綜合類檔案館實(shí)物檔案管理實(shí)踐探析

文/天津市檔案館 王丹丹

實(shí)物檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中制作或獲取的，以特定有形物品存在的具有保存價(jià)值的實(shí)物。通常，綜合類檔案館實(shí)物檔案主要來源于國際事務(wù)合作和處理涉外事務(wù)的禮品實(shí)物檔案；重大活動(dòng)、重大事件形成的實(shí)物檔案；社會(huì)征集的實(shí)物檔案等。相較其他門類的檔案，實(shí)物檔案具有形象、直觀、難管理等特點(diǎn)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織按照國家有關(guān)規(guī)定，應(yīng)定期向檔案館移交實(shí)物檔案。

為了擴(kuò)大館藏和提升檔案宣傳力度，近年來綜合類檔案在不同程度上加大了收集實(shí)物檔案的力度，實(shí)物檔案收集的門類越來越多樣，載體越來越豐富，數(shù)量也越來越多。當(dāng)前，國家尚未出臺(tái)實(shí)物檔案管理的相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如何做好實(shí)物檔案管理工作，推動(dòng)實(shí)物檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化是重點(diǎn)也是難點(diǎn)。

一、實(shí)物檔案管理存在的問題

（一）實(shí)物檔案收集難。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織對(duì)實(shí)物檔案的收集工作重視程度不夠，實(shí)物檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致收集速度和質(zhì)量嚴(yán)重滯后。實(shí)物檔案的來源及形成時(shí)間具有不確定性，造成實(shí)物檔案歸檔不及時(shí)，容易出現(xiàn)實(shí)物檔案破損和丟失等現(xiàn)象，以致實(shí)物檔案的實(shí)體安全無法得到保障。實(shí)物檔案收集工作還存在著“泛化”的趨勢(shì)，從存量實(shí)物檔案看，價(jià)值不高、重復(fù)件及電子垃圾的實(shí)物檔案依然存在，占用了本就庫容緊張的實(shí)物檔案庫資源。

（二）實(shí)物檔案整理難。實(shí)物檔案的整理與文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等其他門類檔案相比難度較大，至今還未有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，歸檔整理規(guī)則也不成熟。實(shí)物檔案的整理不規(guī)范，表現(xiàn)在三方面：第一，分類不規(guī)范，全宗內(nèi)檔案并未按照載體形態(tài)進(jìn)行分類；第二，編號(hào)不規(guī)范，編號(hào)張貼的位置不一致，編號(hào)的方式不統(tǒng)一；第三，目錄著錄不規(guī)范。移交的實(shí)物檔案原始目錄檔號(hào)、題名、時(shí)間、責(zé)任者等著錄項(xiàng)不規(guī)范，特別是時(shí)間、責(zé)任者等著錄項(xiàng)大部分缺失。

（三）實(shí)物檔案保管難。實(shí)物檔案載體形式多樣，其載體可由紙質(zhì)、玻璃、金屬和塑料等多種材料構(gòu)成。載體為泥塑、木質(zhì)的實(shí)物檔案極易開裂；載體為銀制、銅制的實(shí)物檔案，易出現(xiàn)氧化、變色。這些特殊載體的實(shí)物檔案需要極為嚴(yán)格的保管環(huán)境，以木制載體為例，木制品需要在溫度5℃～35℃，濕度85%左右，較潮濕的存儲(chǔ)環(huán)境?！皺n案在文”，文書檔案庫房依然是檔案館庫房的主體，按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ 25-2010）中對(duì)檔案庫房溫濕度的要求，檔案庫房溫度14℃～24℃，相對(duì)濕度45%～60%。這樣的溫度設(shè)置更適合文書檔案的保管，但達(dá)不到不同類載體實(shí)物檔案的保管環(huán)境要求。另外，木制品、銅制品還需要專業(yè)的定期養(yǎng)護(hù)，否則一旦破損，很難回到原始狀態(tài)。由于實(shí)物檔案多樣性的特點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行保管需要一定的空間和設(shè)施，綜合類檔案館往往因庫容所限，實(shí)物檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一同放置在密集架上保管，擺放較為隨意，無法按照順序排列，這也造成了實(shí)物檔案保管難度較大。

（四）實(shí)物檔案利用難。進(jìn)入綜合類檔案館的實(shí)物檔案只有極少部分以展陳形式出現(xiàn)，導(dǎo)致綜合類檔案館實(shí)物檔案利用率低。用于展陳的實(shí)物檔案除了具有觀賞價(jià)值外，還需具有現(xiàn)實(shí)意義，然而進(jìn)館的實(shí)物檔案很少有明確的背景及來源說明，造成一些珍貴實(shí)物檔案無法作為展出使用，被永久塵封在檔案庫房。絕大部分實(shí)物檔案進(jìn)入庫房保管后，長(zhǎng)期被放置在檔案柜或密集架上，利用率非常低，從而失去了背后所蘊(yùn)含的價(jià)值和意義。

（五）實(shí)物檔案數(shù)字化難。實(shí)物檔案的數(shù)字化是實(shí)物檔案管理的重要一環(huán)。在實(shí)物檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重復(fù)題名的現(xiàn)象，如名為座鐘的目錄共有7條。如何將目錄與實(shí)體檔案一一對(duì)應(yīng)，目錄著錄工作顯然是沒有辦法解決的。實(shí)物檔案數(shù)字化工作卻可以解決這個(gè)問題，7個(gè)座鐘外觀形狀、大小各不相同，可以將實(shí)物檔案數(shù)字化，將數(shù)字化成果與目錄一一對(duì)應(yīng)。同時(shí)，通過數(shù)字化工作，在一定程度上可以實(shí)現(xiàn)對(duì)重要或價(jià)值較高的實(shí)物檔案的有效監(jiān)管。但實(shí)物檔案數(shù)字化工作開展并非易事，首先綜合檔案館保管的實(shí)物檔案數(shù)量大，其次實(shí)物檔案形式多種多樣，載體形式也不盡相同，對(duì)數(shù)字化技術(shù)要求較高，綜合類檔案館人力和數(shù)字化技術(shù)水平有限，實(shí)物檔案數(shù)字化工作難以開展。

二、改進(jìn)實(shí)物檔案管理的措施

（一）完善實(shí)物檔案收集的規(guī)范制度。完善的制度是所有檔案管理工作的基礎(chǔ)，實(shí)物檔案也同其他類型的檔案一樣，需要相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度。實(shí)物檔案的廣譜性給其收集工作帶來很大的困難，有必要明確實(shí)物檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。從實(shí)物檔案的來源看，接收是綜合類檔案館實(shí)物檔案的主要來源。因此，立檔單位移交實(shí)物檔案的質(zhì)量好壞直接決定了綜合類檔案館的實(shí)物檔案的質(zhì)量。這就要求，立檔單位要根據(jù)本單位實(shí)際工作，將能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌且具有保存價(jià)值的特定有形物品安全、及時(shí)歸檔。為此，立檔單位應(yīng)建立健全實(shí)物檔案管理制度，以明確本單位實(shí)物檔案的收集時(shí)間、歸檔要求、歸檔范圍等要求。立檔單位按規(guī)定制定本單位的《實(shí)物檔案歸檔范圍和檔案保管期限表》，檔案部門要嚴(yán)格按照《實(shí)物檔案歸檔范圍和檔案保管期限表》收集實(shí)物檔案，并采取定期、不定期收集及主動(dòng)追蹤等多種方式，加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的收集力度。

除此之外，社會(huì)征集檔案是綜合類檔案館實(shí)物檔案的又一來源，綜合類檔案館應(yīng)制定實(shí)物檔案征集相關(guān)辦法，并根據(jù)館藏情況，確定實(shí)物檔案征集主題，并在入館前對(duì)征集檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)存有真?zhèn)我闪x的實(shí)物，采取必要的措施對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行真實(shí)性、原始性再鑒定，以確保實(shí)物檔案的質(zhì)量。實(shí)物檔案鑒定，特別是對(duì)較珍貴且具有歷史價(jià)值的實(shí)物檔案鑒定時(shí)，要加強(qiáng)與文物部門的信息銜接、溝通，整合內(nèi)部資源，打破部門壁壘。收集實(shí)物檔案時(shí)，還有一個(gè)重要環(huán)節(jié)不能忽視，要將實(shí)物檔案的歷史背景、文化淵源、檔案來源等內(nèi)容收集齊全、完整。

（二）統(tǒng)一實(shí)物檔案的整理方法。1991年《天津檔案》第一期上登載了《實(shí)物檔案初探》一文，第一次明確提出了實(shí)物檔案的概念。三十多年來，檔案界對(duì)實(shí)物檔案這一提法始終爭(zhēng)議不斷。但隨著檔案實(shí)踐工作的拓展和檔案外延的擴(kuò)大，實(shí)物檔案已成為檔案體系的重要組成部分。然而，實(shí)物檔案收集、整理工作雖然如火如荼地開展起來，但背后卻潛藏著不少問題。尤其是各單位各自為政，以致實(shí)物檔案整理的形式五花八門、質(zhì)量參差不齊。究其原因，是由缺乏實(shí)物檔案整理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)造成的。目前，各地區(qū)、各單位在整理實(shí)物檔案時(shí)主要參考《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）、《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T 40-2008）。《歸檔文件整理規(guī)則》明確指出該規(guī)則是作為文書檔案保存歸檔文件的整理原則和方法。文書檔案在分類、編號(hào)、編目方面和實(shí)物檔案有很大的區(qū)別。《印章檔案整理規(guī)則》規(guī)定了印章檔案的整理方法和原則，但印章檔案作為實(shí)物檔案的一類，不能作為指導(dǎo)實(shí)物檔案整理的規(guī)則。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)物檔案整理標(biāo)準(zhǔn)迫在眉睫，實(shí)物檔案整理的科學(xué)、統(tǒng)一、有序，才是開展其他實(shí)物檔案工作的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)實(shí)物檔案的安全保管。根據(jù)2020年6月新修訂《中華人民共和國檔案法》第三章，新增第十九條提出“按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全；采取先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。實(shí)物檔案具有稀有性和唯一性，若破損將不可逆，安全保管更應(yīng)引起重視。實(shí)物檔案更適合在一個(gè)獨(dú)立、安全的空間集中保管?！稒n案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ 25-2010）中4.2.1條款中規(guī)定“檔案庫可包括紙質(zhì)檔案庫、音像檔案庫、光盤庫、縮微拷貝片庫、母片庫、特藏庫、實(shí)物檔案庫、圖書資料庫、其他特殊載體檔案庫等，并應(yīng)根據(jù)檔案館的等級(jí)、規(guī)模和實(shí)際需要選擇設(shè)置或合并設(shè)置”。目前，很多綜合類檔案館即使設(shè)立了專門存放實(shí)物檔案的庫房，但庫容有限，也僅存放一些較為重要或有展示價(jià)值的實(shí)物檔案。分散的實(shí)物檔案管理模式，給實(shí)物檔案帶來很大的安全隱患。綜合類檔案館應(yīng)根據(jù)實(shí)物檔案的館藏量，建立實(shí)物檔案庫房，統(tǒng)一、集中保管實(shí)物檔案。對(duì)珍貴實(shí)物檔案進(jìn)行分類分級(jí)管理，利用科技手段，采取不同的保管措施。同時(shí)，實(shí)物檔案庫房應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，檔案庫房管理人員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的制度規(guī)范和工作流程，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行保管的過程中，必須具有保護(hù)意識(shí)，熟悉不同載體特性的實(shí)物檔案維護(hù)方式、方法，不斷更新實(shí)物檔案保管、保護(hù)的新知識(shí)。同時(shí)，綜合類檔案館還要加大資金投入，購置保管實(shí)物檔案的相應(yīng)設(shè)備，從而使實(shí)物檔案得到更好地保管和保護(hù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的長(zhǎng)久保存。

（四）拓寬實(shí)物檔案的利用途徑。在檔案的整個(gè)生命周期中，最重要的環(huán)節(jié)和最終的目的就是檔案的利用。目前，綜合類檔案館實(shí)物檔案的利用率不高，且利用實(shí)物檔案的方式也較為單一。綜合類檔案館應(yīng)采取各種措施，拓寬實(shí)物檔案的利用途徑。首先，要樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)作為，為各單位和人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的查詢利用服務(wù)。其次，展覽陳列是讓公眾直接認(rèn)識(shí)檔案的最有效途徑，要充分利用館藏資源，圍繞重大活動(dòng)、社會(huì)熱點(diǎn)，舉辦實(shí)物檔案展覽，傳遞實(shí)物檔案帶來的精神內(nèi)涵，讓群眾走近實(shí)物檔案、了解實(shí)物檔案。除了傳統(tǒng)的展陳方式以外，近年來，隨著數(shù)字視覺技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字展陳技術(shù)已在博物館、紀(jì)念館、美術(shù)館等文化場(chǎng)館得到廣泛應(yīng)用和實(shí)踐，給檔案展出提供了新的思路和方法，這種數(shù)字展覽的視覺效果更適于實(shí)物檔案載體多樣性的特點(diǎn)。再次，深挖實(shí)物檔案背后的故事，利用報(bào)紙、雜志、廣播，抖音、微信公眾號(hào)等平臺(tái)，通過文章、短視頻的方式對(duì)外宣傳實(shí)物檔案故事，把檔案宣傳到人民群眾中去，讓實(shí)物檔案走進(jìn)群眾視野。最后，黨的二十大報(bào)告提出“推進(jìn)文化自信自強(qiáng)，鑄就社會(huì)主義文化新輝煌”?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出“加強(qiáng)檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品開發(fā)，探索產(chǎn)業(yè)化路徑”。檔案文創(chuàng)產(chǎn)品的開發(fā)是創(chuàng)新檔案信息資源開發(fā)利用的重要形式，目前檔案文創(chuàng)產(chǎn)業(yè)尚處于探索起步階段，數(shù)量和質(zhì)量都還缺乏成功的實(shí)踐案例。綜合類檔案館應(yīng)充分發(fā)揮館藏文化資源優(yōu)勢(shì)，以文創(chuàng)為載體講好檔案故事、傳播好檔案聲音。

（五）推進(jìn)實(shí)物檔案的數(shù)字化。我國一直高度重視檔案建設(shè)工作，明確將檔案數(shù)字化作為重要任務(wù)。最新修訂的《中華人民共和國檔案法》新增“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，明確指出符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案的效力等同于傳統(tǒng)的其他載體檔案，同時(shí)明確規(guī)定了各級(jí)政府要將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，并且鼓勵(lì)、支持各級(jí)檔案館推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。為實(shí)施國家檔案局“存量數(shù)字化，增量電子化”戰(zhàn)略，綜合類檔案館一方面持續(xù)開展館藏存量檔案的數(shù)字化，另一方面持續(xù)推行“雙套制”移交與接收工作，全面實(shí)行進(jìn)館紙質(zhì)檔案和數(shù)字化副本雙套制接收。無論是存量數(shù)字化還是接收移交的數(shù)字化副本，數(shù)字化工作重點(diǎn)始終圍繞在紙質(zhì)檔案和聲像檔案，實(shí)物檔案幾乎沒有涉及。

綜合類檔案館要啟動(dòng)存量實(shí)物檔案數(shù)字化工作，實(shí)物檔案的數(shù)字化可采取外包的形式，這種引入外包公司的模式，已經(jīng)成為綜合類檔案館一些檔案業(yè)務(wù)工作的現(xiàn)實(shí)選擇和通行做法。為保證存量實(shí)物檔案數(shù)字化工作開展的合理、有序，按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)》（DA/T 68.2-2020），具體工作流程可參考紙質(zhì)檔案及聲像檔案數(shù)字化工作。實(shí)物檔案技術(shù)方面，2022年4月7日，國家檔案局發(fā)布《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 80-2022)，自2022年7月1日實(shí)施?！秾?shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》規(guī)定了實(shí)物檔案數(shù)字化的組織與管理，確定了實(shí)物檔案數(shù)字化前處理、數(shù)字化采集、影像處理工作與實(shí)物檔案驗(yàn)收、移交和入庫要求，為實(shí)物檔案數(shù)字化工作提供了技術(shù)支持。推動(dòng)實(shí)物檔案的“雙套制”移交與接收工作，綜合類檔案館要制定實(shí)物檔案“雙套制”的移交與接收工作細(xì)則，統(tǒng)一實(shí)物檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，要有前瞻性預(yù)測(cè)，為實(shí)物檔案的各項(xiàng)工作開展奠定更好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

實(shí)物檔案所具有的多樣性、復(fù)雜性和隨機(jī)性，決定了實(shí)物檔案與其他門類檔案相比更難以管理的特點(diǎn)。為了做好實(shí)物檔案管理工作，綜合類檔案館應(yīng)在完善實(shí)物檔案收集的規(guī)范制度、統(tǒng)一實(shí)物檔案的整理方法、加強(qiáng)實(shí)物檔案的安全保管、拓寬實(shí)物檔案的利用途徑、推進(jìn)實(shí)物檔案的數(shù)字化幾個(gè)方面下功夫，這樣才能持續(xù)地豐富館藏資源、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、推動(dòng)綜合類檔案館館藏資源體系建設(shè)，發(fā)揮實(shí)物檔案的獨(dú)特作用和應(yīng)有價(jià)值，提升綜合類檔案館的影響力和服務(wù)力。