蒙怡

淺析電子文件的真實(shí)可靠性管理

蒙怡

介紹了電子文件的創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、傳輸、鑒定、歸檔、保管及使用等環(huán)節(jié)，認(rèn)為在各個環(huán)節(jié)中其信息都有被更改、丟失的可能。認(rèn)為應(yīng)建立健全針對電子文件全過程的管理制度，加強(qiáng)維護(hù)管理的技術(shù)措施，從而消除文件信息失真的隱患。

文件管理；電子文件；真實(shí)性管理；管理制度

電子文件在形成、鑒定、歸檔、保管、使用等各個環(huán)節(jié)，其信息都有被更改、丟失的可能。保護(hù)電子文件信息的真實(shí)性、完整性，既需要擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要建立一套科學(xué)的管理制度，消除各個環(huán)節(jié)中可能存在的安全隱患。筆者擬從電子文件的形成、分類、處理、技術(shù)特點(diǎn)等環(huán)節(jié)著手，找出失真漏洞加強(qiáng)管理，以提高電子文件的真實(shí)可靠性。

一、電子文件的形成環(huán)節(jié)

電子文件的形成涉及創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、傳輸三個方面。電子文件的創(chuàng)建是指在計算機(jī)系統(tǒng)中擬制文件或接收外單位的來文過程。該過程主要包括以下六個步驟：一是為文件命名；二是確定文件的存儲格式；三是對電子文件進(jìn)行分類；四是對電子文件進(jìn)行價值鑒定；五是將電子文件保存在適宜的位置；六是形成元數(shù)據(jù)。如果說形成階段是電子文件管理的關(guān)鍵時期，那么創(chuàng)建則是關(guān)鍵中的關(guān)鍵。電子文件的流轉(zhuǎn)是指電子文件在機(jī)構(gòu)內(nèi)部多個部門、多個人員那里處理生效的過程。企事業(yè)單位在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中可以為不同類型的文件設(shè)定相對固定的流轉(zhuǎn)路徑，也可允許用戶為一份文件自定義流轉(zhuǎn)路徑。電子文件在流轉(zhuǎn)的過程中容易產(chǎn)生多個版本，因此應(yīng)加強(qiáng)版本控制，避免不必要版本的出現(xiàn)，保證歸檔的是最終版本，并保存必要的修改痕跡。流轉(zhuǎn)也是生成元數(shù)據(jù)的重要環(huán)節(jié)，可能生成的元數(shù)據(jù)包括審批人、審批過程、審批意見等。流轉(zhuǎn)過程應(yīng)保證創(chuàng)建階段形成的元數(shù)據(jù)不丟失，并始終與文件保持關(guān)聯(lián)。電子文件的傳輸是指電子文件在不同機(jī)構(gòu)之間的傳遞過程。電子文件的傳輸大致有兩種形式：一是通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸，一般可利用電子郵件、即時通信等工具傳遞；二是通過專門網(wǎng)絡(luò)傳遞，也可通過專門傳輸軟件傳遞，如政府各部門間的電子公文傳遞。電子文件傳輸過程中，除要考慮安全因素外，還有一些值得關(guān)注的管理問題，比如格式問題。電子文件在傳輸前往往經(jīng)過壓縮、加密、轉(zhuǎn)換格式等處理，接收方需要解壓縮、解密、轉(zhuǎn)換格式后可方閱讀，這既可能造成信息丟失或變形，也可能需要依賴某種特殊系統(tǒng)而對文件的處理、存檔造成不便。

二、電子文件的分類

按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，可以將電子文件分為不同的種類。

首先是按文件實(shí)體分類，這是對保存電子文件信息的載體進(jìn)行類別劃分。一般是按載體類型連續(xù)編號，或結(jié)合存儲信息的媒體類型簡單分類后編號。

其次是按文件的信息分類。信息分類的主要目的是滿足存儲與紙質(zhì)文件對照等日常管理的需要，可借鑒傳統(tǒng)檔案實(shí)體分類中的組織機(jī)構(gòu)分類法或時間分類法，或者根據(jù)媒體類型劃分文件類別，如分為文本類、圖像類、聲音類、視頻類等。

電子文件分類除了要便于檢索之外，還應(yīng)具有更廣泛的作用，包括揭示文件之間的有機(jī)聯(lián)系、支持鑒定、支持存取權(quán)限控制、支持歸檔等。

第三是按職能分類。首先建立職能分類方案，根據(jù)職能、活動、事務(wù)的關(guān)系可能形成多層級的、結(jié)構(gòu)化的樹狀職能分類。其次在電子文件管理系統(tǒng)中配置職能分類方案和文件分類方案。然后，對電子文件進(jìn)行分類、選擇或填寫電子文件的類目，并賦予其相應(yīng)的分類標(biāo)識符。這種分類法彌補(bǔ)了前兩種分類的不足。

三、電子文件的鑒定

（一）內(nèi)容鑒定

電子文件的鑒定，首先是確定哪些信息構(gòu)成一份文件，明確需要以文件管理方法加以管理的數(shù)字信息對象，對每一份電子文件賦予唯一的文件號。其次，判斷電子文件的保存價值，確定其保管期限。一是判斷電子文件信息的有用程度，二是判斷電子文件有用程度是否具有實(shí)現(xiàn)的可能，即檢查電子文件的技術(shù)狀況。然后，根據(jù)鑒定結(jié)果對電子文件進(jìn)行或留存、或銷毀、或移交等操作處理。對電子文件鑒定過程要做記錄，根據(jù)記錄加以監(jiān)控。

職能鑒定法是電子文件鑒定的主要方法。這種方法立足于文件產(chǎn)生的原因，克服了鑒定過程中的主觀性和隨意性，增加了鑒定的客觀性。它面對的是某種職能、活動或事務(wù)的文件，而不是單份文件，故而常常表現(xiàn)為一種“批處理”的方式，鑒定的效率高。鑒定步驟如下：

（1）制定電子文件保管期限表。保管期限表內(nèi)容主要包括文件名稱、類別、保管期限、處置類型等。

（2）將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)，并予以維護(hù)。

（3）歸檔鑒定。在鑒定自動化系統(tǒng)中，文件一旦生成，系統(tǒng)即將文件類別與保管期限表對照判斷，劃定其保管期限。尚未實(shí)現(xiàn)自動化鑒定的機(jī)構(gòu)，一般是在文件辦理完畢之后由形成者或檔案人員進(jìn)行鑒定。

（4）期滿鑒定。對于保管期滿的文件，系統(tǒng)應(yīng)自動提示用戶，以便進(jìn)行下一步處理。期滿鑒定一般由檔案人員承擔(dān)。在沒有自動提示功能的系統(tǒng)中，期滿鑒定主要依賴檔案人員的自覺。

（5）進(jìn)館鑒定。具有永久保存價值的電子文件，在形成機(jī)構(gòu)中保存一段時間后，應(yīng)向相應(yīng)的檔案館移交。檔案館應(yīng)從保存價值、完整性、可讀性等方面進(jìn)行復(fù)核，再接收進(jìn)館。

（二）技術(shù)鑒定

每一次技術(shù)環(huán)境的變換、遷移等，都需要對電子文件的技術(shù)狀況進(jìn)行檢測。其過程大致如下：

（1）分析影響文件技術(shù)狀況的因素以及采取的相應(yīng)措施。要判斷電子文件是否真實(shí)、可靠、完整、可讀，要分析影響文件信息質(zhì)量的因素及據(jù)此所采取的措施。

（2）檢查保障措施的實(shí)施結(jié)果。主要檢查文件是否按照預(yù)先規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)保存，檢查文件的數(shù)字簽名，檢查文件的元數(shù)據(jù)記錄是否齊全，檢查每份文件的各個要素是否完備，分析聯(lián)系文件的各個要素手段是否有效，檢測文件及其存儲介質(zhì)是否攜帶病毒，檢測介質(zhì)的物理性能如清潔度、光滑度，是否有劃傷、磨損等。

（3）根據(jù)檢查的結(jié)果，判斷文件的狀況。如果電子文件的技術(shù)狀況已經(jīng)不足以保證其質(zhì)量，應(yīng)采取載體轉(zhuǎn)換、遷移等應(yīng)對措施。

四、電子文件的歸檔

歸檔是賦予有保存價值的電子文件以檔案身份的過程，其標(biāo)志是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交，電子文件的管理責(zé)任也隨之由文件生產(chǎn)部門向檔案管理部門轉(zhuǎn)移。

電子文件的歸檔對象，是經(jīng)過鑒定后需要保存的文件。包括：支持軟件；元數(shù)據(jù)及相關(guān)管理信息；其他載體形式的文件；紙質(zhì)或縮微貝。

電子文件的歸檔方式有兩種，即物理歸檔和邏輯歸檔。物理歸檔是指把計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上的電子文件以網(wǎng)絡(luò)傳輸或介質(zhì)傳遞方式移交給檔案部門，歸檔后電子文件的存儲位置發(fā)生改變。邏輯歸檔是指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。電子文件生存在什么位置，歸檔后的物理位置不變，只是管理職責(zé)由形成部門移交給檔案部門。無論是物理歸檔還是邏輯歸檔，都是要實(shí)現(xiàn)對電子文件的集中控制，保證電子文件的安全以及利用的便利。

電子文件的歸檔時間分實(shí)時歸檔和定期歸檔兩種。實(shí)時歸檔，是指電子文件形成后即刻歸檔；定期歸檔，是指按照有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段段時間之后再向檔案部門移交。一般來講，管理性文件在次年年初歸檔，科技文件在項目完成之后歸檔，機(jī)密文件隨時歸檔。

電子文件的歸檔要求，一是齊全完整；二是真實(shí)有效；三是格式規(guī)范；四是多套保存（其中一套封存，一套提供利用，一套異地保管，封存和異地保管兩種要脫機(jī)保存）；五是經(jīng)過分類形成機(jī)讀目錄。介質(zhì)歸檔，還應(yīng)在其包裝盒表面貼上標(biāo)簽、注明編號、名稱、密級、保管期限、軟硬件環(huán)境等。為明確責(zé)任，電子文件移交時雙方應(yīng)確定文件的數(shù)目、技術(shù)狀況及相關(guān)材料是否齊全，并在確認(rèn)結(jié)果上簽字蓋章、保存?zhèn)洳椤?/p>

五、加強(qiáng)電子文件維護(hù)管理的措施

電子文件從建立到歸檔的各個環(huán)節(jié)中，可能危害電子文件信息的因素很多，除了質(zhì)量受損的存儲設(shè)備外，還包括計算機(jī)技術(shù)的固有缺陷、病毒以及地震、水災(zāi)、火災(zāi)和盜竊等天災(zāi)人禍，還有懷有惡意企圖的用戶等因素。除了在電子文件建立過程中要采取一些必要的防范措施，還要在內(nèi)部構(gòu)筑涵蓋制度、管理、人員、技術(shù)在內(nèi)的管理維護(hù)體系，防止對電子文件的侵害。

（一）加強(qiáng)維護(hù)管理人員的管理與培養(yǎng)

電子文件的制作和管理都是人來實(shí)現(xiàn)的，人是活的因素，易受外界影響。要禁止那些道德品質(zhì)不好，工作不認(rèn)真沒有良好的工作作風(fēng)的人參與電子文件的制作和管理工作。同時要加強(qiáng)教育培養(yǎng)工作，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

（二）建立電子文件全過程的管理制度

電子文件從形成到歸檔后的保管和利用，中間環(huán)節(jié)很多，哪一個環(huán)節(jié)職責(zé)不清、制度不明、考慮不周都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此建立電子文件全過程的管理制度，明確各方面的職責(zé)要求是非常重要的。

（三）電子文件維護(hù)管理的技術(shù)措施

（1）加密技術(shù)。加密的目的是讓非法用戶無法讀懂信息，合法用戶則需要在密鑰的指示和控制下通過算法將密文還原為明文。經(jīng)過加密的電子文件一般應(yīng)解密后保存。這種技術(shù)不適用于開放系統(tǒng)。

（2）身份認(rèn)證技術(shù)。身份認(rèn)證技術(shù)旨在確認(rèn)用戶的身份，包括口令認(rèn)證、智能卡認(rèn)證、USBKEY認(rèn)證、生物認(rèn)證等。

（3）權(quán)限控制技術(shù)。合理定義各類用戶、各類文件的訪問權(quán)限，可保證合法用戶訪問便利，防止非法用戶的惡意訪問，防止未經(jīng)授權(quán)就對信息采取存取、收集、利用、公布、刪除、修改和銷毀等操作。

（4）長期可存取技術(shù)。長期可存取技術(shù)即保障電子文件長期可讀性技術(shù)，包括轉(zhuǎn)換為開放格式、遷移、采用多種格式閱讀軟件等。

（5）備份。備份是保障信息安全最重要的輔助措施，可為受損或崩潰的信息系統(tǒng)提供良好的、有效的恢復(fù)手段。

（6）物理隔離。物理隔離是將不同網(wǎng)絡(luò)相分離，目的在于隔斷非法用戶的訪問鏈路。

（7）防火墻技術(shù)。防火墻是一種邏輯裝置，通常處于機(jī)構(gòu)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間，通過監(jiān)測、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，來限制外網(wǎng)用戶對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的訪問，從而實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。

（8）入侵檢測技術(shù)。檢測監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)系統(tǒng)是否出現(xiàn)被入侵或濫用的征兆，及時阻斷發(fā)生在內(nèi)部的非法訪問，是對防火墻技術(shù)的有效補(bǔ)充。

六、結(jié)語

電子文件檔案從創(chuàng)建到歸檔管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，保證電子文件元數(shù)據(jù)不被修改、破壞，對于電子文件的真實(shí)性、完整性至關(guān)重要。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要予以高度重視，并投入一定的人力物力。電子文件檔案一旦建立起來，能快捷地實(shí)現(xiàn)電子檔案的檢索和應(yīng)用，從而提高辦公自動化效率，提高辦文效率，適應(yīng)信息化時代發(fā)展的需要。

[1]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2011.

G270.7

A

1673-1999（2012）15-0142－03

蒙怡（1964-），女，重慶人，重慶科技學(xué)院黨政辦公室職員。

2012-05-17