胡香枝

摘要：檔案管理是一項集管理和服務(wù)為一體的工作，它主要是對各部門形成的歷史文件進行管理和服務(wù)的。在社會發(fā)展的各個歷史階段，檔案管理都發(fā)揮著為當時經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)的作用。對整個社會的發(fā)展有遠大的意義，因此，我們對檔案管理工作應(yīng)該給予足夠重視。文章從三個方面分析了檔案管理工作中存在的問題，并提出了解決的方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

檔案管理是一項集管理和服務(wù)為一體的工作，它主要是對各部門形成的歷史文件進行管理和服務(wù)的。在社會發(fā)展的各個歷史階段，檔案管理都發(fā)揮著為當時經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)的作用。比如檔案管理部門對檔案進行編撰研究，為社會實踐提供信息以便更好的適應(yīng)社會的需要等。由此可見檔案管理是社會信息系統(tǒng)的基石，對整個社會的發(fā)展有遠大的意義，因此，我們對檔案管理工作應(yīng)該給予足夠重視。但通過筆者對一些單位的調(diào)研，卻發(fā)現(xiàn)在日常檔案管理工作中存在一些問題，需要引起我們的注意。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）不重視專職檔案管理人員的配備

一些單位領(lǐng)導對檔案工作存在認識錯誤，認為檔案管理人員就是抄抄寫寫、整理資料的工作，所以，不注重專業(yè)檔案管理人員的配備，他們中的大多數(shù)人員都不是科班出身，沒有專業(yè)的檔案管理知識，對檔案管理的工作并不了解，對檔案的重要性更是無從談起。在對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)方面存在應(yīng)付現(xiàn)象，對檔案的真實性和準確性不能很好的把握。有的檔案管理人員還兼任其他崗位的工作，從而對檔案工作不能盡心盡力的完成，使檔案管理的水平不能提高。

（二）檔案管理工作中資金投入不到位

檔案在后期保存過程中，對外界環(huán)境條件的要求較高，因此，后期需要一定的資金投入才能保證檔案存放時不丟失、霉變、蟲蛀。比如在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有的單位沒有專門的檔案室以及放置檔案材料的柜子，檔案室內(nèi)缺乏必要的采暖、除濕、通風等裝置，甚至有的檔案室還存在著年久失修漏雨的現(xiàn)象，導致檔案材料保存困難。在信息社會的今天，使用科技手段運用信息管理檔案已經(jīng)發(fā)展成為現(xiàn)在管理檔案的新模式，這樣的話，就需要購置電腦、網(wǎng)線、軟硬件等，對資金的投入要求就更大。

（三）對檔案信息管理和編撰工作不夠重視

在檔案管理的過程中，很多單位還存在使用手工檢索的現(xiàn)象，這樣不但浪費人力，工作效率還不高。另外檔案檔號不規(guī)范、組卷混亂、案卷缺少卷內(nèi)目錄等現(xiàn)象比較嚴重 。甚至有的檔案部門在編研工作上不是對于一些有價值的資料進行編研，而是為了應(yīng)付上級部門的檢查，隨便的編撰一些沒有任何價值的資料。

二、檔案管理工作中存在問題的應(yīng)對措施

（一）充分重視，配置專職檔案管理人員

領(lǐng)導應(yīng)改變傳統(tǒng)觀念，要意識到檔案管理的重要意義。在檔案管理人員的配置上，一要切實做到檔案工作專職專人負責，通過專業(yè)化的檔案管理，切實使檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。二要積極引入一批懂業(yè)務(wù)會管理的人員，并且從生活、工作等方面對他們 多進行關(guān)心照顧，以便讓他們更好地開展工作。同時對現(xiàn)任的檔案管理工作人員可以采取定期不定期的專業(yè)知識培訓，讓他們通過自學和培訓提高自己的業(yè)務(wù)知識。有條件的單位還可以采取把他們送到高等院校進行進修深造的方法，以此來加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)和人員業(yè)務(wù)知識及素質(zhì)的提高。

（二）在工作中充分調(diào)動檔案管理人員的積極性

由于檔案管理工作中比較枯燥，工作方式也比較落后，因此檔案工作人員長期以往難免會產(chǎn)生一些惰性。所以在工作中應(yīng)引入相應(yīng)的競爭和激勵措施，比如運用聘任制的方法做到優(yōu)勝劣汰、能者上庸者下；對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，增加檔案管理工作的緊迫感和壓力感，從而更大程度的激勵他們，挖掘個人潛能，開創(chuàng)工作新局面。

（三）對檔案工作加大資金投入力度

重視對檔案工作的資金投入力度，單位每年都要建立一定的預算，作為檔案室桌椅門窗的修繕，檔案柜的購置資金。同時，應(yīng)該適應(yīng)信息檔案的發(fā)展趨勢，配備計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，運用計算機多媒體手段，實現(xiàn)檔案管理信息化。

（四）建立健全科學合理的檔案管理制度

應(yīng)根據(jù)單位特點和檔案管理的實際建立健全科學合理的檔案管理制度。應(yīng)以方便實用，可操作性強為原則。以便更好地發(fā)揮制度的作用。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性，對于檔案管理人員無論是領(lǐng)導還是一般同志都要做到一視同仁。只有這樣才能更好地做好檔案管理工作 。

三、結(jié)語

總之，檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，它在社會、政治、經(jīng)濟方面都發(fā)揮著極其重要的作用，各級各部門檔案管理人員應(yīng)引起足夠的重視，同時應(yīng)加大對檔案管理工作人力、物力、財力等方面支持力度，及時研究解決檔案管理工作中遇到的難題，以便使檔案這一重要的信息載體，能更好地為社會的發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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（作者單位：平頂山天安煤業(yè)股份有限公司八礦）