王誼雯

住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)（以下簡稱住培）是培養(yǎng)合格臨床醫(yī)師的必經(jīng)途徑，是加強(qiáng)衛(wèi)生人才隊(duì)伍建設(shè)、提高醫(yī)療衛(wèi)生工作質(zhì)量和水平的治本之策，是深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革和醫(yī)學(xué)教育改革的重大舉措[1]。住培基地是承擔(dān)住培的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，依據(jù)培訓(xùn)需求和基地標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行認(rèn)定，實(shí)行動態(tài)管理，原則上設(shè)在三級甲等醫(yī)院，并結(jié)合當(dāng)?shù)蒯t(yī)療資源實(shí)際情況，將符合條件的其他三級醫(yī)院和二級甲等醫(yī)院作為補(bǔ)充，合理規(guī)劃布局，區(qū)域內(nèi)培訓(xùn)基地可協(xié)同協(xié)作，共同承擔(dān)有關(guān)培訓(xùn)工作。蕪湖市第二人民醫(yī)院于2014年被評為國家首批住培基地，并根據(jù)國家衛(wèi)健委《關(guān)于建立住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)制度的指導(dǎo)意見》[2]（國衛(wèi)科教發(fā)〔2013〕56號）以及安徽省衛(wèi)健委《安徽省建立住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)制度的實(shí)施意見》[3]（衛(wèi)科教秘〔2015〕183號）的文件精神一直致力于為各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)培養(yǎng)具有良好的職業(yè)道德、扎實(shí)的醫(yī)學(xué)理論知識和臨床技能，能獨(dú)立、規(guī)范地承擔(dān)本專業(yè)常見多發(fā)疾病診療工作的臨床醫(yī)師。成為培訓(xùn)基地的7年里，穩(wěn)步完成各類系統(tǒng)性、規(guī)范化培訓(xùn)工作的同時，留存的住培檔案也成了能夠反映蕪湖市第二人民醫(yī)院作為培訓(xùn)基地所承載的住培管理活動和教學(xué)發(fā)展的歷史。隨著2020年達(dá)到全國基本建立住培制度，所有新進(jìn)醫(yī)療崗位的本科及以上學(xué)歷臨床醫(yī)師均接受住培的目標(biāo)以來，國家級及省市級住培基地建設(shè)評估活動規(guī)范化、周期性開展，基地評估成了促進(jìn)住培基地檔案完善和發(fā)展的有效途徑。如何借助基地在迎接評估中的檔案資料來進(jìn)一步思考基地培養(yǎng)中存在的問題，從而改進(jìn)并提升培訓(xùn)效果，同時規(guī)范、專業(yè)地對住培基地檔案進(jìn)行管理，將做進(jìn)一步闡述。

1 住培基地檔案管理過程

1.1 住培基地檔案建立的意義

檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識、歷史得以延續(xù)、各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展都離不開檔案。同時，《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》[4-5]中提到關(guān)于檔案工作的地位和作用，突出檔案工作具有不可缺少的基礎(chǔ)性地位，強(qiáng)調(diào)做好檔案工作，是各地區(qū)各部門各單位的重要職責(zé)。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[6]中指出，需要拓展檔案資源的收集范圍，加強(qiáng)國家重大發(fā)展戰(zhàn)略和地方中心工作等重點(diǎn)領(lǐng)域檔案收集工作，加大關(guān)系國家安全、國計民生、公共服務(wù)、新興產(chǎn)業(yè)等重點(diǎn)行業(yè)檔案收集工作。住培是加強(qiáng)臨床醫(yī)師隊(duì)伍建設(shè)的一項(xiàng)重大基礎(chǔ)工程、深化醫(yī)改和臨床醫(yī)學(xué)教育改革的重大舉措、是提高醫(yī)療水平和服務(wù)質(zhì)量的治本之策和保障及改善民生的務(wù)實(shí)之舉。蕪湖市第二人民醫(yī)院作為首批全國住培基地，做好住培基地檔案建設(shè)也承載和反映了蕪湖市第二人民醫(yī)院、蕪湖市、安徽省乃至全國醫(yī)療衛(wèi)生教育事業(yè)發(fā)展的歷史和前進(jìn)步伐。住培不僅培訓(xùn)的是蕪湖市第二人民醫(yī)院醫(yī)師，還有很大一部分的外單位學(xué)員、社會化學(xué)員和研究生，他們的培訓(xùn)檔案也將成為后期單位招聘與人才考核需參考的重要準(zhǔn)則，并將成為滿足各界醫(yī)療機(jī)構(gòu)利用需求的重要檔案資源。

1.2 住培基地檔案的特點(diǎn)

（1）涉及范圍廣。由于住培工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，涉及蕪湖市第二人民醫(yī)院參與培訓(xùn)的13個專業(yè)基地和54個臨床醫(yī)技科室、負(fù)責(zé)住培工作的主管部門及相關(guān)輔助部門、協(xié)同培養(yǎng)單位、培訓(xùn)學(xué)員所在的委托單位及高校并軌模式下聯(lián)合培養(yǎng)的院校機(jī)構(gòu)。故基地培訓(xùn)所涉及的檔案資料并不僅僅集中于本單位或本單位的某一部門，而均需涵蓋以上科室、部門及院外機(jī)構(gòu)。但往往住培檔案卻未納入醫(yī)院的綜合檔案管理中，分布分散，參與收集和整理檔案資料的人員也從本單位專業(yè)的管理人員到兼職的醫(yī)療業(yè)務(wù)工作人員以及各類外單位人員不等[7]。（2）檔案形式復(fù)雜多樣。紙質(zhì)檔案是檔案中數(shù)量最多、最常見與最傳統(tǒng)的檔案形式，也是最能承載歷史厚重感與滄桑感的一種保存形式[8]。但住培的檔案資料由于臨床工作和醫(yī)療機(jī)構(gòu)的特殊性，不僅涵蓋各類如培訓(xùn)學(xué)員手寫的輪轉(zhuǎn)手冊、階段性紙質(zhì)考核試卷、書寫的病歷等實(shí)體檔案。近年來隨著各省市住培系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用的成熟化，系統(tǒng)內(nèi)部的電子檔案也逐漸成為記錄培訓(xùn)過程的重要工具。同時，為實(shí)行360度評價而使用的問卷星等問卷調(diào)查系統(tǒng)也發(fā)揮了很大的作用。住培檔案逐漸實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與虛擬檔案的融合發(fā)展。（3）實(shí)踐內(nèi)容多于理論內(nèi)容。學(xué)員在各個基地輪轉(zhuǎn)期間除了參與小講座之類的理論培訓(xùn)，形成理論培訓(xùn)檔案以外，更多的培訓(xùn)內(nèi)容主要集中于日常跟隨帶教師資所進(jìn)行的臨床操作，如教學(xué)查房、病例討論、技能操作與考核等實(shí)踐培訓(xùn)。實(shí)踐培訓(xùn)的內(nèi)容主要為觀察學(xué)習(xí)帶教師資所進(jìn)行的管床、詢問病史、查體、師資點(diǎn)評等步驟。實(shí)踐操作留存的檔案與理論培訓(xùn)檔案又截然不同，更多的集中于學(xué)員參與培訓(xùn)的影像資料、師資對學(xué)員實(shí)踐考核的打分表等。同時，由于專業(yè)基地培訓(xùn)項(xiàng)目的不同，所進(jìn)行的實(shí)踐操作和存儲的檔案內(nèi)容又千差萬別。（4）階段性強(qiáng)。培訓(xùn)學(xué)員從進(jìn)入基地開始的培訓(xùn)周期一般為3年，并會隨延期等特殊情況延長。在此期間根據(jù)專業(yè)要求需輪轉(zhuǎn)的科室為10～20個，并按照專業(yè)的輪轉(zhuǎn)期限進(jìn)入不同的輪轉(zhuǎn)科室。因此在各個科室內(nèi)會定期產(chǎn)生各類檔案資料，如日考勤、每月的“住培手冊”記錄、每月輪轉(zhuǎn)結(jié)束的出科考核、年底進(jìn)行的年度考核等。以上資料完成的時間不一，但需要按階段定期收集整理、留存及報送。

1.3 基地評估條款所涉及的住培檔案內(nèi)容

（1）基地招錄檔案。基地招錄的檔案含基地容量統(tǒng)計、上年度招收計劃、各專業(yè)實(shí)際招收情況、住院醫(yī)師花名冊、近3年招收住院醫(yī)師人員名冊等。同時，能夠反映基地基本條件的宣傳材料、招生簡章等也是基地招錄檔案中的重要組成部分。（2）培訓(xùn)過程檔案。含基地管理人員崗位職責(zé)文件，教學(xué)小組的職責(zé)、帶教指導(dǎo)、帶教老師培訓(xùn)、帶教質(zhì)量督查及教學(xué)研究工作記錄，培訓(xùn)過程檔案中的入院宣教材料、入科材料、學(xué)員輪轉(zhuǎn)手冊、考勤記錄、小講座、病例討論、出科考核、病歷書寫等原始材料，考核中的出科考核、年度考核、結(jié)業(yè)考核材料及各類督導(dǎo)材料的歸檔。（3）師資檔案。在師資管理部分，要求培訓(xùn)基地能夠提供有關(guān)導(dǎo)師遴選、培訓(xùn)、聘任、考核、激勵和退出機(jī)制的文件材料，同時還有制定和落實(shí)師資培訓(xùn)的制度文件以及師資參加省級及以上培訓(xùn)的證書資料。專業(yè)基地的檔案中需包含人事部門提供的師資統(tǒng)計表，包括姓名、年齡、畢業(yè)時間、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職稱及任職時間和工作年限，并加蓋人事部門公章，原始的師資評價表和鑒定表。師資檔案中需要涵蓋以上師資培養(yǎng)及管理的全過程檔案。（4）學(xué)員人事檔案。學(xué)員人事檔案作為單獨(dú)的檔案資料，內(nèi)容也貫穿了部分評價指標(biāo)。包括招錄檔案中的學(xué)歷學(xué)位資料、培訓(xùn)過程檔案中的輪轉(zhuǎn)手冊、激勵制度中的獎懲獲獎情況等?！安④壷啤毕碌穆?lián)合培養(yǎng)研究生除以上檔案外還有與學(xué)校檔案掛鉤的學(xué)籍證明、畢業(yè)答辯資料、學(xué)位評定資料等。同時涉及個人執(zhí)業(yè)能力的執(zhí)業(yè)醫(yī)師考試資料、單位人的執(zhí)業(yè)變更資料也需一起納入其中。（5）住培黨支部檔案。支部檔案目前還未納入評估指標(biāo)中，但開展住培學(xué)員黨組織生活是國家住培政策的明確要求，也為學(xué)員提供了良好的思想政治理論學(xué)習(xí)環(huán)境，使學(xué)員能夠積極參加黨員活動，做好政治關(guān)系的轉(zhuǎn)接，在優(yōu)良的政治環(huán)境中為基地的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2 從基地評估反思住培檔案管理過程中的問題

2.1 機(jī)構(gòu)不重視

幾乎在所有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)中都存在檔案管理意識淡薄、重業(yè)務(wù)輕檔案的問題[9]。其中，對于培訓(xùn)基地而言，往往將培訓(xùn)的執(zhí)行過程作為重中之重來狠抓，但執(zhí)行后的檔案管理卻時常被輕視。在每輪的國家級或省級評估前夕常有發(fā)生突擊整理各類文檔資料，甚至師資與學(xué)員集體補(bǔ)材料的現(xiàn)象出現(xiàn)，檢查前急于補(bǔ)充的住培檔案材料，不能真實(shí)反映教學(xué)歷史。且在評估反饋時時常能聽到諸如文件材料缺失、缺真的問題。

2.2 管理人員非專業(yè)出身

醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案專職人員通常集中在院部的人事部門及病案部門，以整個醫(yī)院的人事檔案與病歷檔案工作為主，并不涉及住培檔案的管理工作。對于此類檔案的整理留存均由教育部門及所涉及的專業(yè)基地和科室來完成。未受過檔案專業(yè)培訓(xùn)的醫(yī)務(wù)人員自身業(yè)務(wù)性不足，在進(jìn)行檔案管理時無法以專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行操作，更多的是簡單的材料收集和歸檔[10]。檔案整理歸檔流程的不規(guī)范、不完善也給后期的查閱帶來不便；所以，在評估時常會出現(xiàn)材料準(zhǔn)備混亂、無目錄追尋查找等問題。

2.3 檔案分散缺乏整合

由于住培涉及范圍廣的特殊性，對于檔案的管理同樣存在著過于分散的問題。首先，參與機(jī)構(gòu)的不同使檔案存放的地點(diǎn)涵蓋了培訓(xùn)基地的主管部門、專業(yè)基地、輪轉(zhuǎn)科室、協(xié)同單位和聯(lián)合培養(yǎng)的院校，跨越了部門及城市。其次，由于各個專業(yè)基地及管理部門評價指標(biāo)的不同，留存的檔案資料也不盡相同，存在差別。這在評價過程中經(jīng)常會出現(xiàn)接受評估的基地輾轉(zhuǎn)科室搜尋材料、管理部門往返運(yùn)送材料的情況。

2.4 信息化能力不夠

現(xiàn)代檔案均已逐漸使用信息化手段來進(jìn)行管理，但住培檔案管理信息化目前還未被完全使用，或者說住培的檔案管理工作還未能加入智慧醫(yī)院和互聯(lián)網(wǎng)+的整體舉措當(dāng)中，目前仍作為一項(xiàng)獨(dú)立的工作在執(zhí)行[11]。而住培信息管理系統(tǒng)的不成熟使管理的不確定性增加，如現(xiàn)行的信息系統(tǒng)與上級主管部門系統(tǒng)的信息對接不健全使信息存在隨時消失的可能性，自行開發(fā)的信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)較低和篡改概率大，易受合同到期或系統(tǒng)關(guān)閉等外界因素的影響，住培基地工作中的視頻及音頻檔案缺乏管理路徑。

3 關(guān)于強(qiáng)化、建立健全基地住培檔案的思考

3.1 完善制度，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)重視程度

首先，機(jī)構(gòu)的重視程度決定了檔案活動開展的實(shí)際效果，作為大學(xué)附屬教學(xué)醫(yī)院，醫(yī)、教、研的協(xié)同發(fā)展是醫(yī)院向前邁進(jìn)的根本。住培基地的檔案作為教學(xué)檔案的重要組成部分應(yīng)與醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)療檔案與人事檔案具有同等重要的地位，應(yīng)取得同樣的重視。其次，完善制度的革新，對住培檔案實(shí)行院內(nèi)統(tǒng)一的管理準(zhǔn)則和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。如專門設(shè)置符合儲藏條件的住培或教學(xué)檔案室、運(yùn)用院內(nèi)統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)來管理檔案收集工作、完善借閱程序，規(guī)范檔案存取。

3.2 以評促建，優(yōu)化基地檔案內(nèi)容

評估結(jié)果往往反映了基地建設(shè)的情況和帶教質(zhì)量，從評估結(jié)果中也能發(fā)現(xiàn)日常管理中的漏洞，從而以評估來帶動管理，推動基地發(fā)展。除了國家級、省市級的定期評估外，也應(yīng)堅持組織院內(nèi)的評估，以主管部門牽頭組織或采取專業(yè)基地互評的形式來發(fā)現(xiàn)問題，優(yōu)化改進(jìn)。如在評估中反復(fù)出現(xiàn)的輪轉(zhuǎn)手冊內(nèi)容缺項(xiàng)、各類培訓(xùn)缺少影像檔案、教學(xué)記錄本的不完整、評分表未打分等情況，將出現(xiàn)的問題以檔案形式留存，并在下一階段的評估中針對現(xiàn)有問題進(jìn)行整改，管理者可通過評估檔案發(fā)現(xiàn)階段性的管理成果。

3.3 宣傳培訓(xùn)，提高檔案人員素養(yǎng)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案專職人員本身較少，而基地檔案的管理更依賴于教育管理部門的管理者、各個臨床科室的醫(yī)生、協(xié)同基地的管理人員等，面對管理者的兼職身份，專業(yè)知識培訓(xùn)的缺乏等問題，要提高對基地主任、基地秘書、醫(yī)教干事等直接從事基地檔案整理人員的宣傳，提升對于檔案的重視程度，將檔案工作納入住培基地人員的管理職責(zé)中。定期組織有關(guān)檔案理論和實(shí)務(wù)的培訓(xùn)，并加強(qiáng)部門檔案與醫(yī)院專職檔案管理人員的協(xié)同培訓(xùn)，擴(kuò)大與協(xié)同基地與高等院校間的交流，吸收適用的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提升專業(yè)能力，助力住培工作，真正使檔案人員逐漸從排尾兵走向排頭兵。

3.4 信息聯(lián)動，推進(jìn)檔案數(shù)字技術(shù)

新一代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及檔案知識的迭代更新，以計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為主的信息發(fā)展把檔案帶進(jìn)了電子時代，起到信息支持的作用[12]。所以，檔案數(shù)字化在一段時間內(nèi)成為檔案收藏單位的重要工作。這就要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。要在完善住培系統(tǒng)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)平臺建設(shè)、平臺聯(lián)動，在蕪湖市第二人民醫(yī)院已使用的“24小時醫(yī)學(xué)頻道”“醫(yī)視界”“問卷星”等網(wǎng)站與平臺中推進(jìn)建立和其他組織與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)，保證各類資料存儲的電子化和穩(wěn)定性，加大投入，開拓數(shù)字化住培檔案建設(shè)。除存儲傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還可存儲視頻及音頻檔案，在今后的管理中實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的分類并行與智慧管理[13]。

3.5 科學(xué)整合，開拓檔案利用方式

科學(xué)整合住培基地、培養(yǎng)單位及院校的檔案，除了有利于各類住培評估以外，按屆形成完備的檔案資料，保證每一屆檔案的完整性和成套性也可使基地在留存學(xué)員檔案的基礎(chǔ)上編輯年鑒校友錄，并對在發(fā)生突發(fā)公共事件中有優(yōu)異表現(xiàn)的人員或事件給予特殊記錄[14]。住培期間的檔案資料也可在學(xué)員結(jié)業(yè)后成為社會化學(xué)員入職的重要參考，以及單位學(xué)員和院校聯(lián)合培養(yǎng)學(xué)員的檔案年度評價參考。

綜上所述，檔案工作無論在哪個領(lǐng)域都是首先注重為中心工作，為大局服務(wù)的。而隨著時代的發(fā)展，檔案的作用范圍也越來越大，從以往作為專門查找、管理工作的檔案，開始為下一項(xiàng)工作開路，既是前一項(xiàng)工作的末端也是后一項(xiàng)工作的開端，住培檔案工作應(yīng)隨著住培基地評估的開展逐漸從傳統(tǒng)意義上的末端性工作變?yōu)橄刃行怨ぷ?，進(jìn)入并影響領(lǐng)導(dǎo)決策、管理，真正地為醫(yī)療衛(wèi)生人才培養(yǎng)服務(wù)，對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展作貢獻(xiàn)。