事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及對策

摘要：隨著信息化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐步向數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)型。在這一背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)做出創(chuàng)新，以提升數(shù)字化檔案管理工作的效率和效果。本文將對事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并詳細(xì)闡述數(shù)字化管理模式創(chuàng)新的重要性以及相應(yīng)的管理策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；數(shù)字化檔案管理；對策

DOI：10.12433/zgkjtz.20241949

檔案一般儲存著與事業(yè)單位各類事務(wù)相關(guān)的歷史資料，涉及大量的信息資源，直接關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃和決策工作。事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展和創(chuàng)新，不僅是適應(yīng)信息化時代發(fā)展的必然趨勢，更是推動單位全面發(fā)展的重要保障。為了做好數(shù)字化檔案管理工作，應(yīng)持續(xù)調(diào)整管理內(nèi)容，促進(jìn)相關(guān)工作的發(fā)展。

一、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理模式創(chuàng)新的重要性

（一）降低檔案管理成本

檔案管理成本包括檔案收集、整理、保存、利用等環(huán)節(jié)的人力、物力、財力投入，直接影響著事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。通常，傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，需要合理設(shè)計保存場地，并定期進(jìn)行檔案的檢查和維護(hù)，防止檔案出現(xiàn)缺失和損壞，因此，管理費用較高。而通過數(shù)字化檔案管理模式的創(chuàng)新，可以優(yōu)化檔案管理流程，簡化檔案管理手續(xù)，減少檔案管理過程中的成本浪費情況，進(jìn)而提高檔案管理的效率和質(zhì)量。例如，某市檔案館通過建立檔案管理信息化平臺，實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化儲存和智能化管理，大大提高了檔案收集、整理、保存、利用的速度和準(zhǔn)確性，不僅節(jié)省了紙張、空間、人力等資源，還降低了檔案的損耗、風(fēng)險、誤差等成本，為事業(yè)單位提供了高效、便捷、安全的檔案管理服務(wù)。

（二）提升數(shù)字化檔案管理效率

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的內(nèi)容和分類已經(jīng)愈發(fā)繁雜，在實際整理過程中需要消耗大量時間，檔案管理效率較低。而通過檔案管理工作創(chuàng)新，能夠切實提升工作效率，使更多的時間可以用于管理工作的優(yōu)化和檔案的有效利用，從而真正體現(xiàn)出檔案管理工作的價值，保證檔案管理效果。一般情況下，在檔案管理中可以有效引入信息化和數(shù)字化技術(shù)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行全面的數(shù)字化整理和信息化處理，或通過信息化平臺的建設(shè)對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，使工作更加便利。借助信息化技術(shù)還能有效減少重復(fù)的檔案管理工作，提升工作效率。同時，通過管理模式的創(chuàng)新，能夠使管理工作流程更加明確，防止出現(xiàn)重復(fù)工作或管理疏漏，從而切實保證工作效果，減少各類其他因素造成的影響，提升檔案管理工作效率。

（三）切實發(fā)掘數(shù)字化檔案價值

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，受檔案管理模式和檔案本身形式的限制，檔案的價值通常難以得到有效發(fā)掘，而通過管理模式的創(chuàng)新，則可以更加有效地保證檔案價值的發(fā)掘效果，主要包括檔案歷史價值、文化價值、科學(xué)價值、法律價值、經(jīng)濟(jì)價值等方面的發(fā)掘。同時，檔案價值的發(fā)掘也是檔案管理工作的關(guān)鍵目的和要求。通過強(qiáng)化檔案的分類、鑒定、評價、開放、利用等環(huán)節(jié)，以數(shù)字化形式對檔案進(jìn)行管理，能夠更加有效地對檔案信息進(jìn)行實際應(yīng)用，從而為事業(yè)單位的發(fā)展和管理提供檔案信息方面的數(shù)據(jù)支撐。同時，通過開展檔案文化建設(shè)，利用檔案資源舉辦各種形式的檔案展覽、講座、培訓(xùn)、出版等活動，廣泛宣傳檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新的理念、內(nèi)容、方法、效果，增強(qiáng)創(chuàng)新的認(rèn)知度和影響力，進(jìn)而使檔案價值得到全面展現(xiàn)。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理創(chuàng)新受到人才短缺限制

新時代背景下，為保證檔案管理工作的實際效果，很多事業(yè)單位在檔案管理過程中積極創(chuàng)新，希望通過信息技術(shù)改變原有的檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。但在發(fā)展創(chuàng)新的過程中，往往容易受到檔案數(shù)字化專業(yè)人才短缺的限制，導(dǎo)致檔案管理創(chuàng)新的速度較慢，事業(yè)單位難以根據(jù)現(xiàn)實情況進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而影響了工作的效果。同時，在缺乏創(chuàng)新人才的情況下，檔案管理工作很難得到長期優(yōu)化，檔案的價值會更難以有效發(fā)掘。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好檔案管理方面的人員培養(yǎng)，使管理人員有正確的認(rèn)識。

（二）管理理念需要適當(dāng)更新

隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理的工作模式愈發(fā)多樣，也出現(xiàn)了更多可以在檔案管理中應(yīng)用的技術(shù)。但一些事業(yè)單位的檔案管理受資源配置等方面的限制，還沿用傳統(tǒng)的管理方式和管理思維，認(rèn)為檔案管理只是簡單的保管和歸檔工作，缺乏創(chuàng)新意識和主動性，在新技術(shù)和新方法的選擇方面由于對相關(guān)內(nèi)容缺少了解，導(dǎo)致工作略顯滯后。還有一些單位雖然有一定的創(chuàng)新意識，但對檔案管理工作的認(rèn)識缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，往往在新技術(shù)應(yīng)用的過程中忽視了基本原則和規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)了一定程度上的失序情況。因此，事業(yè)單位的檔案管理需要適當(dāng)更新管理理念，既要有創(chuàng)新的精神，又要有規(guī)范的意識，使檔案管理工作得到更多的創(chuàng)新支持。

（三）數(shù)字化檔案資源未得到合理開發(fā)

事業(yè)單位的檔案管理工作不僅是為了保護(hù)和保存檔案，更是為了利用和開發(fā)檔案，發(fā)揮檔案的價值和作用。然而，目前檔案資源仍未得到合理開發(fā)。一方面，管理人員缺乏對檔案資源的充分認(rèn)識，沒有將檔案作為一種重要的信息資源和知識資源來看待，導(dǎo)致在單位的長期規(guī)劃和決策中較少被應(yīng)用，或難以合理應(yīng)用檔案資源為單位的管理和發(fā)展提供有效的支持；另一方面，事業(yè)單位的檔案資源缺乏有效的數(shù)字化整合體系，在數(shù)字化平臺進(jìn)行資源查詢和利用的過程中，往往存在較為繁瑣和困難的情況，導(dǎo)致資源利用效率不高，同時，檔案資源的開發(fā)也缺乏共享和交流機(jī)制，導(dǎo)致檔案內(nèi)容難以得到有效利用和優(yōu)化，檔案利用的形式受到一定程度的限制。因此，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)，提高檔案資源的利用率和價值率，為發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的策略

（一）加強(qiáng)人才培訓(xùn)與選拔

人才是檔案管理創(chuàng)新的主體和關(guān)鍵，人才培訓(xùn)與選拔是創(chuàng)新的基礎(chǔ)和保障。因此，單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人才的培訓(xùn)與選拔。

首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展需求，制定管理人才的培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)內(nèi)容、培養(yǎng)方式、培養(yǎng)周期等，完善人才的培訓(xùn)計劃，組織人才參加各種形式的培訓(xùn)活動，如專題講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流、考察參觀等，提高人才的數(shù)字化檔案管理理論知識和實踐技能，增強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新意識和能力。

其次，應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作的崗位需求，建立檔案管理人才的選拔標(biāo)準(zhǔn)、選拔程序、選拔方法等，完善檔案管理人才的配置和分配制度，按照公開、公平、公正的原則，選拔和聘用有專業(yè)知識、專業(yè)技能、專業(yè)素養(yǎng)的人才，使人才與檔案管理崗位相匹配，進(jìn)而發(fā)揮其最大的作用。

最后，應(yīng)基于檔案管理人才的工作表現(xiàn)，完善人才激勵機(jī)制，合理確定工資、獎金、補(bǔ)貼、保險、福利等，建立和完善評價和獎懲制度，定期進(jìn)行考核和評價，對他們的工作成績和貢獻(xiàn)給予及時的表揚，留住人才，從而促進(jìn)檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）建立信息化檔案管理平臺

信息化是檔案管理創(chuàng)新的手段，信息化檔案管理平臺是創(chuàng)新的載體和平臺。事業(yè)單位應(yīng)該建立信息化檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，擴(kuò)大的范圍和影響力。

首先，事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作的信息化需求，加大檔案管理信息化資金、設(shè)備、技術(shù)等方面的投入，更新硬件和軟件，逐漸完成檔案管理信息化的覆蓋，提高信息化水平，使檔案管理逐漸轉(zhuǎn)向以線上管理為主的模式。

其次，應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作的信息化目標(biāo)，建立檔案管理信息化系統(tǒng)和平臺。平臺應(yīng)當(dāng)擁有全面管理的能力，實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)的采集、處理、存儲、傳輸、查詢、分析、展示等功能，使檔案管理全程都能通過信息化手段進(jìn)行操作，實現(xiàn)檔案管理的無縫對接，切實提升協(xié)同化水平。

最后，根據(jù)檔案管理工作的信息化規(guī)律，完善規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，制定管理制度和操作規(guī)程，確保信息化管理工作的安全性和穩(wěn)定性，真正發(fā)揮檔案管理平臺的作用。

（三）建立數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程

在檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際的檔案管理情況制定數(shù)字化管理方面的標(biāo)準(zhǔn)流程，并確定管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案數(shù)字化管理工作更加科學(xué)清晰。

首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化需求，制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程的指導(dǎo)文件，明確流程的目的、內(nèi)容、要求、方法等，形成統(tǒng)一框架和體系，為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程的執(zhí)行提供指導(dǎo)和依據(jù)。

其次，管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的情況進(jìn)行分工協(xié)作，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程的執(zhí)行主體，落實檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程的責(zé)任、權(quán)限、職責(zé)、協(xié)作等內(nèi)容，形成流程的有效運行和監(jiān)督機(jī)制，保證流程的順利實施和有效執(zhí)行。

最后，由于數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)管理方式存在一定的差異，應(yīng)當(dāng)對數(shù)字化管理工作進(jìn)行分析，加強(qiáng)對管理標(biāo)準(zhǔn)流程的評估和改進(jìn)，建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程的檢查、考核、反饋、改進(jìn)等環(huán)節(jié)，逐漸建立流程的提升機(jī)制，讓檔案管理工作得到長期持續(xù)的優(yōu)化，進(jìn)而使檔案管理工作更加科學(xué)完善。

（四）加強(qiáng)數(shù)字化管理模式的宣傳

宣傳是推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新的主要途徑和手段，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)字化管理模式的宣傳，提高管理人員對檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新的認(rèn)知，增強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新的吸引力和感染力，從而使檔案管理逐漸向數(shù)字化方向推進(jìn)，并持續(xù)創(chuàng)新，進(jìn)而讓現(xiàn)代化管理工作得到發(fā)展。

首先，事業(yè)單位利用報紙、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)、微信、微博等各種媒體和渠道平臺，廣泛宣傳檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新的理念、內(nèi)容、方法、效果等，向社會公眾、檔案管理人員、檔案利用者等介紹檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新的意義和價值，展示檔案管理創(chuàng)新的成果和效益，增加檔案管理創(chuàng)新的關(guān)注度，逐步使數(shù)字化的管理模式得到更多人的認(rèn)同。

其次，為做好宣傳工作，還應(yīng)該組織各種形式的活動，展示檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新的案例、成果、經(jīng)驗、教訓(xùn)等內(nèi)容，并針對性地對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加深對數(shù)字化管理的深刻認(rèn)識，逐步建立數(shù)字化管理理念，并據(jù)此完成檔案管理工作創(chuàng)新，提升檔案管理實效。

最后，還應(yīng)積極交流檔案管理創(chuàng)新方面的問題、建議、意見等，收集反饋信息，并根據(jù)反饋內(nèi)容持續(xù)進(jìn)行數(shù)字化管理模式的優(yōu)化，從而不斷完善和提高工作效果。

（五）加強(qiáng)事業(yè)單位數(shù)字化檔案安全管理

安全管理是檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵保障。檔案信息涉及隱私和機(jī)密內(nèi)容，關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展，應(yīng)該加強(qiáng)檔案安全管理，防止檔案的損失、破壞、泄露、濫用等，保護(hù)檔案的完整性、可靠性、保密性、合法性等。

首先，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的安全需求，制定檔案安全管理規(guī)章制度，明確目標(biāo)、原則、措施、責(zé)任等，詳細(xì)闡述檔案安全管理的重要性和實際流程，為檔案安全管理工作的實施提供指導(dǎo)和依據(jù)。

其次，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理工作的安全要求，加強(qiáng)管理人員檔案安全管理方面的教育和培訓(xùn)，提高管理的意識和素養(yǎng)，讓管理人員充分認(rèn)識到安全管理的重要性和必要性，從而讓檔案內(nèi)容的安全性得到保證。同時，在管理工作中，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)安全狀況，加強(qiáng)檔案安全管理工作的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決隱患和問題，保障檔案安全管理的有效和有序。

最后，注意檔案管理的安全方面，防止檔案在利用和分享的過程中出現(xiàn)泄露、損壞的情況。同時，應(yīng)當(dāng)制定加密和防火墻機(jī)制，并設(shè)定檔案信息查閱權(quán)限，切實保證管理效果。

四、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理是管理工作的關(guān)鍵部分。隨著檔案價值的日益凸顯，檔案管理工作也要持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展，在保證安全性的基礎(chǔ)上提升管理效率和效果，并對檔案的價值有效發(fā)掘，提升數(shù)字化檔案管理工作的科學(xué)性和實際效果。同時，也要結(jié)合實際解決工作過程中的難點，切實提升檔案管理工作水平。

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