劉子芳

摘要：《河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》實(shí)施已近三年，從認(rèn)證驗(yàn)收的實(shí)際情況看，《標(biāo)準(zhǔn)》的部分條款在文字表述、標(biāo)準(zhǔn)條款設(shè)定、標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)等方面存在著一些問題，需要進(jìn)一步完善和修訂。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)

《河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》自2006年發(fā)布實(shí)施以來，對(duì)全省基層檔案工作規(guī)范化管理、全面提升機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理水平起到了極大的推動(dòng)作用。但從筆者近三年來參加機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)、認(rèn)證驗(yàn)收的實(shí)際情況來看，《河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》(以下簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)》)的部分條款在文字表述、標(biāo)準(zhǔn)條款設(shè)定、標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)等方面存在著一些問題，需要進(jìn)一步完善和修訂。

1《標(biāo)準(zhǔn)》部分條款設(shè)定缺乏依據(jù)

《標(biāo)準(zhǔn)》條款的設(shè)定，必須有一定的檔案法規(guī)和技術(shù)規(guī)范相配套。但從《標(biāo)準(zhǔn)》設(shè)定的40個(gè)條款來看，有部分條款的設(shè)定缺乏檔案法規(guī)和技術(shù)規(guī)范的支持，使這些條款失去了合理性，也給機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證工作帶來了諸多不合理的因素。如《標(biāo)準(zhǔn)》第4條規(guī)定：“檔案人員達(dá)到相應(yīng)素質(zhì)要求……經(jīng)過同級(jí)檔案行政管理部門組織的檔案崗位培訓(xùn)”。也就是說，檔案人員只要取得同級(jí)檔案行政管理部門的培訓(xùn)并取得培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書即可。但這一條款的規(guī)定卻與河南省檔案局有關(guān)基層檔案員崗位培訓(xùn)的有關(guān)規(guī)定是相互矛盾的。河南省檔案局關(guān)于檔案員崗位培訓(xùn)工作曾做出過明確規(guī)定：基層檔案員崗位培訓(xùn)工作由市級(jí)以上檔案行政管理部門舉辦并頒發(fā)“上崗證”，縣級(jí)檔案行政管理部門是沒有權(quán)舉辦上崗培訓(xùn)和頒發(fā)“上崗證”的。因此，此條款應(yīng)改為“經(jīng)過市級(jí)以上檔案行政管理部門組織的檔案崗位培訓(xùn)”，或者廢止省檔案局有關(guān)檔案員崗位培訓(xùn)及“上崗證”發(fā)放的有關(guān)規(guī)定，以適應(yīng)《標(biāo)準(zhǔn)》條款的要求。

2《標(biāo)準(zhǔn)》部分條款文字表述有問題

作為機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，《標(biāo)準(zhǔn)》各條款在文字表述上應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)捷規(guī)范，但從《標(biāo)準(zhǔn)》部分條款的文字表述看，部分條款在文字表述上是存在問題的：一是文字表述過于繁瑣。如《標(biāo)準(zhǔn)》第4條規(guī)定：“機(jī)關(guān)文書、會(huì)計(jì)、聲像(照片、錄音帶、錄像帶)、科技(基建、設(shè)備)、榮譽(yù)、電子檔案(與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子版光盤、數(shù)碼照片光盤、多媒體光盤等)和其他業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。”該條款采用羅列的方式來表述，試圖囊括機(jī)關(guān)形成的所有檔案，讓基層檔案員和考評(píng)人員明白要考核的具體內(nèi)容，但這種羅列式的表述不僅很容易造成遺漏，而且易造成脫離基層機(jī)關(guān)的實(shí)際情況。筆者認(rèn)為，該條款的文字表述還是采用傳統(tǒng)的概述較為妥當(dāng)，即：機(jī)關(guān)各門類、各載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。類似的條款還有《標(biāo)準(zhǔn)》第11條、第31條等。二是文字表述過于機(jī)械。如《標(biāo)準(zhǔn)》第22條規(guī)定：“庫房檔案保管實(shí)現(xiàn)‘三鐵(鐵門、鐵窗戶、鐵柜子)……”?！叭F”(鐵門、鐵窗戶、鐵柜子)雖然是個(gè)通俗的表述，但后面加括號(hào)說明，就使“三鐵”的表述顯得有些機(jī)械。如有的單位采用的是不銹鋼門、不銹鋼窗行不行，符合不符合標(biāo)準(zhǔn)呢?因此。對(duì)于此類型的標(biāo)準(zhǔn)條款表述應(yīng)當(dāng)具有一定的靈活性和包容性。

3《標(biāo)準(zhǔn)》部分條款表述不嚴(yán)謹(jǐn)

《標(biāo)準(zhǔn)》條款的設(shè)定應(yīng)當(dāng)符合機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)際情況，并加以科學(xué)的定量核算，使標(biāo)準(zhǔn)條款的設(shè)定符合機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)際需要。但在實(shí)際的考核過程中，筆者發(fā)現(xiàn)《標(biāo)準(zhǔn)》的部分條款存在表述不嚴(yán)謹(jǐn)、形同虛設(shè)的現(xiàn)象。如《標(biāo)準(zhǔn)》第8條規(guī)定：“檔案人員達(dá)到相應(yīng)素質(zhì)要求，大專以上文化程度達(dá)80％以上，評(píng)聘了相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職務(wù)……”此條款存在兩個(gè)方面的問題：一是“大專以上文化程度80％以上”的規(guī)定沒有實(shí)際意義。此條款如果不結(jié)合實(shí)際測(cè)算是沒有問題的，但如果結(jié)合實(shí)際進(jìn)行定量測(cè)算，則此條款就顯得沒有實(shí)際意義。為說明問題，我們不妨進(jìn)行以下假設(shè)測(cè)算：作為市縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案室，一般只有一名檔案員，最多也就是3名。假設(shè)有1名檔案員，并且具有大專以上學(xué)歷，則100％符合此規(guī)定。假設(shè)有2名檔案員，且都具有大專以上學(xué)歷，則100％符合；如果有1名不具備大專以上學(xué)歷，則只能達(dá)到50％。假設(shè)有3名檔案員，如果3名檔案員都具備大專以上學(xué)歷，則100％符合：如果有1名具備大專以上學(xué)歷，則達(dá)標(biāo)率只有33％；如果有2名具備大專以上學(xué)歷，則達(dá)標(biāo)率只有67％。經(jīng)過以上假設(shè)測(cè)算可以得知，機(jī)關(guān)檔案員大專以上文化程度達(dá)標(biāo)率要么100％，要么就不符合80％以上的標(biāo)準(zhǔn)要求，因此“大專以上文化程度達(dá)80％以上”的規(guī)定是沒有實(shí)際意義的。二是“評(píng)聘了相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職務(wù)”的規(guī)定不符合機(jī)關(guān)干部、職工管理的有關(guān)規(guī)定，形同虛設(shè)。根據(jù)檔案職稱評(píng)審辦法和《公務(wù)員法》有關(guān)規(guī)定，我國實(shí)行公務(wù)員管理和參照、依照公務(wù)員管理的國家行政機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)和群團(tuán)機(jī)關(guān)的干部是不允許參與職稱評(píng)審的，而這些機(jī)關(guān)的工人有不符合職稱評(píng)審辦法所規(guī)定的干部身份。也就是說，在實(shí)行公務(wù)員管理和依照、參照公務(wù)員管理的這些機(jī)關(guān)，無論是工人或是干部，都不允許評(píng)聘相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職務(wù)，因此評(píng)聘了相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職務(wù)的規(guī)定形同虛設(shè)，沒有考核的必要。

4《標(biāo)準(zhǔn)》部分條款受外部環(huán)境影響較大

《標(biāo)準(zhǔn)》的條款規(guī)定應(yīng)當(dāng)是機(jī)關(guān)通過努力能夠做到的，這樣才能夠激勵(lì)各機(jī)關(guān)去努力爭(zhēng)取，以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理工作的健康發(fā)展。但《標(biāo)準(zhǔn)》的有些條款由于受外部環(huán)境影響較大，并不是通過努力所能達(dá)到的，這樣就會(huì)挫傷機(jī)關(guān)檔案工作的積極性。如《標(biāo)準(zhǔn)》第9條規(guī)定：“近5年，機(jī)關(guān)或個(gè)人獲得過市級(jí)以上檔案行政管理部門表彰的檔案工作先進(jìn)集體或先進(jìn)工作者稱號(hào)?！钡珦?jù)筆者了解，近5年來，省市檔案行政管理部門除2007年依據(jù)人事部、國家檔案局部署，對(duì)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位進(jìn)行過1次表彰外，對(duì)基層機(jī)關(guān)并沒有再進(jìn)行綜合或單項(xiàng)工作的表彰，而且此次表彰的名額(先進(jìn)集體、先進(jìn)工作者)每個(gè)縣區(qū)也只有3～5個(gè)(含檔案局館企業(yè)、事業(yè))。也就是說，縣區(qū)基層機(jī)關(guān)每5年才有可能獲得一次受表彰的機(jī)會(huì)，并且有名額的限制，即便工作做得很好，有的甚至獲得過系統(tǒng)內(nèi)省市級(jí)表彰，也很難擠上受表彰的名單。這就使每年進(jìn)行認(rèn)證的基層單位很難取得《標(biāo)準(zhǔn)》第9條規(guī)定的1分。這1分的丟失，并不是縣區(qū)基層單位工作沒有做好，而是市級(jí)以上檔案行政管理部門沒有對(duì)基層機(jī)關(guān)進(jìn)行綜合或單項(xiàng)表彰造成的。因此，筆者建議：一是省市檔案局要按照省檔案局轉(zhuǎn)發(fā)《國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督、指導(dǎo)的意見》的通知精神，及時(shí)對(duì)基層單位進(jìn)行綜合和專項(xiàng)表彰，以激勵(lì)基層單位的工作積極性，為基層單位機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證工作創(chuàng)造條件；二是對(duì)《標(biāo)準(zhǔn)》第9條規(guī)定進(jìn)行修訂，將“獲得市級(jí)以上檔案行政管理部門表彰”改為“獲得市級(jí)以上檔案行政管理部門或市級(jí)以上系統(tǒng)主管單位表彰”，或者改為“獲得縣級(jí)以上檔案行政管理部門表彰?！鳖愃七@樣的條款還有《標(biāo)準(zhǔn)》第27條、第36條等。

綜上所述，《標(biāo)準(zhǔn)》實(shí)施近三年來，雖然取得了一定的成績，但也應(yīng)當(dāng)結(jié)合近三年來的實(shí)施情況，適時(shí)地加以修訂完善，以利于機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證工作健康開展。