夏純歡 梁蒼霞 黃 超*
1 廣西醫(yī)科大學(xué) 廣西·南寧;2 廣西醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院 廣西·南寧
(1)國家政策有明確的導(dǎo)向。近年來,科技部、財(cái)政部、教育部、中國科學(xué)院、自然科學(xué)基金委等部門開展了三輪為科研人員減負(fù)專項(xiàng)行動(dòng)。《中共教育部黨組關(guān)于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實(shí)工作的通知》(教黨函〔2019〕37號)要求各高校要加強(qiáng)科研管理信息化建設(shè),推進(jìn)“一站式”服務(wù),縮減審批環(huán)節(jié),簡化報(bào)銷流程,推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù),切實(shí)解決“報(bào)銷繁”問題。因此,有必要探索、創(chuàng)新試劑耗材采購管理新模式,持續(xù)為高校科研工作減負(fù)增效。
(2)師生科研活動(dòng)的內(nèi)在需求。近年來,高校持續(xù)加大科研經(jīng)費(fèi)的投入,傳統(tǒng)的采購模式單次采購金額小、頻次高、品種雜,效率不高且難以監(jiān)管;傳統(tǒng)報(bào)賬模式的報(bào)銷程序煩瑣、耗時(shí)長,平均每次的報(bào)賬時(shí)間約3天,需要耗費(fèi)財(cái)務(wù)、科研人員大量的時(shí)間和精力,傳統(tǒng)科研管理模式弊端日漸顯現(xiàn),師生要求改善科研環(huán)境,將更多的精力用于科研工作。
(3)學(xué)校發(fā)展的需要。高校的建設(shè)和發(fā)展需要持續(xù)深化教育綜合改革,激發(fā)科技創(chuàng)新活力,科技管理機(jī)制,營造良好科研的生態(tài)環(huán)境,充分調(diào)動(dòng)科研人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性。因此,高校須積極推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,不斷改善科研環(huán)境并為科研人員減負(fù)增效,讓科研人員能更好地專注自己的科學(xué)研究。
(1)頂層設(shè)計(jì)。面對科研工作者對科研試劑耗材采購和報(bào)賬改革的需求,高校決策層應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì),堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略思想,從源頭入手解決科研管理效率低下的問題,徹底改變部門間審批、采購、報(bào)賬、審計(jì)“各管一塊互不往來”的局面,打通各管理環(huán)節(jié),以優(yōu)化辦事流程、提高辦事效率、讓科研工作者滿意為落腳點(diǎn),檢驗(yàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)是否達(dá)成。
(2)統(tǒng)一思想。統(tǒng)一思想才能統(tǒng)一行動(dòng),統(tǒng)一思想主要體現(xiàn)在三個(gè)層面:一是從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變,樹立“以師生為中心”的管理服務(wù)新理念;二是平衡傳統(tǒng)與創(chuàng)新的關(guān)系,既要傳承又要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展;三是試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺建設(shè),可借鑒的經(jīng)驗(yàn)不多,風(fēng)險(xiǎn)大,付出多,高校須具備勇于擔(dān)當(dāng)?shù)睦砟睢?/p>
(3)資源整合。根據(jù)國家關(guān)于落實(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”和數(shù)字校園建設(shè)部署的要求,高校要努力創(chuàng)建“智慧校園示范?!?,持續(xù)推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè),不斷加強(qiáng)信息整合和互聯(lián)互通,提升校內(nèi)信息資源的整合和共享水平,并構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心、信息門戶和身份認(rèn)證平臺;資產(chǎn)、財(cái)務(wù)等職能部門則應(yīng)依托學(xué)校信息化建設(shè)不斷提升信息化應(yīng)用水平,全方位推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型向縱深發(fā)展。
平臺構(gòu)建要充分考慮實(shí)用性、先進(jìn)性、可擴(kuò)展性,以建設(shè)統(tǒng)一認(rèn)證平臺和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)融合的“一站式”服務(wù)平臺為目標(biāo),分階段實(shí)施,嵌入相應(yīng)的內(nèi)部控制監(jiān)管功能,最終實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)共享和全流程管理。
第一階段,建設(shè)試劑耗材采購平臺,解決信息化建設(shè)從無到有的問題,實(shí)現(xiàn)快速、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化采購,為數(shù)字化轉(zhuǎn)型打好基礎(chǔ)。
第二階段,開通采購平臺財(cái)務(wù)集中支付功能,打通報(bào)賬環(huán)節(jié),提高報(bào)賬環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理效率。
第三階段,開發(fā)平臺的移動(dòng)端接口,開發(fā)手機(jī)APP、微信、釘釘?shù)葢?yīng)用程序,實(shí)現(xiàn)平臺應(yīng)用在時(shí)空上的跨越。
結(jié)合平臺管理相關(guān)規(guī)定,將內(nèi)部控制監(jiān)管功能嵌入平臺。如平臺對超出一定額度的訂單自動(dòng)判定為大額訂單,自動(dòng)轉(zhuǎn)人工介入審核;同時(shí),完善審計(jì)部門人員在線審核、庫外商品轉(zhuǎn)科技部門人員在線審核等功能,確保各項(xiàng)采購、審批手續(xù)符合內(nèi)部控制要求。
試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺要與信息中心的認(rèn)證系統(tǒng)對接,方便師生的登錄;同時(shí),平臺也要與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接,以便獲取課題組信息、經(jīng)費(fèi)凍結(jié)信息、審核結(jié)算賬單信息,實(shí)現(xiàn)平臺內(nèi)外數(shù)據(jù)的交互對接和驗(yàn)證。
試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺須開通采購審批、下單、供貨、驗(yàn)收、結(jié)算、財(cái)務(wù)報(bào)賬、綜合查詢等功能,用戶通過平臺采購相關(guān)試劑耗材,無須再填單、簽字、現(xiàn)場報(bào)銷,直接在平臺操作即可;同時(shí),平臺負(fù)責(zé)發(fā)票收集和統(tǒng)一結(jié)算,實(shí)現(xiàn)采購與報(bào)賬流程在線管理。
平臺總體架構(gòu)主要包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、采購管理系統(tǒng)、集中支付系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)監(jiān)督四個(gè)部分?;A(chǔ)數(shù)據(jù)庫主要由統(tǒng)一認(rèn)證、供應(yīng)商庫、試劑耗材商品庫、科研課題組、科研經(jīng)費(fèi)指標(biāo)等組成平臺的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)內(nèi)容;采購管理系統(tǒng)包括采購下單、訂單審核、成交公示、商品配送、到貨驗(yàn)收等功能,完成具體采購交易環(huán)節(jié)的工作;集中支付系統(tǒng)包括賬單推送、賬單確認(rèn)、憑據(jù)審核、報(bào)銷支付等,與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接實(shí)現(xiàn)集中支付功能;大數(shù)據(jù)監(jiān)督主要對違規(guī)拆單、突擊花錢等行為進(jìn)動(dòng)態(tài)行監(jiān)控,通過后臺數(shù)據(jù)分析對違規(guī)行為進(jìn)行預(yù)警。
首先,在采購下單階段,系統(tǒng)可采用Elasticsearch搜索引擎,實(shí)現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的高效檢索與深度分析,支持多元多維度的產(chǎn)品搜索,快速定位所需商品,提高搜索效率和用戶體驗(yàn)。
其次,平臺向供應(yīng)商推送用戶訂單,部署Rabbit-MQ消息隊(duì)列作為服務(wù)消息事件總線,實(shí)現(xiàn)多服務(wù)任務(wù)的分發(fā),確保訂單履約、配送、結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的穩(wěn)定運(yùn)行。
再次,訂單審批和驗(yàn)貨時(shí),集成Activiti工作流框架實(shí)現(xiàn)訂單動(dòng)態(tài)審批和多點(diǎn)驗(yàn)貨流程,通過移動(dòng)簽字收貨、引入微信小程序,讓采購系統(tǒng)的使用者在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都能進(jìn)行簽收操作,提升了系統(tǒng)的便利性。
最后,系統(tǒng)自動(dòng)推送賬單給課題組,課題組確認(rèn)后交平臺匯總結(jié)算;供應(yīng)商根據(jù)匯算單開具發(fā)票,交學(xué)校職能部門匯總整理成報(bào)賬憑據(jù),經(jīng)財(cái)務(wù)核算后再集中支付。
目前,試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺入駐的供應(yīng)商、商品品牌較多,產(chǎn)品數(shù)據(jù)十分繁雜。如何有效管理上架商品和處理大量的商品數(shù)據(jù),是平臺需要解決的問題。
一是要處理好庫外商品的問題。平臺對一些用量較少或供應(yīng)商未申請入庫的商品,因工作又需要采購時(shí),要考慮構(gòu)建庫外商品交易通道。可在平臺單獨(dú)設(shè)計(jì)這類商品采購流程,嵌入后臺人工審批功能,解決庫外商品的采購問題。
二是解決?;返墓芸貑栴}。平臺要建設(shè)?;纷詣?dòng)識別系統(tǒng),及時(shí)更新?;访洈?shù)據(jù)庫,自動(dòng)識別?;肺锪?;設(shè)立管制類采購管理子系統(tǒng),按照?;凡少徆芾硪?,將?;凡少徏{入特殊審批流程;設(shè)置在線安全提醒功能,依據(jù)MSDS(Material Safety Data Sheet,化學(xué)品安全技術(shù)說明書)數(shù)據(jù)庫,強(qiáng)制進(jìn)行危化品理化性質(zhì)和應(yīng)急處理措施提醒。
將采購業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)結(jié)合,能利用平臺的項(xiàng)目余額、額度凍結(jié)、項(xiàng)目額度、余額解凍等財(cái)務(wù)模塊,實(shí)現(xiàn)采購與財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理的同步。
一是在項(xiàng)目余額、額度凍結(jié)方面,要根據(jù)項(xiàng)目信息判斷該項(xiàng)目是否需要啟動(dòng)額度控制,若需要啟動(dòng)則進(jìn)行額度凍結(jié);進(jìn)行余額凍結(jié)時(shí)注意項(xiàng)目余額必須大于等于凍結(jié)金額。
二是項(xiàng)目額度、余額解凍要根據(jù)項(xiàng)目信息判斷該項(xiàng)目是否啟動(dòng)額度或余額解凍,注意解凍金額必須小于或等于凍結(jié)金額。
一是合并賬單。平臺統(tǒng)一發(fā)起結(jié)算推送給課題組確認(rèn)賬單,再將本次結(jié)算的校內(nèi)各課題組信息匯總給相應(yīng)供應(yīng)商,供應(yīng)商在一個(gè)結(jié)算周期內(nèi)只需開具一張發(fā)票即可,大大減少了采購報(bào)銷和財(cái)務(wù)結(jié)算的工作量。
二是集中報(bào)賬。供應(yīng)商將發(fā)票送至平臺結(jié)算服務(wù)人員,由平臺結(jié)算服務(wù)人員整理好所有票據(jù)、粘貼好報(bào)賬憑證,經(jīng)審核后一次性將報(bào)銷單移交給財(cái)務(wù)集中支付。
啟用試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺后,科研人員可全程在電腦端、手機(jī)端完成采購下單、收貨、驗(yàn)收、結(jié)算確認(rèn)等流程,無須跑部門跑審批,較傳統(tǒng)程序節(jié)省了大量的時(shí)間;“一站式”服務(wù)平臺也為科研人員的相關(guān)工作提供了極大的便利。
“一站式”服務(wù)平臺打通了部門間的信息壁壘,有效協(xié)調(diào)了各管理部門的工作,提升了部門的管理效能,降低了采購、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
平臺采用定期統(tǒng)一結(jié)算的方式,同一個(gè)供應(yīng)商在各課題組的訂單合并匯總后開具一張發(fā)票即可,既減少了供應(yīng)商賬單量,也大幅減少了財(cái)務(wù)的工作量。
平臺利用信息技術(shù)手段,在線動(dòng)態(tài)監(jiān)控全部工作環(huán)節(jié),縮減了審批程序,優(yōu)化了工作流程,采購環(huán)節(jié)全部在線上完成;供應(yīng)商有合同約束,商品上架有專門規(guī)則,審批環(huán)節(jié)清晰明了,交易過程有據(jù)可查,采購與經(jīng)費(fèi)聯(lián)動(dòng)管理,極大改善了學(xué)校的管理體系。
平臺運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),公開采購流程和規(guī)則,不為特定的對象設(shè)置條件,不設(shè)置過高的準(zhǔn)入門檻,以遴選的方式盡可能增加供應(yīng)商和商品庫產(chǎn)品數(shù)量,鼓勵(lì)充分的市場競爭,構(gòu)建健康、良性的營商環(huán)境,促進(jìn)了采購工作的公開、公平、公正。
平臺轉(zhuǎn)型建設(shè)應(yīng)將技術(shù)與管理有機(jī)結(jié)合,克服技術(shù)和管理在流程融合方面的難點(diǎn),研究相應(yīng)的解決方案,探索更好服務(wù)教學(xué)科研的采購模式。如對庫外商品的審批在系統(tǒng)加入科技管理部門審批程序、為避免采購?fù)钢c財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接預(yù)凍結(jié)采購訂單費(fèi)用、為加強(qiáng)貨物驗(yàn)收控制系統(tǒng)設(shè)定采購人和收貨人不能為同一人等。
平臺應(yīng)集成試劑耗材采購申請、審批、下單、供貨、驗(yàn)收、結(jié)算、財(cái)務(wù)報(bào)賬、綜合查詢等服務(wù)功能,采購人利用電腦、手機(jī)端即可在線完成商品選購、到貨簽收、賬單確認(rèn)等操作,而其他業(yè)務(wù)則交由系統(tǒng)和相關(guān)職能部門完成。
試劑耗材“一站式”服務(wù)平臺為前端商城提供后端管理的模式,改變了以往高校獨(dú)立管理模式或第三方商城管理模式,將兩者很好地結(jié)合起來,商城部分采用公有云,內(nèi)部管理采用私有云。這種混合云模式允許采購系統(tǒng)對敏感信息進(jìn)行保護(hù),大數(shù)據(jù)處理方式也更加靈活,為“一站式”服務(wù)平臺提供了均衡、安全、經(jīng)濟(jì)的管理方式。
平臺可對成交訂單產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,對規(guī)避采購監(jiān)管、化整為零拆單采購、突擊花錢等違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和預(yù)警,規(guī)范經(jīng)費(fèi)使用和采購行為,確保科研經(jīng)費(fèi)使用合法合規(guī)。
高校要基于“一站式”服務(wù)平臺探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑,利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)分析平臺的采購行為、商品屬性、成交數(shù)據(jù),對成交量較大的商品與供應(yīng)商開展單品價(jià)格談判,盡量采購性價(jià)比高的商品,為課題組節(jié)省科研經(jīng)費(fèi)。此外,高校還可完善大數(shù)據(jù)預(yù)警體系,根據(jù)需要拓展預(yù)警功能,增強(qiáng)平臺的監(jiān)管功能,避免出現(xiàn)違規(guī)行為。