羅凱

摘要：長期以來，企業(yè)的存貨管理很不完善，也沒有認(rèn)識或重視到企業(yè)存貨控制和管理是生產(chǎn)經(jīng)營過程中的重要環(huán)節(jié)。主要問題有：內(nèi)部控制制度不健全，崗位責(zé)權(quán)不明晰；存貨管理不規(guī)范，存貨儲量不合理；存貨采購成本高，采購管理制度不規(guī)范。企業(yè)的存貨管理屬于財(cái)務(wù)管理中不可或缺的一部分，本文由點(diǎn)入面，從存貨管理這個(gè)點(diǎn)出發(fā)深入探討如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)庫存存貨最優(yōu)化管理研究。

關(guān)鍵詞：庫存存貨；內(nèi)部控制；合同管理

中圖分類號：17272 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1000-8772（2013）15-0126-02

存貨是指企業(yè)在日?；顒又谐钟幸詡涑鍪鄣漠a(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料、物料等。存貨區(qū)別于固定資產(chǎn)等非流動資產(chǎn)的最基本的特征是，企業(yè)持有存貨的最終的目的是為了出售，不論是可供直接銷售，如企業(yè)的產(chǎn)成品、商品等；還是需經(jīng)過進(jìn)一步加工后才能出售，如原材料等。存貨是一項(xiàng)重要的流動資產(chǎn)，它的存在勢必占用大量的流動資金，一般情況下，存貨占企業(yè)總資產(chǎn)30%左右，其管理、利用情況如何，直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用水平以及資產(chǎn)運(yùn)作效率，在不同的存貨管理水平下，企業(yè)的平均資金占用水平差別是很大的。實(shí)施正確的存貨管理方法，通過降低企業(yè)的平均資金占用水平，提高存貨的流轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率，達(dá)到降低企業(yè)綜合成本的目標(biāo)，從而增加了企業(yè)的價(jià)值，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化提供了可能。

一、當(dāng)前企業(yè)存貨管理存在的問題

1 企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全。存貨實(shí)物控制存在缺陷，存貨管理制度也存在缺陷，哪里出問題，哪里補(bǔ)，對存貨盤點(diǎn)制度，感覺有問題就盤，沒問題就不盤，沒有形成制度化，崗位職責(zé)不清晰，只注重存貨的購買環(huán)節(jié)控制，對其他環(huán)節(jié)往往忽視，造成大量的浪費(fèi)。很多企業(yè)在采購環(huán)節(jié)，往往由一個(gè)人完成。采購價(jià)格，只有采購員一人掌握，增加了營私舞弊的可能性。出庫隨意，接觸存貨人員授權(quán)不明。

2 沒有合理的管理制度。企業(yè)沒有制定合理的存貨管理制度讓管理人員有章可依，例如企業(yè)未設(shè)置專門審核倉庫庫存和存貨賬本的人員，導(dǎo)致存貨管理人員可以肆意做假賬造成了公司不必要的損失。雖說華益公司未有肆意做假賬，但是由于管理制度不完善導(dǎo)致在日常存貨管理過程中會有存貨莫名找不到等情況出現(xiàn)，這種情況有可能是管理人員未做到本職工作，也有可能是因?yàn)楣芾砣藛T利用管理漏洞隨意使用庫存物品導(dǎo)致，管理人員懶散的原因是由于制度的不健全，導(dǎo)致最后可以做假賬表明此存貨被正常領(lǐng)用。

3 各部門無有效溝通。部門之間日常缺乏有效的溝通，存貨管理部門通常都是在生產(chǎn)部門需要領(lǐng)用時(shí)才發(fā)現(xiàn)沒有需要的存貨，這時(shí)才去報(bào)給采購部門采購清單，這就導(dǎo)致了生產(chǎn)停滯不前，最終可能導(dǎo)致交貨延期造成嚴(yán)重的損失，造成存貨不能及時(shí)采購的原因還有就是生產(chǎn)部門和存貨管理部門之間未能及時(shí)互相溝通生產(chǎn)需要的材料。

4 存貨管理不規(guī)范導(dǎo)致賬實(shí)不符。企業(yè)沒有規(guī)范存貨在出庫時(shí)領(lǐng)料單的填制要求，使得管理者管理松懈，會導(dǎo)致最后賬實(shí)不符。還有情況就是存貨管理人員認(rèn)為只有在貨到發(fā)票也到的情況下才能辦理入庫手續(xù)，因此在發(fā)生貨到發(fā)票未到的情況時(shí)未辦理暫估入庫，導(dǎo)致這批貨物已經(jīng)被領(lǐng)用但卻未入賬，使得賬上的庫存數(shù)明顯少于實(shí)際庫存。

二、企業(yè)存貨管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

1 購置風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在采購存貨時(shí)，可能面臨存貨價(jià)格上漲或下降，由此導(dǎo)致采購成本的增加或減少。購置風(fēng)險(xiǎn)即指由于存貨價(jià)格上漲導(dǎo)致采購成本增加而形成的風(fēng)險(xiǎn)。

2 儲備風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)通常應(yīng)儲備一定數(shù)量的存貨，以滿足生產(chǎn)和銷售的需要，但儲備存貨卻會給企業(yè)帶來儲備風(fēng)險(xiǎn)。儲備風(fēng)險(xiǎn)通常來自兩個(gè)方面：一是存貨儲備過多造成占用資金過多，從而失去這些資金的機(jī)會成本；二是存貨破損、冷背過時(shí)、陳舊、腐爛變質(zhì)等導(dǎo)致價(jià)值減損而形成的風(fēng)險(xiǎn)。

3 短缺風(fēng)險(xiǎn)。過多的存貨儲備會使企業(yè)承擔(dān)儲備風(fēng)險(xiǎn)，而儲備不足同樣會引起風(fēng)險(xiǎn)，這就是短缺風(fēng)險(xiǎn)。短缺風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)由于存貨供應(yīng)中斷而造成損失。短缺風(fēng)險(xiǎn)主要來自三個(gè)方面：一是企業(yè)由于原材料、燃料等的短缺，造成停工待料和未按期完成生產(chǎn)任務(wù)，或緊急采購代用材料所發(fā)生額外支出的損失而形成的風(fēng)險(xiǎn)；二是企業(yè)由于產(chǎn)成品和庫存商品的短缺，造成延遲供貨而向客戶賠償?shù)膿p失而形成的風(fēng)險(xiǎn)；三是企業(yè)未能按合同供貨形成的商益損失，或喪失銷售機(jī)會從而喪失獲利機(jī)會引起的機(jī)會損失所形成的風(fēng)險(xiǎn)。

4 盜失風(fēng)險(xiǎn)。盜失風(fēng)險(xiǎn)是指存貨被盜竊、挪用或因?yàn)?zāi)害、意外事故造成的損失，主要來自兩個(gè)方面：一是由于企業(yè)管理不善，導(dǎo)致存貨在采購、儲備、發(fā)放使用等各環(huán)節(jié)被盜竊、挪用造成損失而形成的風(fēng)險(xiǎn)；二是由于發(fā)生自然災(zāi)害或非自然災(zāi)害，以及其他意外事故，造成存貨價(jià)值減損而形成的風(fēng)險(xiǎn)。

三、企業(yè)庫存存貨最優(yōu)化管理對策

1 合理控制企業(yè)存貨對于資金的占用。存貨占用著企業(yè)大量的流動資金，要保證企業(yè)有充裕的現(xiàn)金流，就必須合理控制存貨對于企業(yè)資金的占用，為此，筆者認(rèn)為應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：首先，生產(chǎn)企業(yè)要建立集中的物資管理體制，企業(yè)的采購資金要統(tǒng)一進(jìn)行集中管理，對鋼鐵生產(chǎn)消耗的材料要進(jìn)行定額管理，對于非生產(chǎn)用料要按照預(yù)算實(shí)行管理，合理控制計(jì)劃外項(xiàng)目用料。其次，要加強(qiáng)審計(jì)工作，嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)行采購，在采購之前必須要填寫用料申請單，通過審查后生成采購單，采購部門再進(jìn)行采購。審查要注重以下幾點(diǎn)，一是檢查企業(yè)當(dāng)年度的生產(chǎn)計(jì)劃，該采購是否超額；二是把申請單與上年同期情況進(jìn)行對照，是否存在超額生產(chǎn)的可能；三是與市場調(diào)研材料進(jìn)行比對。分析市場需求，確定材料的訂購量。再次，要不斷發(fā)掘物資管理能力，如果生產(chǎn)中不需要的物質(zhì)及時(shí)找廠家聯(lián)系退貨，而對于稀缺資源的儲備，則要與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的聯(lián)系，確保資源的穩(wěn)步供應(yīng)。

2 建立健全采購申請制度。企業(yè)應(yīng)建立采購申請制度，生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際需要，提出采購申請。依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再辦理采購申請手續(xù)。具備審批權(quán)限的部門或人員應(yīng)嚴(yán)格審批采購申請。

3 加強(qiáng)供應(yīng)商選擇制度。選擇供應(yīng)商是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。

4 加強(qiáng)存貨采購合同管理。企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況與供應(yīng)商簽訂具有法律約束力的采購合同，該合同對雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出明確規(guī)定。對大宗商品的采購應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議，一般商品的采購可以采用詢價(jià)或定向采購方式并簽訂合同協(xié)議。雙方協(xié)商簽訂的合同條款，應(yīng)符合國家和企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。

5 企業(yè)應(yīng)建立適用的存貨管理系統(tǒng)、做好存貨規(guī)劃。做好存貨規(guī)劃，第一，企業(yè)應(yīng)制定經(jīng)濟(jì)訂貨規(guī)劃，確定好經(jīng)濟(jì)訂貨批量，再訂貨點(diǎn)，及時(shí)補(bǔ)貨，避免缺貨。第二，企業(yè)應(yīng)確定存貨資金的占用額。

6 企業(yè)應(yīng)合理整合內(nèi)部物流資源，充分利用第三方物流企業(yè)。企業(yè)內(nèi)部的物流資源是否得到充分利用，直接影響著存貨的經(jīng)濟(jì)采購量、倉儲量和存貨的成本。利用第三方物流對加強(qiáng)存貨管理有重要作用。一是企業(yè)物流的外包，可減少物流設(shè)施的投資費(fèi)用，物流人員的管理費(fèi)用，減少流通環(huán)節(jié)；二是有利于提高企業(yè)的物流管理水平；三是減少存貨儲存資金的占用，提高資金利用率；四是有利于降低倉儲費(fèi)用，運(yùn)輸費(fèi)用。

7 加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)中對存貨實(shí)時(shí)信息的管理。（1）在采購模塊，采購人員根據(jù)采購協(xié)議及時(shí)填寫“采購訂單”，并報(bào)采購主管審批。生成的采購訂單保存后，可以在“訂單明細(xì)列表”中查詢物資采購的實(shí)時(shí)信息，及時(shí)組織物資供應(yīng)，確保均衡生產(chǎn)。（2）為體現(xiàn)存貨核算的及時(shí)性，采購貨物到達(dá)后，各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)輸入，即采購人員應(yīng)及時(shí)將“采購入庫單”、“采購發(fā)票”等輸入系統(tǒng)，已入庫無發(fā)票的存貨必須給出計(jì)劃價(jià)格或估計(jì)價(jià)格；已輸入的各項(xiàng)數(shù)據(jù)作為存貨取得成本的部分或全部應(yīng)及時(shí)登記入賬，成為計(jì)算出庫成本及庫存成本的依據(jù)；如以上步驟記入的存貨成本并不完整或不正確，應(yīng)采用“入庫調(diào)整單”進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。（3）在銷售模塊，銷售人員根據(jù)客戶要貨需求及時(shí)填寫“銷售訂單”；發(fā)貨后及時(shí)填寫“發(fā)貨單”、“銷售發(fā)票”。發(fā)貨單審核后，系統(tǒng)將分倉庫生成“銷售出庫單”，并傳遞到庫存管理系統(tǒng)，進(jìn)而沖減庫存量。（4）在庫存模塊，庫管員應(yīng)及時(shí)對采購系統(tǒng)中錄入的“采購入庫單”進(jìn)行審核；產(chǎn)成品入庫時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫“產(chǎn)成品入庫單”；當(dāng)發(fā)生庫存調(diào)撥業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫“調(diào)撥單”。倉庫管理員可以利用“調(diào)撥單”，自動分析各種存貨在各倉庫的分布情況，反映存貨的實(shí)時(shí)分布信息。

庫管員要及時(shí)審核銷售系統(tǒng)中生成的“銷售出庫單”；當(dāng)領(lǐng)用材料時(shí)，要及時(shí)填寫“材料出庫單”。在存貨核算中，可以采用的存貨發(fā)出的成本計(jì)價(jià)方法主要有：個(gè)別計(jì)價(jià)法、先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法、移動平均法、計(jì)劃成本法、毛利率法、零售價(jià)法等。而移動加權(quán)平均法是會計(jì)信息化條件下的最佳選擇。（5）在核算模塊，要及時(shí)對各種出入庫單據(jù)進(jìn)行記賬，并生成出入庫憑證，及時(shí)、準(zhǔn)確地把各類存貨成本歸集到各成本項(xiàng)目和成本對象上，為企業(yè)成本核算提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。核算系統(tǒng)中生成的各種憑證，最后都傳遞到總賬進(jìn)行審核、記賬。在會計(jì)信息系統(tǒng)中，利用“采購明細(xì)表”、“入庫明細(xì)表”、“發(fā)貨明細(xì)表”等提供的每天收發(fā)存實(shí)時(shí)信息，可以及時(shí)掌握存貨收發(fā)動態(tài)。實(shí)時(shí)顯示采購、入庫、領(lǐng)用、庫存、銷售等信息，實(shí)現(xiàn)信息共享和動態(tài)監(jiān)測，保證物資流穩(wěn)定。采購部門可以及時(shí)考慮訂購數(shù)量不足或缺少的存貨；銷售部門就可以根據(jù)商品明細(xì)賬實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的提供各類存貨的采購日期或生產(chǎn)日期等信息，真正實(shí)現(xiàn)了存貨的實(shí)時(shí)管理和控制。利用“銷售收入（成本）明細(xì)賬”提供的實(shí)時(shí)信息，及時(shí)掌握收入情況和各種產(chǎn)品成本費(fèi)用發(fā)生情況，財(cái)務(wù)部門可以利用此匯總表及時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)收入和費(fèi)用。

8 完善結(jié)算付款制度。指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時(shí)向供應(yīng)商辦理支付款項(xiàng)的過程。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)參與對供應(yīng)商付款條件的商定。在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按合同協(xié)議的約定審核付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性。財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同協(xié)議、發(fā)票、入庫手續(xù)等對付款進(jìn)行復(fù)核后，提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，選擇合理的付款方式付款。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購付款的管理，完善付款流程，防止企業(yè)資金損失或信用受損。

（責(zé)任編輯：陳喜輝）