會計電算化的現狀與對策分析

李春霏

摘要:會計電算化是會計工作進入信息化的基礎,是今后企業(yè)決策的重要依據,經過實踐證明,我國會計電算化發(fā)展的形勢和基礎比較好,基本完成手工記賬向會計電算化記賬的轉變。隨著電子商務的不斷發(fā)展,會計電算化正從簡單的會計核算系統(tǒng)向綜合的管理信息系統(tǒng)轉變,形成以會計軟件為核心,集管理、分析為一體的會計電算化管理信息系統(tǒng),因此對會計電算化提出了新的要求。本文通過對會計電算化實施的現狀分析入手,提出了具體對策。

關鍵詞:會計電算化;現狀;對策

1 會計電算化實施的現狀

對開展會計電算化工作認識的局限性。一些單位領導對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識,沒有認識到開展會計電算化是時代發(fā)展的必然,是企業(yè)現代化管理的需要。有的甚至膚淺地認為“算盤”和“賬本”就是財務會計的工具。這種片面的認識給會計電算化工作帶來了極大的危害,影響了會計電算化發(fā)展的進程。

會計軟件發(fā)展模式的局限性。我國的軟件開發(fā)公司,都強調突出自己的會計軟件開發(fā)模式和特點,造成大部分會計軟件相互不能兼容,使用方法上也存在差異,給用戶帶來不便。如現在的用戶軟件或金蝶軟件等。由于財務人員會計電算化基礎知識相對薄弱,會計軟件經銷商為了自己的利益不得不負擔起對用戶單位操作人員的培訓、初始建賬等方面的責任。也就是說,銷售的數量和范圍越大,需要服務的對象和范圍也就隨之提高。這種軟件不兼容性的結果影響了會計電算化的發(fā)展。

會計電算化實際使用的深度不夠。一些單位在使用過程中,還僅僅停留在財務核算方面,如:工資發(fā)放、固定資產核算、報表編制等方面,而沒有把更多的時間和精力放在資金管理、資金分析、成本分析、存貨分析、財務分析等上面,為企業(yè)科學地分析提供可靠的分析數據,促進企業(yè)經濟業(yè)務的不斷發(fā)展。

會計電算化人才隊伍嚴重缺乏。財會隊伍中的部分人員知識老化,對計算機的應用不熟悉,學習會計電算化知識積極性不高,短期培訓很難取得明顯效果,而會計電算化專業(yè)畢業(yè)生人員由于會計實際經驗相對比較少,即精通會計知識,又懂得電算化的復合型人才,無論在理論界還是在實務界都比較缺乏。因此,會計與計算機的復合型人才更是供不應求,直接影響會計電算化工作的開展。

會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性差。財務數據往往是企業(yè)的機密,在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展。目前,我國不少地方對會計電算化工作的安全性,保密性重視不夠,在實際工作中存在許多安全隱患。一些會計電算化的具體操作者未能按照程序操作,導致會計資料的丟失或錯誤的出現,實行會計電算化的單位財務人員對計算機病毒的侵入防范意識不強,未能采取有效措施防病毒和黑客的侵入。

2 會計電算化存在的風險

會計電算化的益處是顯而易見的,但由于財務人員對會計電算化的過分依賴,也導致存在不少的風險。

系統(tǒng)故障風險。計算機會計信息系統(tǒng)主要由硬件和軟件構成,硬件是系統(tǒng)的身軀,軟件是系統(tǒng)的靈魂。由于機械故障、突然斷電、操作人員失誤等原因有可能導致硬件系統(tǒng)失靈,由于非法調用和修改,軟件系統(tǒng)因此受到破壞。在網絡環(huán)境中,網絡的開放性、動態(tài)性和虛擬性導致系統(tǒng)的可控性降低,一旦遭遇系統(tǒng)阻塞、病毒侵入或黑客襲擊,將導致系統(tǒng)的混亂甚至癱瘓。

內部控制的風險。會計電算化在很大程度上減輕會計人員的工作量,但同時也增加了操作人員、系統(tǒng)維護人員的責任,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。目前,不少單位沒有嚴密的管理制度或有章不循,使得會計電算化不能正常健康運轉。加上基礎工作薄弱,建立在此基礎上的電算化管理也就出現一些問題,導致手工與計算機并行時間過長,增加了會計人員的工作量。

人員職責集中帶來的風險。手工會計系統(tǒng)強調組織內部人員職責分明,相互牽制,每一步作業(yè)步驟都留有原始記錄。在會計電算化操作中,由于管理員和操作員常常被賦予一定的訪問權限,在相對開放的網絡環(huán)境里,有可能掌握重要的財務信息,竊取企業(yè)商業(yè)機密,如果缺乏有效的控制,將給企業(yè)帶來不可估量的損失。

數據輸入輸出錯誤風險。在電算化條件下,會計數據來源于原始憑證或記賬憑證,如果缺乏有效的控制,一旦輸入錯誤的數據,計算機接受這部分數據并進行自動化處理,將引發(fā)錯誤的連續(xù)性和重復性,造成會計賬簿和會計報表等信息輸出錯誤,給投資人、債權人及其關聯單位等信息的使用者帶來重大損失,會計數據的真實性和完整性難以保證。

信息存儲無紙化風險。在計算機會計信息系統(tǒng)中,數據處理大致分為輸入信息、加工信息和輸出信息三個基本環(huán)節(jié),雖然信息傳遞仍可以通過紙面文件的形式來完成,但加工過程的自動化可能導致可視性審計線索逐漸消失,除了部分原始憑證和打印輸出的報表外,大多數會計信息是以機器可讀的形式存儲在各種磁介質中,這種數據存儲方式有可能給系統(tǒng)帶來許多風險,由此產生的大量會計信息以電子數據的形式存儲,網絡數據的共享性使得電子數據面臨著更加嚴重的安全威脅。

3 解決的對策與措施

會計電算化在實踐過程中不斷地完善,雖然存在一定風險,但只要嚴格按會計電算化的流程,可以得到有效地控制。

提高對會計電算化的認識。以計算機替代人工記賬不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法,擴大了會計數據領域,提高了會計信息質量,而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術,會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進,而且必然會引起會計工作組織和人員分工的改變,促進會計人員素質和知識結構,會計工作效率和質量的全面提高,因而推動了會計理論與會計技術的進一步發(fā)展完善,促進了會計管理制度的改革,是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。

建立健全完善的會計電算化管理制度。完善的會計電算化管理制度是會計電算化高效實施的前提,建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度,形成良好地內控環(huán)境,做到不兼容權限必須分離原則、相互制約原則、安全、保密原則、內部防范的原則,內容主要包括:人員管理制度;操作管理制度;數據管理制度;系統(tǒng)維護制度;崗位責任制度;定期殺毒制度;電子檔案的管理等。

培養(yǎng)會計電算化的復合型人才。隨著計算機技術的飛速發(fā)展,會計電算化的出現大大改變了原有會計信息處理模式。要求會計人員知識更新速度加快,以適應新的企業(yè)組織形式、經營方式的變化;同時也為會計人員多渠道地獲取新知識提供了途徑,特別是對會計電算化管理人員的培訓工作要經常性進行,并進行經驗交流,使培訓收到實效,要求會計人員樹立會計電算化的觀念、掌握更豐富的會計電算化相關知識。

加強會計電算化人員的職業(yè)道德建設。會計電算化系統(tǒng)實施主體是“人”,但無論規(guī)章制度如何完善,軟件質量如何優(yōu)良,作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意的修改軟件程序,修改數據庫中的數據,非法取得口令,最終還是達不到內部控制的目的。因此,職業(yè)道德規(guī)范的建設應直接納入內部控制結構的內容。管理者應當重視對財務人員的培養(yǎng),增強財務工作人員的職業(yè)道德水準和業(yè)務水平,達到會計電算化系統(tǒng)的主體誠信。

加強電算化的內部審計。內部審計在會計電算化中對于保證會計工作人員正確、有效地完成會計核算工作,并最終產生有用的會計信息有著不可替代的作用。內部審計包括以下幾個方面:對會計資料定期進行審計,電算化會計賬務處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關財經法規(guī)的規(guī)定;審查機內數據與書面資料的一致性,如查看賬冊內容,做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整;監(jiān)督數據保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數據的現象;對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止電算化實施過程存在的漏洞。

會計電算化是隨著電子計算機技術產生的,也將隨著電子計算機技術的發(fā)展而逐步完善。會計電算化突破了傳統(tǒng)會計的觀念與理論,為財務人員提供了眾多機遇,隨著電子商務的飛速發(fā)展,會計電算化的實施給會計理論和會計研究帶來了新的難題,只有不斷地將理論與實踐相聯系,才能使會計電算化為提高企業(yè)經濟效益發(fā)揮更大的作用。