提高檔案管理意識(shí)與利用效率的思考

李唯

四平市鐵西區(qū)平西鄉(xiāng)三資代理服務(wù)中心將檔案管理工作納入工作計(jì)劃，提高檔案管理意識(shí)，制定和完善檔案管理工作制度，對(duì)各類檔案進(jìn)行了分類、整理、歸檔，確保檔案管理工作落到實(shí)處。設(shè)立專職檔案管理工作人員，明確工作職責(zé)。實(shí)行崗位責(zé)任制，并建立考核制度，做到用制度管人管事。提高檔案利用率。努力使平西鄉(xiāng)三資代理服務(wù)中心檔案管理工作由保管型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，為基層廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，不斷提高檔案利用效率，受到了群眾的一致好評(píng)。

1 立足“四抓”，切實(shí)強(qiáng)化檔案管理工作

一是立足制度抓落實(shí)。根據(jù)檔案裝訂、登記、查詢、保管、保密、移交等環(huán)節(jié)，制定符合上級(jí)主管部門工作實(shí)際的檔案管理制度，強(qiáng)化檔案服務(wù)登記記錄，并依照臺(tái)賬資料比對(duì)考核細(xì)則，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日?？荚u(píng)。

二是立足業(yè)務(wù)抓管理。將檔案管理充分運(yùn)用到用地、地籍、信訪、執(zhí)法及日常公文運(yùn)轉(zhuǎn)等實(shí)際工作中，全面提升檔案為業(yè)務(wù)工作服務(wù)的綜合水平。

三是立足平時(shí)抓質(zhì)量。對(duì)日常工作形成的具有查考利用價(jià)值的文件、圖紙、圖表、測(cè)算、聲像等文件資料及時(shí)整理歸檔，切實(shí)把好歸檔資料質(zhì)量關(guān)，階段性工作形成的資料及時(shí)裝訂成冊(cè)，全年性的工作平時(shí)重在整理，年終或次年初裝訂成冊(cè)。

四是立足服務(wù)抓創(chuàng)新。立足我中心服務(wù)宗旨、提高服務(wù)管理創(chuàng)新機(jī)制與新辦法，再檔案的實(shí)際管理和使用過(guò)程中充分發(fā)揮檔案電子化管理優(yōu)勢(shì)，為了提高檔案調(diào)閱、借用查詢工作效率，開(kāi)發(fā)了網(wǎng)絡(luò)版的檔案查詢管理系統(tǒng)。我服務(wù)中心在標(biāo)準(zhǔn)化檔案室的建設(shè)中，打破了以往分類存儲(chǔ)檔案浪費(fèi)空間的老做法，采用科學(xué)化、集約化的管理模式，將所有檔案編號(hào)入盒，按順序入柜，極大的節(jié)省了檔案柜空間，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化、精細(xì)化的管理要求。同時(shí)，為了提高檔案入柜、調(diào)閱、借用查詢的效率，自行開(kāi)發(fā)了檔案查詢管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用B/S模式，使檔案室的管理不受空間限制。系統(tǒng)設(shè)置了檔案資料類型、入檔時(shí)間、檔案資料所屬時(shí)間、檔案盒號(hào)、檔案柜號(hào)等項(xiàng)目的精確、模糊和區(qū)間查詢方式，可以輕松準(zhǔn)確的查詢到檔案所在位置。該系統(tǒng)也具有很好的統(tǒng)計(jì)功能，同時(shí)系統(tǒng)還具有檔案入柜登記和借用登記功能?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用不斷提高檔案利用價(jià)值，提高工作效率。

2 推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化

我中心結(jié)合工作實(shí)際，積極采取有效措施，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷深化檔案工作在服務(wù)中心工作的具體運(yùn)用和服務(wù)作用，全面提升案管中心的服務(wù)品質(zhì)，取得了良好的效果。

一是全面謀劃部署。中心領(lǐng)導(dǎo)高度重視，組織成立了專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案工作與其他工作整體推進(jìn)，把檔案考評(píng)納入年底服務(wù)中心的考評(píng)范圍內(nèi)。同時(shí)，結(jié)合獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)本中心人員的主動(dòng)性與積極性，形成了人人參與檔案規(guī)范化建設(shè)的良好氛圍。

二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。在抓好專職檔案工作人員培訓(xùn)的同時(shí)，我中心及時(shí)將最新的有關(guān)檔案工作的管理規(guī)范、要求、歸檔方式對(duì)各部門進(jìn)行專門培訓(xùn)，使全體工作人員充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，對(duì)檔案工作熟知熟會(huì)，按時(shí)、保質(zhì)、保量交接檔案，做到無(wú)縫對(duì)接。

三是更新硬軟件設(shè)備。按照上級(jí)檔案管理工作要求，我中心專門為檔案室購(gòu)置了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、除濕器等硬件設(shè)備，做到文件電子、紙質(zhì)雙層管理，實(shí)現(xiàn)卷卷有登記，使檔案管理軟、硬件水平得到大幅提升。

四是深化管理應(yīng)用。我中心規(guī)范服務(wù)檔案借閱制度，做到借時(shí)有登記，還時(shí)有簽收，防止檔案遺失、錯(cuò)亂。同時(shí)充分發(fā)揮檔案的信息資源功效，加強(qiáng)服務(wù)檔案為中心業(yè)務(wù)服務(wù)的作用，確保檔案利用率不斷增加，利用內(nèi)容不斷豐富，有力地推動(dòng)了服務(wù)中心工作的全面發(fā)展。

3 進(jìn)一步完善服務(wù)中心檔案管理?xiàng)l件

為進(jìn)一步完善檔案管理?xiàng)l件，我中心還購(gòu)置了高規(guī)格的防磁柜、除濕機(jī)等設(shè)施，并為檔案室配備了設(shè)備器材和辦公用具、檔案裝具等，從物力和財(cái)力上給予了有力的支持和保障。針對(duì)原有的文書(shū)、會(huì)計(jì)、專業(yè)檔案裝具不夠規(guī)范，實(shí)物、照片整理不夠全面等問(wèn)題，中心檔案人員加班加點(diǎn)將2002年以來(lái)室藏全部六大類上幾百卷檔案全部重新進(jìn)行了規(guī)范化整理，專設(shè)了目錄柜，整齊規(guī)范，排列有序，形成了紙質(zhì)、電子兩套檢索工具，查閱十分方便。

我中心依托上級(jí)綜合檔案管理系統(tǒng)，對(duì)2002～2013年永久和長(zhǎng)期檔案全部進(jìn)行了數(shù)字化錄入存儲(chǔ)，完成了室藏文書(shū)（永久和長(zhǎng)期）及會(huì)計(jì)、實(shí)物、聲像、基建等所有門類檔案的數(shù)字化管理工作，共完成近千件紙質(zhì)文書(shū)檔案的數(shù)字化處理，紙質(zhì)文書(shū)檔案數(shù)字化上萬(wàn)頁(yè)；還建立了案卷級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)條目、文件級(jí)及全文數(shù)據(jù)庫(kù)條目，形成了圖像文件和文本文件兩套數(shù)據(jù)，為用足用活檔案資料提供了快捷通道，實(shí)現(xiàn)了室藏文書(shū)檔案的電腦檢索查閱，使檔案利用方式從根本上發(fā)生了轉(zhuǎn)變。

4 嚴(yán)把“三關(guān)”，不斷提升檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平

堅(jiān)持在健全完善制度上求“全”。在日常工作中收集有關(guān)制度及文件并裝訂成冊(cè)，使檔案管理工作有章可循，不斷完善、修訂、健全中心干部人事檔案材料的檔案查借閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)制度和送交檔案材料歸檔工作制度等，做到制度上墻、賬簿成冊(cè)，為規(guī)范干部檔案的管理提供政策依據(jù)。建立完善《干部檔案查借閱登記簿》、《接收干部檔案登記簿》、《移交干部檔案材料登記簿》等各種登記簿冊(cè)，為干部人事檔案工作更加制度化和規(guī)范化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

堅(jiān)持在執(zhí)行制度上求“嚴(yán)”。要求各單位負(fù)責(zé)檔案工作的人員嚴(yán)格執(zhí)行收集整理材料工作制度，及時(shí)做好檔案材料報(bào)送工作；嚴(yán)格執(zhí)行、定期整理檔案工作制度，分批分次對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行歸檔、分類、整理、審核，做到不拖延、不積壓、認(rèn)真鑒別。注重檔案材料的完整性，本著完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求，對(duì)檔案中缺少的材料一一登記在冊(cè)并進(jìn)行補(bǔ)齊補(bǔ)全，盡量做到與實(shí)際情況同步；注重檔案材料的真實(shí)性，抓好檔案審核、轉(zhuǎn)遞、利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正干部檔案內(nèi)容失真的問(wèn)題，維護(hù)干部檔案工作的嚴(yán)肅性。

堅(jiān)持在落實(shí)責(zé)任上求“真”。進(jìn)一步落實(shí)我中心檔案室工作崗位責(zé)任制和檔案室工作職責(zé)，完善干部檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，建立檔案資料收集責(zé)任制，確保形成的材料填寫規(guī)范、手續(xù)完備、收集齊全、歸檔及時(shí)，避免形成新的遺留問(wèn)題；建立檔案管理人員登記備案制度，確保高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地完成干部人事檔案工作任務(wù)。