理性認識學(xué)校管理制度

劉 雄 張 引

學(xué)校為了組織和管理各項行政工作,提高管理的有效性,依據(jù)國家各類法律、法規(guī),按照一定程序制定一系列的規(guī)章制度。但不少學(xué)校管理者過于強調(diào)規(guī)章制度的積極作用,甚至完全依賴這些規(guī)章制度,這往往使管理的有效性大打折扣。學(xué)校管理者應(yīng)該理性看待規(guī)章制度在學(xué)校管理中的功能,既看到規(guī)章制度在學(xué)校管理中的正功能,也應(yīng)看到其在學(xué)校管理中的負功能。

規(guī)章制度概述

規(guī)章制度對于任何組織而言都非常重要,這也是管理學(xué)者關(guān)注的焦點之一,被稱為“組織管理之父”的韋伯(Max Weber)認為:所有的現(xiàn)代組織,包括學(xué)校,都屬于具備以下五個特征的理性科層制組織。

1.專門化。在科層制組織中,作業(yè)是根據(jù)工作類型和目的進行劃分的,具有明確的職責(zé)范圍。各個成員將接受組織分配的活動任務(wù),并按分工原則專精于自己崗位職責(zé)的工作。

2.等級制。在科層制組織中,每個人的權(quán)威與責(zé)任都有明確的規(guī)定。這些職位按等級制的原則依次排列。部屬必須接受主管的命令與監(jiān)督,上下級之間的職權(quán)關(guān)系嚴格按等級劃定。

3.規(guī)則化。在科層制組織中,組織運行,包括成員間的活動與關(guān)系都受規(guī)則限制。也就是說,每位成員都了解自己所必須履行的崗位職責(zé)及組織運作的規(guī)范。

4.非人格化。在科層制組織中,官員不得濫用其職權(quán),個人的情緒不得影響組織的理性決策;公事與私事之間具有明確的界限;組織成員都按嚴格的法令和規(guī)章對待工作和業(yè)務(wù)交往,確保組織目標的實施。

5.技術(shù)化。在科層制組織中,組織成員憑自己的專業(yè)所長、技術(shù)能力獲得工作機會,享受工資報酬。組織按成員的技術(shù)資格授予其某個職位,并根據(jù)成員的工作成績與資歷條件決定其晉升與加薪與否。

在規(guī)則化方面,韋伯認為每一個組織中都有一個規(guī)章制度系統(tǒng),這個規(guī)章制度系統(tǒng)由專門制定的系列準則組成,管理行為實質(zhì)上是把這些準則適用到每一個具體的事件中。規(guī)章制度系統(tǒng)規(guī)定了科層組織中每一個職位的權(quán)利和義務(wù),并且有助于實現(xiàn)科層組織中的合作行為,在人事發(fā)生變動的情況下,該系統(tǒng)確保了操作的連續(xù)性,也確保了組織成員行為的一致性和穩(wěn)定性。規(guī)章制度對于維護整個組織穩(wěn)定具有非常重要的意義。

學(xué)校規(guī)章制度與學(xué)校管理

學(xué)校規(guī)章制度是為了實現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)目標,保證教育教學(xué)工作有序地進行,要求師生員工共同遵守的行為準則。學(xué)校規(guī)章制度對維系學(xué)校管理、規(guī)范學(xué)校師生員工的行為等方面有著極其重要的作用。

作為現(xiàn)代社會中的學(xué)校,由于其自身的特定社會使命,使得學(xué)校不同于社會上的其他組織。但是,作為一個組織,學(xué)校卻具備了韋伯科層組織的某些特征,當然,不同層次、類型和規(guī)模的學(xué)校,其具備的韋伯科層組織色彩有很大的不同,我們可以把韋伯科層組織五個特征按程度“高→低”來進行描述,確定學(xué)校符合韋伯科層組織模式的程度,如圖一所示:

(圖一:學(xué)校科層化程度確定圖)

一般來說,層次高、規(guī)模大的學(xué)校,其韋伯科層組織模式的符合程度就高,層次低,規(guī)模小的學(xué)校韋伯科層組織模式的符合程度要低一些。在韋伯科層組織模式的符合程度高的學(xué)校里,規(guī)則化程度高,規(guī)章制度完善程度也高。

學(xué)校規(guī)章制度,對于建立和維護學(xué)校的正常秩序,提高學(xué)校管理效率,完成學(xué)校的各項教育教學(xué)任務(wù),具有重大的理論意義和現(xiàn)實意義。在學(xué)校管理中,特別是韋伯科層組織模式的符合程度高的學(xué)校管理中,管理者特別依賴完善的規(guī)章制度,這一點很符合高校的管理特點。但是,規(guī)章制度本身的缺陷和負功能以及新情況的出現(xiàn),使得學(xué)校管理者們在面對新情況的時候,疲于制定和完善規(guī)章制度,而新的規(guī)章制度的不完善又使得他們陷于制定完善更新規(guī)章的泥淖中,從而形成惡性循環(huán),導(dǎo)致管理效率的低下和師生員工的不滿。由此可見,學(xué)校的管理者一味依賴學(xué)校規(guī)章制度進行管理是不可取的。

學(xué)校規(guī)章制度的功能

學(xué)校規(guī)章制度在學(xué)校管理中有著重要的地位,但規(guī)章制度本身遠非管理的全部。正如人們對韋伯模式的批判一樣,組織中規(guī)章制度的功能也受到人們的質(zhì)疑。學(xué)校規(guī)章制度的功能并不是只有正功能,也有負功能,對于學(xué)校管理而言,這一點往往是被忽略的。

1.學(xué)校規(guī)章制度在學(xué)校管理中的正功能

學(xué)校規(guī)章制度的正功能,指其積極功能,具體來說有以下四個功能。

①說明功能。規(guī)章制度對學(xué)校中每個職位的職責(zé)和權(quán)利進行具體的說明,使得不需要通過重復(fù)的命令來指導(dǎo)常規(guī)工作,而且精心制定的規(guī)章制度的確立也比匆忙的口頭命令更為明確。規(guī)章制度對學(xué)校教職員工的個體表現(xiàn)起到了引導(dǎo)作用。

②緩沖功能。規(guī)章制度成為了學(xué)校管理者和教職員工之間的緩沖器,因為,規(guī)章制度本身有“制度面前,人人平等”的意味?；凇爸贫让媲?人人平等”,學(xué)校管理者就可以理所當然否決教職員工的某些要求。這樣,教職員工的不滿指向的是規(guī)章制度。規(guī)章制度使得學(xué)校管理者獲得指導(dǎo)、命令教職員工的威權(quán),也使得教職員工在接受這些指導(dǎo)、命令的時候不會產(chǎn)生背叛“人人平等”的感覺,因為“我是在服從規(guī)章制度的指導(dǎo)和命令,而不是服從學(xué)校管理者個人,我和學(xué)校管理者是平等的?！?/p>

③使懲罰合法化。當教職員工被明確告知什么樣的行為會受到懲罰和懲罰的實質(zhì)是什么,懲罰就得到了合法化。在我們的觀念中,“不知者無罪”是理所當然的,那種事后再來制定規(guī)章制度進行懲罰的行為是不得人心的。規(guī)章制度不僅使學(xué)校管理中的懲罰合法化,也使得管理行為中的懲罰非人格化。

④回旋余地功能。把規(guī)章制度作為討價還價的工具,使得學(xué)校管理者可能得到教職員工的各種非正式合作。不一味強加規(guī)章制度,隨著學(xué)校管理者在教職員工中親和力的提高,學(xué)校管理者的威權(quán)就可以得到擴展,從而能更有效地把管理決策貫徹下去。

2.學(xué)校規(guī)章制度在學(xué)校管理中的負功能

上述對學(xué)校規(guī)章制度的正功能進行了探討,但是,我們也應(yīng)該注意到基于規(guī)章制度本身的屬性產(chǎn)生的負功能,主要有以下四個方面。

①使教職員工對工作產(chǎn)生冷漠。規(guī)章制度雖然很明確地說明了學(xué)校中每個職位的權(quán)利和職責(zé),但是也使得教職員工知道了哪些是規(guī)章制度對他們所在職位的最低要求,這使得部分教職員工對工作表現(xiàn)產(chǎn)生冷漠,因為只需要達到職位所在的最低要求就可以保證安全。當這種冷漠和敵意結(jié)合在一起,服從的是規(guī)章制度的字面含義,冷漠行為就會變成蓄意破壞。

②目標轉(zhuǎn)移。雖然學(xué)校規(guī)章制度可以在學(xué)校管理者和教職員工之間起到緩沖器作用,但是這種緩沖可能是消極的,產(chǎn)生目標轉(zhuǎn)移,即規(guī)章制度變成了學(xué)校管理目標本身,學(xué)校管理者基于此做出決策時可能會重點考慮規(guī)章制度本身,通常犧牲了其他更重要的目標。

③守法主義的產(chǎn)生。雖然規(guī)章制度能使管理中的懲罰行為合法化,但是卻會產(chǎn)生守法主義,當規(guī)章制度和懲罰相當普遍的時候,教職員工將變成守法主義者。更有甚者,在規(guī)章制度沒有覆蓋到的領(lǐng)域,因為規(guī)章制度總是不完善的,部分教職員工會利用守法主義作為實施不道德行為的借口。

④放縱現(xiàn)象的產(chǎn)生。雖然規(guī)章制度可以作為學(xué)校管理者和教職員工之間討價還價的工具,但是這種討價還價并不能一定確保學(xué)校管理者和教職員工之間非正式合作的產(chǎn)生,因為這種合作只是可能產(chǎn)生。所以這種討價還價會導(dǎo)致放縱的危險。在這種情況下,上下級之間雖然很友好,但是管理卻沒有效率。學(xué)校規(guī)章制度的正功能和負功能可以通過圖二表示:

(圖二:學(xué)校規(guī)章制度的雙重功能)

理性認識、科學(xué)利用學(xué)校規(guī)章制度

在規(guī)模大、層次高的學(xué)校里,作為學(xué)校的管理者,特別是校長,依靠規(guī)章制度管理是學(xué)校管理的一種有效手段,但沒能看到學(xué)校規(guī)章制度的正負功能,完全依靠學(xué)校規(guī)章制度進行管理卻是不可取的,應(yīng)該理性看待學(xué)校規(guī)章制度在學(xué)校管理中的功效,通過以下策略,提高學(xué)校管理的有效性。

1.正確看待學(xué)校規(guī)章制度的正負功能

觀念是行動的先導(dǎo),作為學(xué)校的管理者,必須要了解規(guī)章制度的正功能,也必須了解其負功能,這樣,才能在學(xué)校管理實踐中,不會忽略其他有效的管理手段,不過分依賴學(xué)校規(guī)章制度進行管理。

2.多途徑拓展學(xué)校管理者的威權(quán)

學(xué)校管理者在管理過程中,威權(quán)的大小非常重要,總的說來,管理者在實際的管理中有五種威權(quán)。

①獎勵威權(quán)。這是學(xué)校管理者通過獎勵來影響教職員工行為的能力,這種威權(quán)的大小取決于獎勵品對教職員工的吸引程度和學(xué)校管理者對獎勵的控制。

②強制威權(quán)。這是學(xué)校管理者通過懲罰來影響教職員工的能力,這種威權(quán)的大小取決于懲罰的嚴重程度和逃脫懲罰的可能性大小。

③合法性威權(quán)。這是學(xué)校管理者因為其職位緣故影響教職員工行為的能力,教職員工承認學(xué)校管理者在其職責(zé)范圍內(nèi)有權(quán)指導(dǎo),而他們有義務(wù)服從,即在教職員工心里形成了一個“不關(guān)心地帶”,在這個地帶之內(nèi),他們會毫不猶豫服從,而超出這個地帶,這種威權(quán)的效力很快就會消失。

④指示威權(quán)。這是學(xué)校管理者基于教職員工對學(xué)校管理者的喜愛和認同來影響教職員工行為的能力,擁有這種權(quán)力的學(xué)校管理者受到教職員工的尊敬和愛戴,這種威權(quán)源自學(xué)校管理者自身的人格魅力和人際技巧。

⑤專家威權(quán)。這是由于學(xué)校管理者自身擁有專業(yè)知識和技能而影響教職員工行為的能力,教職員工聽從學(xué)校管理者的指導(dǎo),因為他們相信學(xué)校管理者擁有的知識和技能是學(xué)校管理者管理行為的先決條件,這也是他們自身所缺少的知識和技能。

作為學(xué)校的管理者如何運用這五種威權(quán),如何樹立這些威權(quán)相當關(guān)鍵,成功的學(xué)校管理者,應(yīng)該慎用獎勵威權(quán),太少或太頻繁的獎勵都會失去獎勵應(yīng)有的作用;盡量少用強制威權(quán),因為強制威權(quán)使用的結(jié)果往往產(chǎn)生敵意和疏遠;合理使用合法性威權(quán),不要超過領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍使用合法性威權(quán),超出職權(quán)范圍使用這種威權(quán),教職員工只會冷漠應(yīng)對;努力擴大指示威權(quán),因為這種威權(quán)的使用能使教職員工和學(xué)校管理者之間產(chǎn)生信任和認同,能使學(xué)校管理工作更為順暢;努力樹立學(xué)校管理者的專家威權(quán),學(xué)校管理者應(yīng)全面展現(xiàn)自身的專業(yè)素質(zhì)和管理能力,讓教職員工對學(xué)校管理者產(chǎn)生信心,增加學(xué)校的凝聚力,使學(xué)校管理效能最大化。

3.塑造開放、健康的學(xué)校管理氛圍

開放的學(xué)校,不僅指的是學(xué)校對外界環(huán)境的開放,同時也指學(xué)校內(nèi)部教職員工與學(xué)校管理者、教職員工之間、師生之間和學(xué)生之間的開放,這種開放氛圍的塑造不是短期就能達到的,這和學(xué)校管理者的管理理念是分不開的,過分依賴學(xué)校規(guī)章制度來進行管理,將無助于塑造開放的學(xué)校氛圍,為此,學(xué)校管理者應(yīng)該科學(xué)使用五種威權(quán),教職員工與學(xué)校管理者、教職員工之間、師生之間和學(xué)生之間形成相互信任、相互認同的關(guān)系,保證管理的順暢,才能塑造一個開放、健康的學(xué)校氛圍,這樣才能提高學(xué)校管理的有效性。

總之,學(xué)校管理不僅是一門學(xué)問,也是一門藝術(shù),藝術(shù)的實質(zhì)使得學(xué)校管理具有很強的可變性,在學(xué)校的管理過程中,應(yīng)科學(xué)理性認識學(xué)校規(guī)章制度在學(xué)校管理中的功能,不過分依賴學(xué)校規(guī)章制度,科學(xué)利用學(xué)校規(guī)章制度,塑造開放健康的學(xué)校管理氛圍,才能最大限度地提高學(xué)校管理效能。

(作者單位:四川理工學(xué)院人文學(xué)院)