黃文衛(wèi)　易玨虹　郭文穎

［摘 要］ 高校的中外合作辦學(xué)檔案管理是推動(dòng)內(nèi)部治理效能、發(fā)揮檔史育人功能的需要，也是我國實(shí)施高等教育對(duì)外開放的戰(zhàn)略需要。其既有一般高校檔案管理的共性，也體現(xiàn)教育對(duì)外開放的特殊性。結(jié)合中外合作辦學(xué)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐，提出中外合作辦學(xué)檔案工作的重要意義，分析目前存在的主要問題，并給出工作建議，旨在為各所高校提供借鑒，以共同推動(dòng)我國高校中外合作辦學(xué)檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］ 中外合作辦學(xué)；檔案管理；檔史育人

［基金項(xiàng)目］ 2020年度中國高等教育學(xué)會(huì)中外合作辦學(xué)研究分會(huì)中外合作辦學(xué)研究課題“‘雙一流背景下新時(shí)代行業(yè)特色高校中外合作辦學(xué)高質(zhì)量發(fā)展路徑研究”（ZWHZBX202006）；2022年度長(zhǎng)沙理工大學(xué)教學(xué)改革研究項(xiàng)目“面向行業(yè)特色的中外合作辦學(xué)項(xiàng)目培養(yǎng)學(xué)生跨文化溝通能力路徑研究與實(shí)踐”（XJG22-031）

［作者簡(jiǎn)介］ 黃文衛(wèi)（1982—），女，湖南湘潭人，碩士，長(zhǎng)沙理工大學(xué)國際工學(xué)院學(xué)習(xí)與發(fā)展中心主任，講師，主要從事國際化辦學(xué)與人才培養(yǎng)研究；易玨虹（1974—），女，湖南湘陰人，學(xué)士，長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案館科員，主要從事檔案管理研究；郭文穎（1990—），女，湖南長(zhǎng)沙人，碩士，長(zhǎng)沙理工大學(xué)國際工學(xué)院學(xué)習(xí)與發(fā)展中心干事，主要從事國際化辦學(xué)與人才培養(yǎng)研究。

［中圖分類號(hào)］ G647 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A［文章編號(hào)］ 1674-9324（2024）07-0017-04 ［收稿日期］ 2023-08-10

引言

檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作。做好新形勢(shì)下檔案工作，對(duì)于推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)國家安全和社會(huì)穩(wěn)定、維護(hù)人民群眾合法權(quán)益、提高黨的執(zhí)政能力和政府管理水平，具有重要意義［1］。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》明確提出：高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

根據(jù)《中華人民共和國中外合作辦學(xué)條例》和《中外合作辦學(xué)條例實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定，中外合作辦學(xué)是指中國教育機(jī)構(gòu)與外國教育機(jī)構(gòu)依法在中國境內(nèi)合作舉辦以中國公民為主要招生對(duì)象的教育教學(xué)活動(dòng)。中外合作辦學(xué)有合作設(shè)立機(jī)構(gòu)和合作舉辦項(xiàng)目?jī)煞N形式［2］。中外合作辦學(xué)是引領(lǐng)中國高等教育走向世界教育舞臺(tái)中央的“領(lǐng)頭羊”“排頭兵”“橋頭堡”［3］，是高校國際化發(fā)展戰(zhàn)略和培養(yǎng)高層次國際化人才的重要路徑。截至2021年年底，全國經(jīng)審批機(jī)關(guān)批準(zhǔn)設(shè)立、舉辦的高等教育中外合作辦學(xué)機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目共2 356個(gè)，其中本科以上層次機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目1 340個(gè)，?？茖哟螜C(jī)構(gòu)和項(xiàng)目1 016個(gè)；合作辦學(xué)涉及經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、教育學(xué)、文學(xué)、歷史學(xué)、理學(xué)、工學(xué)、農(nóng)學(xué)、醫(yī)學(xué)、管理學(xué)、藝術(shù)學(xué)等11個(gè)學(xué)科門類200多個(gè)專業(yè)［4］。

中外合作辦學(xué)檔案工作是指舉辦中外合作辦學(xué)機(jī)構(gòu)或者項(xiàng)目的高校，對(duì)學(xué)生、學(xué)校內(nèi)部和社會(huì)有關(guān)的教學(xué)科研、招生管理等活動(dòng)形成的有價(jià)值的資料進(jìn)行備份保存［5］，它是一定時(shí)期對(duì)高校舉辦中外合作辦學(xué)的真實(shí)記錄，起著標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、傳輸、利用和管理的作用，具體包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用八項(xiàng)內(nèi)容［6］。中外合作辦學(xué)檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，是中外合作辦學(xué)的重要基石。

一、中外合作辦學(xué)檔案工作的意義

1.承擔(dān)檔史育人的重要職能。檔案工作承擔(dān)“存史資政育人”的根本任務(wù)和“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的重要使命。作為一種特殊的文化教育資源，中外合作辦學(xué)檔案牢牢把握社會(huì)主義辦學(xué)方向，服務(wù)中外合作辦學(xué)內(nèi)涵式發(fā)展與高校“雙一流”建設(shè)，促進(jìn)檔案育人與服務(wù)育人相結(jié)合。

2.承載教育對(duì)外開放的重要使命。截至2021年年底，中外合作辦學(xué)合作對(duì)象已涉及39個(gè)國家和地區(qū)，1 000余所境外高校，900多所中方（內(nèi)地）高校［7］。各高校持續(xù)不斷深化改革，完善國際化辦學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略。改革的前提和基礎(chǔ)是對(duì)高等教育、學(xué)校自身辦學(xué)定位和合作院校的全面認(rèn)識(shí)和深入研究，檔案資料是重要來源與借鑒。因此，做好中外合作辦學(xué)檔案工作是促進(jìn)高校對(duì)外開放教育改革轉(zhuǎn)型、中外合作辦學(xué)可持續(xù)發(fā)展的需要。

3.是提升高校治理效能的重要途徑。中外合作辦學(xué)在革新和推動(dòng)傳統(tǒng)辦學(xué)理念、教學(xué)與管理方法、專業(yè)學(xué)科建設(shè)等方面發(fā)揮著重要作用，做好檔案利用有利于推進(jìn)高校治理體系建設(shè)。

二、中外合作辦學(xué)檔案工作的特殊性

作為高校檔案工作的有機(jī)組成部分，中外合作辦學(xué)的檔案工作既有一般高校檔案管理的共性，也體現(xiàn)了教育對(duì)外開放的特殊性。特殊性具體表現(xiàn)如下。

1.階段時(shí)效性。中外合作辦學(xué)項(xiàng)目有固定的辦學(xué)周期。一個(gè)周期結(jié)束之后，經(jīng)教育部評(píng)估合格后方可延期辦學(xué)。一旦辦學(xué)終止，檔案工作不具備延續(xù)性和可參考性，是獨(dú)特、單一的存在。

2.動(dòng)態(tài)發(fā)展性。辦學(xué)初期的辦學(xué)規(guī)模不大，往往育人舉措不夠豐富，育人成效也不夠顯著。此階段的檔案材料一般以合作協(xié)議、審批文件等較強(qiáng)的規(guī)范性政策文件材料為主。隨著辦學(xué)的深入，檔案材料逐漸豐富，涉及外事類、教學(xué)類、學(xué)生類等，其范圍和數(shù)量呈幾何式擴(kuò)大和增長(zhǎng)。

3.強(qiáng)服務(wù)性。雙校園培養(yǎng)是重要的辦學(xué)特點(diǎn)之一。對(duì)于出國學(xué)習(xí)的學(xué)生群體來說，學(xué)生在國內(nèi)的檔案材料，如成績(jī)單、獎(jiǎng)懲材料、表現(xiàn)評(píng)價(jià)等，是合作外方高校評(píng)判學(xué)生個(gè)人素質(zhì)及能力水平的重要參考依據(jù)，是學(xué)生后續(xù)階段在國外學(xué)習(xí)的重要支撐。

4.多語種管理性。中外合作辦學(xué)檔案由國內(nèi)外高校的檔案共同組成，其文字形式包含中文和英文，甚至其他語種。雙語要求主要體現(xiàn)在會(huì)議紀(jì)要、人才培養(yǎng)方案、學(xué)生成績(jī)單、教材、課件等檔案材料中。

三、中外合作辦學(xué)檔案工作存在的問題

我國中外合作辦學(xué)檔案管理已取得一定成效，然而，由于體制機(jī)制、經(jīng)費(fèi)投入等因素的影響，還存在一些問題與不足，未完全滿足新時(shí)代中外合作辦學(xué)高質(zhì)量發(fā)展的要求。

1.存在與高校其他檔案工作同樣的問題。有分析顯示，目前，高校的檔案工作主要有兩方面的問題：（1）現(xiàn)代化的檔案管理體系還不完善。例如：檔案場(chǎng)館分散在各個(gè)辦學(xué)校區(qū)，不利于檔案的統(tǒng)一管理與高效服務(wù)。檔案數(shù)字化程度較低，某些中西部地區(qū)高校的綜合檔案數(shù)字化率還不到20%。檔案的加工、整理、保管設(shè)備落后，還存在部分木質(zhì)檔案柜。（2）體制機(jī)制還不健全。例如：檔案工作未納入學(xué)校年度考核內(nèi)容，制度化建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)。專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)，有些一線館員年齡偏大，檔案編研工作水平偏低。（3）文化育人功能發(fā)揮不充分。例如：高校檔案的文化內(nèi)涵與特征、文化功能與體現(xiàn)、實(shí)現(xiàn)途徑等挖掘還不夠深入。高校檔案文化的時(shí)代性與現(xiàn)實(shí)性還不夠強(qiáng)，與大學(xué)生思想政治教育的結(jié)合還不夠緊密。

2.存在自身獨(dú)特的問題。主要表現(xiàn)在三方面：（1）辦學(xué)前期檔案工作建設(shè)不充分。辦學(xué)之初，運(yùn)行不成熟，人財(cái)物投入有限，往往忽視了檔案管理，導(dǎo)致辦學(xué)前期的檔案工作建設(shè)落后，檔案材料少。（2）建檔不系統(tǒng)不規(guī)范。多數(shù)高校由二級(jí)學(xué)院運(yùn)行中外合作辦學(xué)項(xiàng)目。檔案由二級(jí)學(xué)院綜合辦公室人員兼職管理，實(shí)行“檔案館專業(yè)人員—二級(jí)學(xué)院綜合辦公室兼職人員—二級(jí)學(xué)院各辦公室兼職人員”三級(jí)管理制度。兼職人員檔案意識(shí)較薄弱，缺乏有針對(duì)性的編研，導(dǎo)致建檔不系統(tǒng)、不規(guī)范，一定程度上影響檔案材料的時(shí)代性、時(shí)效性、科學(xué)性。（3）缺失辦學(xué)特色檔案。體現(xiàn)國外優(yōu)質(zhì)教育資源的引進(jìn)、消化、吸收，甚至創(chuàng)新的材料是中外合作辦學(xué)檔案的核心與特色材料，應(yīng)及時(shí)并重點(diǎn)歸檔外事類、特色教學(xué)類材料，而部分相關(guān)人員對(duì)這類材料的管理往往混亂甚至缺失。

四、中外合作辦學(xué)檔案工作的建議

1.深化思想認(rèn)識(shí)，高度重視檔案工作。（1）正確樹立學(xué)校檔案工作一盤棋思想。根據(jù)中外合作辦學(xué)檔案的特殊性，制定出臺(tái)專門的管理文件制度，做到既高度統(tǒng)一又充分彰顯特色。（2）切實(shí)做好高校中外合作檔案管理人員的思想教育工作和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，在檔案分級(jí)分類信息管理、校內(nèi)與校際工作對(duì)接、檔案育人功能發(fā)揮等方面提升思想意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（3）加大對(duì)基礎(chǔ)辦公設(shè)施、軟件配套的投入，推動(dòng)數(shù)字化、信息化檔案管理建設(shè)，細(xì)化崗位職責(zé)，強(qiáng)化績(jī)效考核，提高工作成效。

2.推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，建立具有中外合作辦學(xué)特色的高校檔案管理體系。（1）建設(shè)評(píng)估與認(rèn)證體系檔案、教學(xué)管理體系檔案、學(xué)生管理體系檔案、人事管理體系檔案、財(cái)務(wù)管理體系檔案、外事體系檔案等多類別完整的中外合作辦學(xué)檔案體系。根據(jù)辦學(xué)的發(fā)展階段，細(xì)化門類檔案管理，加強(qiáng)卷宗編制，完善項(xiàng)目運(yùn)行管理檔案、外籍教師檔案、對(duì)外教育開放成果檔案、科研檔案、外事檔案等，拓展與深化創(chuàng)新檔案，擁有更多的創(chuàng)新和發(fā)展的實(shí)態(tài)性材料，豐富照片、錄像等聲像檔案。（2）加強(qiáng)對(duì)特色教學(xué)、特色活動(dòng)的檔案收集，提升內(nèi)容質(zhì)量，以反映獨(dú)特的風(fēng)貌和顯著的育人成效。例如，筆者所在的長(zhǎng)沙理工大學(xué)與美國田納西大學(xué)查塔努加分校、美國內(nèi)華達(dá)大學(xué)、馬來西亞馬來亞大學(xué)分別聯(lián)合舉辦土木、電氣與機(jī)械專業(yè)本科教育項(xiàng)目。各個(gè)辦學(xué)階段的人才培養(yǎng)方案、引進(jìn)課程資源是人才培養(yǎng)過程最真實(shí)、最有效的反映，極具檔案價(jià)值。（3）鼓勵(lì)國內(nèi)外校友和師生寄存、托管和捐贈(zèng)有公共價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值的檔案，不斷提升檔案資源質(zhì)量。

3.對(duì)標(biāo)辦學(xué)評(píng)估體系建設(shè)重點(diǎn)檔案。教育部對(duì)高校中外合作辦學(xué)的評(píng)估結(jié)果決定了其辦學(xué)是否存續(xù)。檔案是評(píng)估的基礎(chǔ)和重要依據(jù)，評(píng)估促進(jìn)和加強(qiáng)檔案建設(shè)，兩者相輔相成，互相促進(jìn)。依據(jù)評(píng)估體系內(nèi)容［8］，應(yīng)重點(diǎn)對(duì)以下方面的原始材料進(jìn)行存檔：（1）管理機(jī)構(gòu)與管理制度；（2）招生情況和學(xué)籍管理，包括招生、錄取、考試的原始檔案材料，招生簡(jiǎn)章的原始備案材料等；（3）質(zhì)量過程保障體系，包括中外教師聘任制度，學(xué)籍管理制度，教學(xué)管理規(guī)定，教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、監(jiān)控、激勵(lì)制度以及執(zhí)行情況等；（4）文憑、證書的頒發(fā)；（5）重大辦學(xué)資產(chǎn)與資金的管理與使用情況；（6）年度財(cái)務(wù)、審計(jì)報(bào)告及相關(guān)有效證明文件；（7）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；（8）培養(yǎng)目標(biāo)與培養(yǎng)方案；（9）教學(xué)管理情況；（10）特色課程建設(shè)情況；（11）反映培養(yǎng)質(zhì)量的材料，例如：學(xué)生滿意度問卷及結(jié)果、學(xué)生的論文與報(bào)告；（12）反映辦學(xué)社會(huì)效果的材料，例如：學(xué)生就業(yè)率、學(xué)生工作單位對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)等；（13）反映辦學(xué)特色的材料。

4.切實(shí)做好檔案利用，服務(wù)好師生群眾。在中外合作辦學(xué)中，學(xué)生檔案已經(jīng)成為中外高校選拔學(xué)生的關(guān)鍵對(duì)接口。一方面，中外合作辦學(xué)檔案的服務(wù)內(nèi)容與項(xiàng)目應(yīng)較為全面，包括學(xué)生學(xué)籍檔案與其他檔案查閱、開具檔案證明（學(xué)歷、學(xué)位的證明）、學(xué)生個(gè)人檔案查閱與調(diào)檔、對(duì)公檔案查借閱、認(rèn)證機(jī)構(gòu)學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、個(gè)人遠(yuǎn)程代辦業(yè)務(wù)、教師人事檔案查閱與轉(zhuǎn)檔等。另一方面，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理“重藏輕用”的保密思想，利用學(xué)生檔案主動(dòng)與國外高校接軌，向合作高校和學(xué)生提供檔案服務(wù)。除此之外，還應(yīng)進(jìn)一步豐富檢索工具，為廣大師生提供多渠道、多角度的檢索途徑，包括案卷目錄、分類目錄、專題目錄、文件匯編、電子目錄、部分全文數(shù)據(jù)庫等。

5.積極運(yùn)用檔案反饋，推進(jìn)中外合作辦學(xué)高質(zhì)量發(fā)展。檔案信息反饋可以促使高校不斷提質(zhì)增效，推進(jìn)中外合作辦學(xué)高質(zhì)量發(fā)展。（1）中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案材料充分反映了高等教育國際化人才培養(yǎng)的質(zhì)量［9］。中外合作辦學(xué)質(zhì)量涉及人才培養(yǎng)目標(biāo)、人才培養(yǎng)模式等。學(xué)生檔案直接反映人才培養(yǎng)方案是否科學(xué)合理，尤其是引進(jìn)教育資源是否先進(jìn)，課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)運(yùn)行機(jī)制等是否科學(xué)合理。（2）圍繞中心工作大局，聚焦資政服務(wù)，充分挖掘和利用檔案資源，努力推出一批決策可資、實(shí)踐可鑒的資政成果，做到在學(xué)校國際化辦學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略的重大問題、重大事件上主動(dòng)發(fā)聲，切實(shí)發(fā)揮檔案“讓歷史說話，用史實(shí)發(fā)言”的優(yōu)勢(shì)。

結(jié)語

新時(shí)代，伴隨中外合作辦學(xué)進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展階段，其檔案工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)適應(yīng)高等教育、高校、師生等對(duì)檔案利用需求的發(fā)展變化，檔案材料的收集、保存、歸檔、利用服務(wù)和編研工作應(yīng)受到全面高度的重視。通過上述五個(gè)方面的舉措，可以有效解決目前高校中外合作辦學(xué)檔案工作中存在的主要問題，切實(shí)做好中外合作辦學(xué)檔案工作。在此基礎(chǔ)上，如何積極地與外方學(xué)校接軌共同做好跨校園檔案工作，還有待各高校同人積極探索與實(shí)踐。

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Analysis on Archive Management of Chinese-Foreign Cooperation in Running Schools in the New Era

HUANG Wen-weia， YI Jue-hongb， GUO Wen-yinga

（a. International College of Engineering， b. Archives， Changsha University of Science and Technology， Changsha， Hunan 410114， China）

Abstract： The management of archives for Chinese-Foreign Cooperation in Running Schools in universities is necessary in the new era to promote the efficiency of internal governance in universities and play the role of historical records and education. It is also a strategic need for opening strategy of higher education in China. It not only has the commonalities of archives management in universities， but also specifically reflects the characteristics of higher education opening strategy. Based on experiences in managing archives of joint-programme in CSUST， the author points out the importance of archives management in Chinese-Foreign Cooperation in Running Schools， analyzes the problems and provides suggestions， to provide references for universities to jointly promote the high-quality development of archives management in Chinese-Foreign Cooperation in Running Schools.

Key words： Chinese-Foreign Cooperation in Running Schools; archive management; educating via archives