大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)踐與思考

摘 要：建設(shè)數(shù)字檔案館是推動(dòng)檔案資源高效管理與利用的重要契機(jī)。目前，各地正在積極打造富有特色的數(shù)字檔案館，本文分析建設(shè)過程中面臨的新形勢(shì)，通過案例解析闡釋了數(shù)字檔案館建設(shè)的不足，并提出了改進(jìn)的意見建議，以期為創(chuàng)建工作提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；數(shù)字檔案館；實(shí)踐探索

近年來，數(shù)字檔案館建設(shè)的環(huán)境發(fā)生顯著變化。深入分析新形勢(shì)下數(shù)字檔案館建設(shè)的新特征，能夠總結(jié)數(shù)字檔案館建設(shè)中的成績和不足，并提出有針對(duì)性的建議，為數(shù)字檔案館的系統(tǒng)架構(gòu)和整體設(shè)計(jì)提供有益幫助。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的新形勢(shì)

1.1 數(shù)字檔案館建設(shè)戰(zhàn)略化

從國家層面來看，中辦、國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出：加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)。數(shù)字檔案館（室）的升級(jí)勢(shì)在必行。數(shù)字檔案館建設(shè)也是數(shù)字中國建設(shè)的題中之義，按照《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》建設(shè)要求，數(shù)字檔案館建設(shè)要與國家戰(zhàn)略保持同頻共振，搭乘數(shù)字中國建設(shè)的發(fā)展快車，推進(jìn)全國檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展。

從地方層面來看，各地相繼出臺(tái)了推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)劃或方案?！丁笆奈濉鄙綎|省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，“十四五”末新增12家高水平數(shù)字檔案館，鼓勵(lì)有條件地檔案館向智慧檔案館發(fā)展。從這規(guī)劃來看，數(shù)字檔案館主要是要實(shí)現(xiàn)以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的現(xiàn)代化檔案管理體系。

1.2 檔案資源管理數(shù)字化

雖然我國數(shù)字檔案館建設(shè)已實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)到電子的跨越，但是依然無法全面滿足人民群眾個(gè)性化的利用需求。青島檔案館的楊來青就認(rèn)為要針對(duì)檔案內(nèi)容的細(xì)粒度管理與開發(fā)，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的2.0時(shí)代。具體而言，檔案數(shù)字化管理的核心是檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)化，其顯著特征是檔案層級(jí)的深化和擴(kuò)展，從傳統(tǒng)的以“卷”為單元的目錄管理向檔案內(nèi)容細(xì)化轉(zhuǎn)變，將檔案語義內(nèi)容深化為數(shù)據(jù)，使海量的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)跨文件、跨全宗關(guān)聯(lián)，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和實(shí)現(xiàn)深度的檔案價(jià)值開發(fā)利用。

1.3 檔案服務(wù)方式多樣化

大數(shù)據(jù)賦能數(shù)字化檔案館向智慧檔案館邁進(jìn)，實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)的知識(shí)化、多元化[1]。一是個(gè)性化自助。通過數(shù)據(jù)技術(shù)手段，用戶可在館內(nèi)的自助查閱終端進(jìn)行檔案資料的查閱操作，同時(shí)在檔案云端可一站式查詢檢索檔案信息。數(shù)據(jù)化管理也借助語義、本體、知識(shí)圖譜等技術(shù)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行語義拆分、清洗、合并、可視化處理，最終呈現(xiàn)出豐富全面的檔案知識(shí)成果。二是知識(shí)共享性。通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘和整合，獲取更深層次的價(jià)值，進(jìn)而轉(zhuǎn)換為知識(shí)提供給用戶，通過檔案服務(wù)平臺(tái)實(shí)時(shí)共享，用戶可輕松獲取精準(zhǔn)、科學(xué)的檔案信息。三是服務(wù)精準(zhǔn)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)用戶的“精準(zhǔn)畫像”、靶向推送，以用戶的檔案利用“小數(shù)據(jù)庫”形成檔案海量資源利用的基礎(chǔ)，提高信息推送的個(gè)性化和滿意度。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)踐探索

2.1 基礎(chǔ)層建設(shè)

一是明確目標(biāo)規(guī)范。將數(shù)字檔案館建設(shè)納入全市信息化建設(shè)發(fā)展長遠(yuǎn)規(guī)劃，將其作為“數(shù)字中國”落實(shí)的重要攻關(guān)項(xiàng)目，納入政府“重點(diǎn)民生實(shí)事”之一，以高點(diǎn)定位推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化引領(lǐng)，細(xì)化《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》，將建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范落實(shí)到建設(shè)全過程。二是強(qiáng)化應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)。構(gòu)筑安全穩(wěn)定的數(shù)字化運(yùn)行平臺(tái)，包括信息存儲(chǔ)設(shè)備包括主機(jī)等硬件設(shè)備和操作系統(tǒng)，合理組建局域網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，同時(shí)實(shí)行三網(wǎng)隔離，采購的硬軟件設(shè)備符合創(chuàng)建要求。

2.2 數(shù)據(jù)層打造

數(shù)據(jù)層包括各類數(shù)據(jù)總庫，主要有資源建設(shè)庫、數(shù)據(jù)接收庫、檔案專題庫、數(shù)據(jù)利用庫、多媒體影像庫、照片檔案庫等是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心部分[2]。從網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架來看，數(shù)據(jù)庫布局了多個(gè)網(wǎng)絡(luò)通道，根據(jù)不同的檔案需求在相應(yīng)的網(wǎng)域內(nèi)進(jìn)行。檔案館內(nèi)局域網(wǎng)鏈接檔案特藏庫、檔案利用庫、檔案數(shù)字接收庫等。政務(wù)內(nèi)網(wǎng)主要接收OA系統(tǒng)自動(dòng)歸檔數(shù)據(jù)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)利用數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)的無縫對(duì)接，保障電子文件的完整性，避免電子文件在不同系統(tǒng)之間轉(zhuǎn)換可能出現(xiàn)的元數(shù)據(jù)被修改或缺失問題等。從檔案數(shù)據(jù)保存和傳輸安全角度進(jìn)行有效設(shè)計(jì)。

2.3 平臺(tái)層建設(shè)

平臺(tái)層建設(shè)以檔案信息歸檔、利用需求為導(dǎo)向，形成以檔案館為核心、各部門橫向互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)資源建設(shè)一體化的檔案業(yè)務(wù)平臺(tái)。從功能上看，業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)主要包括檔案收、管、存、用全流程業(yè)務(wù)、全過程安全、高效無縫隙的數(shù)字信息全覆蓋，同時(shí)也囊括檔案數(shù)字資源的采集、加工、處理、存儲(chǔ)、管理和利用等方面。從功能上看，平臺(tái)層建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案收、管、存、用全流程業(yè)務(wù)、全過程安全、高效無縫隙的數(shù)字信息全覆蓋，提高檔案管理的效率和水平，確保檔案的安全保管，促進(jìn)檔案信息資源的共享和利用。從建設(shè)模式上來看，按照“先行先試、大膽探索、穩(wěn)步推進(jìn)”完成全部軟硬件的適配改造，使用國產(chǎn)正版軟硬件設(shè)施設(shè)備，打造基于國產(chǎn)化環(huán)境下的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

2.4 資源層建設(shè)

一是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量建設(shè)。加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量管控，最大限度地提升存量檔案數(shù)字化的質(zhì)量，是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。為確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，開展館藏檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目時(shí)，同步實(shí)施數(shù)據(jù)第三方質(zhì)檢項(xiàng)目，通過“自檢+質(zhì)檢查”的數(shù)據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收流程，檔案數(shù)據(jù)整合前進(jìn)行三輪數(shù)據(jù)核驗(yàn)和清查，重點(diǎn)對(duì)涉密檔案進(jìn)行鑒定[3]。在涉密檔案保管中存在混合組卷、混合保管、混合提供的現(xiàn)象，在目錄上也沒標(biāo)有“秘密”“機(jī)密”“絕密”檔案，造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。在數(shù)字化加工過程中，按照《涉密檔案整理歸檔和保管利用規(guī)定》，只能由單位職工掃描，外包公司不能掃描，檔案管理員必須先將涉密檔案清理出來，才能移交給外包公司掃描，確保數(shù)字化成果安全性。二是豐富檔案資源。數(shù)字檔案館綜合性、多樣性的定位決定了需要豐富數(shù)字資源作為基礎(chǔ)。針對(duì)不同數(shù)字載體形式，制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)要求等，與大數(shù)據(jù)管理、民生服務(wù)、審批服務(wù)等部門建立聯(lián)系，提升涉民生類檔案的歸集、整理力度，研發(fā)數(shù)據(jù)接口，提升檔案資源檢索與應(yīng)用效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的優(yōu)化分配，構(gòu)筑數(shù)字檔案新生態(tài)。

2.5 應(yīng)用層規(guī)劃

應(yīng)用層作為數(shù)字檔案館的核心部分，是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，主要包括檔案的收、管、存、用的全流程管理與利用。一是局域應(yīng)用層。主要為檔案館內(nèi)部數(shù)字檔案資源的實(shí)現(xiàn)高效管理，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)化逐步向智能化轉(zhuǎn)向，比如，管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)自主采集、存儲(chǔ)、分析；對(duì)疑難字體進(jìn)行自主翻譯、自主編研；同時(shí)，對(duì)涉密檔案在劃控規(guī)則下進(jìn)行自主解密，為不同用戶提供泛在化、細(xì)微化、個(gè)體化、差異化的檔案查閱和展覽展示的服務(wù)模式。二是政務(wù)應(yīng)用層。政務(wù)應(yīng)用層包括政務(wù)外和政務(wù)內(nèi)應(yīng)用，政務(wù)外應(yīng)用為各單位提供檔案電子化服務(wù)，或?qū)崿F(xiàn)檔案館際共享利用，政務(wù)內(nèi)為各單位提供涉密檔案利用和傳輸。政務(wù)應(yīng)用層是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案流轉(zhuǎn)、存放和利用并自動(dòng)化智能化采取措施，實(shí)現(xiàn)檔案的有效保管和使用。三是公眾應(yīng)用層。為社會(huì)和人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷，公眾層主要是為提供公開信息查閱、檔案文化服務(wù)、檔案征集利用等，是數(shù)字檔案館為民服務(wù)的窗口。目前應(yīng)用層建設(shè)已經(jīng)突破了傳統(tǒng)物理空間的限制，比如手機(jī)App自主查詢、互聯(lián)網(wǎng)信息查詢等，數(shù)字檔案館的廣域服務(wù)更加多元化。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)的主要成效和存在問題

3.1 主要成效

一是數(shù)字化治理體系初步建立。通過建設(shè)數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和檔案安全保護(hù)的一體化協(xié)同，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)的一體化推進(jìn)和接收庫、管理庫、保存庫、利用庫、采集庫的為核心的檔案數(shù)字化管理治理體系，數(shù)字化檔案的安全性、便捷性和檔案的利用效率及服務(wù)質(zhì)量有了進(jìn)一步提升。二是檔案服務(wù)利用效能顯著提升。數(shù)字檔案館建設(shè)為檔案部門和社會(huì)團(tuán)體架起溝通橋梁，為社會(huì)公眾提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。在政府運(yùn)行過程中，數(shù)字檔案館可以實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開和信息共享，提高政府服務(wù)質(zhì)量。在推進(jìn)文化軟實(shí)力建設(shè)中，數(shù)字檔案館可以保護(hù)和傳承文化遺產(chǎn)，推動(dòng)文化發(fā)展。在社會(huì)服務(wù)中，數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)共享能力可以提高管理效率，實(shí)現(xiàn)社會(huì)事項(xiàng)辦理“零跑腿”。三是實(shí)現(xiàn)電子文件的有效管理。通過構(gòu)建以接收庫和利用庫為核心的政務(wù)網(wǎng)、以鑒定和長期保存為核心的局域網(wǎng)和以公眾利用為核心的因特網(wǎng)，為公眾提供高質(zhì)量共享 的檔案信息服務(wù)。

3.2 存在問題

一是電子檔案管理能力尚需提高。在落實(shí)電子檔案全流程管理方面還有差距，專業(yè)電子檔案系統(tǒng)與局域網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)銜接不順暢；在電子檔案歸檔范圍和檔案保管期限、歸檔單位、歸檔格式、歸檔時(shí)間上標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；對(duì)電子文件歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)能力不足；定期開展電子檔案?jìng)浞?，做好電子檔案登記、日常檢查、轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀等工作上執(zhí)行不到位。二是新一代信息技術(shù)應(yīng)用不足。如數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的破解服務(wù)能力不足問題，區(qū)塊鏈技術(shù)的破解檔案管理安全性問題。三是檔案信息化人才較為缺乏。在基層檔案系統(tǒng)計(jì)算機(jī)人才不足，有的檔案部門沒有計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，無法滿足檔案信息化建設(shè)的需要。同時(shí)，存在基層檔案人員觀念落后、畏難情緒較重的問題，認(rèn)為數(shù)字館建設(shè)是先進(jìn)地區(qū)的事，思想上對(duì)信息化建設(shè)不重視，難以在工作中鍛煉能力水平，無法培養(yǎng)出信息化所需要的復(fù)合型人才。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)的幾點(diǎn)思考

4.1 加強(qiáng)電子檔案全生命周期管理

一是建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、全面化的收集體系。持續(xù)推動(dòng)電子檔案單套制管理，實(shí)現(xiàn)OA、政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等各類電子文件標(biāo)準(zhǔn)化在線歸檔接收。二是建設(shè)流程化、智能化的管理體系。搭建平臺(tái)提供流程化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)全流程跟蹤、全業(yè)務(wù)監(jiān)管、全方位管控。三是建立中心化、永久化的存儲(chǔ)體系。打造區(qū)域性大檔案管理中心，保障區(qū)域內(nèi)各類檔案數(shù)據(jù)長久保存與安全管理。四是建設(shè)價(jià)值化、精準(zhǔn)化的利用體系。充分挖掘檔案價(jià)值，精準(zhǔn)把握用戶需求，提供高效利用服務(wù)；及時(shí)主動(dòng)提供針對(duì)性強(qiáng)、內(nèi)容豐富充實(shí)、利用價(jià)值高的檔案知識(shí)圖譜。

4.2 加強(qiáng)“三合一”目錄文件收集機(jī)制

建立涵蓋全部館藏文件目錄級(jí)數(shù)據(jù)? （下接41頁）

（上接38頁）庫是數(shù)字檔案館建設(shè)的必然要求。隨著“三合一”制度的推進(jìn)，要從源頭抓好機(jī)關(guān)檔案的形成與收集，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，提升檔案資源質(zhì)量，規(guī)范開展電子文件的收集、審核和歸檔管理。在基礎(chǔ)性文件、賬外文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件、專題庫文件方面拓展收集范圍，實(shí)行“目錄樹”管理。持續(xù)加強(qiáng)共建共享一體化管理平臺(tái)建設(shè)，在歸檔配置、數(shù)據(jù)接收、歸檔整理和移交等方面，按照“三合一”制度要求，實(shí)現(xiàn)文件收集的全方位、系統(tǒng)性的重塑，確保收集齊全、整理規(guī)范有序。

4.3 加強(qiáng)新一代信息技術(shù)應(yīng)用

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，“積極探索知識(shí)管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用?！币皇羌訌?qiáng)AI+檔案技術(shù)應(yīng)用。綜合利用智能分類模型、文字處理技術(shù)、模式識(shí)別技術(shù)等手段，對(duì)檔案管理工作的任務(wù)和流程進(jìn)行程式化的改造，形成自動(dòng)化、一體化的機(jī)器操作模式，推動(dòng)工作增速提質(zhì)。二是以區(qū)塊鏈技術(shù)推動(dòng)多跨共享平臺(tái)建設(shè)。突破檔案利用的空間、時(shí)間、部門限制，構(gòu)建基于區(qū)塊鏈聯(lián)盟的檔案信息資源共享模式，通過組建區(qū)域檔案館聯(lián)盟鏈，獲得鏈上出證、在線驗(yàn)證等功能，為利用者提供“一站式”服務(wù)；進(jìn)一步保證檔案在共享利用中的安全性、不可篡改性，做到來源可查、利用可控、責(zé)任可究，促進(jìn)檔案信息資源整合和共享服務(wù)。三是創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建全省檔案信息資源共建共享新格局，為基層群眾提供更加便捷、更高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

4.4 持續(xù)強(qiáng)化檔案安全建設(shè)

把檔案信息化安全擺在數(shù)字檔案館建設(shè)的突出位置，配足配齊防火墻、漏洞掃描、入侵監(jiān)測(cè)、安全審核等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施。加強(qiáng)涉密檔案的審核鑒定，堅(jiān)持“開放檔案不涉密，涉密檔案不上網(wǎng)”的原則，建立涉密臺(tái)賬，對(duì)數(shù)字化過程的數(shù)據(jù)采集、處理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)全流程監(jiān)管，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

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作者簡(jiǎn)介：孫煥英（1968— ），大學(xué)學(xué)歷，中共寧陽縣委黨史研究中心（寧陽縣檔案館）副研究館員；研究方向：檔案管理。