曹薇 楊光榮 劉敬偉

論檔案的微機(jī)化管理

曹薇 楊光榮 劉敬偉

科學(xué)技術(shù)的日新月異和生產(chǎn)力的迅猛發(fā)展,必將影響到我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。計(jì)算機(jī)作為二十一世紀(jì)最偉大的發(fā)明之一,其發(fā)展和廣泛應(yīng)用對(duì)社會(huì)及人們的生活思維方式產(chǎn)生了巨大影響。在當(dāng)今的信息時(shí)代,計(jì)算機(jī)能夠?qū)薮蟮男畔⒘窟M(jìn)行迅速的處理,在社會(huì)生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,對(duì)社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)揮起越來越重要的作用。

檔案;微機(jī)化;管理

利用微機(jī)管理檔案是在當(dāng)前新形式下檔案管理工作必須采取的管理方式?，F(xiàn)將微機(jī)管理檔案的實(shí)際運(yùn)作工作到底具有的優(yōu)勢(shì)探討如下。

1 速度快,效率高

運(yùn)用微機(jī)管理檔案,避免了手工管理檔案的許多弊端。在以往的手工管理檔案中,檔案材料的形成大都經(jīng)過諸多環(huán)節(jié),如:初定成型、審閱、整理、歸檔等多項(xiàng)環(huán)節(jié)方可完成,不僅費(fèi)工費(fèi)時(shí),也極容易造成筆下有誤。而利用微機(jī)管理檔案,則從起草到原始入檔等工作一氣呵成,省工省時(shí)速度快,又提高了工作效率。

作者單位:130000吉林省腫瘤防治研究辦公室 (曹薇);吉林省腫瘤醫(yī)院感染科(楊光榮 劉敬偉)

2 降低了檔案的虛假性

傳統(tǒng)檔案管理工作,不僅浪費(fèi)人力物力,而且也存在諸多弊端如對(duì)檔案按著自己所需隨意更改和刪減,勢(shì)必造成了檔案管理的虛假性,不真實(shí)性。而用現(xiàn)代化手段微機(jī)管理檔案,既減少了勞動(dòng)強(qiáng)度,又保證了檔案管理的真實(shí)性。用微機(jī)管理檔案,是環(huán)環(huán)相扣,緊密相聯(lián),一經(jīng)有關(guān)部門審核入機(jī),任何人都不能隨意修改,確保檔案的真實(shí)性,避免檔案的虛假性。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作一個(gè)質(zhì)的飛躍。

3 方便查閱,利用率高

3.1 傳統(tǒng)的手工管理檔案,提供某些服務(wù)時(shí),往往需要從大量的卷宗查閱,十分麻煩。檔案管理常常變成了擺設(shè)。而用微機(jī)管理檔案,打破了舊的傳統(tǒng)套路。從紙張傳遞到電子信息的管理流程,有利地提高了檔案管理質(zhì)量和利用率。查閱起來方便快捷。不僅減輕了檔案管理者的負(fù)擔(dān),從煩瑣的檔案管理工作中解脫出來,將其工作的重心放在信息的開發(fā)利用上,更能有效地提高檔案管理的質(zhì)量和利用效率,加強(qiáng)檔案的社會(huì)效應(yīng)。

3.2 微機(jī)管理檔案雖然有多方面的優(yōu)點(diǎn),但也并非是萬能的,也存在缺點(diǎn):如硬件的破壞和篡改,系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象等,這就需要檔案管理者加強(qiáng)安全防護(hù)意識(shí)和充分的技術(shù)防護(hù)手段,進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的管理工作。若想實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理檔案,需做好以下幾點(diǎn)。

3.2.1 積極配合、互相協(xié)作 建立一支會(huì)計(jì)算機(jī)編輯,會(huì)操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高技術(shù)管理人才隊(duì)伍。檔案的微機(jī)化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全部而又具體的工作,信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案室某一部門的工作,也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的,需要所有檔案人員的積極參與和配合,檔案隊(duì)伍素質(zhì)提高對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此,檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。

3.2.2 加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng) 人才確定事業(yè)成敗,檔案事業(yè)發(fā)展與否,關(guān)鍵在于人才。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,檔案管理人才必需重新更新自己的知識(shí),爭(zhēng)做檔案信息管理軟件的編輯開發(fā)人才,爭(zhēng)做微機(jī)檔案信息管理人才,爭(zhēng)做其他載體形式的管理人才。

3.2.3 制定統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)范 第一,檔案信息是一個(gè)內(nèi)容十分豐富,形式極其復(fù)雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔,就必須在全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn);第二,檔案具有保密性,必須建立一個(gè)完整的管理體系;第三,檔案信息資源保管單位復(fù)興的保護(hù),也應(yīng)有一定的規(guī)則。

3.2.4 加強(qiáng)網(wǎng)上用檔管理理論研究 加強(qiáng)歸檔電子文件的理論研究主要包括:①用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時(shí)應(yīng)用文字存儲(chǔ)格式、屬性文字處理平臺(tái)和說明材料;②用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究;③檔案信息收網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究;④檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。

3.2.5 加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置 現(xiàn)階段檔案部門設(shè)備十分落后,現(xiàn)代化程度不高。因此,要加強(qiáng)宣傳,爭(zhēng)取社會(huì)的支持及政府加大對(duì)檔案事業(yè)的投入。再就是要把檔案事業(yè)推向市場(chǎng),讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值,把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營(yíng),增加社會(huì)對(duì)檔案事業(yè)的投入?？傊扇《喾N方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進(jìn)的管理設(shè)備。

3.2.6 加強(qiáng)網(wǎng)上用檔的法律、制度的制定 必須加強(qiáng)用檔工作立法和制度的建設(shè),用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進(jìn)行規(guī)范:①加強(qiáng)網(wǎng)上用檔的立法規(guī)定,對(duì)那些非授權(quán)訪問,冒充合法用戶破壞數(shù)據(jù)完整性,干擾系統(tǒng)正常運(yùn)行、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子,要以法律為武器進(jìn)行堅(jiān)決的打擊;②制定應(yīng)急計(jì)劃,進(jìn)行安全檢查和審計(jì),撰寫安全情況匯報(bào);③嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限管理,包括授予完成工作所需最小特權(quán)、回收特權(quán)的規(guī)定;④網(wǎng)上查閱檔案信息目錄的規(guī)定;⑤定期進(jìn)行安全評(píng)估,不斷改進(jìn)、優(yōu)化系統(tǒng)的規(guī)定。