醫(yī)院檔案材料集工淺析

劉潔

摘要：醫(yī)院檔案工作人員必須把開拓創(chuàng)新的精神和對國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的高度責(zé)任心貫穿于檔案材料的收集工作始終，努力學(xué)習(xí)，更新知識，兢兢業(yè)業(yè)地做好醫(yī)院文件材料的收集工作，為國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的再發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案 材料 收集 工作

隨著醫(yī)院新技術(shù)、新業(yè)務(wù)的開展，各職能科室及臨床科室不僅檔案材料、檔案門類日益增加，而且原來的檔案材料收集模式和歸檔范圍也大大改變，在這種情況下，為確保檔案材料準(zhǔn)確鑒定完整收集，科學(xué)管理，已成為檔案工作人員的當(dāng)務(wù)之急，因此必須下大力氣收集齊全完整的文件材料。

齊全完整的文件材料是檔案信息開發(fā)利用的先決條件。如何保證文件材料收集齊全完整是一項(xiàng)復(fù)雜煩瑣的工作，說起來容易做起來難。由于醫(yī)院運(yùn)營龐雜，做好文件材料及時(shí)歸檔并保證收集齊全完整是一個(gè)比較難的課題，如果檔案工作人員不及時(shí)收集，醫(yī)院在社會活動（即：運(yùn)營）中形成的有價(jià)值的歷史記錄就會流失，將對國家的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展造成無法彌補(bǔ)的損失。如何做好醫(yī)院檔案材料的收集工作，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

一、目的明確為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展積累寶貴財(cái)富

醫(yī)院檔案室具有雙重性質(zhì)，首先它是集中統(tǒng)一管理醫(yī)院全部檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，是醫(yī)院的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，主要為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供服務(wù)，同時(shí)也是國家檔案事業(yè)的最基層組織。做好這項(xiàng)工作，不僅是為醫(yī)院服務(wù)，更是為國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)積累寶貴的臨床第一手醫(yī)療、教學(xué)、科研財(cái)富，為國家的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，做好醫(yī)院檔案工作責(zé)任重大，意義深遠(yuǎn)。要應(yīng)對醫(yī)院發(fā)展新形勢下的檔案材料收集工作，要求我們檔案工作人員提高綜合素質(zhì)，開拓視野，更新知識，以高度的責(zé)任心嚴(yán)謹(jǐn)?shù)嘏ぷ鳌?/p>

二、調(diào)查摸底制定適應(yīng)發(fā)展的新的歸檔范圍

為有效解決人民群眾“看病難、看病貴”問題，醫(yī)院加大投入使醫(yī)院各方面工作訊猛發(fā)展。為患者簡化繁瑣的就醫(yī)程序，醫(yī)院改革創(chuàng)新層出不窮，例如：為了提高工作效率所采取的合并科室、科室下設(shè)班組各負(fù)其責(zé)；新的診療技術(shù)的開展；大型設(shè)備購置的增加；醫(yī)療、教學(xué)、科研的立項(xiàng)與研究；工程建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)立；醫(yī)院文化建設(shè)的開展及對外交流的增多，給醫(yī)院檔案工作帶來諸多變化和擴(kuò)充。面對這些情況，檔案人員就得從實(shí)際出發(fā)，調(diào)查摸底，具體問題具體分析區(qū)別對待，經(jīng)過認(rèn)真仔細(xì)周密地調(diào)查，進(jìn)行反復(fù)探討，制定出新的歸檔范圍，明確各種文件材料的歸檔原則及歸檔時(shí)間，防止出現(xiàn)“有檔不歸”、“有文必檔”和拖延歸檔時(shí)間造成歸檔材料丟失不完整的現(xiàn)象。

三、搞好宣傳做好檔案材料收集的準(zhǔn)備工作

每年年初，在醫(yī)院開展“歸檔月”活動。下發(fā)紅頭文件，并在醫(yī)院中層干部會議上進(jìn)行安排布署，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。在醫(yī)院院內(nèi)展版上舉辦“歸檔月”活動專欄，進(jìn)行宣教，使醫(yī)院干部職工高度重視，認(rèn)識檔案收集歸檔工作的重要性。并對主管檔案材料收集的各職能科室、臨床科室、科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、文化建設(shè)工作等的內(nèi)勤人員集中培訓(xùn)，使大家熟練掌握檔案材料歸檔工作程序、規(guī)范和操作方法，確保文件資料的收集歸檔工作順利進(jìn)行。

四、積極行動確?？萍紮n案的完整收集

科技檔案是記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)營、項(xiàng)目建設(shè)活動和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作的文字、圖表、聲像等的文件資料總稱。對于醫(yī)院的醫(yī)療科技檔案則是醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重中之重，它不僅豐富了檔案室室藏，而且是醫(yī)院業(yè)務(wù)實(shí)力、人員素質(zhì)的反映。而醫(yī)院的工程項(xiàng)目建設(shè)則是具有特殊要求和規(guī)范的建設(shè)活動；醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)行直接關(guān)系到醫(yī)療質(zhì)量，為了準(zhǔn)確利用科技檔案文件，檔案人員應(yīng)該積極做好科技檔案的收集歸檔，必須保證科技檔案的齊全、完整。

1、醫(yī)療科研方面：檔案人員從科研項(xiàng)目立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)到位情況，到投入實(shí)驗(yàn)及結(jié)果的認(rèn)證、臨床使用率、結(jié)題論文等全過程進(jìn)行跟蹤、及時(shí)收集科研數(shù)據(jù)，進(jìn)行整理、收集歸檔、編制檢索工具、方便專業(yè)人員的利用。

2、在工程建設(shè)方面：從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，到工程設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等一系列過程，進(jìn)行全程參與，將每個(gè)環(huán)節(jié)形成的有價(jià)值的材料及時(shí)收集歸檔，避免遺失。最后將工程竣工驗(yàn)收報(bào)告，各專業(yè)的工程圖紙全部收集歸檔。

3、在醫(yī)療設(shè)備方面：從可行性報(bào)告、請示、批復(fù)，到開箱清單、驗(yàn)收報(bào)告及各種隨機(jī)說明書、使用手冊及使用過程中的有價(jià)值的歷史記錄等材料全部收集歸檔。并將維修記錄隨時(shí)收集，以備再利用。

五、加強(qiáng)學(xué)習(xí)做好電子文件的收集工作

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，大量電子文件的產(chǎn)生、管理與利用已成為檔案工作的重要方面，要管理好電子檔案，必須熟悉了解電子檔案的形成特點(diǎn)和性能，加強(qiáng)學(xué)習(xí)熟悉檔案管理軟件，從而構(gòu)建一個(gè)高效統(tǒng)一、互聯(lián)互通，信息共享的檔案信息系統(tǒng)。

綜上所述，醫(yī)院的文件材料的收集要與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作情況，從全局入手，遵循不斷增加、更新、補(bǔ)充、完善的穩(wěn)步推進(jìn)的工作方法，來適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的需求，并在今后的工作中不斷探索，讓檔案管理工作為醫(yī)院各項(xiàng)工作服好務(wù)，為黨的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)服好務(wù)。■