規(guī)范工程簽證管理，做好變更索賠的基礎(chǔ)工作

王慧華

(中國葛洲壩集團(tuán)第五工程有限公司，湖北宜昌443000)

1 概述

變更索賠是合同賦予承包人的權(quán)利。承包人在建設(shè)工程項目合同履行過程中，必須緊緊抓住合同賦予的權(quán)利，結(jié)合現(xiàn)場實際情況，開展變更索賠工作，維護(hù)自身的經(jīng)濟(jì)權(quán)益。開展變更索賠工作的基礎(chǔ)是變更索賠的現(xiàn)場簽證，承包人必須做好變更索賠簽證的基礎(chǔ)工作，為變更索賠的順利開展打下基礎(chǔ)。

2 規(guī)范簽證管理的必要性和緊迫性

2.1 變更索賠工作本身的必然要求

承包人依據(jù)合同向發(fā)包人主張變更索賠的權(quán)利。行使該項權(quán)利的前提是有合同依據(jù)，基礎(chǔ)是現(xiàn)場資料完整、全面，費(fèi)用計算依據(jù)充分且合理，其中基礎(chǔ)資料需要有監(jiān)理工程師、發(fā)包人簽字確認(rèn)。根據(jù)工程合同適用我國《民法通則》“誰主張，誰據(jù)證”的基本原則，工程合同的變更索賠處理也是如此。在合同變更管理實踐中，經(jīng)常是有概念性的變更索賠機(jī)會而缺乏具體的簽證資料，尤其是重大或復(fù)雜的變更索賠項目，因缺乏具體簽證資料的支持，承包人不得以提出籠統(tǒng)費(fèi)用補(bǔ)償?shù)闹鲝垼罱K很難得到監(jiān)理、發(fā)包人的確認(rèn)，致使承包人的工程費(fèi)用支出得不到合理補(bǔ)償，經(jīng)濟(jì)利益受到損害。因此，承包人為維護(hù)自身合理合法的經(jīng)濟(jì)利益，必須重視合同現(xiàn)場簽證管理。

2.2 項目管理實際情況的需要

目前，由于基本建設(shè)市場規(guī)?？涨扒页邪俗陨硎┕べY源的有限性，承包人的項目管理模式越來越偏重于管理與勞務(wù)相結(jié)合，部分項目的施工通過與勞務(wù)單位簽訂勞務(wù)合同方式，實施分包管理。勞務(wù)協(xié)作單位由于合同管理人員相對薄弱，管理經(jīng)驗不足，普遍存在基礎(chǔ)簽證差，變更索賠能力弱;而分包單位一旦因為變更索賠工作開展滯后，發(fā)生的合理變更索賠項目不能得到及時處理而導(dǎo)致其經(jīng)濟(jì)狀況惡化，必然會影響到工程項目的順利實施，而合同最終的履約責(zé)任風(fēng)險將由承包人承擔(dān)。目前普遍存在分包人未能完全履行約定責(zé)任，一方面，導(dǎo)致承包人加大費(fèi)用支出彌補(bǔ)項目成本的不足，造成局部虧損或整體虧損;另一方面，導(dǎo)致項目不能完全履約，造成承包人履約能力不足的影響，最終制約后續(xù)市場的開發(fā)。因此，督促、指導(dǎo)作業(yè)單位規(guī)范簽證管理就越來越顯得緊迫和必須。

3 簽證管理必須實現(xiàn)技術(shù)與經(jīng)濟(jì)的密切結(jié)合

3.1 牢固樹立變更索賠意識，重視技術(shù)與經(jīng)濟(jì)的結(jié)合

參與合同項目履行的所有管理人員必須牢固樹立變更索賠意識，特別是工程技術(shù)人員、現(xiàn)場施工管理人員、合同商務(wù)人員更應(yīng)該時時刻刻念好“變更索賠的經(jīng)”，不僅是念在嘴上，而且要落實在日常的項目管理實際業(yè)務(wù)中，自覺地把日常工作與變更索賠聯(lián)系起來。特別是技術(shù)人員，在編制提交給監(jiān)理工程師、發(fā)包人的技術(shù)方案、技術(shù)措施時，要注意合同(招標(biāo)文件、投標(biāo)文件)規(guī)定的條件與實際編制時的邊界條件變化，尤其對因非承包人自身原因?qū)е碌倪吔鐥l件變化，在發(fā)現(xiàn)這種情況后，要及時與合同商務(wù)人員溝通，在滿足技術(shù)要求的前提下，兼顧后期合同商務(wù)問題的處理，在提交的技術(shù)方案或施工措施中對變化的情況進(jìn)行比較詳細(xì)的說明，對變化后增加的技術(shù)手段、施工措施、施工資源進(jìn)行全面的申報，必要時需附上工程量計算書和布置圖，提交給監(jiān)理工程師、發(fā)包人審批，為后期變更索賠的簽證和商務(wù)問題處理打下基礎(chǔ)和鋪墊。

合同商務(wù)人員也要及時跟蹤方案審批和實施情況，發(fā)現(xiàn)變更索賠的潛在機(jī)會，及時提出變更索賠，及時收集資料，為成功進(jìn)行變更索賠打下基礎(chǔ)，避免在施工實際中經(jīng)常出現(xiàn)的到工程明顯虧損或成本矛盾十分突出時才意識到變更索賠的情況出現(xiàn)，而這時往往已錯過基礎(chǔ)資料收集的有利時機(jī)，使變更索賠處理十分被動，很難得到合理的、應(yīng)得的補(bǔ)償。

3.2 加強(qiáng)與工程技術(shù)人員的溝通，實現(xiàn)技術(shù)與經(jīng)濟(jì)無縫銜接

合同商務(wù)人員要注意加強(qiáng)與工程技術(shù)人員的溝通，實現(xiàn)技術(shù)與經(jīng)濟(jì)無縫銜接。這一點說起來容易，做到很難，但為了實現(xiàn)高效的合同管理，必須向這一方向努力。合同商務(wù)人員在項目開始之初，就將合同商務(wù)方面應(yīng)注意的邊界條件及有關(guān)事項整理成表格資料，發(fā)送工程技術(shù)人員供其學(xué)習(xí)參考，技術(shù)人員將項目的技術(shù)邊界條件整理后提供給合同商務(wù)人員學(xué)習(xí)參考，開展互相交流交底討論，在日常管理中加強(qiáng)信息交流和溝通，采用文函傳閱方式，做到工程技術(shù)資料的共享。尤其是遇到項目實施中實際條件或情況與合同規(guī)定情況不一致或不吻合時，更要集中討論研究，看是否存在變更索賠機(jī)會，提醒有關(guān)人員及時簽證。絕不能互不溝通，信息中斷，事后補(bǔ)簽資料，一方面監(jiān)理工程師一般不予補(bǔ)簽，另一方面補(bǔ)簽費(fèi)盡周折，其可信度將受到質(zhì)疑。

4 建立簽證管理制度，規(guī)范簽證管理

4.1 完善資料信息的收集管理，為變更索賠提供基礎(chǔ)支持

實現(xiàn)變更索賠的成功辦理并獲得合理的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償是以承包人提供的基礎(chǔ)證據(jù)資料及時、準(zhǔn)確、完備為前提的。通行的合同條款規(guī)定:對承包人錯過索賠時效和提供證據(jù)資料不完備的，發(fā)包人只負(fù)責(zé)補(bǔ)償有資料支持的部分，對于沒有資料支持的費(fèi)用則由承包人自行承擔(dān)，而對提供的資料要求也極為嚴(yán)格，承包商稍有失誤，就可能失去索賠機(jī)會或承擔(dān)部分損失，所以，任何承包人都必須加強(qiáng)基礎(chǔ)資料、信息的收集管理，從中及時發(fā)現(xiàn)變更索賠機(jī)會或線索，有目的、有針對性的收集資料，使資料收集做到有的放矢，為變更索賠提供基礎(chǔ)支持。

承包人內(nèi)部的施工基本資料管理應(yīng)規(guī)范系統(tǒng)，包括工程結(jié)算表、工程量簽證表、質(zhì)量驗收表、生產(chǎn)進(jìn)度記錄、人材機(jī)配置記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄、人力資源進(jìn)出場情況、各類物資材料的采購記錄等。這類資料要規(guī)范填寫具體內(nèi)容、范圍、明細(xì)程度、準(zhǔn)確度、表格式樣，可以結(jié)合施工需要制定統(tǒng)一的表格，按照企業(yè)管理規(guī)定定期收集存檔備查。這類資料一方面可以提供發(fā)現(xiàn)變更索賠事件的機(jī)會，另一方面亦為日后可能發(fā)生的變更索賠處理提供基礎(chǔ)證據(jù)。

尤其是對于有針對性的變更索賠現(xiàn)場簽證資料，更要規(guī)范管理，這是支持變更索賠的直接證據(jù)資料。合同條款一般都規(guī)定變更索賠的現(xiàn)場資料必須由監(jiān)理工程師簽認(rèn)，而且監(jiān)理工程師簽認(rèn)的資料必須完備、準(zhǔn)確，且在規(guī)定時間內(nèi)簽署有效。所以，承包人必須注重現(xiàn)場簽證資料的收集管理，結(jié)合工程項目的實際，對可能出現(xiàn)變更索賠事件的事件起因、責(zé)任、迄止時間、地點、處理的措施及過程、投入人材機(jī)等資源的消耗數(shù)量及標(biāo)稱規(guī)格等進(jìn)行簽證。這些簽證既要反映現(xiàn)場實際情況，又必須符合合同規(guī)定，滿足監(jiān)理工程師、發(fā)包人的要求。因此，承包人必須高度重視具體事件的簽證管理。

4.2 建立完善的現(xiàn)場簽證管理制度，為現(xiàn)場簽證工作提供制度保證

(1)結(jié)合合同項目的工程特點，制訂切合實際、行之有效的變更索賠相關(guān)制度，如《變更索賠管理辦法》、《變更索賠簽證管理細(xì)則》、《變更索賠簽證獎懲辦法》等。通過制度，明確項目部職能部門、作業(yè)單位的簽證職責(zé)、簽證工作流程、簽證的格式及內(nèi)容要求，用制度規(guī)范和指導(dǎo)現(xiàn)場簽證工作，使各項工作有章可循，有規(guī)可依，更好的開展變更索賠工作。結(jié)合引起變更索賠事件的因素，分類制訂現(xiàn)場簽證的具體要求，規(guī)范簽證表格式樣、簽證注意事項、內(nèi)容范圍、時間要求(簽證表格格式及認(rèn)證人要求滿足監(jiān)理、發(fā)包人簽字管理權(quán)限規(guī)定)。

對簽證管理制度的落實進(jìn)行檢查評比，以達(dá)到反饋整改和提高的目的，同時對簽證做的好的單位和個人要加大獎勵力度;對因簽證工作失誤造成變更索賠處理效果不佳的單位和個人要給予經(jīng)濟(jì)處罰。

(2)建立合同變更領(lǐng)導(dǎo)小組及工作組制度，項目部領(lǐng)導(dǎo)、管理職能部門、作業(yè)單位負(fù)責(zé)人要從觀念上重視和支持變更索賠簽證工作，明確日常工作組協(xié)調(diào)機(jī)制，以合同管理部門為主，由相關(guān)工程技術(shù)、現(xiàn)場作業(yè)管理人員共同組成簽證管理工作組，明確責(zé)任人和工作人員，共同協(xié)調(diào)做好簽證工作。合同商務(wù)人員要精研合同內(nèi)容和項目過程中發(fā)送的各種設(shè)計文件、監(jiān)理和業(yè)主會議紀(jì)要資料，比較現(xiàn)場實際情況變化，發(fā)現(xiàn)非承包人自身原因的工作內(nèi)容增加或費(fèi)用增加的情況，及時提醒和指導(dǎo)作業(yè)隊伍及時簽證或向監(jiān)理提出簽證申請，重要事項可以采取工作聯(lián)系單制度。

(3)建立簽證建檔匯總制度，對發(fā)現(xiàn)的變更索賠事項建立利用計算機(jī)技術(shù)建立的處理跟蹤臺帳，記錄事件發(fā)生的原因、事實、持續(xù)時間、資源投入、簽證完成情況、費(fèi)用申報、責(zé)任人等。定期組織簽證工作協(xié)調(diào)會，督促檢查簽證工作的完成情況、梳理遇到的困難和問題，既使監(jiān)理工程師因為其他原因不肯進(jìn)行簽證單簽字，也要通過正式發(fā)文途徑將有關(guān)資料報送給監(jiān)理工程師，以便事后備查或備忘。

(4)對于涉及金額大、影響持續(xù)時間長的重大變更索賠項目，應(yīng)實行事前專題會商制度。由合同管理部門牽頭，組織相關(guān)部門(施工調(diào)度部、技術(shù)部、機(jī)電部等)及具體施工單位，結(jié)合事件特點和合同管理的要求，提前策劃變更索賠的簽證工作，少走彎路，使簽證工作更好地服務(wù)于后期變更索賠的處理，這樣做既能維護(hù)承包人的合法權(quán)益，又能滿足監(jiān)理、業(yè)主規(guī)范管理的需要。

5 對簽證管理工作的體會

5.1 強(qiáng)化簽證是變更索賠工作基礎(chǔ)的觀念

要樹立不是單純?yōu)楹炞C而簽證的觀念。簽證是實現(xiàn)成功變更索賠目標(biāo)的基礎(chǔ)，是為規(guī)范合同管理服務(wù)，滿足監(jiān)理、發(fā)包人合同管理要求而實施的，不能一味強(qiáng)調(diào)簽證而給監(jiān)理、發(fā)包人造成反感或厭煩的負(fù)面影響，要從具體工作技巧上、心理上展開工作，使監(jiān)理、發(fā)包人能夠理解和接受。對于因為溝通理解上的分歧而暫時不能接受的簽證，承包人可以采用隱含于技術(shù)方案或措施的方式體現(xiàn)，畢竟會留下具體申報的基礎(chǔ)證據(jù)，不能因為某些時候的拒絕就放棄簽證。在合同實際執(zhí)行過程中，很多變更索賠問題起初各方都因為認(rèn)識的問題很難達(dá)成一致意見，但往往在合同執(zhí)行后期、認(rèn)識達(dá)成一致時，反而缺少基礎(chǔ)資料支撐，使雙方都陷入兩難境地。所以，簽證要結(jié)合變更索賠工作的實際情況統(tǒng)籌開展，不能故此失彼。

5.2 簽證工作要重視與監(jiān)理、發(fā)包人交流溝通

工程現(xiàn)場的簽證管理是規(guī)范變更索賠管理服務(wù)，既要維護(hù)承包人自身的權(quán)益，又要滿足監(jiān)理、發(fā)包人規(guī)范合同管理的要求，因此也要符合監(jiān)理、發(fā)包人現(xiàn)場規(guī)范管理的需要。往往不同的項目業(yè)主有不同的管理風(fēng)格和習(xí)慣做法，所以要提前了解監(jiān)理、業(yè)主的基本意見和思路。對發(fā)生的潛在變更索賠事件做初步評估，視情況及時向監(jiān)理、發(fā)包人通報。對于重大變更索賠事件，承包人在進(jìn)行內(nèi)部簽證策劃的同時，應(yīng)適時與監(jiān)理、發(fā)包人進(jìn)行溝通，取得其理解，這一點對后期變更索賠處理具有重要意義，應(yīng)盡可能選擇恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)邀請監(jiān)理、發(fā)包人的合同管理人員到現(xiàn)場了解和體會實際情況，將會明顯增加他們對項目的認(rèn)可度，同時也為后期商務(wù)問題的順利奠定基礎(chǔ)。

5.3 注重簽證申報資料的嚴(yán)謹(jǐn)性、邏輯性

簽證資料作為合同變更索賠處理的基礎(chǔ)資料，要與變更索賠報告共同提交并存檔，接受監(jiān)理、發(fā)包人的審核，并且將接受后期項目的內(nèi)外部審計，因此，必須注意其簽證資料的相互關(guān)聯(lián)、引證，做到真實、可靠、邏輯性強(qiáng)，符合現(xiàn)場實際情況。不能因為個別的疏忽和差錯而導(dǎo)致監(jiān)理、發(fā)包人對整個簽證資料的否定或懷疑，最終受損失的是承包人自己。要樹立簽證工作是為承包人自身服務(wù)，也是為監(jiān)理、發(fā)包人服務(wù)的觀念。

6 結(jié)語

合同變更索賠管理沒有最好，只有更好，工程現(xiàn)場簽證管理同樣如此。只有依據(jù)合同，規(guī)范自身管理，實事求是做好簽證，才能實現(xiàn)合同變更索賠的公平合理解決，實現(xiàn)項目雙方共嬴的目標(biāo)。既規(guī)范履行合同義務(wù)，又維護(hù)承包人自身的合法權(quán)益。