馬仁杰 鄧齊鳳

關(guān)鍵詞：人工智能；檔案工作；檔案數(shù)據(jù)；智能化；創(chuàng)新意識(shí)；技術(shù)知識(shí)；操作能力

2017年，國務(wù)院印發(fā)《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》，強(qiáng)調(diào)要部署構(gòu)筑我國人工智能發(fā)展的先發(fā)優(yōu)勢，加快建設(shè)創(chuàng)新型國家和世界科技強(qiáng)國。[1]2019年，德勤科技、傳媒和電信行業(yè)推出《全球人工智能發(fā)展白皮書》，深入研究人工智能技術(shù)步入全方位商業(yè)化后給教育、醫(yī)療、無人駕駛、制造業(yè)、智慧城市等各行各業(yè)帶來的深刻變革。[2]2021年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出要“加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)”。[3]2022年，國家檔案局開展的科技項(xiàng)目立項(xiàng)工作也明確表明要加強(qiáng)人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究。[4]在國家政策的引領(lǐng)下，人工智能等新一代信息技術(shù)迅速崛起，引發(fā)了檔案工作的變革浪潮，我國各地檔案機(jī)構(gòu)紛紛開展試點(diǎn)，將人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案工作中。目前，我國檔案學(xué)界聚焦于研究人工智能技術(shù)在音視頻檔案智能管理[5]、檔案智能開放審核[6]、檔案資源開發(fā)利用[7]、影像檔案智能修復(fù)[8]等方面的應(yīng)用，鮮有學(xué)者從宏觀角度出發(fā)，研究人工智能技術(shù)在我國檔案工作各環(huán)節(jié)的應(yīng)用?；诖耍疚膰@人工智能技術(shù)在我國檔案收管用環(huán)節(jié)的應(yīng)用現(xiàn)狀，通過文獻(xiàn)研究和案例分析，發(fā)現(xiàn)其存在的問題，并針對存在的問題提出優(yōu)化建議，以期促進(jìn)我國檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

1 人工智能技術(shù)在我國檔案工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀

為了深入了解我國應(yīng)用人工智能技術(shù)開展檔案工作的現(xiàn)狀，通過對中國全文期刊數(shù)據(jù)庫（CNKI）、萬方數(shù)據(jù)庫、維普數(shù)據(jù)庫、超星等平臺(tái)進(jìn)行文獻(xiàn)檢索，系統(tǒng)梳理人工智能技術(shù)在我國檔案工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀。

1.1 人工智能技術(shù)在檔案收集中的應(yīng)用。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，檔案資源數(shù)量繁多、種類豐富，具有多來源、多模態(tài)的特點(diǎn)。面對紛繁復(fù)雜、多源異質(zhì)的檔案資源，融合數(shù)據(jù)采集、智能轉(zhuǎn)錄、模式識(shí)別、專家系統(tǒng)等人工智能技術(shù)，能有效提升檔案收集的質(zhì)量和效率，提高檔案收集的智能化水平。[9]我國在文字檔案、圖像檔案、音頻檔案、視頻檔案等跨模態(tài)檔案資源的智能收集實(shí)踐中，均涉及人工智能技術(shù)。例如，安徽省檔案館借助OCR識(shí)別技術(shù)對簡體手寫體檔案和民國繁體檔案等歷史檔案進(jìn)行識(shí)別，完成歷史檔案信息的智能收集[10]；北京市市場監(jiān)督管理局利用人工智能技術(shù)中的圖像識(shí)別和信息抽取技術(shù)，對現(xiàn)存的圖像檔案進(jìn)行批量智能自動(dòng)識(shí)別處理，實(shí)現(xiàn)圖像檔案信息的智能收集[11 ]；浙江省檔案館與科大訊飛公司合作，運(yùn)用AI識(shí)別、轉(zhuǎn)寫等技術(shù)實(shí)現(xiàn)對音頻檔案的采集和著錄[12]，完成音頻檔案的智能收集；云南稅務(wù)部門利用人工智能技術(shù)中的模式識(shí)別技術(shù)抽取視頻檔案的內(nèi)容，從而完成稅務(wù)執(zhí)法視頻檔案的智能收集[13]。

1.2 人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在智能保存、智能整理、智能價(jià)值鑒定、智能檢索和智能安全管理五個(gè)方面。

1.2.1 檔案智能保存。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案保存方式已不再適合新技術(shù)環(huán)境的要求，人工智能融入電子文件管理系統(tǒng)，可以優(yōu)化檔案保存的性能，實(shí)現(xiàn)文件自動(dòng)化歸檔保存。針對檔案智能保存，我國很早就開展了相關(guān)實(shí)踐，如2020年中國石油數(shù)字檔案管理系統(tǒng)利用人工智能及其他新興技術(shù)，集成電子公文、財(cái)務(wù)管理等多個(gè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子化公文、會(huì)計(jì)票據(jù)等自動(dòng)歸檔保存。[14]不僅如此，杭州遠(yuǎn)大檔案技術(shù)有限公司借助人工智能中的機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)整理、在線歸檔和精細(xì)管控，保證歸檔電子文件的真實(shí)性和完整性。人工智能技術(shù)在我國檔案智能保存中的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)多元檔案數(shù)據(jù)的智能化歸檔和分類，為后續(xù)的智能檢索和利用等奠定基礎(chǔ)。

1.2.2 檔案智能整理。人工智能憑借先進(jìn)的算法和模型，可以輔助檔案自動(dòng)化分類、歸檔，提高檔案整理的效率。我國各地檔案機(jī)構(gòu)針對人工智能技術(shù)在檔案整理領(lǐng)域的應(yīng)用紛紛開展試點(diǎn)，如山東省威海市環(huán)翠區(qū)檔案館在積極推進(jìn)國家級(jí)單套制、單軌制試點(diǎn)過程中，使用了智能采集模型的人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了電子文件區(qū)域智能歸檔整理和檔案信息資源共享[15]；廣州供電局會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)項(xiàng)目借助人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的自動(dòng)整理和元數(shù)據(jù)的自動(dòng)生成。[16]人工智能在我國檔案智能整理中的應(yīng)用涵蓋多個(gè)方面，除了自動(dòng)歸檔、分類，還包括輔助檔案智能編研等內(nèi)容。

1.2.3 檔案智能價(jià)值鑒定。人工智能中的自然語言處理技術(shù)支持模糊查詢和快速定位，能夠自動(dòng)識(shí)別檔案內(nèi)容中的語義信息，解決人工質(zhì)檢檔案漏檢、錯(cuò)檢等問題，有效提高檔案價(jià)值鑒定的質(zhì)量和效率。例如，江蘇省張家港市檔案局依托人工智能技術(shù)開發(fā)出電子檔案檢校系統(tǒng)，能夠自動(dòng)對數(shù)字化掃描件的目錄、影像偏正、頁面缺漏等進(jìn)行全面檢測校驗(yàn)，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)人工抽檢的不足。[17]同時(shí)，遼寧省檔案館借助機(jī)器學(xué)習(xí)、專家系統(tǒng)、語義分析等人工智能技術(shù)，構(gòu)建多維語義理解算法模型，從敏感詞、敏感語句、敏感圖像等多角度對檔案全件進(jìn)行語義分析，提升檔案價(jià)值鑒定業(yè)務(wù)的智能化水平。[18]此外，國家安全監(jiān)督管理總局檔案館結(jié)合保管期限判定原則，依托人工智能中的專家系統(tǒng)分析檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助判定檔案保管期限的功能。

1.2.4 檔案智能檢索。人工智能技術(shù)在檔案檢索中的應(yīng)用，可以增強(qiáng)檔案信息的可搜索性，有效提高檔案檢索效率。為提升檔案檢索的智能化水平，江蘇省太倉市檔案館和河南省數(shù)字檔案館都應(yīng)用人工智能技術(shù)開展了相關(guān)的實(shí)踐探索。江蘇省太倉市檔案館利用智能代理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對館藏檔案的全文檢索。[19]河南省數(shù)字檔案館借助智能檢索系統(tǒng)，挖掘出大量結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化館藏資源，通過檔案數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)形成知識(shí)圖譜和檔案知識(shí)庫，提高檢索的查全率和查準(zhǔn)率。[20]

1.2.5 檔案智能安全管理。檔案安全管理包括檔案庫房安全管理和數(shù)字檔案安全管理，在檔案庫房安全管理方面，人工智能技術(shù)能夠?qū)θ四?、聲音、指紋等信息進(jìn)行識(shí)別和加密，從而對檔案存放位置、庫房“八防”狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)感知和跟蹤，以此建立完備的智能安防系統(tǒng)。在新冠疫情期間，國網(wǎng)湖北省電力公司武漢供電公司充分利用智能檔案庫房建設(shè)成果，發(fā)揮庫房智能環(huán)境控制系統(tǒng)、智能消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)的作用，減少人員接觸，有效保障檔案庫房和檔案實(shí)體的安全。[21]此外，寧波市鄞州區(qū)檔案館開發(fā)出“可信認(rèn)證+人臉識(shí)別”系統(tǒng)，通過利用人工智能技術(shù)中的人臉識(shí)別輔助驗(yàn)證用戶身份，排除安全隱患。在數(shù)字檔案安全管理方面，通過相關(guān)技術(shù)手段，人工智能可以預(yù)測潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，并提前加以防范。例如，科大訊飛的檔案超腦平臺(tái)2.0版本內(nèi)置專業(yè)語料庫，形成完全本地化保存的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)的完全隔離，保證檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。[22]

1.3 人工智能技術(shù)在檔案利用中的應(yīng)用。人工智能技術(shù)在我國檔案利用中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)方面。一方面，人工智能技術(shù)中的數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、知識(shí)地圖等技術(shù)能夠細(xì)化檔案資源的顆粒度，挖掘檔案信息間的內(nèi)在聯(lián)系和發(fā)展脈絡(luò)，并以可視化的形式展示檔案資源中的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，最大限度地盤活檔案信息的潛在價(jià)值，如上海市檔案館應(yīng)用人工智能技術(shù)打造“跟著檔案觀上?！睌?shù)字人文平臺(tái)，為了解上海的歷史發(fā)展提供檔案數(shù)據(jù)支撐。[23]另一方面，人工智能中的用戶畫像、專家系統(tǒng)等技術(shù)，可以深度分析用戶的利用需求和偏好，預(yù)測其可能感興趣的檔案類型，主動(dòng)為其推送相關(guān)檔案信息，如廣州市婦女兒童醫(yī)療中心借助人工智能技術(shù)挖掘病歷檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)兒科疾病的智能化診斷。[24]

2 人工智能技術(shù)在我國檔案工作應(yīng)用中存在的問題

通過系統(tǒng)梳理人工智能技術(shù)在我國檔案工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀，結(jié)合國內(nèi)學(xué)者有關(guān)“人工智能+檔案”的研究成果，我們發(fā)現(xiàn)我國檔案工作全程智能化尚未實(shí)現(xiàn)。檔案工作的全程智能化是指檔案在進(jìn)行收管用的過程中，形成的一整套智能化、整體化的檔案工作模式。盡管我國檔案工作智能化實(shí)踐場景不斷豐富，但目前人工智能技術(shù)與檔案工作收管用的融合更多地表現(xiàn)在某一工作環(huán)節(jié)的智能化，檔案工作全程智能化有待實(shí)現(xiàn)。

2.1 政策制定和實(shí)施不到位。盡管我國出臺(tái)了《全球人工智能發(fā)展白皮書》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等有關(guān)人工智能技術(shù)應(yīng)用的政策，但仍存在具體政策制定不到位和政策實(shí)施不到位的問題。一方面，有關(guān)檔案工作全程智能化的政策制定不到位?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確了大數(shù)據(jù)、人工智能等推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)的政策導(dǎo)向，但這只是國家在宏觀層面的政策指引，有關(guān)檔案工作全程智能化的應(yīng)用規(guī)范等微觀層面的規(guī)定并未提及，使得各地檔案館無從下手。另一方面，有關(guān)檔案工作全程智能化的政策實(shí)施不到位。盡管人工智能技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用前景廣闊，但政策制定和實(shí)施不到位是實(shí)現(xiàn)檔案工作全程智能化的重要影響因素。

2.2 資金投入不足。首先，人工智能技術(shù)在檔案收管用各環(huán)節(jié)的應(yīng)用依賴大量軟硬件設(shè)備的支持。其次，人工智能技術(shù)在檔案工作全程智能化的應(yīng)用需要引進(jìn)相關(guān)的研發(fā)人員和技術(shù)專家，專業(yè)人員的引進(jìn)同樣需要花費(fèi)大量資金。最后，隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，原有的系統(tǒng)和算法需要不斷優(yōu)化和升級(jí)，人工智能技術(shù)在檔案工作全程智能化應(yīng)用中持續(xù)維護(hù)和更新的成本也需要大量資金的支持。但現(xiàn)階段，各地檔案部門對資金投入的需求和我國對于應(yīng)用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案工作全程智能化的資金投入不足產(chǎn)生矛盾，這對于經(jīng)費(fèi)有限的檔案部門來說，無疑是一大障礙。

2.3 檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。真實(shí)、完整的檔案數(shù)據(jù)是應(yīng)用人工智能技術(shù)開展檔案工作全程智能化的基礎(chǔ)。目前，我國各地檔案部門產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)所依據(jù)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范不盡相同，這使得檔案數(shù)據(jù)在分類標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)格式、目錄規(guī)范等方面存在較大差異，[25]導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊、檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。我國檔案資源基數(shù)大，不同載體形式的檔案數(shù)量繁多，面對紛繁復(fù)雜、多源異質(zhì)的檔案資源，[26]檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一會(huì)嚴(yán)重影響檔案數(shù)據(jù)收集的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，嚴(yán)重阻礙檔案全生命周期管理模式的實(shí)施，不利于檔案工作全程智能化的開展。

2.4 檔案數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象。2021年，新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確提出“推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”的要求。[27]目前，我國部分地區(qū)檔案數(shù)據(jù)接口不開放、檔案數(shù)據(jù)共享機(jī)制不健全，使得檔案數(shù)據(jù)資源呈現(xiàn)分散化、碎片化的現(xiàn)象，這導(dǎo)致不同檔案部門和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間無法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的高效流通和共享，進(jìn)而形成檔案數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象。檔案數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象會(huì)形成檔案數(shù)據(jù)資源浪費(fèi)，影響檔案數(shù)據(jù)的完整性、可用性和可靠性以及人工智能技術(shù)的有效應(yīng)用。

2.5 檔案人才問題。人工智能技術(shù)為我國檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了新契機(jī)，但各地檔案部門工作人員的綜合素質(zhì)和能力水平參差不齊，對應(yīng)用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案工作全程智能化的認(rèn)識(shí)不同，這在很大程度上制約了我國檔案工作全程智能化的建設(shè)水平。一方面，人工智能等新技術(shù)的應(yīng)用使檔案工作模式發(fā)生許多變化，部分檔案工作者尚未適應(yīng)角色轉(zhuǎn)變，對應(yīng)用人工智能技術(shù)開展檔案工作持有不同看法，這導(dǎo)致許多檔案工作者仍堅(jiān)持傳統(tǒng)的檔案工作原則和方法，極大地影響了人工智能技術(shù)推進(jìn)檔案工作全程智能化的發(fā)展進(jìn)程。另一方面，自然語言處理、模式識(shí)別、專家系統(tǒng)等人工智能技術(shù)涉及計(jì)算機(jī)科學(xué)、數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等多方面的知識(shí)，這要求檔案工作者必須具備持續(xù)學(xué)習(xí)和自我更新的能力，但許多檔案工作者的教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能參差不齊，對運(yùn)用人工智能技術(shù)開展檔案工作的理解也不同，這就影響了人工智能技術(shù)在檔案工作全程智能化領(lǐng)域的應(yīng)用效果。

3 人工智能技術(shù)應(yīng)用于我國檔案工作中的優(yōu)化建議

3.1 加快出臺(tái)并實(shí)施相關(guān)政策。檔案工作全程智能化的實(shí)現(xiàn)離不開國家政策的支持。在政策制定層面，我國政府部門應(yīng)重視人工智能技術(shù)在檔案工作全程智能化發(fā)展中的應(yīng)用，加強(qiáng)各地檔案機(jī)構(gòu)對檔案工作全程智能化的理解，進(jìn)一步細(xì)化政策指導(dǎo)，通過制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)支持技術(shù)創(chuàng)新和應(yīng)用推廣，以此推動(dòng)檔案工作的優(yōu)化升級(jí)。在政策實(shí)施層面，檔案部門應(yīng)聯(lián)合企業(yè)、相關(guān)科研機(jī)構(gòu)加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)，通過開展算法優(yōu)化、模型設(shè)計(jì)及訓(xùn)練等適配工作，拓寬更多的應(yīng)用場景并開展試點(diǎn)工作，積極落實(shí)人工智能技術(shù)在檔案工作全程智能化應(yīng)用中的政策。[28]不僅如此，在新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革的浪潮中，人工智能與大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)之間存在著緊密的聯(lián)系。為實(shí)現(xiàn)檔案工作全程智能化，必須配套使用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、虛擬現(xiàn)實(shí)等新技術(shù)，如：在檔案智能收集方面，“人工智能+云計(jì)算”能夠拓展檔案資源的存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)存量檔案的數(shù)字化；在檔案智能管理方面，“人工智能+大數(shù)據(jù)”能夠?qū)崿F(xiàn)多源異質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一劃分，滿足檔案管理的智能分類、智能檢索和智能安全防護(hù)等要求；在檔案智能保存方面，“人工智能+區(qū)塊鏈”能夠提供可信、可靠的流程跟蹤溯源，確保檔案數(shù)據(jù)的不可篡改性和可追溯性；在檔案智能利用方面，“人工智能+虛擬現(xiàn)實(shí)”能夠滿足用戶的個(gè)性化檔案利用需求，增強(qiáng)用戶檔案服務(wù)體驗(yàn)。人工智能技術(shù)與其他先進(jìn)技術(shù)的集約化應(yīng)用，可以有效破除人工智能在檔案工作應(yīng)用中的技術(shù)不成熟問題，進(jìn)而推動(dòng)政策落實(shí)，早日實(shí)現(xiàn)檔案工作全程智能化。

3.2 加大資金投入。充足的資金是保障檔案工作全程智能化順利開展的前提。為解決資金投入不足問題，首先，我國政府部門應(yīng)將人工智能技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用納入經(jīng)費(fèi)預(yù)算，加強(qiáng)對人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案工作全程智能化領(lǐng)域的資金投入，同時(shí)，鼓勵(lì)和支持相關(guān)企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)開展技術(shù)研發(fā)和應(yīng)用，推動(dòng)人工智能技術(shù)在檔案工作全程智能化應(yīng)用中的發(fā)展。其次，對于應(yīng)用人工智能技術(shù)開展檔案工作全程智能化試點(diǎn)的檔案機(jī)構(gòu)，政府部門應(yīng)出臺(tái)相關(guān)的措施，保證專項(xiàng)資金供給和投入，以此提高各檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案工作全程智能化的主動(dòng)性和積極性。最后，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位要做好本單位檔案工作的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，加大對應(yīng)用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案工作全程智能化的經(jīng)費(fèi)投入，同時(shí)，各地檔案機(jī)構(gòu)可以與高校、企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)等進(jìn)行合作，共享資源和技術(shù)，降低研發(fā)成本。

3.3 統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)據(jù)貫穿人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案收管用工作的全過程。為消除各檔案部門對檔案數(shù)據(jù)定義的理解差異，解決檔案數(shù)據(jù)孤島問題，需要制定統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，國家檔案局應(yīng)在宏觀層面建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，各地檔案機(jī)構(gòu)再按照宏觀層面的指引，制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)范與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案收集層面，通過應(yīng)用人工智能技術(shù)，統(tǒng)一文本檔案、圖像檔案、音頻檔案、視頻檔案在內(nèi)容識(shí)別、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)分類、元數(shù)據(jù)描述等方面的檔案數(shù)據(jù)收集規(guī)范，保障檔案數(shù)據(jù)與實(shí)體檔案內(nèi)容的一致性。在檔案管理層面，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)編碼、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)歸檔范圍與數(shù)據(jù)集成規(guī)則等標(biāo)準(zhǔn)，[29]保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。在檔案利用層面，統(tǒng)一開放檔案數(shù)據(jù)的范圍和時(shí)間，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和可用性。通過統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，有利于檔案數(shù)據(jù)在檔案收管用各環(huán)節(jié)的流動(dòng)，促進(jìn)人工智能技術(shù)在檔案工作全程智能化中的應(yīng)用。

3.4 打破數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象。為打破不同區(qū)域、不同部門間出現(xiàn)的“檔案數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象，首先，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)共建共享平臺(tái)。一方面，依托全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)建立全國范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)共享機(jī)制，推動(dòng)國家、地區(qū)檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)一體化發(fā)展；另一方面，加強(qiáng)各地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)共建共享平臺(tái)建設(shè)，通過建立檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)跨層級(jí)、跨部門共享利用，保障檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，消除檔案數(shù)據(jù)孤島障礙。其次，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)和管理。通過建立完善的檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，采用先進(jìn)的加密技術(shù)和訪問控制策略，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，防止檔案數(shù)據(jù)泄露和濫用。[30]最后，利用人工智能技術(shù)，加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)共建共享平臺(tái)的維護(hù)和升級(jí)，滿足檔案工作全程智能化的檔案數(shù)據(jù)要求。

3.5 加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。目前，人工智能技術(shù)尚未成熟，當(dāng)前及未來一個(gè)時(shí)期內(nèi)的檔案工作全程智能化還需要人的參與。[31]首先，檔案機(jī)構(gòu)要及時(shí)調(diào)整檔案工作者的角色定位，加大對檔案工作人員的培訓(xùn)力度。隨著人工智能技術(shù)的應(yīng)用，檔案工作者逐漸由傳統(tǒng)的檔案管理者轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)應(yīng)用者和創(chuàng)新者，他們需要具備數(shù)據(jù)分析和解讀等相關(guān)技能，能夠利用人工智能技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化處理和管理。為適應(yīng)角色轉(zhuǎn)變，檔案機(jī)構(gòu)可以通過組織內(nèi)部培訓(xùn)、邀請專家開展講座等方式加強(qiáng)對檔案工作人員的意識(shí)轉(zhuǎn)變和技能培訓(xùn)，不斷更新其技術(shù)知識(shí)和實(shí)踐操作能力。其次，檔案機(jī)構(gòu)可以與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)、高校、科研機(jī)構(gòu)等開展跨界協(xié)同合作，[32]積極組建智能化檔案工作研發(fā)團(tuán)隊(duì)，結(jié)合人工智能與其他技術(shù)的特點(diǎn)和檔案工作的方法與規(guī)律進(jìn)行深入探究，不斷提升檔案工作人員的科研能力和創(chuàng)新能力。最后，學(xué)校要優(yōu)化檔案學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)方案。在檔案學(xué)的課程設(shè)置中，高校要找到人工智能技術(shù)與檔案工作結(jié)合的切入點(diǎn)，增設(shè)與人工智能技術(shù)相關(guān)的專業(yè)課程，以此為檔案機(jī)構(gòu)培養(yǎng)出適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的復(fù)合型高素質(zhì)檔案專業(yè)人才。