陳倩暉

摘要：本文從理解電算化會計涵義和主要特點出發(fā)，參考電算化會計相關文獻綜述，結合目前我國電算化下內部會計控制存在的若干問題，提出幾點解決問題的方法和建議，供同仁探討。

關鍵詞：電算化會計；控制；問題；研究

一、會計電算化的涵義和主要特點

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工報賬、記賬和算賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程，是一個應用電子計算機實現的會計信息系統(tǒng)。它實現了會計數據處理的自動化，使傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)。其目的是提高單位財會管理水平和經濟效益，從而實現會計工作的現代化。

會計電算化能提高會計數據處理的實效性和準確性；能提高會計核算的水平和質量；能減輕會計人員的勞動強度， 提高經營管理水平。會計電算化使財務會計管理由事后管理向事中控制、事先預測轉變，為管理信息化打下基礎。會計電算化推動會計技術、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新，促進會計工作的進一步發(fā)展。

會計電算化主要有以下幾方面的特點：一是儲存介質的磁性化。在會計電算化下，是以磁性材料硬盤或軟盤作為數據載體，當會計憑證輸入之后，記賬、算賬、分類匯總和報表生成都由計算機自動完成，會計數據都保存在磁盤介質中，不運行系統(tǒng)是看不到數據的；二是會計差錯的修改、更正不留痕跡。會計電算化下，通過計算機形成的憑證、匯總表、帳簿、報表，不管是誰操作，生成的證、帳、表都是一樣的，對差錯的修改、更正不留痕跡。三是人和機共同完成工作。會計電算化下，只要人工把憑證輸入了，其余的記帳、結帳、分類、科目匯總、明細帳、總帳、報表工作全都由計算機自動完成。這種人機共同完成會計核算工作是會計電算化最主要特點，是會計電算化提高工作效率的主因。

由于“機”的引入，使得會計電算化下的內部控制難度更大、內容更多、復雜程度更高。

二、會計電算化相關文獻綜述

為了配合我國會計電算化工作的順利開展，財政部從1989年起便先后為會計電算化制定了一系列的具體的管理規(guī)章。僅在1989～1991年這三年期間，財政部先后制定了三個有關會計電算化的管理文件。1994年6月，財政部為了進一步加強對會計電算化工作的管理，促進我國會計電算化事業(yè)的健康發(fā)展，根據《中華人民共和國會計法》的有關規(guī)定制定了《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》和《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》。1996年，財政部為了規(guī)范企業(yè)會計電算化又專門制定了《會計電算化工作規(guī)范》。1999年10月31日，最新修訂的《中華人民共和國會計法》再次以法律的形式規(guī)定”使用電子計算機進行會計核算的，其軟件及其生成的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料，也必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定”，“用電子計算機進行會計核算的，其會計賬簿的登記、更正，應當符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定”等。

上述各種法律、法規(guī)、制度和辦法等有關規(guī)定，涉及會計核算軟件的開發(fā)、評審、使用、以計算機替代手工記賬的審批、會計電算化后的會計檔案生成與管理等諸多方面，對單位使用會計核算軟件、軟件生成的會計資料、采用電子計算機替代手工記賬、電算化會計檔案保管等與會計電算化工作相關的內容作出了具體的規(guī)范，為提高會計軟件的質量，確保會計電算化事業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。

三、目前我國電算化下內部會計控制存在的若干問題

（一）內部牽制大大弱化

手工時代，制證的與科目的，登記明細帳的與登記總帳的由不同的人完成，數字由不同的人重復計算，互相牽制，能及時發(fā)現差錯。會計電算化下，這種手工會計的內部牽制基本不存在了，只要是制證環(huán)節(jié)出現了差錯，便一錯百錯。有些單位為了“方便”工作，設立一個本不存在的操作員demo，自己制證，demo審核，然后又自己記帳、結帳、生成報表，然后又通過反審核反記帳反結帳，又把demo更換成另一個操作員。亦即從報帳、審核、記帳、報表生成都由一人完成，這種做法使原本由于數字的簡約化導致錯誤被發(fā)現的概率愈發(fā)變得微乎其微了。

（二）審核工作的形式化

會計電算化工作條件下，審核工作沒有引起足夠的重視，有些單位領導認為審核工作無關緊要，更無須安排專職審核崗位了。由于認識上的誤區(qū)，審核工作也就成了一“擊”子之，就是用鼠票點擊一下“成批審核”，多則幾分鐘，少則幾十秒，一個月的審核工作便完成了。由于審核工作的形式化，審核所起的作用大大旨化，要想在審核過程中發(fā)現問題，已經是不敢奢望了。

（三）會計主管的濫化

會計主管的權限范圍廣，總帳的全程操作都可實施。有些單位為了方便更正、修改前時錯誤，設置二個以上的會計主管。多個會計主管，勢必導致濫用反記帳反結帳等這些謹慎使用功能的人多了，帶來的隱患自然而然也就多了。

（四）“三反”（反審核反記帳反結帳簡稱“三反”）功能濫用

會計電算化下的反審核、反記帳、反結帳功能本身就是與《會計工作規(guī)范》和現行的財經法律法規(guī)是相悖的，與現實是不相符的。“三反”功能相當于潑出去的水還能收回，時間還能倒流。從本質上講，反記帳、反結帳是對差錯的一種更正行為，使用是有條件的。但是從目前的現狀來看，普遍存在濫用現象，比如不管是數字計錯還是科目用錯，都是使用“三反”來更正。原手工會計使用的紅字更正法或補充登記法、劃線更正法幾乎無影無蹤了。會計電算化下的這種逆向處理方法，可以隨時、方便、跨年度改變數據而不留痕跡的做法會給財務工作帶來很大的安全隱患。

（五）內部審計工作滯后

目前的內部審計，幾乎還是停留在手工時的對會計業(yè)務進行審計，還沒有上升到對會計電算化系統(tǒng)內部控制的審計、系統(tǒng)程序的審計、數據處理的審計。滯后的審計工作未能給財務部門在電算化內部控制方面提供建設性的指導意見。

四、解決問題的方法和建議

加強內部控制是預防財務舞弊、防范財務風險的重要手段，是目前財務工作的當務之急。鑒于會計電算化的工作特點和目前財務部門的工作現狀，筆者就如何搞好內部控制提出如下幾點淺見。

（一）抓好人員的素質教育是做好內部控制的根本

人，是生產力中最活潑的因素。會計電算化下的內部控制也一樣，最根本的還是對人的控制。財務人員是實施內部控制的主體，是內部控制決策者和實施者，內部控制說白了就是對人的控制，所以說搞好內部控制的核心在于人、根本在于人。做好對人的控制必須做到：首先把會計人員的職業(yè)道德建設放在第一位，職業(yè)道德問題解決了，內控問題就迎刃而解了。有了一支具備良好的職業(yè)道德的會計隊伍，就會由被動控制向主動控制轉變、由要我控制向我要控制轉變。二是加強財務人員自身的職業(yè)道德和技能培訓，努力打造一支精通會計業(yè)務和通曉計算機及財務軟件知識的復合人才。人的問題解決了，有弊也不想舞了。

（二）建立科學有效的內部牽制是搞好內部控制的關鍵

內部控制的關鍵點就是不相容職務的分離，即內部牽制。內部牽制就象一張捕魚的網，由一根根線交織連成，少了一根或斷了一根都不行，都會出現一個大窟窿，產生漏洞就有漏網之魚。在會計電算化環(huán)境下，由于數據處理的簡約化，內部牽制工作就顯得更為重要。建立科學有效的內部牽制必須按照不相容職務分離的原則搞好人員分工，以保證不相容職能（如業(yè)務授權、執(zhí)行、保管和記錄）的分離。如會計電算化崗位可分為系統(tǒng)管理員、會計主管、出納、審核記帳、電算化審查與數據分析、檔案管理等崗位。對每一項可能引起舞弊的經濟業(yè)務都不能由一人或一個部門經手到底，要形成牽制。如采購與驗收不能一個部門完成、審核記帳不能由出納人員兼任、系統(tǒng)開發(fā)和維護人員不得兼任操作人員和管理人員等。

（三）嚴格使用“三反”功能，搞好電算化下內部控制的有效手段

“三反”功能的使用是有條件的，只能在非正常情況下使用，不得隨意亂用。比如存放數據的計算機硬盤扇區(qū)的物理損壞、數據被人篡改、計算機意外斷電和病毒侵襲這非常事件導致記帳或結帳過程意外中斷時，通過“三反”功能恢復到可控制狀態(tài)。如何嚴格使用“三反”功能？筆者認為，“三反”功能是一把“雙刃劍”，趨利避害。以制度的形式規(guī)范它，規(guī)范它在什么情況下可以使用，哪些情況下不能使用。嚴格使用、防止濫用“三反”功能也是會計電算化下實現有效控制的重要手段。

（四）充分發(fā)揮內部審計的作用，對完善內部控制具有重要的指導作用

內部審計是企業(yè)自我獨立評價的一種活動，它可通過檢查、評價內部控制的健全、有效程度來促成建立好的控制環(huán)境，還能為完善內部控制提供建設性的意見，所以內部審計可以說是對內部控制的再控制。定期或不定期的邀請審計部門對電算化系統(tǒng)的工作情況和對內部控制的健全性、適用性、可靠性進行檢查、評價和考核，檢測它能否有效發(fā)揮控制作用。對其薄弱環(huán)節(jié)，請其提出改進意見，以完善之。俗話說：“當局者迷，旁觀者清”，發(fā)揮好內部審計的作用，用好最后一道防線，對完善內部控制具有很好的指導和監(jiān)督作用。

總之，會計電算化下建立科學有效的內部控制，其目的是為了建立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，以減少或者杜絕差錯和舞弊的發(fā)生。在高科技手段日益復雜的環(huán)境下，如何建立科學有效的內部控制是目前財務部門急于解決的新課題。

參考文獻：

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[2] 陳瀟怡，歐陽電平.企業(yè)內控信息化實施的規(guī)范化方法研究——基于領域分析與形式化方法[J].會計研究，2013（03）.

（作者單位：廣東省司法警察醫(yī)院）