淺談我國中小企業(yè)檔案工作存在問題及對策

摘 要：企業(yè)檔案作為企業(yè)重要無形資產(chǎn)，科學(xué)規(guī)范對其進(jìn)行管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。本文主要從做好企業(yè)檔案工作重要性、存在主要問題及解決對策三個方面闡述自己觀點(diǎn)。希望以此做好中小企業(yè)檔案工作，使其不僅產(chǎn)生而且還能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值，在一定程度上為本企業(yè)甚至社會提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：中小型企業(yè)；檔案工作；檔案館藏；檔案制度；檔案素質(zhì)；檔案信息化

中小企業(yè)作為我國國民經(jīng)濟(jì)重要組成部分，對于緩解就業(yè)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)增長、保持社會穩(wěn)定等方面起著重要作用。近年來我國通過各種措施加強(qiáng)對中小企業(yè)扶持力度，但相對于經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，其檔案工作則令人擔(dān)憂。目前我國中小企業(yè)檔案工作還存在諸多問題，嚴(yán)重制約其發(fā)展。本文就我國中小企業(yè)檔案工作存在主要問題進(jìn)行初步探討。

1 做好中小企業(yè)檔案工作重要性

結(jié)合《企業(yè)檔案工作規(guī)范》和《企業(yè)檔案管理辦法》，企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成并作為歷史記錄保存起來，以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種記錄方式和載體的文件材料。而企業(yè)檔案工作則是指企業(yè)在履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。它作為企業(yè)管理重要組成部分，不僅是企業(yè)各項(xiàng)工作基礎(chǔ)，還能綜合體現(xiàn)一個企業(yè)管理水平高低。

1.1 有助于促進(jìn)檔案利用

做好檔案工作是企業(yè)開展檔案利用前提和保障。檔案利用作為檔案工作聯(lián)系本企業(yè)業(yè)務(wù)部門“窗口”，集中體現(xiàn)檔案工作方向。它代表整個檔案工作成果，直接同本企業(yè)甚至社會各界發(fā)生信息傳遞、檔案供給和咨詢服務(wù)。檔案利用工作做得如何，直接衡量一個檔案館業(yè)務(wù)工作開展程度及其質(zhì)量。

1.2 有助于提升企業(yè)文化軟實(shí)力

企業(yè)檔案記錄企業(yè)全方位信息，合理有效地管理開發(fā)檔案信息，尤其是與企業(yè)文化相關(guān)的，有助于提升企業(yè)文化軟實(shí)力。企業(yè)文化作為企業(yè)發(fā)展精神支柱，代表企業(yè)整體精神風(fēng)貌，是企業(yè)對外宣傳、吸引社會資金及新老顧客重要因素。做好企業(yè)檔案工作，合理有效宣傳企業(yè)文化，不僅能夠增加員工企業(yè)認(rèn)同感、歸屬感及身份感，還能滿足員工精神文化需求。對外也可提升企業(yè)知名度、榮譽(yù)度。

1.3 有助于提高企業(yè)競爭力

企業(yè)檔案中記錄著企業(yè)成功與失敗方面案例。做好企業(yè)檔案工作，充分利用前人工作成果，有助于有效開展企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動。充分總結(jié)前人經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可避免同類事故發(fā)生，減少不必要損失。正所謂“以史為鑒，可以明得失”。因此，充分做好企業(yè)檔案工作，有效利用檔案信息，有助于更好經(jīng)營管理本企業(yè)，提高企業(yè)國內(nèi)外競爭力。

2 中小企業(yè)檔案工作存在主要問題

2.1 收集困難

企業(yè)檔案應(yīng)全方位反映企業(yè)活動，然在收集方面卻存在不齊全不完整問題。一方面，中小企業(yè)受自身規(guī)模及人員資金等限制，對對本企業(yè)發(fā)展具有重要作用的檔案信息，只配有少量檔案管理人員甚至很多企業(yè)只配有兼職檔案工作者。由于其人員有限或兼職人員熟知程度不足，容易造成檔案收集不齊全不完整。另一方面，由于中小企業(yè)大多屬于勞動密集型企業(yè)，員工流動性較大，這對企業(yè)檔案尤其是人事檔案收集和管理增添困難。

2.2 館藏結(jié)構(gòu)不合理

檔案館館藏是否豐富，數(shù)量是否齊全完整，應(yīng)該說是衡量檔案館工作質(zhì)量重要標(biāo)準(zhǔn)之一。企業(yè)只有保管完整檔案信息，才能全面反映企業(yè)真實(shí)活動，也才能真正發(fā)揮其作用。但在實(shí)際管理中，則表現(xiàn)為館藏結(jié)構(gòu)不合理，館藏資源與實(shí)際利用不相符。具體表現(xiàn)：檔案重生產(chǎn)、輕管理，記錄科技生產(chǎn)活動內(nèi)容多，反映經(jīng)營管理情況少；重產(chǎn)品、輕要素，記錄企業(yè)生產(chǎn)情況多，反映市場物資能源生產(chǎn)要素少；企業(yè)內(nèi)部靜止檔案信息多，反映外部活動的情況檔案信息少[1]。歸結(jié)起來就是涉及本企業(yè)重要經(jīng)營和經(jīng)濟(jì)活動，與企業(yè)生存發(fā)展息息相關(guān)檔案已建立，而對經(jīng)濟(jì)效益沒有直接影響的黨群工作類、行政管理類檔案卻通常被忽視。

2.3 管理制度不健全

合理有效的企業(yè)檔案管理制度，能夠約束檔案工作者行為，保障檔案工作正常有序進(jìn)行。據(jù)了解，大多數(shù)中小企業(yè)檔案管理制度不完善，影響企業(yè)快速發(fā)展。[2]一方面，企業(yè)若沒有科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度，歸檔、查閱、利用和歸還等工作沒有成文規(guī)定，那么出現(xiàn)問題則難以找出原因及負(fù)責(zé)人。比如，原可可托海礦務(wù)局電廠和地方簽訂的供電合同散失后，因電擊死亡一人，遺憾的是企業(yè)拿不出有效證據(jù)，法院判決稀有公司賠付7萬余元，造成企業(yè)不應(yīng)有損失。另一方面，企業(yè)若對外來文件資料沒有明確歸檔等規(guī)定，也會影響檔案工作開展。例如企業(yè)從外引進(jìn)重要技術(shù)資料、市場信息等科技檔案，一般都掌握在少數(shù)人手中，如果沒有進(jìn)行有效控制，這些人便把檔案據(jù)為己有，離開單位時則將其作為私有資產(chǎn)帶走。由于檔案信息缺失，單位一旦需要相關(guān)信息，檔案管理者則會不擇手段謀取私利，美其名曰“有償服務(wù)”。

2.4 管理人員整體素質(zhì)較低

檔案人員整體素質(zhì)高低，直接影響檔案工作開展。第一，企業(yè)檔案工作人員受傳統(tǒng)觀念束縛，未能從國家政策變化中轉(zhuǎn)變過來，仍只把保管好檔案為己任，檔案意識淡薄，檔案觀念落后，未樹立檔案信息服務(wù)概念，工作僅停留在收集整理保管上，檔案信息深層開發(fā)能力不夠；第二，企業(yè)檔案管理專業(yè)人才供需矛盾突出[3]。由于上級領(lǐng)導(dǎo)部門重視程度不足，檔案專業(yè)畢業(yè)生很難進(jìn)入企業(yè)檔案部門。或有幸從事檔案工作，但人微言輕，不能實(shí)現(xiàn)自身價值，嚴(yán)重挫傷其職業(yè)自豪感和工作積極性，易產(chǎn)生員工另覓高枝，最終導(dǎo)致企業(yè)高素質(zhì)檔案管理人才流失，檔案工作隊(duì)伍整體素質(zhì)得不到有效提高。

2.5 信息化水平整體偏低

由于我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，中東西部差距較大，這也在不同程度上影響企業(yè)檔案工作開展。由于檔案信息自身特性，其在信息化過程中存在許多亟待解決問題，比如如何確保企業(yè)電子文件真實(shí)可讀，如何保證檔案信息安全，防止出現(xiàn)計(jì)算機(jī)病毒、黑客入侵、計(jì)算機(jī)詐騙等行為，如何防止企業(yè)機(jī)密泄漏，如何提高檔案工作者信息化水平等等。

3 做好企業(yè)檔案工作解決對策

3.1 完善館藏資源

在豐富完善館藏資源時，應(yīng)牢記十六字真言即“數(shù)量充分，質(zhì)量優(yōu)化，成分充實(shí)，結(jié)構(gòu)合理”[4]。

3.1.1做好收集工作

豐富的館藏資源是企業(yè)開展檔案工作前提，若沒有其做支撐，就如同無源之水、無根之木。首先企業(yè)檔案部門應(yīng)制定相關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)，把具有保存價值檔案信息，收集起來集中保管；其次，檔案部門應(yīng)建立合理檔案歸檔制度，不能采取“有文必檔”，造成文件泛濫，難以保證文件質(zhì)量。最后，在收集資料過程中要具體問題具體分析。不可為了豐富檔案館藏資源，造成其他業(yè)務(wù)部門利用困難，既浪費(fèi)員工時間精力，又降低工作效率?？傊占瘷n案時要盡量做到數(shù)量與質(zhì)量相統(tǒng)一。

3.1.2完善館藏結(jié)構(gòu)

企業(yè)檔案館要完善館藏結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案載體多樣化，既有紙質(zhì)檔案又有電子檔案，實(shí)現(xiàn)雙套制管理；檔案種類多樣化，既有文書檔案又有科技檔案，也可以有圖書、情報等方面資料；檔案內(nèi)容豐富化，既有管理方面的又有生產(chǎn)經(jīng)營活動方面的，既有決策方面的也有實(shí)施方面的。而不是采取只收集對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有作用而不管其他種類的片面收集方法。最終做到企業(yè)中心工作發(fā)展到哪里，檔案工作就要覆蓋到哪里；企業(yè)經(jīng)營銷售延伸到哪里，檔案工作就要跟蹤到哪里；企業(yè)開拓進(jìn)展到哪里，檔案工作就要服務(wù)到哪里。[5]

3.2 建立健全檔案管理制度

加強(qiáng)制度建設(shè)，完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，是企業(yè)獲得長久發(fā)展前提，也是新形勢下企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理有效保證。具體到企業(yè)檔案部門，第一，應(yīng)該做到檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”；第二，檔案管理者應(yīng)在有關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)下，采納各業(yè)務(wù)部門建議，遵循相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展特點(diǎn)，制定符合本企業(yè)操作性強(qiáng)、系統(tǒng)完善的檔案管理制度。

3.3 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)

企業(yè)檔案隊(duì)伍素質(zhì)高低，事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展全局，為此必須提高檔案人員綜合素質(zhì)，使檔案工作人員不僅是檔案管理專才，更是企業(yè)管理通才。首先，注意保持企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍穩(wěn)定。建立企業(yè)檔案管理人員管理辦法，對調(diào)入調(diào)出人員進(jìn)行嚴(yán)格控制，營造適合人才發(fā)展良好氛圍，確保企業(yè)檔案管理隊(duì)伍穩(wěn)定性[6]。其次，注重在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育。企業(yè)要有計(jì)劃培養(yǎng)、選拔企業(yè)檔案管理人才，既要注重企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)，又要注重更新知識，在提升檔案管理人員意識同時，提高檔案工作素質(zhì)，推進(jìn)企業(yè)檔案工作有序發(fā)展。最后，改善檔案人員結(jié)構(gòu)，鼓勵并支持檔案專業(yè)人員進(jìn)入檔案管理崗位，為其注入新鮮血液，更加做好檔案工作。最終做到檔案工作者由消極庫房管理員向積極信息管理者轉(zhuǎn)變，由被動等待利用者向主動信息服務(wù)者轉(zhuǎn)變。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是檔案工作發(fā)展大趨勢，因此中小企業(yè)在檔案工作起步階段，就應(yīng)做好檔案信息化建設(shè)。 第一，確立檔案保密制度，加強(qiáng)對保密資料、數(shù)據(jù)載體管理。有缺漏的盡快制定，需調(diào)整的盡快修訂，已過時的盡快清理，同時加強(qiáng)監(jiān)督檢查，切實(shí)提高制度執(zhí)行力[7]。第二，通過數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名、防火墻、身份認(rèn)證、技術(shù)檢驗(yàn)、設(shè)備屏蔽等方法確保檔案安全。第三，做好數(shù)據(jù)備份工作，以預(yù)防水火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害，做到失此留彼，盡快恢復(fù)工作生產(chǎn)，將損失降到最低。第四，除了硬件安全保護(hù)措施外，我們還應(yīng)該加強(qiáng)檔案工作者保密意識，樹立保密觀念，在實(shí)際管理中，客觀公正對待其專業(yè)“特權(quán)”，不利用職務(wù)之便為自己或他人謀求私利，約束自身行為，養(yǎng)成良好職業(yè)保密習(xí)慣。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

崔坤紅（1987-），女，漢族，河北保定人，碩士，學(xué)生