趙 軍 吳海華

（揚州大學圖書館 江蘇 揚州 225009）

新建圖書館總要涉及到搬遷問題，其中工作量比較大、頭緒比較多的是圖書館藏書的搬遷工作。如何讓圖書搬遷能夠按計劃、有組織、分步驟地進行，與精密的規(guī)劃、周密的組織和適宜的操作有很大的關系。揚州大學是由多校合并而成的一所地方綜合性大學，揚州大學圖書館（以下簡稱我館）也是由多校區(qū)圖書館合并而成的。學校事業(yè)迅猛發(fā)展的10年間，我館經(jīng)歷了新建兩個館、擴建兩個館4項大的工程，同時圖書館藏書也經(jīng)歷了4次大搬遷，這期間由于校區(qū)學科的調整，又經(jīng)歷了數(shù)次比較小規(guī)模的圖書館藏書搬遷調撥工作。其中雖不乏成功的經(jīng)驗，但也有不足的地方，如最初圖書搬遷由于經(jīng)驗不足、工作中事前測算計劃不夠縝密與嚴謹，導致圖書上架不能一次到位，進而產(chǎn)生圖書串架、倒架工作，加之搬運過程中圖書無序，圖書搬運時間相對延長，工作效率有所降低，花費了一些“冤枉錢”。 但是我們及時總結圖書的搬遷實踐并借鑒業(yè)內同行的有益經(jīng)驗，經(jīng)過數(shù)次搬遷，漸漸總結出一套組織有序、有效的搬遷辦法，俗稱圖書搬遷過程中的“五定”。該方法對圖書搬遷的有序順利進行、圖書一次搬遷到位、人力資源消耗最少起著重要的保障作用。

所謂“五定”，就是圖書搬遷過程中的5個保證質量的控制環(huán)節(jié)，即定長、定人、定高、定量、定位。抓住了“五定”，也就扭住了圖書搬遷的“牛鼻子”，揪住了關鍵環(huán)節(jié)。下面分別來說明“五定”的具體內容與具體做法。

1 搬書規(guī)劃中——定長

定長就是指在制訂圖書搬遷規(guī)劃時要確定搬遷圖書的書脊總長度，確定22個大類圖書的書脊長度及新館中的各樓層、各區(qū)間擺放新書架架位的總長度與區(qū)間長度。藏書布局規(guī)劃工作是圖書搬遷的首要工作，定長工作是圖書搬運過程中的關鍵環(huán)節(jié)，這個工作如果做得好，就能夠為其他各項工作的順利開展打下良好的基礎。

一般情況下，圖書館沒有現(xiàn)成的入藏圖書書脊總長度數(shù)據(jù)。目前現(xiàn)有數(shù)據(jù)是圖書館藏書的總冊數(shù)、22大類藏書各類別的冊數(shù)、外借在讀者手中的藏書總冊數(shù)及各類別藏書的冊數(shù)。我館最初的一次搬遷工作就是以圖書館入藏圖書總冊數(shù)、各類別圖書冊數(shù)、新館書架及計算出的每檔擺放圖書的冊數(shù)為依據(jù)的，通過這些數(shù)據(jù)來確定新館藏書布局并完成新館各類別圖書架位的測定。具體來說，就是先到書庫抽樣測量一檔書架，在圖書放置占架位2/3的情況下計算圖書冊數(shù)，多次取樣取其平均數(shù)。例如，書架每檔平均擺放圖書數(shù)為45冊，即新館每檔書架擺放圖書的冊數(shù)，在各類別圖書的冊數(shù)已經(jīng)知道的情況下，用各類別圖書冊數(shù)除以45，所得就是新館每類圖書需要占用的空間。這種測定架位方法的好處是，各項數(shù)據(jù)容易獲得、工作量不會很大、結果容易整理。但是每檔圖書冊數(shù)是抽樣取平均值計算出的，數(shù)據(jù)不夠精確，涉及到個別大類，就可能出現(xiàn)少算架位的情況，導致圖書擁擠，從而產(chǎn)生大量串架、倒架工作。

從效率方面來講，圖書搬遷過程中的圖書排架工作肯定是并行的工程，往往是多小組同時行動。首先，要根據(jù)分組數(shù)量、搬遷書刊數(shù)量及22個類目相關書刊的數(shù)量均衡分配各小組應承擔的工作量。其次，按照22個類目中的某一類目開始分段，每個小組負責一段，進行書刊上架排序工作。如此一來，排序工作只有到了最后才能發(fā)現(xiàn)圖書擺放架位不夠。這說明取平均冊數(shù)測算架位的方法是不精確的。

總結我館實際工作經(jīng)驗發(fā)現(xiàn)，通過現(xiàn)場測量在架存放圖書的書脊實際長度來確定架位才是比較精確的計算方法。這個方法甚至可以精確到厘米。但這個數(shù)據(jù)沒有現(xiàn)成的，需要到現(xiàn)場進行測量，工作量比較大，而且還需要工作人員足夠細心，不能出現(xiàn)任何差錯。我館制訂搬書規(guī)劃時，安排了兩個小組分別進行測量和復核工作，以保證測量數(shù)據(jù)的精確。

一般標準雙面書架為6格，每檔凈長為90cm。考慮藏書發(fā)展因素，新館書架每層每檔存放圖書占架位2/3（即60cm）之內為宜，預留1/3（即30cm）作為今后3-5年入藏圖書的發(fā)展空間。如再有多余的書架架位，就按照本館藏書范圍、本館近3年圖書入藏數(shù)據(jù)、各類圖書借出數(shù)據(jù)綜合考慮各類圖書的數(shù)量，以適應更長時間的發(fā)展需要。

在圖書搬運之前，必須按此方法確定各類圖書在新館所需的架位數(shù)，確定什么類別的圖書放在什么樓層及放在什么區(qū)間。這個工作做好了，才能總攬整個圖書搬遷工作的全局。這個工作做得越充分，就越能保障整個圖書搬遷工作高效完成。

2 圖書打捆前——定人

圖書搬遷前必須確定好圖書搬遷到新館的準確位置，確定好后搬遷工作就可以開始了。 圖書搬遷是一項時間緊、任務重的工作，只要開始搬，就要在較短的時間內完成。因此，要動員全館職工參與，使其各司其職、人人肩上有指標，把職工的積極性充分調動起來。

通過測算，把工作任務、工作量均衡分解到一線工作小組，最好是每個小組安排兩個職工、兩個參加過圖書館勤工助學的學生。因為參加過勤工助學的學生對圖書分類與排架方法比較熟悉，工作起來比較熟練。工作任務要分解到小組、分解到個人，使每個參與搬遷的工作人員自始至終都明確各自的任務。這樣分工的好處在于任務明確、責任明確、時間明確，并能督促每個小組從一開始就把工作做實、做好。

在整個流程中，實際操作性的工作是圖書下架打捆，工作量相對來說較大。在圖書打捆前應先定人，即把整個圖書搬遷任務分解到每個人，以保證各項任務按時完成。在小組人員確定后，還要對每個小組成員進行現(xiàn)場培訓，提出各個環(huán)節(jié)的技術要求，如如何按順序打捆圖書、如何把圖書捆扎結實不會散架等。圖書整理工作是慢工才能出細活的工作，速度是快不起來的，而且不是任何人都能上手做的，有個熟能生巧的過程。要減少后邊排架、整架的工作量，最省事的辦法就是狠抓人員的現(xiàn)場培訓、狠抓圖書打捆工作，為后續(xù)工作打下良好的基礎。

3 圖書打捆中——定高

圖書打捆、定高對保障后續(xù)工作有條不紊地進行大有裨益。若沒有對圖書打捆中一捆書的高度作要求，則會因各人按照不同的捆法打捆而使每捆書的大小不一。這不僅不便于搬運圖書，更不便于圖書上架、解捆定位，增加了后續(xù)工作的不確定性。打捆是圖書搬遷中實質性的第一步工作，打捆的質量與高度將直接影響到拆包工作。我館圖書打捆統(tǒng)一規(guī)定30cm為一個捆，因為書架的一個擱板是90cm，放2/3（約60cm）的圖書正好是兩捆書的長度。兩捆書放一個擱板，定位非常準確，不僅為以后的圖書拆包、上架帶來極大的便利，也在一定程度上避免了不必要的串架工作，使新館圖書排架的總體設計雜而不亂，歸架操作簡單明了。

定高的辦法很簡單，在木椅背上標注30cm高的記號，每個小組以木椅上記號高為準進行打捆。打捆圖書時最好打成井字花，可以避免圖書在搬運過程中出現(xiàn)散包現(xiàn)象。因此，在人員培訓時，需要特別強調打捆方法。另外，包號的書寫標準要一致。每捆書都要寫上標號，圖書館要對包號的書寫作出統(tǒng)一要求，即簡單明了、好記好認。我館按大類號加流水號的方式編號，同時在前面加上新館的樓層號，如A類第一包標為“2A1”，表示新館2樓A大類的第一包，依此類推。書寫時要求字跡工整、清楚。我館對于寫號用紙統(tǒng)一規(guī)定為彩色宣傳紙，鄰近的小組用不同的顏色加以區(qū)分，有利于搬家公司工人按顏色來搬運圖書。新書架架頭上貼相應顏色的分類號紙及欲擺放圖書的相關信息內容，以便圖書到新館后一一對應。

每個小組圖書打捆結束后要把所在小組的圖書流水號、總計打捆圖書數(shù)在新館書架架頭上標注出來，同時在第一面書架上標注這一排架應放的起始包號（如2A1-2A12），這樣每包書的具體位置就相當?shù)那宄?，上架時直接對號放書即可。

4 圖書運輸中——定量

圖書打捆完畢后，接下來的搬運工作可以請搬家公司來完成。圖書館要提供一份清單，列出有多少圖書要搬運，搬運圖書在新館的位置，數(shù)據(jù)明了、任務清楚，以便搬家公司投標報價，圖書館擇優(yōu)選擇搬家公司。以往在運輸環(huán)節(jié)中，由搬家公司自帶運輸工具，兩人一組把打捆圖書放在敞口的抬書用具里，用人力搬運并堆放在運輸?shù)目ㄜ嚿希钡娇ㄜ嚩褲M為止，而且搬家公司只負責將圖書運到指定位置。由于打捆圖書都是按序號擺放的，這種方式容易出現(xiàn)順序混亂，以致圖書上架時需要花大量的時間找圖書的順序號，影響搬遷進度?？偨Y以往經(jīng)驗，我館受到集裝箱運輸便利性的啟發(fā)，采用紙質箱包運輸，其優(yōu)點在于：①保護了圖書，使圖書因紙箱的保護很少受到野蠻裝卸的破壞，尤其對特殊圖書（如線裝書、報紙、大型畫冊等）起到很好的保護作用；②保護圖書不被弄臟；③搬運過程中圖書不易散捆，保證了圖書的有序性；④用箱運輸，打捆的圖書不易中途遺失；⑤運輸順序不會混亂，大號的先上車，小號的先下車，而且便于統(tǒng)計；⑥便于搬家公司搬運，便于規(guī)整裝車。

我館用醫(yī)用的包裝周轉箱，1箱放8包圖書，兩箱一起抬，非常方便。每箱裝好后，用封條直接封口，并寫上新館的樓層、架位號及各箱的順序號。每車書裝完立即辦理發(fā)貨單，由司機交給接收人員驗收卸車。

5 圖書運輸后——定位

前面的“四定”，為圖書到達新館的定位提供了必要的保障。圖書館在制訂圖書搬運規(guī)劃時，就要確定圖書在新館中的具體位置，圖書運送到達后要求搬運工人把每箱圖書送到指定的位置。每個小組再把自己打捆的圖書重新按流水號上架，對號入座。剛擺好的圖書不要急忙解捆，先放在指定架位上進行排查，如查看排架的流水號是否有缺，確定無誤后再解繩拆捆。完成圖書排架、整理工作后，要著手制作架標，這樣整個搬遷工作才算是順利完成。

總之，圖書館的搬遷工作要精心策劃、早做準備、統(tǒng)一布置、細心安排、措施得力、指揮得當、按部就班、有條不紊，充分調動每個員工的積極性與能動性，以最小的成本、最短的時間完成，使圖書以全新的面貌迎接讀者。