宋建華
摘要:近年來,隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展,企業(yè)管理方式正在朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型,國家各監(jiān)管部門也多次強(qiáng)調(diào)信息化建設(shè)對于企業(yè)經(jīng)營管理的重要作用,提倡企業(yè)通過以ERP系統(tǒng)為代表的信息化系統(tǒng)提升內(nèi)部控制管理。ERP系統(tǒng)作為實現(xiàn)內(nèi)部控制的重要工具和手段,其重要性引起企業(yè)廣泛關(guān)注與討論。本文通過對ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制兩者關(guān)系、企業(yè)ERP系統(tǒng)環(huán)境下加強(qiáng)內(nèi)部控制的必要性的深入了解,分析企業(yè)ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制存在的問題,闡述了ERP環(huán)境下如何完善內(nèi)部控制。
關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;ERP系統(tǒng);信息化;風(fēng)險管理
在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中,內(nèi)部控制已成為企業(yè)規(guī)范管理的重要基礎(chǔ)。通過ERP系統(tǒng)應(yīng)用ERP系統(tǒng)可以作為實現(xiàn)內(nèi)部控制的重要工具和手段。引入ERP系統(tǒng),可以提高企業(yè)內(nèi)部控制的效率,降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險,提升企業(yè)競爭力,是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展必要的探索之路。
一、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的含義
ERP系統(tǒng)是一個綜合性的管理平臺,以信息技術(shù)為基礎(chǔ),旨在為企業(yè)的決策層和員工提供決策和運營支持。它不僅僅是一種軟件,更是一種管理思想,通過整合企業(yè)內(nèi)部各個部門以及與企業(yè)相關(guān)的外部資源,實現(xiàn)資源的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。通過ERP系統(tǒng),企業(yè)可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)的自動化、集成化和可視化,提高工作效率和業(yè)務(wù)水平。
內(nèi)部控制是為了實現(xiàn)公司的發(fā)展戰(zhàn)略、提高經(jīng)濟(jì)效益、防范和控制經(jīng)營風(fēng)險而建立的一套責(zé)任體系。內(nèi)部控制是一個龐大的系統(tǒng)工程,包括制定和執(zhí)行內(nèi)部控制政策、流程和制度,明確責(zé)任和權(quán)限,進(jìn)行風(fēng)險評估和控制,確保公司的資產(chǎn)安全、財務(wù)信息的真實性和可靠性,并達(dá)到合規(guī)性的要求。
二、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用
(一)信息集成與共享
首先,ERP系統(tǒng)將企業(yè)財務(wù)與業(yè)務(wù)的信息融合在同一個軟件里,通過系統(tǒng)將企業(yè)各項業(yè)務(wù)連接起來,規(guī)劃和控制企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù),方便快捷的提高了部門之間的溝通效率。其次,可以通過系統(tǒng)實現(xiàn)信息集成,不同部門之間實現(xiàn)信息共享,從而避免各部門之間信息孤立,提高企業(yè)決策科學(xué)性、有效性。
(二)流程優(yōu)化與管理
通過標(biāo)準(zhǔn)化和自動化的ERP系統(tǒng)管理流程,實現(xiàn)企業(yè)對各項業(yè)務(wù)活動全方位、系統(tǒng)化管理,包括采購、銷售、庫存、生產(chǎn)、財務(wù)、人事、行政管理等方面,讓企業(yè)人、財、物、供、產(chǎn)、銷有機(jī)結(jié)合,實現(xiàn)企業(yè)各個部門業(yè)務(wù)流程有效連接,使得流程合理化、規(guī)范化、可視化,提高企業(yè)運營的協(xié)同性和管理水平,大大提升了企業(yè)的經(jīng)營管理效率。
(三)數(shù)據(jù)分析與決策支持
ERP系統(tǒng)能夠從不同部門收集和整合數(shù)據(jù),通過系統(tǒng)將數(shù)據(jù)集中存儲在一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中,實時記錄企業(yè)各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),為企業(yè)提供實時可視化的數(shù)據(jù)和分析功能,可對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)劃、控制、分析,融合企業(yè)各項資源,實現(xiàn)合理化內(nèi)部控制管理。管理層可以監(jiān)控企業(yè)的運營狀況、財務(wù)狀況和市場情況,幫助管理層做出科學(xué)決策,從而更好地規(guī)劃戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)。
(四)資源協(xié)調(diào)與供應(yīng)鏈優(yōu)化
企業(yè)可以通過ERP系統(tǒng)管理對人力資源、物流資源和資金資源等進(jìn)行有效協(xié)調(diào)和優(yōu)化管理,通過整合供應(yīng)鏈數(shù)據(jù),進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)的物流和供應(yīng)鏈運作,更好地管理企業(yè)各個供應(yīng)鏈,實現(xiàn)供需平衡,實現(xiàn)降本增效,從而滿足客戶需求。
(五)客戶關(guān)系管理
企業(yè)的客戶信息和銷售數(shù)據(jù)通過ERP系統(tǒng)集成在一起,,可以幫助企業(yè)建立完善的客戶關(guān)系管理體系。為了可以更好地了解客戶需求,企業(yè)可以通過ERP系統(tǒng)對客戶信進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘,以便向客戶提供個性化的服務(wù),從而可以建立更緊密的客戶關(guān)系,提高客戶滿意度,增加客戶忠誠度,從而促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)增長。
總之,企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)可以幫助企業(yè)實現(xiàn)信息集成與共享、流程優(yōu)化與管理、數(shù)據(jù)分析與決策支持、資源協(xié)調(diào)與供應(yīng)鏈優(yōu)化和客戶關(guān)系管理等目標(biāo),通過不斷改進(jìn)和提升ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的結(jié)合,企業(yè)可以更好地實現(xiàn)業(yè)務(wù)的高效運作、風(fēng)險的有效控制和持續(xù)發(fā)展。
三、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制關(guān)系
企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制相互支持和促進(jìn)。ERP系統(tǒng)為內(nèi)部控制提供了數(shù)據(jù)集中管理和系統(tǒng)化流程的平臺,而內(nèi)部控制則幫助確保ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性。
(一)管理目標(biāo)一致
ERP系統(tǒng)通過將企業(yè)的物流、人流、資金流和信息流進(jìn)行集中管理可以更好地協(xié)調(diào)和優(yōu)化各個資源流動,使資源的利用達(dá)到最大化。ERP系統(tǒng)通過信息管理模塊,實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和共享,極大地提高了信息傳遞和決策的準(zhǔn)確性和及時性。企業(yè)內(nèi)部控制管理的目標(biāo)也是實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。內(nèi)部控制管理通過規(guī)范和提升企業(yè)的管理流程、加強(qiáng)風(fēng)險控制和防范,確保企業(yè)的運營和資產(chǎn)的安全,并提高財務(wù)信息的準(zhǔn)確性和可靠性。通過內(nèi)部控制的建立和執(zhí)行,企業(yè)能夠更好地識別和應(yīng)對各種風(fēng)險和機(jī)遇,減少錯誤、失誤和違規(guī)行為的發(fā)生,提高企業(yè)整體的經(jīng)營效率和資源利用效率。
因此,企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用與企業(yè)內(nèi)部控制管理的目標(biāo)是相一致的。ERP系統(tǒng)通過資源的一體化管理,提高了企業(yè)的效率和業(yè)務(wù)運營的順暢度,從而實現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)效益的最大化。而內(nèi)部控制管理通過規(guī)范和控制企業(yè)的運營環(huán)境和流程,確保企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展和風(fēng)險的有效控制,進(jìn)一步推動了經(jīng)濟(jì)效益的最大化。它們相互支持和促進(jìn),共同為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和成功做出貢獻(xiàn)。
(二)ERP系統(tǒng)促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制
1.ERP系統(tǒng)能夠保證內(nèi)部控制數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性。ERP系統(tǒng)通過集成和管理企業(yè)各個部門和業(yè)務(wù)功能的數(shù)據(jù),確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性,這有助于內(nèi)部控制機(jī)制減少錯誤和操縱的風(fēng)險。
2.ERP系統(tǒng)能夠增強(qiáng)內(nèi)部控制權(quán)限管理。ERP系統(tǒng)為內(nèi)部控制提供數(shù)據(jù)和功能的訪問控制,只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問敏感信息和執(zhí)行特定操作,這樣可以減少潛在的內(nèi)部和外部風(fēng)險。
3.ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用,可以使各項業(yè)務(wù)流程得到規(guī)范并實施標(biāo)準(zhǔn)化。而內(nèi)部控制的一個重要任務(wù)是規(guī)范公司各項業(yè)務(wù)流程,確保操作的一致性和規(guī)范性。通過將內(nèi)部控制要求納入ERP系統(tǒng)的設(shè)計和配置中,可以強(qiáng)制保證業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性,減少潛在的非法行為和錯誤操作的風(fēng)險。
4.企業(yè)ERP系統(tǒng)不僅提供業(yè)務(wù)處理功能,還通常具有一些內(nèi)置的風(fēng)險管理和監(jiān)控功能。通過在ERP系統(tǒng)中設(shè)置適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險管理和監(jiān)控機(jī)制,對企業(yè)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全過程跟蹤和分析,及時識別管理環(huán)節(jié)存在的潛在的問題和風(fēng)險,并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)或糾正。
(三)兩者相輔相成
企業(yè)實施ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制相互關(guān)聯(lián)。ERP系統(tǒng)可以提供數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、實時和可靠的基礎(chǔ),為內(nèi)部控制提供必要的數(shù)據(jù)支持和監(jiān)控手段。同時,內(nèi)部控制可以確保ERP系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全性,通過控制風(fēng)險、保障數(shù)據(jù)質(zhì)量和合規(guī)性,提高ERP系統(tǒng)的有效性和可靠性。企業(yè)內(nèi)部控制在借助ERP系統(tǒng)實施的同時,又能夠不斷發(fā)現(xiàn)企業(yè)自身管理問題并予以完善,從而提高企業(yè)管理水平。
四、企業(yè)ERP系統(tǒng)環(huán)境下加強(qiáng)內(nèi)部控制的必要性
(一)進(jìn)一步提升風(fēng)險管理水平
ERP系統(tǒng)通常涉及到企業(yè)各個業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù),如果內(nèi)部控制不足,可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險、錯誤或不準(zhǔn)確的財務(wù)信息以及潛在的欺詐行為。加強(qiáng)內(nèi)部控制可以幫助企業(yè)提前識別和管理風(fēng)險,確保業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性和數(shù)據(jù)的完整性。
(二)提高信息準(zhǔn)確性
ERP系統(tǒng)可以為企業(yè)決策提供重要的信息,而內(nèi)部控制對于確保信息的準(zhǔn)確性非常重要。加強(qiáng)內(nèi)部控制可以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確輸入和處理,減少錯誤和誤操作的出現(xiàn),提高決策的可靠性。
(三)加強(qiáng)財務(wù)管理和報告
內(nèi)部控制對于財務(wù)管理和報告至關(guān)重要。通過規(guī)范的內(nèi)部控制措施,可以保證財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性,減少錯誤和漏報的發(fā)生。這對于企業(yè)做出準(zhǔn)確的財務(wù)決策、履行報告義務(wù)以及滿足監(jiān)管和審計要求都非常重要。
(四)降低成本和增加效益
良好的內(nèi)部控制可以幫助企業(yè)降低成本并增加效益。通過減少錯誤、漏洞和欺詐行為,企業(yè)可以降低損失和風(fēng)險,提高運營效率和利潤率。
(五)提升員工責(zé)任感和意識
加強(qiáng)內(nèi)部控制可以促使員工更加重視內(nèi)部控制和合規(guī)性要求。通過明確的控制措施和培訓(xùn)計劃,可以增強(qiáng)員工的責(zé)任感和意識,減少疏忽和失誤的發(fā)生。
五、企業(yè)ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制存在的問題
(一)企業(yè)員工風(fēng)險防范意識不強(qiáng)
ERP系統(tǒng)是否可以全面發(fā)揮其價值,與工作人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)有著密不可分的關(guān)系。在企業(yè)經(jīng)營管理過程中,應(yīng)用ERP系統(tǒng)的相關(guān)人員,在綜合素養(yǎng)上展現(xiàn)出一定差異性,有些員工沒有嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行系統(tǒng)操作導(dǎo)致ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理中應(yīng)用效果不理想。例如,員工的無意或故意的疏忽、不誠實或不當(dāng)?shù)男袨榭赡軐?dǎo)致內(nèi)部控制失效,例如未經(jīng)授權(quán)的數(shù)據(jù)訪問、操縱數(shù)據(jù)、泄露敏感信息等。
(二)系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在安全隱患
ERP系統(tǒng)操作輸入和處理著企業(yè)大量數(shù)據(jù),如果這些數(shù)據(jù)安全出現(xiàn)問題,就會對企業(yè)產(chǎn)生不可估量的損失。盡管ERP系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部控制管理提供了訪問控制和權(quán)限管理功能,但企業(yè)如果不能正確配置和管理這些功能,就可能導(dǎo)致弱密碼、不必要的訪問權(quán)限等問題,增加了數(shù)據(jù)安全和內(nèi)部控制的風(fēng)險。如出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤輸入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換錯誤等問題可能會導(dǎo)致錯誤的決策,影響企業(yè)內(nèi)部控制的效果。
(三)ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)融合度不高
很多企業(yè)在ERP系統(tǒng)構(gòu)建前,沒有進(jìn)行全面、系統(tǒng)、充分的調(diào)查與分析企業(yè)各個業(yè)務(wù)流程,沒有完全弄清業(yè)務(wù)的詳細(xì)流程,就制定了ERP系統(tǒng)的思路與方案,造成業(yè)務(wù)流程邏輯與ERP系統(tǒng)中的操作邏輯不相符,造成實際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息與業(yè)務(wù)流程控制不符。在實施ERP系統(tǒng)時,可能會出現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)之間存在沖突的問題,導(dǎo)致業(yè)務(wù)中的數(shù)據(jù)無法兼容ERP系統(tǒng),進(jìn)而無法實現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)傳輸、存儲和分析,從而難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效管理。
(四)內(nèi)部控制系統(tǒng)不夠完善
隨著企業(yè)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展,企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容也會發(fā)生一些改變。但由于企業(yè)的制度意識還較薄弱,相應(yīng)管理制度修訂不及時,從而出現(xiàn)系統(tǒng)流程不適應(yīng)內(nèi)部管理的問題,造成內(nèi)部控制流程與系統(tǒng)控制不一致。
(五)缺乏有效監(jiān)控和審計監(jiān)督
審計跟蹤與監(jiān)督是企業(yè)內(nèi)部控制組成部分,但如果企業(yè)沒有有效的監(jiān)控機(jī)制和審計跟蹤方法,缺乏實時監(jiān)控、不定期的審計跟蹤等問題,可能導(dǎo)致內(nèi)部控制的盲區(qū),就無法及時發(fā)現(xiàn)異常情況和潛在的風(fēng)險。
六、ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略
(一)加強(qiáng)企業(yè)員工教育培訓(xùn)
提升員工規(guī)范管理意識是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險防控的首要前提。首先,要經(jīng)常聘請專業(yè)能力強(qiáng)、經(jīng)營豐富的團(tuán)隊不定期、分階段為企業(yè)員工開展培訓(xùn)學(xué)習(xí),通過案例講解,使員工了解內(nèi)部控制的重要性,增強(qiáng)他們對內(nèi)部控制政策和程序的理解和執(zhí)行,進(jìn)一步提高其風(fēng)險防范意識。其次,企業(yè)應(yīng)將風(fēng)險防控、風(fēng)險評估納入內(nèi)控培訓(xùn)體系,讓企業(yè)員工熟悉掌握具備實施針對性的防控對策能力,確保企業(yè)健康有序發(fā)展。
(二)加強(qiáng)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全控制
在ERP系統(tǒng)環(huán)境下,為了能夠確保企業(yè)信息的安全,采取有效的訪問控制措施加強(qiáng)系統(tǒng)信息訪問控制。要明確界定每個職工職責(zé)和權(quán)限,為確保員工嚴(yán)格遵守適當(dāng)?shù)姆蛛x職責(zé),設(shè)置每個員工只能訪問其工作職責(zé)所需的系統(tǒng)和數(shù)據(jù),從而減少未經(jīng)授權(quán)的訪問風(fēng)險,減少操縱和錯誤操作的風(fēng)險。要建立完善的信息管理制度,加強(qiáng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的存檔備份。為了數(shù)據(jù)被破壞時能夠有效解決,要做好緊急情況的處置預(yù)案,確保系統(tǒng)出現(xiàn)問題,數(shù)據(jù)丟失的情況下,能夠快速進(jìn)行數(shù)據(jù)的還原和恢復(fù)。
(三)提高ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)工作融合度
一旦企業(yè)選擇了適合的ERP系統(tǒng)供應(yīng)商或設(shè)計者,就需要確立系統(tǒng)與企業(yè)各項業(yè)務(wù)融合的目標(biāo)和效果,并全面梳理企業(yè)各項業(yè)務(wù)工作流程,將其準(zhǔn)確地嵌入到系統(tǒng)中。這樣可以確保ERP系統(tǒng)的各個模塊與企業(yè)各項業(yè)務(wù)完美地結(jié)合,以便ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息能夠及時共享給各個業(yè)務(wù)活動。此外,該過程還要確保ERP系統(tǒng)中能夠找到業(yè)務(wù)流程所需的所有信息,并確保企業(yè)各業(yè)務(wù)能夠通過ERP系統(tǒng)協(xié)調(diào)和聯(lián)系起來。在系統(tǒng)設(shè)計完成后,還需要進(jìn)行反復(fù)的測試和驗證,以確保企業(yè)各業(yè)務(wù)與ERP系統(tǒng)完全融合,然后才能正式應(yīng)用,從而提高ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)工作的整體融合度。
(四)優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制流程
根據(jù)企業(yè)的實際情況,制定并實施有效的業(yè)務(wù)流程和內(nèi)部控制措施,以確保審批、授權(quán)和記錄等流程得到有效的監(jiān)督。在ERP系統(tǒng)的實施過程中,進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)監(jiān)督和檢查,對系統(tǒng)的維護(hù)情況進(jìn)行評估,并仔細(xì)分析在ERP系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題。通過分析問題,研究并完善ERP系統(tǒng)的控制措施,同時不斷持續(xù)改進(jìn)和更新企業(yè)的內(nèi)部控制。定期進(jìn)行系統(tǒng)的更新和升級,以確保內(nèi)部控制與系統(tǒng)控制保持一致。
(五)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部審計控制與監(jiān)督
內(nèi)部審計是保障企業(yè)財務(wù)信息準(zhǔn)確和降低企業(yè)信息系統(tǒng)風(fēng)險的核心措施。企業(yè)應(yīng)建立審計跟蹤機(jī)制,以確保內(nèi)部審計人員能夠?qū)ο到y(tǒng)信息進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徍耍瑥亩WC企業(yè)信息的真實可靠性。設(shè)置系統(tǒng)警報、異常檢測和日志審計功能,及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險和異常情況。內(nèi)部審計要定期評估和識別企業(yè)面臨的風(fēng)險,從而評估內(nèi)控管理的有效性和合規(guī)性,根據(jù)審計結(jié)果和風(fēng)險評估建議及時改進(jìn)內(nèi)部控制措施,不斷加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部審計控制與監(jiān)督,提高企業(yè)內(nèi)控工作成效。
七、結(jié)束語
ERP系統(tǒng)環(huán)境下,企業(yè)內(nèi)部控制會發(fā)生明顯變化。在企業(yè)內(nèi)部控制方面ERP系統(tǒng)為企業(yè)提供了強(qiáng)大的工具和功能,有助于實現(xiàn)有效的內(nèi)部控制和管理,提高企業(yè)的運營效率和風(fēng)險管理能力。企業(yè)可以根據(jù)自身需求和業(yè)務(wù)特點,充分利用ERP系統(tǒng)的特性,構(gòu)建健全的內(nèi)部控制體系,為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益,確保企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。
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