煙草ＥＲＰ系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程再造的探索

劉昌宏

[摘要]“業(yè)務(wù)流程再造”(BPR)是ERP系統(tǒng)有效實(shí)施的保障，是指基于信息技術(shù)的、為更好地滿足顧客需要，而進(jìn)行地系統(tǒng)化地組織企業(yè)工作流程的相關(guān)活動(dòng)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提出全新的思路。流程設(shè)計(jì)是ERP系統(tǒng)實(shí)施的重要的工作。梳理現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，推進(jìn)業(yè)務(wù)流程再造，并對(duì)流程進(jìn)行簡(jiǎn)化、優(yōu)化和規(guī)范化，做到業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)化和集成化，確保這些業(yè)務(wù)流程在ERP系統(tǒng)中予以實(shí)現(xiàn)，達(dá)到信息集成、準(zhǔn)確的目的。

[關(guān)鍵詞]管理信息化流程再造

中圖分類號(hào)：C94文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1671－7597(2009)0210074－01

企業(yè)要想走上現(xiàn)代化管理之路，最關(guān)鍵的是實(shí)行科學(xué)管理，在市場(chǎng)營(yíng)銷、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、采購(gòu)供應(yīng)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、銷售服務(wù)等一系列的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，采取先進(jìn)的管理模式和先進(jìn)的計(jì)劃及控制手段，使企業(yè)的人力、物力、財(cái)力、信息、能源等資源得到最佳配置和利用。因此，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)手段和引進(jìn)先進(jìn)的管理模式是企業(yè)必經(jīng)之路，通過(guò)實(shí)施EPP系統(tǒng)，進(jìn)一步挖掘企業(yè)內(nèi)部資源的潛力，推進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)需求變化和激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的適應(yīng)能力與應(yīng)變能力。筆者自本公司2001年10月開始實(shí)施ERP系統(tǒng)以來(lái)，對(duì)業(yè)務(wù)流程的再造進(jìn)行卓有成效的探索。

一、業(yè)務(wù)流程再造的主要原則

1．以顧客為中心：全體員工建立以顧客而不是“上司”為服務(wù)中心的原則。

2．以“流程”為中心，而不以一個(gè)專業(yè)職能部門為中心進(jìn)行。一個(gè)流程是一系列相關(guān)職能部門配合完成的，體現(xiàn)在為顧客創(chuàng)造有益的服務(wù)。對(duì)“流程”運(yùn)行不利的障礙將被鏟除，職能部門的意義將被減弱，多余的部門及重疊的“流程”將被合并。

3．“流程”改進(jìn)后具有顯效性。改進(jìn)后的流程提高了效率，減少了浪費(fèi)，縮短了時(shí)間，提高了顧客滿意度和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，降低了整個(gè)流程成本。

二、推進(jìn)流程再造

流程再造項(xiàng)目不但是一個(gè)技術(shù)性項(xiàng)目，更是一個(gè)管理性項(xiàng)目，涉及生產(chǎn)過(guò)程和流通領(lǐng)域的管理，包括供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售各個(gè)環(huán)節(jié)。通過(guò)流程再造，對(duì)傳統(tǒng)的管理組織與管理模式作出變革。對(duì)企業(yè)產(chǎn)生更深刻的影響，直接關(guān)系到ERP系統(tǒng)是否能有效地實(shí)施。因此，推進(jìn)流程再造必須按照ERP系統(tǒng)實(shí)施工作要求相結(jié)合開展，才能保證系統(tǒng)的有效實(shí)施。

根據(jù)BPR的主要原則，煙草行業(yè)業(yè)務(wù)流程再造主要包括煙葉輔料等有關(guān)物資業(yè)務(wù)流程、辦公業(yè)務(wù)流程和資金業(yè)務(wù)流程3個(gè)部分。

(一)物資流程再造

1．輔料流程再造

根據(jù)分析，對(duì)輔料流程提出以下改造措施(如下圖)：

(1)統(tǒng)一輔料的計(jì)數(shù)口徑，流程主線中均以理論數(shù)量計(jì)算，財(cái)務(wù)結(jié)賬按供應(yīng)商根據(jù)實(shí)際數(shù)量開具的發(fā)票金額進(jìn)行。

(2)制定輔料各類信息傳遞的程序、時(shí)限，保障接口暢通。

(3)車間的成品、半成品和機(jī)臺(tái)結(jié)存，月底計(jì)算中必須還原成輔料并辦理假退手續(xù)，月初辦理假領(lǐng)手續(xù)。

(4)為了便于系統(tǒng)流程的規(guī)范，統(tǒng)一將物資大庫(kù)和車間平衡庫(kù)視為物資倉(cāng)庫(kù)的不同庫(kù)房，統(tǒng)一由物資部門負(fù)責(zé)管理，同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)中功能來(lái)區(qū)分不同倉(cāng)庫(kù)的數(shù)量，從而有效區(qū)分責(zé)任，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。

(5)為了便于管理，對(duì)于計(jì)量差只在末端成本核算時(shí)計(jì)入(主要是考慮數(shù)量消耗，金額已經(jīng)在入庫(kù)中給予體現(xiàn))。

(6)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，上一個(gè)流程的數(shù)據(jù)在下一個(gè)流程中得到共享和監(jiān)督，所有的庫(kù)房業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過(guò)財(cái)務(wù)接口系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)到賬務(wù)系統(tǒng)中，減少了重復(fù)勞動(dòng)，保證了數(shù)據(jù)的真實(shí)性、一致性。

(7)名稱、代碼和價(jià)格等物料屬性由企業(yè)制定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，各部門統(tǒng)一執(zhí)行。

(8)規(guī)范了輔料檢驗(yàn)的流程點(diǎn)和時(shí)間。

2．原料流程再造

根據(jù)現(xiàn)狀分析，對(duì)原料流程提出以下改造措施：

(1)將煙的屬性歸類、規(guī)范、統(tǒng)一稱謂，分為年別、等級(jí)、狀態(tài)、品種、規(guī)格、類別、產(chǎn)地七大屬性，并對(duì)各屬性的含義做出定義，并結(jié)合國(guó)標(biāo)制定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。各部門按七大屬性統(tǒng)一規(guī)范進(jìn)行填寫，便于追蹤管理。

(2)規(guī)范了煙葉計(jì)量、質(zhì)檢的流程點(diǎn)和時(shí)間。

(3)對(duì)委托加工、在途煙葉進(jìn)行分類規(guī)定。

(4)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享，上一個(gè)流程的數(shù)據(jù)在下一個(gè)流程中得到共享和監(jiān)督，所有的庫(kù)房業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過(guò)財(cái)務(wù)接口系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)到賬務(wù)系統(tǒng)中，減少了重復(fù)勞動(dòng)，保證了數(shù)據(jù)的真實(shí)性、一致性。

(二)資金流程再造

根據(jù)現(xiàn)狀的分析，對(duì)資金流程提出以下改造措施：

1．對(duì)于原料、輔料、備件的入庫(kù)時(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)擬定的價(jià)格同步錄入ERP系統(tǒng)，使物資在流動(dòng)過(guò)程中，其物資資金也在一同流動(dòng)，使資金流和物資流達(dá)到統(tǒng)一、同步。

2．規(guī)范業(yè)務(wù)接口點(diǎn)的辦理程序和時(shí)間，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性并形成企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

(三)辦公信息流程再造

根據(jù)現(xiàn)狀的分析，對(duì)信息流程提出以下改造措施：

1．通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳遞、共享和業(yè)務(wù)前后銜接的方式來(lái)檢驗(yàn)各種信息質(zhì)量，特別是各子系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量，將分散的子系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來(lái)，使得各個(gè)子系統(tǒng)之間相互制約又相互聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)監(jiān)督。

2．實(shí)施對(duì)網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵點(diǎn)的控制，制定各個(gè)工作點(diǎn)和子系統(tǒng)的工作標(biāo)準(zhǔn)和運(yùn)行規(guī)范，并嚴(yán)格檢查，保證系統(tǒng)的有效運(yùn)行。

3．實(shí)行交叉檢查、多層次檢查等措施，保證網(wǎng)絡(luò)信息質(zhì)量和信息時(shí)效性。

4．對(duì)公文處理流程，結(jié)合公文要求和企業(yè)情況進(jìn)行規(guī)范。

5．對(duì)報(bào)表的填報(bào)分類進(jìn)行了規(guī)范，明確了痕跡管理報(bào)表的種類與操作方法。

三、如何克服和化解ERP系統(tǒng)實(shí)施中業(yè)務(wù)流程再造的難點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)

在整個(gè)ERP項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中難點(diǎn)和重點(diǎn)是業(yè)務(wù)流程的重組、再造。因此，要成功地應(yīng)用ERP系統(tǒng)，就必須對(duì)工作流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和優(yōu)化，而國(guó)有企業(yè)的傳統(tǒng)流程，恰恰是國(guó)有企業(yè)致命的弱點(diǎn)，必須把企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)機(jī)制、管理體制真正按市場(chǎng)要求來(lái)加以再造，與此同時(shí)按照電子商務(wù)基礎(chǔ)要求加以再造，沒(méi)有這兩方面的再造或者這兩方面的力量的推動(dòng)是難以成功的，因此堅(jiān)持改革與ERP系統(tǒng)實(shí)施同步進(jìn)行，整體推進(jìn)。除去重疊多余和無(wú)效的且耗費(fèi)人力、物力、財(cái)力的機(jī)構(gòu)、崗位，減少不必要的環(huán)節(jié)、層次，并重新進(jìn)行整合、分工。

實(shí)施ERP系統(tǒng)是有很大風(fēng)險(xiǎn)的，如果涉及到業(yè)務(wù)流程的再造有可能產(chǎn)生更大風(fēng)險(xiǎn)。本身ERP系統(tǒng)的應(yīng)用是一項(xiàng)高風(fēng)險(xiǎn)，高投入項(xiàng)目，它實(shí)施的成功與否是受企業(yè)內(nèi)外環(huán)境條件諸多的制約和影響。最大制約就是企業(yè)內(nèi)部制約，而企業(yè)內(nèi)部最大制約就是業(yè)務(wù)流程的再造。流程再造需要制度的創(chuàng)新來(lái)加以鞏固，沒(méi)有制度的創(chuàng)新純粹只是做一般流程的再造，只是趕時(shí)髦，此外，在人力資本的開發(fā)、在團(tuán)隊(duì)意識(shí)的培育、在產(chǎn)權(quán)制度以及組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整等方面對(duì)整個(gè)企業(yè)制度加以根本的改造創(chuàng)新，才能與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程再造相得益彰。

四、ERP系統(tǒng)實(shí)施的成效

通過(guò)對(duì)物流、資金流、信息流三大重點(diǎn)業(yè)務(wù)流程的改造，確保ERP的實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、快捷的理念在流程中得以運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了各流程之間數(shù)據(jù)的共享，提高了工作效率；對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)點(diǎn)責(zé)任時(shí)間、責(zé)任部門、責(zé)任人分別進(jìn)行詳細(xì)約定，為此，形成企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)21個(gè)。加大了數(shù)據(jù)的過(guò)程監(jiān)控，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

1、理順了業(yè)務(wù)流程關(guān)系，部門職能職責(zé)清晰，保障了接口暢通、程序規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，確保了ERP系統(tǒng)的實(shí)施；規(guī)范了內(nèi)部管理，提升了企業(yè)管理水平；降低物資消耗，加速資金運(yùn)轉(zhuǎn)、降低庫(kù)存、節(jié)約財(cái)務(wù)費(fèi)用和管理費(fèi)用。

2、提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷等全過(guò)程實(shí)時(shí)監(jiān)控管理，使物資流、資金流、信息流的調(diào)度和管理形成全過(guò)程的監(jiān)控。

3、提高管理效率、管理時(shí)效和降低管理成本，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)應(yīng)變能力、提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)為數(shù)據(jù)、信息深加工創(chuàng)造條件，確保企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。