淺談血站獻(xiàn)血者的檔案管理

董薈茗

淺談血站獻(xiàn)血者的檔案管理

董薈茗

血站是不以贏利為目的的公益性單位，《獻(xiàn)血法》頒布實(shí)施以后，有了法律的保障以及我國(guó)人民日益提高的思想覺悟，越來越多的公民自覺加入到無償獻(xiàn)血的光榮行列中來，這對(duì)無償獻(xiàn)血者的檔案管理提出了更新、更高的要求。同時(shí)，隨著血站計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的普及，也給檔案資料管理的安全問題注入了新的特點(diǎn)和內(nèi)容。

血站業(yè)務(wù)檔案的管理，是做到血液可追溯性的有力保障，也是在血液官司訴訟中，維護(hù)血站利益的有效證據(jù)，因此，與獻(xiàn)血者檔案有關(guān)的業(yè)務(wù)檔案管理，是血站檔案管理的重點(diǎn)工作，應(yīng)不斷加以完善。

1 獻(xiàn)血者的檔案管理是血液質(zhì)量安全的保障

血液工作性質(zhì)和血站工作流程環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)決定了血站在血液質(zhì)量安全方面不容出現(xiàn)任何問題。獻(xiàn)血者檔案作為血站整個(gè)大質(zhì)量系統(tǒng)中的最起始階段，是關(guān)系血液全面質(zhì)量管理成敗的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

1.1獻(xiàn)血信息的真實(shí)記錄 血站是一個(gè)對(duì)法制性要求較高的單位，隨著人們法律知識(shí)不斷充實(shí)和自我保護(hù)意識(shí)的增強(qiáng)，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施，獻(xiàn)血者檔案必將成為分辨涉血各方責(zé)任的依據(jù)之一。獻(xiàn)血者檔案中各項(xiàng)紀(jì)錄的原始真實(shí)、完備可查作為一個(gè)歷史的記載與見證具有長(zhǎng)期甚至永久性的保存價(jià)值。

1.2兌現(xiàn)獻(xiàn)血優(yōu)惠政策時(shí)的依據(jù) 根據(jù)《獻(xiàn)血法》對(duì)獻(xiàn)血者獎(jiǎng)勵(lì)的有關(guān)規(guī)定，我市中心血站制定了如下返還政策：本人自獻(xiàn)血之日起，5年內(nèi)3倍量免費(fèi)用血，5年后等量用血；直系親屬自獻(xiàn)血之日起，三個(gè)月后等量免費(fèi)用血。用血時(shí)以獻(xiàn)血證、身份證及獻(xiàn)血檔案等信息為憑據(jù)。

2 獻(xiàn)血者檔案材料歸檔范圍

無償獻(xiàn)血的整個(gè)流程，以我市血站為例，包括外采科、成分科、檢驗(yàn)科、儲(chǔ)、發(fā)血科5個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)科室。應(yīng)歸檔的獻(xiàn)血者檔案材料包括：無償獻(xiàn)血健康征詢表(包括獻(xiàn)血者姓名、地點(diǎn)、工作單位等基本情況)、采血記錄、檢驗(yàn)記錄、成分制備記錄、出入庫(kù)記錄、用血記錄、各環(huán)節(jié)質(zhì)控等。

3 獻(xiàn)血者檔案的安全管理措施

3.1數(shù)據(jù)信息形成的安全管理 血液數(shù)據(jù)的正確采集是保障獻(xiàn)血者檔案安全的前提。血站檔案信息具有環(huán)環(huán)相扣、分散處理、信息共享的特點(diǎn)，這就要求血站工作人員必須首先要在本部門形成的檔案資料上簽字，以示負(fù)責(zé)，并保證各個(gè)環(huán)節(jié)可追溯，確保數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確。

3.2數(shù)據(jù)信息錄入查詢的安全管理 加強(qiáng)對(duì)信息錄入人員的計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，使其熟練信息數(shù)據(jù)的錄入；利用條形碼讀出速度快、準(zhǔn)確可靠的特點(diǎn)，用條形碼技術(shù)進(jìn)行管理；實(shí)行“誰(shuí)操作、誰(shuí)錄入、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的工作原則；由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)專職管理人員設(shè)定各部門用戶終端的使用權(quán)限，并實(shí)行用戶密碼管理，各部門用戶終端不得越權(quán)登錄、修改或查詢，以確保數(shù)據(jù)錄入和查詢的準(zhǔn)確、安全。

3.3檔案保存的安全管理 ①做好紙質(zhì)檔案管理。把好收集關(guān)，抓好整理立卷和及時(shí)歸檔工作。原則上由檔案形成部門負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，并由立卷人在每卷檔案后簽字，以便日后的責(zé)任追溯。然后按照單位的規(guī)定，按時(shí)移交檔案室，進(jìn)行統(tǒng)一管理。②做好電子檔案管理。每名獻(xiàn)血者從進(jìn)入血站獻(xiàn)血的第一個(gè)環(huán)節(jié)開始，都賦予一個(gè)獻(xiàn)血條碼，之后的所有信息都由終端機(jī)錄入，時(shí)時(shí)存入總服務(wù)器。為保障電子檔案的安全，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理人員按照《質(zhì)量手冊(cè)》的相關(guān)要求，每周將服務(wù)器中存放的數(shù)據(jù)拷貝到其他電腦里，每月對(duì)拷貝出的數(shù)據(jù)進(jìn)行光盤刻錄備份，以防計(jì)算機(jī)病毒侵襲及系統(tǒng)故障時(shí)造成數(shù)據(jù)丟失。③做好檔案資料的保密管理。對(duì)一些記錄有個(gè)人隱私的文檔或含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理，紙類檔案要專職負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，計(jì)算機(jī)文檔要進(jìn)行加密處理。

3.4對(duì)檔案管理人員的管理 ①加強(qiáng)對(duì)檔案管理理人員檔案工作安全和保密意識(shí)的教育，使之充分了解檔案工作的安全與保密的重要性。②進(jìn)行文書、檔案管理的培訓(xùn)，使其掌握檔案工作的基本知識(shí)、原則；進(jìn)行檔案管理操作規(guī)程、保密常識(shí)、案卷裝訂技巧等的指導(dǎo)，達(dá)到檔案工作的基本要求。③加強(qiáng)個(gè)人自身修養(yǎng)，不該看的不看，不該做的不做，不該說的不說。

血站業(yè)務(wù)檔案的管理，是做到血液可追溯性的有力保障，也是在血液官司訴訟中，維護(hù)血站利益的有效證據(jù)，因此，與獻(xiàn)血者檔案有關(guān)的業(yè)務(wù)檔案管理，是血站檔案管理的重點(diǎn)工作，應(yīng)不斷加以完善。

136200 吉林省遼源市中心血站