如何做好檔案利用工作

張文英

摘 要：本文從提高服務(wù)意識(shí)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，熟悉館藏，了解客觀需要，重視信息反饋在檔案利用中的作用，搞好檔案利用工作等幾方面作了闡述。認(rèn)為檔案管理的根本目的就是提供利用，只有讓檔案有利用的場(chǎng)所，檔案才能產(chǎn)生一定的社會(huì)效益。

關(guān)鍵詞：檔案；利用；作用

要使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮出來(lái)，就需要采取各種方式和手段，向利用者介紹檔案館藏，提供利用和咨詢服務(wù)，這就形成了檔案的利用工作。我國(guó)的檔案部門很重視檔案利用工作，把檔案利用作為整個(gè)檔案工作的中心任務(wù)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的直接手段。

一、檔案工作的根本目的是提供利用

檔案具有原始性和真實(shí)性特征，它既是歷史的真實(shí)記錄，也是進(jìn)一步開(kāi)展工作，發(fā)展生產(chǎn)和科研的必要條件。檔案管理的根本目的就是提供利用，在廣泛的利用活動(dòng)中，檔案才顯示出其價(jià)值，才能產(chǎn)生出一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

黨和國(guó)家非常重視和發(fā)展檔案事業(yè)，花費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力來(lái)保存檔案，都是為了提供利用。沒(méi)有檔案的利用，檔案工作和檔案事業(yè)就不會(huì)產(chǎn)生，更不會(huì)得到發(fā)展。檔案利用工作做得與否，直接關(guān)系到檔案事業(yè)的興衰。各行各業(yè)、各類人員需要利用的檔案，檔案部門能夠及時(shí)地提供給他們，滿足利用者的需要，檔案部門的作用就會(huì)明顯地展現(xiàn)在人們的面前，就會(huì)使人們感到檔案部門是他們有力的助手，是他們?nèi)≈槐M，用之不竭的材料庫(kù)，才能引起人們重視和支持檔案工作，檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展才有希望。

二、貫徹落實(shí)《檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》是搞好利用工作的關(guān)鍵

《檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》中，對(duì)檔案開(kāi)放的起止時(shí)間、利用的規(guī)定及有關(guān)程序問(wèn)題，都作了較為明確、具體的規(guī)定，所以說(shuō)《檔案》奠定了我國(guó)檔案利用工作的法律基礎(chǔ)，是推動(dòng)檔案利用工作發(fā)展的準(zhǔn)繩。《檔案文件整理規(guī)則》在借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理因素的基礎(chǔ)上，對(duì)歸檔文件整理的原則和具體方法作了規(guī)定，這是我國(guó)機(jī)關(guān)檔案的工作的一次重大改革，為檔案的利用工作創(chuàng)造了極有利的條件?！叭祟悓?duì)檔案的利用在滿足當(dāng)代人自身需要的同時(shí)，又不損害后代對(duì)其需要能力的發(fā)展”。明確目的，依法治檔是搞好檔案擔(dān)任工作的關(guān)鍵。

貫徹落實(shí)《檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》，首先要宣傳好《檔案法》，以增強(qiáng)廣大群眾的檔案意識(shí)，讓廣大群眾充分認(rèn)識(shí)到利用檔案的重要性。為此，檔案部門要把宣傳《檔案法》與宣傳檔案利用的效果緊密地結(jié)合起來(lái)，利用各種形式進(jìn)行廣泛宣傳。其次，在貫徹執(zhí)行《檔案法》的過(guò)程中，一定要把《檔案法》的具體內(nèi)容同本單位、本檔案館的具體情況結(jié)合起來(lái)，逐步把我們的檔案利用工作向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，向主動(dòng)服務(wù)邁進(jìn)，這樣，才能收到好的效果。

三、如何做好檔案利用工作

對(duì)于如何做好檔案利用工作，各級(jí)檔案管理部門、檔案館都有自己一套行之有效的辦法。

1、提高服務(wù)意識(shí)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

檔案工作的服務(wù)性，集中表現(xiàn)在利用工作上。要做好檔案利用工作，首先要有正確的服務(wù)意識(shí)。我國(guó)的檔案工作是黨和國(guó)家的一項(xiàng)專門事業(yè)，必須為黨和國(guó)家的中心任務(wù)服務(wù)，為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)。一個(gè)檔案館應(yīng)根據(jù)黨和國(guó)家在一定時(shí)期的中心工作，結(jié)合本身的特點(diǎn)和條件，在利用工作中明確自己的服務(wù)重點(diǎn)。要做好檔案利用工作，還必須有良好的服務(wù)態(tài)度。這就要求檔案工作者具有高度的責(zé)任感和群眾觀念，千方百計(jì)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，時(shí)時(shí)為利用者著想，處處為利用者創(chuàng)造方便條件。同時(shí)，檔案工作者還要解放思想，研究利用工作中出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)，解決利用工作中的新問(wèn)題，對(duì)現(xiàn)有的利用方式、服務(wù)手段以及工作制度等不斷進(jìn)行改革，激發(fā)廣大用戶對(duì)檔案的興趣，了解檔案的作用和館藏內(nèi)容，自覺(jué)利用檔案，從而擴(kuò)大檔案的利用范圍。

2、熟悉館藏，了解客觀需要

檔案工作者熟悉館藏檔案內(nèi)容、成份、數(shù)量以及存放位置，對(duì)于搞好檔案利用工作是十分必要的。只有熟悉了檔案內(nèi)容，檔案工作者才能準(zhǔn)確解答利用者提出的各種問(wèn)題，迅速調(diào)出案卷，因此熟悉檔案館藏是檔案工作者的基本功之一。作為專門從事提供利用工作的同志，最好有檔案收集、整理、鑒定和編制檢索的工作實(shí)踐。

了解客觀需要，就是要做好檔案提供利用的預(yù)測(cè)工作，即對(duì)一定時(shí)期內(nèi)可能會(huì)大量利用的檔案有一個(gè)預(yù)測(cè)性估計(jì)。因此，檔案工作者要關(guān)心國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，了解黨和國(guó)家的中心工作，學(xué)習(xí)黨的方針政策，善于從各種渠道捕捉和收集各行各業(yè)需要利用檔案的信息。通過(guò)預(yù)測(cè)，掌握利用者目前需要哪些檔案資料，這些資料是否完整齊全，以便及時(shí)做好準(zhǔn)備工作，從而克服主觀性和盲目性，提高檔案的利用率。

3、信息反饋在檔案利用工作中的重要作用

檔案利用的信息反饋能通過(guò)利用者在檔案資料的利用過(guò)程中，對(duì)整個(gè)工作的水平、質(zhì)量、效率、效益等多方面做出評(píng)價(jià)。例如：各級(jí)政府部門為了解學(xué)校的教學(xué)管理水平和現(xiàn)狀，每年都會(huì)有多種檢查和評(píng)估。在各種評(píng)估中，學(xué)校的教學(xué)科研水平、教學(xué)管理水平、教學(xué)質(zhì)量水科等是評(píng)估的重點(diǎn)。要了解學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r，一般需要查看近三年或更長(zhǎng)時(shí)間的資料，從資料所反映的數(shù)據(jù)來(lái)了解學(xué)校。因此，有關(guān)學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、工作總結(jié)以及專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、考試成績(jī)、師資狀況、教職工基本情況、評(píng)教評(píng)學(xué)情況、教學(xué)設(shè)備情況等等，都是評(píng)估時(shí)所需要提供的重點(diǎn)檔案。通過(guò)對(duì)這些檔案利用后的信息反饋，可使學(xué)校對(duì)工作現(xiàn)狀得到準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，對(duì)存在的問(wèn)題，制定改正措施，明確奮斗目標(biāo)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。

通過(guò)信息反饋，可以對(duì)檔案館的基礎(chǔ)工作、管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面了解，健全規(guī)章制度或簡(jiǎn)化一些不必要的繁瑣手續(xù)。如：檔案收集是否完整齊全，整理是否系統(tǒng)，編目是否合理，鑒定是否準(zhǔn)確，保管是否科學(xué)，檢索是否簡(jiǎn)捷明了等等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)工作中的弱點(diǎn)，以便能更好地加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)工作，提高科學(xué)管理水平。根據(jù)我國(guó)《檔案法》規(guī)定，凡中華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明，都可以利用已開(kāi)放的檔案。檔案館要相應(yīng)地采取各種措施，積極創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，讓更多的單位和個(gè)人能通過(guò)利用檔案解決問(wèn)題、發(fā)展生產(chǎn)。

通過(guò)信息反饋還能夠檢查利用工作中各環(huán)節(jié)質(zhì)量的優(yōu)劣，不斷改進(jìn)工作方法，提高利用水平。為了方便快捷地提供利用，我們?cè)趯?duì)檔案案卷編號(hào)排列時(shí)，使這類檔案盡可能按卷號(hào)排列在一起，在需要提供利用時(shí)能大大節(jié)省查找時(shí)間，快速地調(diào)出案卷，方便利用者。

做好檔案利用工作是各級(jí)檔案管理部門及檔案工作人員的首要任務(wù)，特別是實(shí)現(xiàn)檔案利用工作現(xiàn)代化更是我們的當(dāng)務(wù)之急。相信不久的將來(lái)，數(shù)字化檔案管理及其利用，會(huì)在我國(guó)各地的檔案部門得以實(shí)現(xiàn)，使檔案利用工作煥發(fā)出新的活力，帶來(lái)勃勃生機(jī)，產(chǎn)生出更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。