基于信息化視角的企業(yè)內(nèi)部控制體系構(gòu)建研究

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，內(nèi)部控制發(fā)展面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。本文基于信息化視角探討在信息化時代下內(nèi)部控制工作的問題及具體策略，認(rèn)為在信息化時代內(nèi)部控制體系的要求發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變。只有基于內(nèi)部控制的相關(guān)要素改進(jìn)各項(xiàng)管理流程，才能規(guī)范工作活動，以促進(jìn)各環(huán)節(jié)工作得到合理控制。

關(guān)鍵詞：信息化;企業(yè);內(nèi)部控制

引言

在當(dāng)前信息化時代下，信息技術(shù)給企業(yè)運(yùn)營管理帶來的影響日益凸顯。內(nèi)部控制是保障企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展的基礎(chǔ)，信息化時代下內(nèi)部控制工作要求發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，若內(nèi)部控制體系未能與時俱進(jìn)，將給企業(yè)發(fā)展帶來嚴(yán)重的負(fù)面影響。本文基于信息化視角出發(fā)，探討內(nèi)部控制環(huán)節(jié)問題及具體策略，認(rèn)為信息化時代下只有充分重視內(nèi)部控制工作的價值，持續(xù)優(yōu)化不同流程的活動，才能促進(jìn)企業(yè)信息化活動發(fā)揮應(yīng)有的價值，為企業(yè)構(gòu)建適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的管理體系保駕護(hù)航。

一、相關(guān)概念

內(nèi)部控制是指為促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)，以特定程序?qū)ζ髽I(yè)工作流程中各類活動進(jìn)行全方位控制的方法，能對企業(yè)各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范化管理，讓企業(yè)各類活動都在預(yù)設(shè)范圍內(nèi)執(zhí)行。內(nèi)部控制的價值在于能幫助企業(yè)預(yù)防和控制潛在風(fēng)險，減少錯誤、舞弊發(fā)生的可能性。通過內(nèi)部控制保障財務(wù)報表真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并優(yōu)化工作流程，減少不必要的開支，提高整體運(yùn)營規(guī)范性，防控資產(chǎn)被盜用或?yàn)E用的風(fēng)險，以科學(xué)的內(nèi)部控制體系，保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)盡可能規(guī)范、合理，促進(jìn)企業(yè)做出更為準(zhǔn)確的管理決策。信息化視角下的內(nèi)部控制是指以信息技術(shù)為核心開展的內(nèi)部控制活動，與傳統(tǒng)的內(nèi)部控制相比，信息化視角的內(nèi)部控制借助信息技術(shù)開展對各類工作的自動化處理，減少人為干預(yù)的可能性，并以信息化手段做到對各類信息的分析、控制和管理，讓企業(yè)對各類活動作出快速反饋，避免傳統(tǒng)手工操作導(dǎo)致的錯誤，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、一致以及實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)工作監(jiān)測和預(yù)警。通過信息化的內(nèi)部控制，讓各項(xiàng)工作得到靈活、科學(xué)管理，促進(jìn)企業(yè)適應(yīng)外部發(fā)展環(huán)境。

二、信息化視角的企業(yè)內(nèi)部控制體系問題

（一）內(nèi)部控制環(huán)境存在問題

內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)部控制活動實(shí)施的基礎(chǔ)，能為內(nèi)部控制活動中各流程的開展提供必要支持。但是當(dāng)前部分企業(yè)的組織架構(gòu)不科學(xué)、內(nèi)部職責(zé)分工不清晰、信息傳遞不暢。例如在管理環(huán)節(jié)中設(shè)置過多層級決策鏈條，各類信息傳遞效率低下。在信息化環(huán)境下，部分企業(yè)員工在面臨各項(xiàng)工作時不具備系統(tǒng)操作知識，無法利用信息化工具對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行更新以及對風(fēng)險進(jìn)行控制。同時部分企業(yè)的內(nèi)部控制理念缺失，員工對內(nèi)部控制工作的認(rèn)識不足，不主動參與到內(nèi)部控制環(huán)節(jié)中。例如員工過于強(qiáng)調(diào)個人主義，對各項(xiàng)工作配合力度不足，影響內(nèi)部控制工作的開展。

（二）信息化風(fēng)險控制不力

信息化環(huán)境給企業(yè)帶來巨大便利，但也帶來潛在風(fēng)險，大量敏感信息儲存在系統(tǒng)中，若數(shù)據(jù)泄漏很可能給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失，還可能導(dǎo)致客戶信譽(yù)度下降、市場聲譽(yù)受到影響等。若系統(tǒng)出現(xiàn)故障或遭受攻擊，很可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷，影響企業(yè)的正常運(yùn)營。同時員工在系統(tǒng)操作環(huán)節(jié)如果對系統(tǒng)操作不熟悉，操作不當(dāng)，很可能引發(fā)重大失誤，甚至產(chǎn)生重大損失，包括項(xiàng)目混亂等問題，需要耗費(fèi)大量時間和人力進(jìn)行修正。此外，隨著企業(yè)管理要求不斷提高，企業(yè)要確保信息系統(tǒng)符合法律法規(guī)要求。部分企業(yè)尚未認(rèn)識合規(guī)管理的作用，容易產(chǎn)生法律風(fēng)險或罰款等方面的問題。

（三）管理流程不當(dāng)

在信息化環(huán)境下，高效管理是確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動有序運(yùn)行的基礎(chǔ)。但是部分企業(yè)的流程設(shè)計不合理，存在冗余環(huán)節(jié)和低效流程，很多事項(xiàng)存在重復(fù)的問題，產(chǎn)生管理效率低下及成本增加的問題。同時部分企業(yè)在流程設(shè)計環(huán)節(jié)，員工對各項(xiàng)流程執(zhí)行不到位，權(quán)限設(shè)置不合理，部分事項(xiàng)未得到嚴(yán)格監(jiān)督和管理。此外信息化環(huán)境下對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程要求進(jìn)一步提高，企業(yè)要對流程進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。但是部分企業(yè)的業(yè)務(wù)流程不合理，存在頻繁調(diào)整等問題，無法確保業(yè)務(wù)流程適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。

（四）數(shù)據(jù)信息管理不合理

數(shù)據(jù)信息管理作為企業(yè)管理活動的重點(diǎn)，部分企業(yè)的數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，沒有建立數(shù)據(jù)質(zhì)量管理機(jī)制，數(shù)據(jù)存在質(zhì)量問題頻發(fā)的風(fēng)險。部分企業(yè)的數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)全面共享，信息孤島問題嚴(yán)重，各部門之間的數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。部分企業(yè)的數(shù)據(jù)安全性保護(hù)不足，未對信息形成嚴(yán)密的防護(hù)措施，數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險增加。部分企業(yè)信息化水平較低，缺乏有效的數(shù)據(jù)分析工具，無法發(fā)揮數(shù)據(jù)管理活動的價值。

（五）內(nèi)部審計環(huán)節(jié)不完善

內(nèi)部審計作為內(nèi)部控制的重要組成部分，能有效監(jiān)督和評價內(nèi)部控制活動的效果。部分企業(yè)在實(shí)施內(nèi)部審計時，內(nèi)部審計未能覆蓋各項(xiàng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，高風(fēng)險領(lǐng)域缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制。例如部分企業(yè)未對審計部門進(jìn)行關(guān)注，忽略對供應(yīng)鏈和人力資源管理活動的審計。部分企業(yè)的內(nèi)部審計方法相對較為滯后，依賴于傳統(tǒng)審計的方式，無法滿足信息化時代下內(nèi)部審計工作的需要，內(nèi)部審計環(huán)節(jié)仍然采用紙質(zhì)文件審查等方式，導(dǎo)致工作效率低下。同時，企業(yè)在完成審計之后，審計結(jié)果報告周期相對較長，影響審計問題的實(shí)時反饋。此外，部分企業(yè)人員審計能力不足，審計工作質(zhì)量受到影響，難以有效開展審計活動。

三、信息化視角的企業(yè)內(nèi)部控制體系建議

（一）改進(jìn)內(nèi)部控制環(huán)境

第一，建立完善的組織架構(gòu)。在信息化環(huán)境下，內(nèi)部控制工作的要求進(jìn)一步提升。企業(yè)要建立精簡、高效的組織架構(gòu)，縮短中間管理層級和決策鏈條，提高信息傳遞效率。在精簡管理層級之后要對流程進(jìn)行優(yōu)化，以此降低決策失誤概率，并引入跨部門協(xié)作機(jī)制，打破部門之間的溝通和協(xié)調(diào)壁壘，實(shí)現(xiàn)各部門之間信息資源的整合。

第二，營造重視內(nèi)部控制的企業(yè)文化。企業(yè)文化是企業(yè)各環(huán)節(jié)工作開展的重要依據(jù)，企業(yè)要以企業(yè)文化建設(shè)的方式向全員宣傳內(nèi)部控制工作的價值，普及內(nèi)部控制的重要性，鼓勵員工參與到內(nèi)部控制的環(huán)節(jié)中。通過建立研討會和宣講會等方式，向員工宣傳內(nèi)部控制工作要求，并借助在線課程等方式提高員工的薪酬管理水平，激發(fā)員工參與學(xué)習(xí)信息化知識的動力。

（二）規(guī)避信息化風(fēng)險

第一，全面識別各類存在的風(fēng)險。在信息化環(huán)境下，企業(yè)只有全面識別各類風(fēng)險，做到對風(fēng)險的系統(tǒng)性分析，才能有效掌握各類風(fēng)險特點(diǎn)。企業(yè)要結(jié)合風(fēng)險特征，落實(shí)具體的控制標(biāo)準(zhǔn)。首先，關(guān)注技術(shù)風(fēng)險。企業(yè)要規(guī)避技術(shù)風(fēng)險，就要采取完善的技術(shù)更新手段，確保信息系統(tǒng)安全、可靠、穩(wěn)定運(yùn)行，并規(guī)避系統(tǒng)崩潰等問題帶來的風(fēng)險[1]。其次，重視管理風(fēng)險。在信息化建設(shè)環(huán)節(jié)如果管理不當(dāng)，沒有明確職責(zé)分工及資源配置要求，都將帶來一定風(fēng)險。企業(yè)要建立完善的內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制，規(guī)避管理活動的問題。最后，防控法律風(fēng)險。隨著法律體系不斷完善，企業(yè)在各環(huán)節(jié)都要落實(shí)法律法規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)避出現(xiàn)糾紛問題。

第二，健全風(fēng)險的日?？刂屏鞒?。在信息化環(huán)境下要對各類風(fēng)險建立日常的控制規(guī)則，以確保各環(huán)節(jié)風(fēng)險得到全面管理。首先，形成完善的風(fēng)險分析機(jī)制。企業(yè)要定期對技術(shù)風(fēng)險、管理風(fēng)險、法律風(fēng)險等進(jìn)行全面分析和評估，關(guān)注企業(yè)可能面臨的各類風(fēng)險及各類風(fēng)險給企業(yè)帶來的影響，并以內(nèi)部審計和合規(guī)審查等方式，對業(yè)務(wù)流程的活動進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)工作符合要求。其次，建立風(fēng)險防控體系。企業(yè)在風(fēng)險管理環(huán)節(jié)要建立風(fēng)險防控計劃，明確各級人員的職責(zé)分工，并建立完善的風(fēng)險管理機(jī)制。通過對各類風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)督和有序管理的方式，確保企業(yè)能有序應(yīng)對不同類別風(fēng)險，保障系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運(yùn)行。再次，提高員工的風(fēng)險防范能力。企業(yè)要對員工開展風(fēng)險防控能力方面的講解，讓員工通過在線參與課程，認(rèn)識到各類風(fēng)險的特點(diǎn)，落實(shí)相應(yīng)的風(fēng)險控制規(guī)則。最后，與外部機(jī)構(gòu)合作。企業(yè)為提高風(fēng)險防控能力，可以引入專業(yè)的機(jī)構(gòu)，明確安全技術(shù)管理方案。同時引入法律顧問，確保企業(yè)的各項(xiàng)工作符合要求。

（三）優(yōu)化管理流程

第一，促進(jìn)各類信息系統(tǒng)對流程進(jìn)行優(yōu)化。傳統(tǒng)手工操作容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)出錯。信息化環(huán)境下，企業(yè)的各項(xiàng)流程得到全方位改進(jìn)。流程優(yōu)化要求企業(yè)重視自身管理效率的提升，推動企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)的流程依賴煩瑣的手工操作，不僅消耗人力，還可能出錯。在信息化環(huán)境下企業(yè)要對大量業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改進(jìn)。例如通過ERP等系統(tǒng)讓各環(huán)節(jié)進(jìn)行銜接，并基于信息技術(shù)建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理規(guī)則，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作更加高效。企業(yè)通過借助ERP系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等系統(tǒng)之間的銜接，讓企業(yè)從訂單生成、審批到執(zhí)行等各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程都通過系統(tǒng)進(jìn)行控制，并讓財務(wù)能實(shí)時監(jiān)控業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中各維度活動開展的進(jìn)度和狀態(tài)，以此促進(jìn)企業(yè)及時調(diào)整運(yùn)營規(guī)劃，避免產(chǎn)生存貨積壓等問題給企業(yè)管理活動帶來影響[2]。

第二，提升管理流程的規(guī)范性。在信息化環(huán)境下，企業(yè)的各項(xiàng)流程要通過信息系統(tǒng)得到高效控制，借助系統(tǒng)自動處理規(guī)則，提高數(shù)據(jù)處理效率，并通過系統(tǒng)自動監(jiān)控、預(yù)警功能，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)流程中存在的風(fēng)險和隱患，促進(jìn)各項(xiàng)流程得到高效管理。

第三，促進(jìn)流程實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。傳統(tǒng)流程存在標(biāo)準(zhǔn)不一致、操作不規(guī)范等問題，不僅影響工作效率，還可能產(chǎn)生管理混亂的問題。在信息化環(huán)境下，企業(yè)要借助信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的建設(shè)。例如通過ERP系統(tǒng)建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)，讓各環(huán)節(jié)操作都符合要求，促進(jìn)內(nèi)部各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)，并以科學(xué)化、規(guī)范化的管理措施，讓各環(huán)節(jié)活動管理水平得到全面提升。

（四）強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息管理

第一，重視對數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用。在信息化時代下，數(shù)據(jù)信息對企業(yè)的各項(xiàng)決策有著不可忽視的作用。企業(yè)只有高度關(guān)注數(shù)據(jù)信息的作用，并做到對各環(huán)節(jié)信息的全面分析和監(jiān)控，才能有效提高內(nèi)部控制水平。企業(yè)的業(yè)務(wù)流程在產(chǎn)生各類數(shù)據(jù)信息之后，要對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析，獲得更加全面、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)，為企業(yè)提供更加合理的決策支持。例如通過對銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，預(yù)測未來市場需求以及銷售狀態(tài)，借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析市場機(jī)遇和風(fēng)險點(diǎn)。

第二，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)管理體系。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)信息的深度分析。通過構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)管理體系，掌握各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的管理規(guī)則，讓各類數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通和及時傳遞的同時，保障各項(xiàng)決策更有效率。例如，企業(yè)通過制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，明確系統(tǒng)不同類別數(shù)據(jù)的使用和管理標(biāo)準(zhǔn)，讓各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)信息處理更加高效。同時通過建立數(shù)據(jù)庫的方式，讓企業(yè)不同部門的數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)集中管理，達(dá)到提高決策質(zhì)量的目標(biāo)。

第三，對數(shù)據(jù)開展深度分析。企業(yè)要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深度分析，確保海量數(shù)據(jù)能被企業(yè)及時掌控，并提取有價值的信息。在利用大數(shù)據(jù)分析工具對各類信息進(jìn)行分析之后，要關(guān)注風(fēng)險點(diǎn)以及形成相應(yīng)的管理決策。例如通過對企業(yè)銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，挖掘潛在的市場機(jī)會及風(fēng)險點(diǎn)，并將信息生成圖表或報告的方式，為管理層提供決策支持[3]。

第四，重視數(shù)據(jù)的安全隱私防護(hù)。企業(yè)要重視數(shù)據(jù)的安全隱私。在數(shù)據(jù)量不斷增加的背景下，形成完善的數(shù)據(jù)安全隱私防護(hù)體系，確保數(shù)據(jù)在儲存、傳遞等環(huán)節(jié)都得到安全、規(guī)范的管理。企業(yè)要通過加密技術(shù)、防火墻和入侵檢測等方式，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。同時要建立數(shù)據(jù)保護(hù)制度，確保數(shù)據(jù)管理各環(huán)節(jié)都符合要求。

（五）優(yōu)化內(nèi)部審計

第一，重視審計計劃的編制。在信息化環(huán)境下內(nèi)部控制工作要求進(jìn)一步提升，企業(yè)在編制審計計劃時要根據(jù)信息技術(shù)的實(shí)際特點(diǎn)，明確各類數(shù)據(jù)檢查、分析和控制的標(biāo)準(zhǔn)，并合理確定審計目標(biāo)、程序和時間安排，根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程規(guī)劃合理確定具體的審計計劃，讓審計計劃能實(shí)現(xiàn)對各環(huán)節(jié)內(nèi)部控制流程的全方位、覆蓋式檢查。

第二，形成審計報告并予以跟進(jìn)。企業(yè)在完成內(nèi)部審計后要對審計環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的各類問題編制詳細(xì)的審計報告，對各類問題進(jìn)行總結(jié)，并向管理層匯報審計工作所發(fā)現(xiàn)的問題，對問題落實(shí)整改機(jī)制，確保各環(huán)節(jié)問題得到持續(xù)優(yōu)化和整改。

結(jié)語

本文通過對信息化視角下的內(nèi)部控制工作要求進(jìn)行分析，認(rèn)為在信息化環(huán)境下內(nèi)部控制的模式發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變。企業(yè)只有適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的趨勢，構(gòu)建基于信息化工具對各環(huán)節(jié)活動進(jìn)行全面管理的工作模式，才能有效提高企業(yè)的管理水平。隨著企業(yè)的發(fā)展，未來內(nèi)部控制工作要求也將進(jìn)一步提升，企業(yè)要全面認(rèn)識內(nèi)部控制活動相關(guān)的各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，并持續(xù)完善企業(yè)的管理體系，從本質(zhì)上提高企業(yè)的信息化管理水平，促進(jìn)企業(yè)適應(yīng)信息化時代的發(fā)展模式，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的目標(biāo)。

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