JOE WORTH

Q：如何才能讓公司采購變得更為有效呢？

A：有些公司設(shè)有一個專門的部門，負(fù)責(zé)購買設(shè)備和材料；另外一些公司將采購任務(wù)賦予內(nèi)部的關(guān)鍵員工。弄清楚哪一種類型最適合你的公司，可能是簡化流程和減少浪費的一個重要因素。

你需要確保數(shù)字的準(zhǔn)確無誤。你的會計制度應(yīng)該捕捉到成本，并將其報告出來，這其中包括采購的內(nèi)容。這種方式可使你能夠衡量并有效控制成本。

我曾經(jīng)幫助過一家小型制造商，它將所有的采購都一次性地劃分到直接或間接的成本名目之中。在公司剛剛起步的時候，這是不錯的做法。但是在公司壯大之際，他們發(fā)現(xiàn)識別和衡量這些成本的組成部分是必須的，因為這樣他們就能更好地與供應(yīng)商達成交易。一年之后，我為其安裝了更強大的會計科目表，幫助他們將成本降低了20萬美元之多，這個數(shù)字高于會計變動所帶來的應(yīng)付費用以及增聘一名采購雇員的成本。

你公司的需求越復(fù)雜，成立專門的采購部門的重要性就越大。如果你對以下問題中的任何一個給出肯定的答案，你就需要成立專門的采購部門：

做出采購行為時，你是否會評估行情信息？

你是否每季度或每年度就某一個項目，同你的每個供應(yīng)商洽談合同？

你是否會跟蹤每個供應(yīng)商的表現(xiàn)，以確保他們準(zhǔn)時發(fā)貨，按正確的方式開出發(fā)票？

在評估公司材料或與供應(yīng)商溝通關(guān)注事宜、具體規(guī)格時，是否要求采購人員具備一定程度的專業(yè)經(jīng)驗和知識？

你購買的材料的質(zhì)量是否決定公司產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)？

通過一種精明的方式設(shè)立采購部門，將避免重復(fù)工作，并在大額采購時，通過減少運費的方式，降低成本。而且，建立一支專門的團隊，可以與那些在你需要發(fā)生臨時變化或緊急訂單增加的時候，可以靈活應(yīng)變的供應(yīng)商發(fā)展合作關(guān)系。

作為一位小企業(yè)主，必須同時管理產(chǎn)品、員工、銷售以及市場營銷等方面的工作?；蛟S是時候設(shè)立一名專職采購員了，由其花時間接近每一個供應(yīng)商，從而為公司獲得最好的交付服務(wù)、質(zhì)量、價格及付款條款。 譯| 李桂祥

節(jié)省采購成本的兩個小技巧

善待關(guān)鍵供應(yīng)商

在我曾經(jīng)工作過的一家印刷公司里，我們小心維護與紙張供應(yīng)商的關(guān)系，為他們及時支付款項，并與其保持定期的溝通。當(dāng)“洛陽紙貴”之際，我們能夠得到供應(yīng)，而這是我們的競爭對手無法做到的。

設(shè)立“采購卡”

為公司設(shè)立一個單獨的信用卡或賬戶，這可以將一切業(yè)務(wù)往來置放在一張票據(jù)之中，而不論買家是誰，都便于跟蹤。