鄧學偉

（鶴崗市城市建設綜合開發(fā)公司 黑龍江 鶴崗 154100）

房地產(chǎn)檔案整理就是把處于零亂狀態(tài)的房產(chǎn)資料和需要進一步條理化的房地產(chǎn)文件材料進行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、條理化的過程。在當今社會上，房地產(chǎn)檔案在經(jīng)濟發(fā)展中處于極為重要的社會地位，要想把房地產(chǎn)檔案真正運用到經(jīng)濟發(fā)展中，必須要先行整理規(guī)范，才能為利用服務。下面筆者就如何整理房地產(chǎn)檔案談點粗淺的認識，與社會同仁交流。

一、房地產(chǎn)檔案整理的內(nèi)容

房地產(chǎn)檔案整理的主要內(nèi)容包括檔案的分類、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制等。一般情況下，房地產(chǎn)文件材料由房地產(chǎn)管理部門按照歸檔要求和平制度進行組卷，并按規(guī)定時間交給檔案室保存。檔案室的檔案整理工作，主要對接收的房地產(chǎn)檔案在一定范國內(nèi)進行進一步的系統(tǒng)整理，包括檔案的排列上架、編制檢索工具等。

二、房地產(chǎn)檔案整理的原則

房地產(chǎn)檔案整理必須遵循以下原則：l.保持房地產(chǎn)原有文件材料的真實性和歷史聯(lián)系。保持房地產(chǎn)文件材料之間的歷史聯(lián)系很重要，它是房地產(chǎn)管理活動規(guī)律的重要體現(xiàn)。整理房地產(chǎn)檔案不能按照人們的主觀意愿將文件隨意組合，而是要掌握文件材料固有的聯(lián)系和自然規(guī)律。2.便于保管和利用。整理房地產(chǎn)檔案的主要目的是便于保存和查找，便于提供利用。因此，整理房地產(chǎn)檔案時，在保持歷史聯(lián)系等原則的同時，還要充分考慮房地產(chǎn)檔案的保管和利用的方便。

三、房地產(chǎn)檔案的分類

檔案分類指全宗內(nèi)檔案的類別劃分，檔案必須按全宗來整理，同一個全宗的檔案不能分散，不同全宗檔案不能混雜。房地產(chǎn)檔案的分類方法可以采取以下幾種形式：l.年度—機構一問題分類法。即一個年度內(nèi)的文件材料按機構分開，再按問題分類組卷。如將2000年度所有房地產(chǎn)文件材料集中在一起，將這部分房地產(chǎn)文件材料按照問題分開組卷。這一形式的分類主要適用于國家級、省級房地產(chǎn)管理部門。2.年度一問題分類法。3.問題—年度分類法。后兩種分類法適用于地(市)、縣級房地產(chǎn)管理機構，機構的變動不會影響檔案的分類整理，因而是較為行之有效的分類立卷方法。房地產(chǎn)檔案的問題分類可分成綜合性文件材料，調(diào)查、登記、統(tǒng)計等幾個類別。以上幾方面的內(nèi)容，還可以繼續(xù)按各類專業(yè)活動內(nèi)容進行細分。一是房地產(chǎn)綜合類。指房地產(chǎn)管理檔案的綜合材料，包括房地產(chǎn)管理綜合性計劃、總結、報告、經(jīng)費預算、請示批復、房地產(chǎn)管理會議文件、技術規(guī)程等。二是調(diào)查類。包括房地產(chǎn)產(chǎn)權產(chǎn)籍調(diào)查、土地資源調(diào)查等方面的內(nèi)容。凡在這些活動中形成的、具有保存價值的文件資料，都是這類檔案的來源。如綜合材料、現(xiàn)狀材料、權屬調(diào)查材料、房地產(chǎn)測量成果、自然條件調(diào)查、檢查驗收及技術鑒定、變更調(diào)查材料等。三是登記類。不動產(chǎn)登記檔案主要包括登記公告、登記收件單、登記申請書、登記審批表、房地產(chǎn)調(diào)查表、房地產(chǎn)圖紙、土地證、房屋產(chǎn)權證、申請人的身份證明及相關的委托書、權屬證明材料、交納稅費憑證、登記簿、登記分戶冊、權利證書簽收簿等。四是統(tǒng)計類。統(tǒng)計檔案包括初始統(tǒng)計和年度統(tǒng)計過程中形成的有保存價值的材料。

四、組卷程序

房地產(chǎn)管理形成的文件材料經(jīng)過分類以后，還需要對每一類別的文件材料系統(tǒng)化，組卷就是這種系統(tǒng)化的整理過程，也就是在每一類別內(nèi)按照文件材料在形成過程中的有機聯(lián)系組成案卷。案卷是每一份具有內(nèi)在聯(lián)系的若干文件材料的組合體，是檔案的基本保管單位，所以案卷又稱保管單位。房地產(chǎn)文件材料的組卷要充分反映房地產(chǎn)管理活動的來龍去脈、便于查找、提供利用、有利于房地產(chǎn)文件材料的管理和保存的原則進行。

（一）組卷方法

房地產(chǎn)文件材料的組卷方法有以下幾種：一是按問題組卷。將房地產(chǎn)管理文件材料內(nèi)容所反映同一問題或有關同類性質(zhì)、同一方面工作的文件材料，根據(jù)其形成的情況，歸納、合并組卷?；蛘哌M行分析，分開組卷。例如房地產(chǎn)管理工作的計劃、總結，由于文件數(shù)量均較少，內(nèi)容又較相近，可合并立卷；又如房地產(chǎn)權屬調(diào)查、不動產(chǎn)登記工作形成的文件材料數(shù)量較大，一個市、縣房地產(chǎn)管理部門就可達幾十萬份，由此形成的檔案可分別組卷。二是按時間組卷。這里的時間指文件材料形成的時間。按時間特征組卷就是將屬于同一時間(一般為同一年度或同一季度)的文件材料集中組卷。如統(tǒng)計形成的統(tǒng)計報表，大都按這種特征組卷。三是按行政區(qū)域或地理特征組卷。房地產(chǎn)管理文件材料按行政區(qū)域或地理特征組卷可以反映房地產(chǎn)管理活動的規(guī)律，也便于房地產(chǎn)檔案的保管和利用。實踐證明，以上幾種組卷方法是行之有效的，它保證了案卷質(zhì)量，也便于檔案的檢索和利用。但在實際工作中，往往不是只按上述某—種方法單獨組卷，而是幾種方式的結合使用。如將城鎮(zhèn)房地產(chǎn)登記的文件材料集中在一起，按城區(qū)，街道、街坊——土地號組卷排列，即是按問題組卷和行政區(qū)域地理特征組卷的結合。房地產(chǎn)文件材料的形成及文件材料之間的聯(lián)系錯綜復雜，組卷時要具體問題具體分析，同時還要注意便于管理和使用。案卷厚薄應適宜，過厚或過薄都不符合歸檔要求。

（二）案卷內(nèi)房地產(chǎn)文件材料的整理

所謂案卷內(nèi)房地產(chǎn)文件材料的整理，是指對案卷內(nèi)文件材料進行排列、編號、填寫卷內(nèi)目錄和備考表的過程。案卷內(nèi)房地產(chǎn)文件材料的排列必須反映出一組具有聯(lián)系的文件材料的連貫性和系統(tǒng)性，反映出文件材料的形成規(guī)律。排列的方式可以有下述幾種：一是按時間順序排列；二是先按問題相對集中，再按時間順序排列；三是按重要程度排列。城鎮(zhèn)房地產(chǎn)權屬調(diào)查和登記文件材料的排列。由于城鎮(zhèn)房地產(chǎn)權屬調(diào)查和登記以土地為單位開展，多數(shù)情況下一個土地內(nèi)為一個權屬單位，但也有一土地為幾個土地使用者共同使用的現(xiàn)象。因此城鎮(zhèn)房地產(chǎn)權屬調(diào)查可以按土地或使用者為單位，將一個土地或土地使用者所有調(diào)查材料組合在一起，地籍圖可單獨按卷幅號排列。房地產(chǎn)統(tǒng)計卷內(nèi)文件排列與房地產(chǎn)綜合性文件排列的方法大體一致，它的時間性較強，因此卷內(nèi)按時間順序排列更有利于查找和利用文件材料。文件材料排列好后，要按統(tǒng)一方法編寫文件材料的頁碼，以固定文件材料的次序。頁碼一般從文件材料的第一頁開始編起。圖紙可在右上角編張?zhí)?，照片在背面右上角編張?zhí)柡退鶎牡灼枴榱吮阌诓檎揖韮?nèi)文件材料，在確定案卷內(nèi)文件材料的排列次序后，需要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件材料的目錄包括：順序號、文號、文件材料名稱、日期、文件材料起止頁號、備注等內(nèi)容。順序號是指卷內(nèi)文件材料的件號，一份文件為一個號，包括正文和底稿，按順序編排的流水號為順序號；文號指文件的字號，有文號的需填寫上文件的字號；文件材料名稱，有文件標題的可照抄文件標題，無標題或標題不確切，不能反映文件材料內(nèi)容的，需擬寫文件材料的起止頁號；備注欄用來說明文件材料的特殊情況。卷內(nèi)目錄一般置于卷首，以便查找利用。備考表用來說明卷內(nèi)文件材料在歸檔過程中發(fā)生的情況以及記載變更的情況。例如：××年度xx戶證號xx發(fā)生××變更憑證號××。它對于顯示房地產(chǎn)檔案的動態(tài)性尤其重要。卷內(nèi)目錄及備考表的填寫要求一律用鋼筆或檔案專用圓珠筆，字跡工整，不得隨意涂改。

（三）案卷封面填寫及案卷裝訂

卷內(nèi)文件材料整理好后，還要填寫案卷封面。案卷封面的內(nèi)容包括：立檔單位名稱、分類名稱(或機構名稱)、案卷標題、卷內(nèi)文件起止日期、總頁數(shù)、保管期限、密級、全宗號、目錄號、分類號、案卷號等。案卷封皮寫好后進行裝訂，裝訂可采用軟卷皮、硬卷盒結合使用的辦法。用軟卷皮裝訂小卷，然后集若干小卷裝卷盒。如城鎮(zhèn)土地登記文件材料，一個土地使用者的相關材料可立成一個小卷，再以街坊為單位，一個街坊的若干使用者的小卷歸入一個硬卷盒。圖紙裝入檔案袋或平放在圖紙盒里，照片、底片放入照片檔案像冊中。

（四）編寫案卷目錄

案卷編目是房地產(chǎn)檔案整理的重要內(nèi)容之一，即在案卷次序排列之后，將案卷逐個登記到案卷目錄上，并編制成各種檔案目錄的工作。檔案編目是用一定的方法，確定房地產(chǎn)檔案整理的前后次序，以保持各案卷之間的有機聯(lián)系。檔案目錄是檔案的花名冊。房地產(chǎn)檔案案卷編目的方法有幾種：一種是按檔案分類進行編目，另一種是按檔案的保管期限編制案卷目錄。例如，案卷目錄可細分為永久、長期和短期，不同保管期限的案卷目錄，要分別裝訂，形成各自的檢索工具，案卷目錄一般包括順序號、案卷標題、起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限和備注欄等內(nèi)容。順序號是案卷的編號，案卷標題必須與案卷封面上的標題一致，起止日期指案卷內(nèi)最早和最晚的文件日期，卷內(nèi)文件頁數(shù)指卷內(nèi)文件的實有頁數(shù)，備注欄用來說明個別檔案的某些特殊情況以及某種變化情況。案卷目錄一般要編制一式2-4份，其中一份作為保存?zhèn)溆?，其他的供日常使用?/p>