明亞男

摘要：干部人事檔案管理作為管理工作體系中至關(guān)重要的組成部分，主要記錄每一位干部日常工作表現(xiàn)、個(gè)人基本信息以及工作情況等相關(guān)內(nèi)容，信息資料的真實(shí)性與安全性關(guān)系到國(guó)有企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。一直以來(lái)，國(guó)有企業(yè)干部人事檔案信息的管理方式為紙質(zhì)形式，信息資料易丟失、損壞，不方便查詢和共享。如今，信息化管理成為干部人事檔案管理工作主要方向。本文闡述了開展干部人事檔案信息化管理工作的重要性，歸納干部人事檔案信息化管理原則，提出科學(xué)有效的管理方法，以期為國(guó)有企業(yè)干部人事檔案信息化管理工作有序開展提供參考。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；干部人事檔案；信息化管理；管理要點(diǎn)

在我國(guó)社會(huì)高速發(fā)展過(guò)程中，信息化水平不斷提高，信息化技術(shù)逐漸被應(yīng)用在各領(lǐng)域當(dāng)中，并在其中發(fā)揮著十分重要的作用。干部人事檔案是國(guó)有企業(yè)人事部管理干部的基礎(chǔ)和主要憑證，能夠在識(shí)別干部、選拔干部以及干部隊(duì)伍建設(shè)等工作環(huán)節(jié)發(fā)揮重要作用。部分國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者逐步認(rèn)識(shí)到開展干部人事檔案信息化管理工作的重要性，紛紛采取有效方法將信息化技術(shù)與干部人事檔案管理工作緊密結(jié)合起來(lái)。但是從目前情況來(lái)看，信息化管理工作存在各種各樣的問題。因此，國(guó)有企業(yè)要努力做好干部人事檔案信息化管理工作，準(zhǔn)確掌握信息化技術(shù)的應(yīng)用技巧與方法，實(shí)現(xiàn)二者的深度融合，推動(dòng)干部人事檔案管理由紙質(zhì)化向信息化與智能化方向轉(zhuǎn)變，切實(shí)保障干部人事資料的完整性、準(zhǔn)確性以及安全性，為國(guó)有企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

一、國(guó)有企業(yè)開展干部人事檔案信息化管理工作的意義

（一）有利于滿足國(guó)家數(shù)字化進(jìn)程的要求與標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，在此時(shí)代背景下，信息化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)等其他科學(xué)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用范圍逐漸變廣，被應(yīng)用在各行業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展中，在為各項(xiàng)工作開展提供技術(shù)支持與保證的同時(shí)，帶動(dòng)了經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)，成為促進(jìn)各行業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的重要手段之一。在此種環(huán)境下，我國(guó)政府相關(guān)部門積極開展數(shù)字化建設(shè)工作，并將該項(xiàng)建設(shè)工作作為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略。[1]國(guó)有企業(yè)作為促進(jìn)我國(guó)社會(huì)發(fā)展的重要力量之一，要積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，落實(shí)與開展數(shù)字化建設(shè)工作。干部人事檔案管理工作在國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展中扮演著極為重要的角色，開展信息化管理工作。一方面可以創(chuàng)新與優(yōu)化管理方法和管理模式，不斷提高干部人事檔案管理工作開展的水平與效率；另一方面還能夠滿足國(guó)家數(shù)字化進(jìn)程的要求，加快數(shù)字化建設(shè)工作開展，更好地為社會(huì)現(xiàn)代化與長(zhǎng)遠(yuǎn)化發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）有利于提高干部人事檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性

對(duì)部分國(guó)有企業(yè)所開展的干部人事檔案管理工作進(jìn)行全面分析，發(fā)現(xiàn)管理工作在實(shí)際開展中存在的信息不夠規(guī)范、人事資料不夠完整以及信息歷史長(zhǎng)久等其他問題，如果上述問題不能得到及時(shí)準(zhǔn)確的解決與處理，將會(huì)降低干部人事檔案管理工作開展的有效性與規(guī)范性，無(wú)法滿足干部管理的實(shí)際需求。開展干部人事檔案信息化管理工作，工作人員可以利用先進(jìn)技術(shù)將所有干部人員的基本信息、工作情況以及任職年限等相關(guān)內(nèi)容上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中，有需要時(shí)可以隨時(shí)隨地到數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行查找，可以省去一些不必要的環(huán)節(jié)，高效準(zhǔn)確地掌握每位干部的工作情況和日常的考核信息，對(duì)提高干部人事檔案管理的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性有著不可忽視的作用。

（三）有利于增強(qiáng)干部人事檔案信息保存的安全可靠性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中，會(huì)受到各種不確定因素的影響，如人為因素、天氣因素以及外部因素等，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的性質(zhì)發(fā)生變化，同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)干部人事檔案丟失、損毀等不良情況，難以對(duì)干部人事檔案信息進(jìn)行長(zhǎng)久保存。一旦干部人事檔案資料出現(xiàn)問題，將無(wú)法為國(guó)有企業(yè)干部選拔工作開展提供有利條件。[2]在信息化時(shí)代背景下，對(duì)干部人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，將干部的各項(xiàng)信息保存在計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，只要硬盤安全，干部的人事檔案信息就不會(huì)丟失和被破壞，可以長(zhǎng)久保存下去。對(duì)于具有特殊性質(zhì)的干部人事檔案信息，工作人員還可以進(jìn)行加密處理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)與維護(hù)，從而保障干部人事檔案信息的安全性與穩(wěn)定性，從根本上降低信息資料不完整、丟失以及損壞等其他不良問題發(fā)生的可能性。

二、國(guó)有企業(yè)開展干部人事檔案信息化管理應(yīng)遵守的原則

（一）系統(tǒng)化原則

在通常情況下，國(guó)有企業(yè)所開展的干部人事檔案管理工作主要是為干部人事業(yè)務(wù)工作開展提供真實(shí)有效的幫助，為業(yè)務(wù)工作順利開展提供信息支持。所以，干部人事檔案信息化管理工作同樣滿足干部人事檔案業(yè)務(wù)管理工作開展的實(shí)際需求，助力業(yè)務(wù)管理工作有序開展。在新形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)在開展干部人事檔案信息化管理工作時(shí)，要嚴(yán)格堅(jiān)持并遵守系統(tǒng)化原則，對(duì)所有干部的人事檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)分析與探究，對(duì)各個(gè)要素進(jìn)行客觀描述，以此來(lái)保障干部人事檔案信息數(shù)據(jù)的完整性、系統(tǒng)性以及真實(shí)有效性，更好地促進(jìn)干部人事檔案信息交流、共享以及利用，保障干部人事檔案業(yè)務(wù)管理工作科學(xué)合理開展。

（二）連續(xù)性原則

在國(guó)有企業(yè)干部人事檔案信息化管理工作中，會(huì)出現(xiàn)干部人事檔案信息更新速度較慢或垃圾數(shù)據(jù)較多等不良問題，不僅會(huì)嚴(yán)重影響到信息化進(jìn)程，還無(wú)法將信息化管理工作的內(nèi)在價(jià)值與作用充分發(fā)揮出來(lái)。[3]所以，國(guó)有企業(yè)在正式開展干部人事檔案信息化管理工作時(shí)，要堅(jiān)持連續(xù)性原則，不斷提高干部人事檔案資料的更新速度與效率，大范圍獲取干部人事業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)，與此同時(shí)，還要利用多種方法對(duì)信息資料進(jìn)行細(xì)致的檢查與校對(duì)，確保干部人事檔案信息資料更新的精準(zhǔn)性與時(shí)效性，推進(jìn)干部人事檔案信息化管理工作連續(xù)開展，進(jìn)一步滿足國(guó)有企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求。

（三）可用性原則

在信息化技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還沒有大范圍使用之前，國(guó)有企業(yè)干部人事檔案管理工作會(huì)采取紙質(zhì)形式與材料，由于此種方法具有一定的落后性與局限性，給干部人事檔案管理工作開展帶來(lái)較為嚴(yán)重的消極影響。[4]當(dāng)信息化技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)廣泛使用后，管理人員在對(duì)信息資料進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，會(huì)出現(xiàn)物理與邏輯結(jié)構(gòu)分散的情況，導(dǎo)致所提取和挖掘的信息安全性和可靠性難以得到保障，使干部人事檔案信息失去可用性與價(jià)值性。因此，管理人員在開展信息化管理工作時(shí)，一定要遵守可用性原則，保障物理與邏輯結(jié)構(gòu)的一致性，從而確保數(shù)據(jù)信息服務(wù)的可用性與高效性，使國(guó)有企業(yè)的工作人員能夠利用干部人事檔案信息來(lái)解決各種問題。

三、國(guó)有企業(yè)干部人事檔案信息化管理的有效策略

（一）提高對(duì)信息化安全防范要求的重視程度

我國(guó)政府相關(guān)部門針對(duì)國(guó)有企業(yè)干部人事檔案管理工作推出 《干部人事檔案工作條例》，該條例對(duì)干部人事檔案管理工作開展提出了明確要求，在為工作開展提供參考依據(jù)的同時(shí)，可增強(qiáng)管理工作開展的安全性、真實(shí)性以及實(shí)效性。所以，國(guó)有企業(yè)在落實(shí)干部人事檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，也要堅(jiān)持并遵守條例所提出的要求與標(biāo)準(zhǔn)。在干部人事的信息化建設(shè)過(guò)程中，工作人員會(huì)感受到信息化管理的高效性與快捷性特點(diǎn)，但是在建設(shè)過(guò)程中會(huì)存在安全性問題，一旦問題爆發(fā)，將會(huì)威脅到干部人事檔案信息。[5]從實(shí)際角度出發(fā)，安全問題可能來(lái)自干部人事檔案信息的錄入、傳輸以及儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)，要想降低安全性問題發(fā)生的概率，就要根據(jù)上述條例中的安全防范要求采取相應(yīng)的技術(shù)進(jìn)行處理，降低各種不確定因素給信息資料帶來(lái)的負(fù)面影響。管理人員可以利用加密處理技術(shù)，對(duì)干部人事檔案信息進(jìn)行加密處理，同時(shí)還可以控制權(quán)限，對(duì)訪問功能數(shù)據(jù)庫(kù)的用戶和搜索內(nèi)容進(jìn)行限制，切實(shí)保障干部人事檔案信息的安全穩(wěn)定性。此外，國(guó)有企業(yè)還要引進(jìn)專門防止黑客入侵的技術(shù)，以大幅提高企業(yè)干部人事檔案資料的安全性，幫助國(guó)有企業(yè)規(guī)避干部人事檔案資料被篡改、泄露以及丟失等問題。

例如，A公司在干部人事檔案信息資料搜索與查詢工作環(huán)節(jié)做出了限制，根據(jù)權(quán)限搜索干部人事檔案資料。當(dāng)內(nèi)部工作人員在查詢干部人事檔案資料時(shí)，只可以憑借關(guān)鍵詞或者日期等內(nèi)容進(jìn)行檢索，查看條目或條目?jī)?nèi)容，不可以看見干部全部的人事檔案信息，不但保證了干部人事檔案信息的安全性，而且還規(guī)范了信息化管理模式的應(yīng)用，推動(dòng)國(guó)有企業(yè)干部人事檔案信息化管理模式向標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化以及嚴(yán)謹(jǐn)化方向轉(zhuǎn)變與發(fā)展，使信息化管理模式能夠?qū)⒆陨碜畲蟮男荏w現(xiàn)在國(guó)有企業(yè)發(fā)展中。

（二）努力做好新老管理模式的銜接與配合工作

盡管信息化管理模式具有很多優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)，在很多方面信息化管理模式要優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)版管理模式，但是一些重要的干部人事檔案信息資料仍然需保留紙質(zhì)記錄，不能因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)與信息化管理模式的出現(xiàn)就否定傳統(tǒng)紙質(zhì)版管理模式。[6]在當(dāng)前情況下，國(guó)有企業(yè)干部人事檔案管理工作處于傳統(tǒng)管理模式與新型管理模式共存的階段，國(guó)有企業(yè)內(nèi)部工作人員要立足實(shí)際，將二者進(jìn)行有效銜接，使干部人事檔案管理工作優(yōu)質(zhì)開展。在實(shí)際工作中，管理人員要利用傳統(tǒng)的管理方式對(duì)干部人事檔案進(jìn)行整理與完善，為信息化建設(shè)工作開展提供完整的信息材料支持，隨后將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的干部人事檔案信息，保障信息資料的完整性與高效性。干部人事檔案管理工作具有動(dòng)態(tài)性的特征，在日常開展管理工作時(shí)，要不斷更新系統(tǒng)信息，將新產(chǎn)生的干部人事檔案信息資料錄入到信息系統(tǒng)中，以此來(lái)保障干部人事檔案資料的完整性與時(shí)效性。因此，國(guó)有企業(yè)要想做好干部人事檔案信息化管理工作，就要做好新老模式交替工作，利用信息化管理模式來(lái)彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的不足與漏洞，在提高干部人事檔案管理工作效率的基礎(chǔ)上，查缺補(bǔ)漏，使所開展的干部人事檔案信息化管理工作能夠?yàn)閲?guó)有企業(yè)長(zhǎng)效發(fā)展注入活力與動(dòng)力。

（三）積極開展信息化管理人才培育建設(shè)工作

檔案管理人員作為干部人事檔案管理工作的主要參與者，在日常工作中要謹(jǐn)慎對(duì)待，需仔細(xì)地開展干部人事檔案管理工作。國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理人員有較高的要求與標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)論是檔案管理人員的學(xué)歷和素質(zhì)，還是工作能力與水平都有著嚴(yán)格的規(guī)范，為干部人事檔案管理工作開展提供人才支持與保障。所以，開展干部人事檔案信息化管理工作，就要保障檔案管理人員具有信息化管理知識(shí)與相關(guān)技能，使檔案管理人員有足夠的能力開展信息化建設(shè)工作。[7]因此，國(guó)有企業(yè)要開展信息化崗前培訓(xùn)活動(dòng)，為檔案管理人員進(jìn)步與發(fā)展創(chuàng)造良好條件。在實(shí)際開展信息化培訓(xùn)活動(dòng)過(guò)程中，培訓(xùn)人員要圍繞信息化管理內(nèi)容、信息化技術(shù)以及相關(guān)器材設(shè)備用途等內(nèi)容進(jìn)行講解與傳授，同時(shí)還要深入分析和總結(jié)在培訓(xùn)過(guò)程中出現(xiàn)的問題，通過(guò)開展實(shí)踐活動(dòng)來(lái)解決學(xué)習(xí)過(guò)程中產(chǎn)生的問題，保證每一位檔案管理人員都能夠熟練地掌握信息化技術(shù)的應(yīng)用技巧，逐漸打造一支信息化水平較高的檔案管理隊(duì)伍，以此來(lái)推動(dòng)干部人事檔案信息化管理工作質(zhì)量高效率開展。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)的干部人事檔案管理工作既面臨挑戰(zhàn)，又面臨新的機(jī)遇，如果國(guó)有企業(yè)可以做好信息化建設(shè)與管理工作，就可以提高干部人事檔案管理工作開展的品質(zhì)與效率，對(duì)促進(jìn)國(guó)有企業(yè)現(xiàn)代化和數(shù)字化發(fā)展有不可替代的作用。因此，國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者要提高對(duì)干部人事檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，明確傳統(tǒng)管理模式存在的不足與問題，加快信息化建設(shè)步伐，具體可以采取安全防范、新老管理模式銜接以及培養(yǎng)信息化人才等手段，落實(shí)干部人事檔案信息化管理工作，建立企業(yè)數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)，利用良好的干部人事檔案信息開展業(yè)務(wù)工作，為國(guó)有企業(yè)高效發(fā)展貢獻(xiàn)自身力量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉笑榮.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].今日財(cái)富，2022（04）：127-129.

[2] 張璐芳，王薇.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化與人才服務(wù)信息化建設(shè)方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2024（04）：43-45.

[3] 張寧.推進(jìn)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（19）：138-139.

[4] 魏江來(lái).干部人事檔案信息化管理模式下信息的安全保護(hù)[J].辦公自動(dòng)化，2020，25（16）：49-50.

[5] 姜媛.干部人事檔案信息化建設(shè)的困境及解決對(duì)策[J].黑龍江科學(xué)，2020，11（13）：152-153.

[6] 侯云波.新形勢(shì)下加強(qiáng)干部人事檔案管理工作路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（17）：136-137.

[7] 金虹.推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐探析[J].浙江檔案，2019（08）：62-63.