shù)據(jù)備份的安全風(fēng)險和數(shù)據(jù)傳輸風(fēng)險等問題[3]，需要做好檔案數(shù)字化治理下的檔案數(shù)據(jù)信息安全保護(hù)工作。

檔案數(shù)據(jù)安全是指通過采取必要措施，確保檔案數(shù)據(jù)在收集、存儲、使用、加工、傳輸、提供、公開等數(shù)據(jù)處理過程中處于有效保護(hù)和合法利用的狀態(tài)，以及具備保障持續(xù)安全狀態(tài)的能力[4]。檔案數(shù)據(jù)安全是大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化治理的先決條件，只有檔案數(shù)據(jù)安全，才能有效推動檔案數(shù)字化治理，確保治理取得預(yù)期成效。一旦檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)安全風(fēng)險，就會引起檔案數(shù)據(jù)損失、價值實(shí)現(xiàn)受限及其他不確定問題[5]。

因此，要高度重視檔案數(shù)字化治理下的檔案數(shù)據(jù)安全，做好檔案數(shù)據(jù)保護(hù)工作。一要提升檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)意識。要做好《檔案法》《保密法》《數(shù)據(jù)安全法》等法規(guī)的宣傳教育，提高全社會檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)意識。針對檔案從業(yè)者、學(xué)生及普通群眾，采取形式多樣、有針對性的宣傳活動。可通過舉辦檔案數(shù)據(jù)安全知識專題講座、課堂教育教學(xué)、送法進(jìn)校園等形式，全方位開展檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)知識的宣傳，提高安全保護(hù)意識。二要健全檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)制度。檔案數(shù)字化治理下，將檔案數(shù)據(jù)信息作為評判治理的重要依據(jù)。強(qiáng)調(diào)多元主體協(xié)同共治，動員社會組織與群眾積極與檔案部門合作，暢通合作渠道，建立信息反饋機(jī)制。要完善檔案數(shù)據(jù)分類分級保護(hù)機(jī)制，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)重要程度及保密要求，將館藏的檔案數(shù)據(jù)分為一般數(shù)據(jù)、重要數(shù)據(jù)和核心數(shù)據(jù)，針對不同數(shù)據(jù)采取不同保護(hù)措施。此外，還要積極開展檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險評估預(yù)警報告、應(yīng)急處置及審查機(jī)制，做好檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險防范。三要完善檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)。目前，《國家安全法》《檔案法》《保密法》《數(shù)據(jù)安全法》等是檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)的重要法規(guī)，具體到教育、團(tuán)體、企業(yè)及科研等行業(yè)領(lǐng)域，還需要進(jìn)一步細(xì)化檔案數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。

2 檔案數(shù)字化治理下的檔案數(shù)據(jù)開發(fā)

檔案數(shù)據(jù)應(yīng)是“具備檔案屬性的數(shù)據(jù)”[6]。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理部門要對優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)整合和開發(fā)，充分發(fā)揮檔案信息資源價值和作用[7]。但一直以來，檔案管理存在著“重管理、輕開發(fā)”現(xiàn)象，檔案數(shù)據(jù)開發(fā)質(zhì)量不高，如檔案數(shù)據(jù)形式不規(guī)范、不完整，檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容不準(zhǔn)確、不安全，檔案數(shù)據(jù)效用時效性、可用性不強(qiáng)等，影響了檔案數(shù)字化治理質(zhì)效。

2.1 強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)開發(fā)質(zhì)量

按照《信息技術(shù)數(shù)據(jù)質(zhì)量評價指標(biāo)》（GB/T36344-2018）規(guī)定的數(shù)據(jù)質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，從檔案數(shù)據(jù)形式、檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容和檔案數(shù)據(jù)效用三個方面嚴(yán)把好檔案數(shù)據(jù)開發(fā)質(zhì)量關(guān)（見表1）。首先是檔案數(shù)據(jù)開發(fā)的形式要符合規(guī)范性和完整性，重點(diǎn)是檔案數(shù)據(jù)語義要遵循一定語法形式化語言表達(dá)，使檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容、背景及結(jié)構(gòu)完整。其次是檔案數(shù)據(jù)開發(fā)內(nèi)容要符合準(zhǔn)確性和安全性。所謂準(zhǔn)確性，就是要保證檔案數(shù)據(jù)收集、創(chuàng)建原始檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，以及檔案數(shù)據(jù)存儲、傳輸和運(yùn)行處理的準(zhǔn)確性。安全性，就是指檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容要采取必要措施，使內(nèi)容處于有效保護(hù)、合法利用狀態(tài)。再次是檔案數(shù)據(jù)開發(fā)效用要滿足時效性和可用性。時效性，就是指檔案數(shù)據(jù)開發(fā)要在時段、時間點(diǎn)、時序上要使檔案數(shù)據(jù)記錄符合業(yè)務(wù)需求，檔案數(shù)據(jù)元素之間呈現(xiàn)相應(yīng)時序關(guān)系?？捎眯?，則是要求開發(fā)的檔案數(shù)據(jù)滿足獲取并被理解。

2.2 優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)開發(fā)內(nèi)容

首先是加大原創(chuàng)性檔案數(shù)據(jù)開發(fā)。所謂原創(chuàng)性內(nèi)容，就是要求把尚未數(shù)字化的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，并注重開發(fā)品質(zhì)。如校史檔案資源開發(fā)，應(yīng)重點(diǎn)圍繞學(xué)校辦學(xué)歷史，結(jié)合地方歷史檔案，將文獻(xiàn)資料、實(shí)物檔案、口述檔案、影像檔案進(jìn)行整合、分類，利用先進(jìn)的信息技術(shù)將這些寶貴的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，打造優(yōu)質(zhì)原創(chuàng)檔案數(shù)據(jù)開發(fā)產(chǎn)品。其次是要注重檔案數(shù)據(jù)持續(xù)開發(fā)。所謂持續(xù)開發(fā)，就是指圍繞重點(diǎn)檔案數(shù)據(jù)資源，根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、教育事業(yè)改革需要，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)二次甚至是三次開發(fā)，形成新的檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)品，輸出優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息利用價值的最大化。

2.3 拓寬檔案數(shù)據(jù)開發(fā)手段

檔案數(shù)字化治理下的檔案數(shù)據(jù)開發(fā)手段要始終圍繞數(shù)字、信息、智能技術(shù)應(yīng)用。首先是要完善檔案信息管理系統(tǒng)。檔案數(shù)據(jù)開發(fā)成果需要借助先進(jìn)的檔案數(shù)據(jù)資源平臺展示，其中數(shù)據(jù)庫又是整個平臺建設(shè)的重要載體和內(nèi)容，是檔案數(shù)據(jù)開發(fā)的重要途徑、物質(zhì)基礎(chǔ)。其次要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。利用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)，加快推進(jìn)存量檔案數(shù)字化、增量檔案信息化，做好檔案數(shù)據(jù)開發(fā)。再次是做好檔案信息資源深度挖掘。以系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)信息為依托，運(yùn)用知識圖譜、數(shù)據(jù)深度挖掘等技術(shù)，在海量檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，打造檔案數(shù)據(jù)開發(fā)精品成果。

2.4 轉(zhuǎn)變檔案數(shù)據(jù)開發(fā)理念

找準(zhǔn)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)中心工作的切入點(diǎn)、著力點(diǎn)，圍繞國家大事、重要時間節(jié)點(diǎn)，以及行業(yè)系統(tǒng)改革重大事件，深度做好檔案數(shù)據(jù)開發(fā)，以檔案數(shù)據(jù)信息開發(fā)呈現(xiàn)出波瀾壯闊的改革發(fā)展歷史。要牢固樹立“以人民為中心”的檔案數(shù)據(jù)開發(fā)理念，利用大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)甄別、篩選，為用戶提供精準(zhǔn)、全面、真實(shí)的檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案資源整合，升級檔案資源編研系統(tǒng)及工具，使檔案數(shù)據(jù)存儲界面更加人性化，便于檔案數(shù)據(jù)資源深層次查詢、檢索和挖掘。要嚴(yán)格落實(shí)“公眾參與”檔案數(shù)據(jù)開發(fā)理念?！蛾P(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》鼓勵公眾作為社會力量參與檔案體制建設(shè)[10]，具體到某個行業(yè)、系統(tǒng)或者單位檔案數(shù)據(jù)開發(fā)，就是要調(diào)動行業(yè)、系統(tǒng)或單位員工的積極性，積極參與到檔案數(shù)據(jù)開發(fā)。為此，要打通公眾參與檔案數(shù)據(jù)開發(fā)通道，提供制度保障；布局檔案數(shù)字工具應(yīng)用，搭建信息網(wǎng)絡(luò)平臺，開設(shè)互動交流、信息反饋等功能，為公眾參與檔案數(shù)據(jù)開發(fā)虛擬空間。

3 檔案數(shù)字化治理下的檔案數(shù)據(jù)利用

3.1 建立檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系

通過信息技術(shù)、在線數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案信息關(guān)聯(lián)關(guān)系，打破數(shù)據(jù)壁壘，為檔案數(shù)據(jù)信息利用奠定基礎(chǔ)。如，利用OCR技術(shù)將檔案檢索工具、檔案資源不可讀取JPEG格式轉(zhuǎn)化為可讀取的或雙層PDF格式；利用B/S分布式開發(fā)技術(shù)，將檔案數(shù)據(jù)高效存儲。探索利用VR、AR、MR先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建館藏檔案數(shù)據(jù)信息知識圖譜及可視化展示，利用算法技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)有效關(guān)聯(lián)，基于檔案智能問答等利用統(tǒng)計分析，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)精準(zhǔn)推送。

3.2 完善檔案數(shù)據(jù)內(nèi)控機(jī)制

所謂內(nèi)控機(jī)制，就是通過風(fēng)險管控，筑牢檔案數(shù)據(jù)利用安全防線。要始終堅持依法治檔、依法管檔，進(jìn)一步完善檔案數(shù)據(jù)利用行為規(guī)范。具體來說，就是推動檔案數(shù)據(jù)利用標(biāo)準(zhǔn)化，從檔案數(shù)據(jù)利用原則、方式、范圍、權(quán)限及要求等方面不斷細(xì)化。實(shí)行機(jī)構(gòu)職責(zé)分工明確化，針對高校檔案管理主體、利用主體等，明確不同機(jī)構(gòu)及人員在檔案數(shù)據(jù)利用方面的權(quán)責(zé)。做好考核規(guī)范化，要針對檔案數(shù)據(jù)利用情況進(jìn)行雙向考核，即以檔案利用效果考核檔案管理部門及人員業(yè)績，并根據(jù)考核結(jié)果給予激勵，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)利用質(zhì)量。

3.3 建立檔案數(shù)據(jù)利用平臺

要把服務(wù)群眾落實(shí)到檔案數(shù)據(jù)利用的每個環(huán)節(jié)，通過“一站式”檔案利用平臺搭建，簡化利用手續(xù)和流程，提升檔案數(shù)據(jù)利用獲得感、幸福感。例如，賦予不同檔案數(shù)據(jù)利用者的不同檢索、查詢利用權(quán)限，只需登錄平臺，即可實(shí)現(xiàn)在線查檔申請和檔案歸還。為此，就是要打破檔案數(shù)據(jù)利用流程壁壘，重點(diǎn)是要突破檔案數(shù)據(jù)行業(yè)、區(qū)域利用壁壘，細(xì)化檔案數(shù)據(jù)分類存儲，為檔案數(shù)字化治理提供渠道。還要注重用戶體驗(yàn)。通過平臺“用戶反饋”等渠道，收集檔案數(shù)據(jù)利用信息，并將其反饋到平臺建設(shè)及檔案管理部門，以用戶體驗(yàn)為視角，不斷改善檔案數(shù)據(jù)利用環(huán)境，提升檔案利用效果。

3.4 鼓勵檔案數(shù)據(jù)主體利用

一方面，要完善一元主導(dǎo)。檔案管理部門作為檔案數(shù)據(jù)利用的主導(dǎo)，要主動承擔(dān)起檔案數(shù)據(jù)利用職責(zé)，發(fā)揮其應(yīng)有職能，想方設(shè)法為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效檔案數(shù)據(jù)利用服務(wù)。另一方面，要積極完善多元主體參與，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)應(yīng)有價值。可通過館藏檔案數(shù)據(jù)信息的宣傳，檔案編研成果的展示等，讓廣大師生知曉館藏檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，吸引其主動走進(jìn)檔案館、走近檔案數(shù)據(jù)信息。此外，還要勇于打破高校檔案數(shù)據(jù)利用橫向壁壘，協(xié)調(diào)高校檔案機(jī)構(gòu)之間開展檔案數(shù)據(jù)信息互認(rèn)共享，促進(jìn)高校檔案館際之間合作。

結(jié)語

近年來，隨著數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，檔案資源形態(tài)已從傳統(tǒng)紙質(zhì)模式向數(shù)字化、數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，檔案數(shù)字化治理下還存在檔案數(shù)據(jù)滯后、失衡、缺失等問題，影響檔案數(shù)據(jù)可知、可控、可取、可用。為此，需要從檔案保護(hù)、開發(fā)和利用等全過程、全環(huán)節(jié)做好工作，切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量和效率，為高校教育事業(yè)發(fā)展提供信息支撐，助力教育事業(yè)發(fā)展。

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第一作者簡介：穆亮雷（1982— ），研究生學(xué)歷，山東大學(xué)館員，研究方向：檔案管理。