淺析人事檔案管理的“冊”改“件”

鄭　宇

《歸檔文件整理規(guī)則》(以下簡稱《規(guī)則》)是國家檔案局正式批準(zhǔn)頒布的我國現(xiàn)行檔案執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn),已從2001年1月1日開始實施?！兑?guī)則》的核心打破傳統(tǒng)的以“卷”為單位整理歸檔的模式,采用以“件”為單位整理歸檔文件,適應(yīng)了新形勢下檔案的現(xiàn)代化管理和檔案事業(yè)發(fā)展的需要。在《規(guī)則》實施的1年多時間里,顯示了由“卷”改“件”的必要性和優(yōu)越性,困擾檔案界的如立卷擬寫案卷標(biāo)題難、案卷成冊后遲交文件的插入、簡化計算機檢索等問題,因“卷”轉(zhuǎn)化成“件”而迎刃而解,這不但為檔案工作者帶來極大方便,也對檔案事業(yè)的發(fā)展大有益處。國家檔案局所頒布的《規(guī)則》中所說的立卷改革只限于各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織的文書檔案,根據(jù)(規(guī)則)精神,我們對人事檔案進(jìn)行改革嘗試,在文書檔案“卷”改“件”的嘗試過程中,認(rèn)識到人事檔案同樣適合“冊”改“件”的改革?，F(xiàn)就人事檔案實施“冊”改“件”必要性、迫切性和優(yōu)越性作以剖析,使人事檔案的管理盡快納入到“冊”改“件”的范疇中。

一、人事檔案“冊”改“件”的必要性

1.由“冊”改“件”是事物發(fā)展的必然。以“件”代“冊”歸檔這一管理模式,體現(xiàn)了人們對檔案工作認(rèn)識的加深,并在加深認(rèn)識的基礎(chǔ)上進(jìn)行運行和管理模式的改革與完善,它既是檔案工作自身發(fā)展的需要,也是時代發(fā)展與社會變革的需要。盡管“冊”對檔案事業(yè)的發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn),但是在現(xiàn)代化管理模式下,“冊”的一些局限性逐步凸現(xiàn)出來,因而已不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。而“件”作為歸檔單位,也逐步顯示出其一定的長處和優(yōu)勢。

2.現(xiàn)代化管理迫切要求人事檔案實施“冊”改“件。由于檔案的計算機管理可拋開“冊”而直接深入到文件級,所以檔案現(xiàn)代化管理的一個突出特點就是對“冊”的淡化,對“件”的青睞。由此而形成的計算機管理下多種不同主題的虛擬案卷,即經(jīng)過加工的各種信息就為領(lǐng)導(dǎo)決策、干部人事制度改革和檔案的充分利用提供有效的服務(wù)。

3.“件”適合擋案文件材料的新載體?！皟浴笔窃谝约堎|(zhì)文件為主要檔案載體情況下產(chǎn)生的。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案的新載體不斷出現(xiàn),對以往的非紙質(zhì)文件,如照片、錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤等的歸檔,以“冊”稱之有狹義上的欠妥之處;再如隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,許多文件經(jīng)網(wǎng)上傳輸,意味著無紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)實。電子檔案的產(chǎn)生和管理使“冊”的消亡有了可能,又為“件”的生成提供了良好的培養(yǎng)基。

二、人事檔案“冊”改“件”的優(yōu)越性

“冊”曾是檔案的基本保管單位,也是檔案管理模式下的一個重要概念。在舊的檔案管理模式下,“冊”有利于反映人們社會實踐活動的來龍去脈,記載歷史事實,也便于管理、查找、利用和保護(hù)文件,裝訂成冊便隨之成為人事檔案形成過程中的一個必不可少的重要環(huán)節(jié),“冊”也就成為文件歸檔、統(tǒng)計、檢索和利用的基本單位。因此,在“冊”產(chǎn)生后,為人類社會的發(fā)展起到了不可磨滅的歷史作用。但隨著計算機的普及,檔案工作已進(jìn)入了一個現(xiàn)代化管理的新時代;即用計算機錄入、存儲、網(wǎng)上輸送和檢索等的自動化計算機管理的時代,在這種計算機檔案管理的環(huán)境下,傳統(tǒng)的“冊”已不適應(yīng)于現(xiàn)代化的計算機管理模式,以”件”為單位保管,使人事檔案工作人員擺脫繁重的歸檔、裝訂等手工勞動,集中力量做好檔案信息的收集、開發(fā)和利用,體現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和程序化。具體表現(xiàn)在以下幾個方面:

1.“冊”改“件”便于人事檔案的科學(xué)管理。人事檔案管理是高校人力資源開發(fā)中一項重要的基礎(chǔ)性工作。為領(lǐng)導(dǎo)決策和職能部門合理調(diào)配人力資源提供了可靠的信息服務(wù),是人事檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點。按照中組部頒發(fā)的(干部檔案整理工作細(xì)則)規(guī)定,干部檔案材料形成后,必須進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、裝訂等系統(tǒng)化整理,達(dá)到完整、真實、精煉、條理、實用的要求。但在人事管理體制改革不斷深化和信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢下,人事檔案管理要適應(yīng)新形勢的要求,更新觀念。轉(zhuǎn)變思路,探索新途徑,運用新技術(shù),實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。采用以“件”為單位檔案歸檔后,正是順應(yīng)新形勢下檔案工作的需要;使檔案工作人員把主要精力用于業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高以及科學(xué)管理上?，F(xiàn)階段應(yīng)積極探索實行綜合管理的新路子,如將本單位的干部人事檔案工作、干部統(tǒng)計工作和計算機管理干部信息工作;連成一體,為領(lǐng)導(dǎo)決策以及干部人事工作提供綜合服務(wù)。

2.簡化了取消“冊”的工作程序。人事檔案隨著當(dāng)事人的任職而建立,但一個人的檔案并不是一次完成的,它是動態(tài)的而不是靜止的。即人事檔案處于不斷發(fā)展變化的狀態(tài),因為人的成長是一個不間斷的過程,人事檔案也應(yīng)隨著當(dāng)事人的成長而連續(xù)不斷地補充新的內(nèi)容,以便更好地反映其現(xiàn)實面貌。因此在實際工作中,為了保持人事檔案的常新與完整,避免內(nèi)容老化和材料的殘缺,必須經(jīng)常地、及時地做好收集工作,以充分發(fā)揮人事檔案的現(xiàn)實效用。以“件”為單位歸檔后,在歸檔中免去了編頁碼和多次拆、裝等瑣細(xì)工作,減少了檔案整理的煩瑣工序,使檔案工作者的“無效”勞動明顯減少。檔案材料可隨收隨歸,檔案整理立卷,只需分類、編號、登記卷內(nèi)目錄,然后取齊左、下兩側(cè),放人檔案盒。一盒美觀、整齊的案卷就形成了。

3.“冊”的取消有利于檔案的保護(hù)和利用。人事檔案是按十大類的排列順序固定不變。在傳統(tǒng)的案卷管理模式下,一旦有了新的材料,檔案工作者就要把這些人事檔案材料分門別類后,插入對應(yīng)類中,然后把已裝訂好的檔案拆開,為了求裝訂整齊、美觀,放進(jìn)新材料后又重新打孔裝訂剪裁。這樣反復(fù)拆裝打孔剪裁,給檔案造成的損傷是不言而喻的。以“件”代“冊”歸檔時,在對檔案材料進(jìn)行調(diào)整或增加新的材料時,如果是一張紙或是多張的線裝材料,只需把材料插入相應(yīng)類別的最后就可以了。但如果是二張以上又不是線裝,取釘后用縫紉機縫牢后再插入。這樣,避免了因不斷拆裝剪裁給檔案帶來的損害,保證了檔案材料的完整,保護(hù)丁檔案載體免受自然或人為的損壞,維護(hù)了檔案材料的原貌。又最大限度地延長檔案壽命。有利于檔案材料的保護(hù)。

人事檔案工作的根本目標(biāo)就是通過提供人事檔案,滿足人事檔案管理丁作的需要。因此,做好服務(wù)工作是人事檔案工作的主題,并貫穿于人事檔案工作始終?！皟浴毕?“件”成為檔案的基本保存單位,極大地方便了借閱者的利用。一是檔案由“冊”改“件”后便于檔案的利用、復(fù)印、縮微以及掃描等。利用者如需要檔案中某個材料時,只要將其抽出,不必整本拿出,有利于檔案保密。二是應(yīng)用計算機利用專題目錄、主題索引等建立文件級目錄檢索體系,提高了檔案檢索的速度和提供綜合服務(wù)。

綜合以上分析,適應(yīng)現(xiàn)代化的管理模式是促成由“件”代“冊”的直接動因,故有其生成時迫切性和必然性,再加由“件”代“冊”的諸多優(yōu)勢所在,相信在今后的人事檔案工作實踐中會顯示出其巨大的優(yōu)越性。在肯定其可行性和優(yōu)越性的同時,也應(yīng)做好解決由“件”代“冊”存在問題的思想準(zhǔn)備,盡快適應(yīng)由“件”代“冊”這一新的管理模式,以促進(jìn)人事檔案事業(yè)的更大發(fā)展?！?/p>

(編輯/劉佳)