賴麗麗

（佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院，廣東 佛山 528000）

進(jìn)一步加強現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的對策思路

賴麗麗

（佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院，廣東 佛山 528000）

現(xiàn)代信息技術(shù)已成為營造高校文化的催化劑，檔案資料在載體、收集、保存和利用方面也隨之而改變，文章分析了現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用情況，以及應(yīng)用過程中存在的問題及其原因，重點論述了進(jìn)一步加強現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的對策思路。

現(xiàn)代信息技術(shù)；高校檔案管理；應(yīng)用現(xiàn)狀；對策思路

現(xiàn)代信息技術(shù)已成為營造高校文化的催化劑，對現(xiàn)代信息技術(shù)運用程度的高低將影響每一所高校的發(fā)展?，F(xiàn)代信息技術(shù)以容量大、突破時空限制、迅速、直觀、生動、形象等無可比擬的特點和優(yōu)點承擔(dān)著高校發(fā)展的重任。事實證明，任何高校的發(fā)展都離不開信息技術(shù)的支持?，F(xiàn)代信息技術(shù)為高校教育和管理帶來了前所未有的活力和生機，檔案管理也不例外。在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，高校的教育、教學(xué)和管理模式和內(nèi)容發(fā)生了變革，由此而產(chǎn)生的檔案資料在載體、收集、保存和利用方面也隨之而改變，針對這種情況，論文就高校檔案工作的應(yīng)對做法、取得的一些經(jīng)驗和不足作了簡單總結(jié)，對如何進(jìn)一步應(yīng)用信息技術(shù)的最新成果來改進(jìn)今后的檔案工作作了初步的探究。

一、現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用

1.現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)狀

檔案資料產(chǎn)生于一所高校的每一個教職工的工作當(dāng)中，它是集體智慧的結(jié)晶，是共有的精神財富，沒有意識到這一點，肯定不能把該歸檔的資料收集完全，就這樣喪失掉。只有關(guān)注這種檔案管理的弊端，才能促使廣大教職員工迅速樹立起正確的檔案意識，掌握基本的檔案常識。應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)是實現(xiàn)檔案綜合管理達(dá)標(biāo)的可靠手段。在很多高校，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中基本實現(xiàn)了如下兩個要點：

（1）引用現(xiàn)代信息技術(shù)的成果，提升檔案管理水平

以先進(jìn)的辦學(xué)理念、先進(jìn)的管理模式、先進(jìn)的教育裝備來發(fā)展高校，如完善校園網(wǎng)；教職員工普及電腦；進(jìn)行無紙化辦公、傳遞信息；計算機、液晶投影、大背投彩電等多機一幕多媒體平臺進(jìn)入教室、活動室，使教師備課、上課的方式發(fā)生革命性的變革；使用有多個工作站的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件等。這一切有利于提高知名度，形成名副其實的現(xiàn)代教育技術(shù)高校。

（2）以人為本，致力于打造和提升檔案管理的服務(wù)功能

“高?；旧嫌袃纱蠊ぷ鳎皇枪芾砉ぷ?，二是教育工作。教育工作是高校直接面對學(xué)生的第一線工作，管理工作既是對教育工作的組織、調(diào)控，又是對教育工作的服務(wù)、支持。這兩個工作過程是密不可分的，呈現(xiàn)出你中有我，我中有你的狀態(tài)，都是為了實現(xiàn)教育目的?？梢哉f，高校管理工作的水平，在很大程度上決定著高校教育過程的成效，而高校教育過程的成效則集中體現(xiàn)高校管理工作的優(yōu)劣。所以，高校管理工作要面向教育過程，以教學(xué)為中心，遵循教育規(guī)律，調(diào)節(jié)各種教育因素，充分發(fā)揮高校的整體功能，保證教育過程的優(yōu)化，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展”。教育過程的完成者就是高校里的每一個教職員工，他們是高校歷史的創(chuàng)造者，也是記錄著高校前進(jìn)歷程的第一手真實資料的制造者。如果所要收集的資料既能反映高校發(fā)展的痕跡，又能照顧到人的需要，為高校里的每一個人的全面發(fā)展服務(wù)的話，它是讓人樂意來完成的。

2.現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理應(yīng)用過程中存在的問題及其原因

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的時間還不長，因而在應(yīng)用過程中也還存在著這樣那樣的問題。

（1）檔案管理系統(tǒng)未能成為一個有機的整體，目前還處于條塊分割狀態(tài)，不利于檔案的統(tǒng)一管理和使用。

很多高校應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)版檔案管理、校園網(wǎng)、網(wǎng)上鄰居、教職工人事資料、會計、學(xué)生個人資料、學(xué)生成績、圖書目錄管理軟件等。但是各軟件是獨立的，不能與其他相通。因為各自的開發(fā)商是根據(jù)不同的需求，采用不同的語言程式來制造的，使用時都必須啟用單獨的用戶名和密碼，非常不便于教職工利用。

（2）檔案工作不規(guī)范化、制度化，時緊時松，突擊完成任務(wù)的現(xiàn)象時有發(fā)生，不利于檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

很多高校檔案工作在評估以后，工作就松懈下來了，以致出現(xiàn)了令人憂慮的現(xiàn)象:①檔案資料不能按時交，一拖再拖；②檔案質(zhì)量不均勻，不按規(guī)范，沒完成所有項目，馬虎應(yīng)付了事，吃大鍋飯;③重要的文件沒交檔案室保存，覺得麻煩;④個別老師為應(yīng)付檢查，在網(wǎng)上下載別人的作品，改頭換名就當(dāng)是自己的了，完全違背檔案工作的初衷……

（3）長期忽略學(xué)生檔案的作用，學(xué)生個人資料記錄較簡單，不集中，收集較為被動，更難以做到為其服務(wù)。

在很多高校里，學(xué)生檔案主要仍是記錄其個人和家庭成員的一般資料，如:性別、籍貫、曾讀過的高校名、職務(wù)、各科成績、特長、父母單位、職務(wù)、電話，最多也就每學(xué)期的考試成績、德育等級、獲獎名稱、班主任寄語和評語等。而在有些高校，實施專職輔導(dǎo)員，其教育任務(wù)很繁重的，基本沒什么時間及時把學(xué)生成長過程中發(fā)生的一些有參考意義、有研究價值的材料記錄下來，期末都是寫評語。所以這些單調(diào)的數(shù)字和幾乎千篇一律的評語對于學(xué)生這段豐富多彩的成長經(jīng)歷來說，是空白黯淡的。

（4）全部早期的重要檔案沒有電子版，既不便于利用也容易損壞甚至丟失。

很多高校由于前期長期忽略檔案工作，許多檔案資料丟失了，剩下的都是非常重要的，如建筑圖紙面積很大，無法用掃描儀，需要應(yīng)用縮微技術(shù)用縮微機把它制作成縮微膠卷保存和利用。

二、進(jìn)一步加強現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的對策思路

為了進(jìn)一步加強現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，必須進(jìn)一步加大改革的力度，采取切實可行的措施：

（1）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，獎罰分明，充分調(diào)動檔案工作人員的積極性。

不能嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，老師做檔案的勞動力價值得不到肯定，是很難使他們持久熱情地來完成這項長期而煩瑣的任務(wù)的。所以對于按時按規(guī)定按量上交檔案資料的老師發(fā)檔案津貼，否則沒有;對完成質(zhì)量好的老師，給予額外獎勵;對提交沒有規(guī)定但是符合歸檔要求的文件資料的老師，也給予獎勵。這種措施如果能有效地落實的話，一定對檔案工作有促進(jìn)作用。

（2）對檔案嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，不符要求的拒收。

案卷(或歸檔的文件材料)的質(zhì)量要求是:①必須準(zhǔn)確反映高校教學(xué)、科研和管理活動的真實內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料利于長期保存;②黨群、行政、教學(xué)類的紙張規(guī)格是16開，四個周邊留一定的空位，其中左邊要留空至少2.5厘米以便裝訂成冊(如果是上級行政部門明確要求使用A4紙的也可以)；③書面整潔，書寫統(tǒng)一用鋼筆或簽字筆;④每份文件材料必須注明題目名稱、責(zé)任者(完成的部門或人)、每頁的頁號、完成時間(年/月/日);⑤實行紙質(zhì)文件和電子文檔的歸檔雙軌制，一般需將電子文件隨紙質(zhì)文件一并上交，不符合要求的一律限時修正再交。

（3）以高校和師生的發(fā)展作為檔案工作的立足點和出發(fā)點，更好地發(fā)揮檔案資料的信息功能。

受舊的觀念影響，似乎只有高校、領(lǐng)導(dǎo)和教職工才需要查看、利用檔案資料。而同樣由于受傳統(tǒng)教學(xué)觀的潛意識影響，在教育信息化的硬件建設(shè)、各種數(shù)字化的教學(xué)資源的設(shè)計和利用以及網(wǎng)絡(luò)時代新型教學(xué)模式的實踐中，往往著眼于知識傳遞和以學(xué)生認(rèn)知發(fā)展為中心的教學(xué)，把注意力集中在知識、設(shè)備、軟件、操作上，而忽略了最重要的人，“忽視了學(xué)生作為一個個體，他們在課堂內(nèi)外自己選擇資源、自己在原有的社會文化和知識背景的條件下進(jìn)行意義建構(gòu)的獨立的、個體化的過程”。今后，檔案工作的一個重要的服務(wù)群體是學(xué)生，應(yīng)更多地在向?qū)W生提供全面發(fā)展所需要的信息資源方面下工夫。

（4）教育行政部門應(yīng)大力推廣信息技術(shù)在教育領(lǐng)域的應(yīng)用。

信息技術(shù)打破了教育的時空界限，提高了人們學(xué)習(xí)的主動性和積極性，拓展了教育的功能，提高了教育的效率。積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)推動教育的改革發(fā)展，已經(jīng)成為世界各國有識之士的共識，成為當(dāng)今社會發(fā)展的潮流。教育信息化是一個追求信息化教育的過程，其基本特點是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、多媒體化，它已經(jīng)在教育思想、觀念、內(nèi)容、方法等方面產(chǎn)生深刻變革。抓好教師隊伍建設(shè)是信息化基礎(chǔ)建設(shè)、資源建設(shè)和應(yīng)用建設(shè)的靈魂，培養(yǎng)和提高教師的信息素養(yǎng)，逐步掌握網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、信息技術(shù)與課程整合等技術(shù)技能，將會有效地改革當(dāng)前教學(xué)現(xiàn)狀，促進(jìn)教育的改革與創(chuàng)新，加快教育信息化進(jìn)程。

（5）檔案資料全部都配備電子版、數(shù)字化。

對于文件、文書類檔案資料的管理，全部要交電子版，文件掃描成電子版，運用計算機進(jìn)行接收、輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機和活力。

對于紀(jì)念品、獎旗、獎杯等實物類檔案，用數(shù)碼相機拍成照片；對于獎狀、獲獎證書、獲獎通知等，用掃描儀掃進(jìn)電腦制成電子文檔，全部放在校園網(wǎng)的網(wǎng)上鄰居的獲獎文件夾里，使全體師生不需要到檔案室也可以在校園里的任何一部電腦查看到高校的獲獎資料。原件放檔案室存檔。

對活動、課、會議等過程性的先拍成錄像，制作成視頻放網(wǎng)上對外提供瀏覽，制作成光盤保存或借出、贈送。

現(xiàn)代信息技術(shù)運用程度的高低將影響每一所高校的發(fā)展。現(xiàn)代信息技術(shù)以容量大、突破時空限制、迅速、直觀、生動、形象等無可比擬的特點和優(yōu)點承擔(dān)著高校發(fā)展的重任。目前，不少高校的檔案工作正逐步實踐和探討計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，已初步實現(xiàn)了公文在局域網(wǎng)上的流轉(zhuǎn)，并開通了檔案館網(wǎng)頁，而電子文檔中心和數(shù)字化檔案建設(shè)也在如火如荼進(jìn)行中。要健全高校檔案管理工作，不在引進(jìn)信息技術(shù)的成果上下工夫是萬萬不行的，有必要推廣部門立卷制度和電子文件的管理，將檔案工作與校園網(wǎng)、辦公自動化建設(shè)納入統(tǒng)一規(guī)劃。

［1］朱俊.檔案管理現(xiàn)代化的重要性［J］.中華現(xiàn)代醫(yī)院管理，2006，（2）.

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